Нвк ниво 3: рад у пословном окружењу

Рад у пословном окружењу је група А, обавезна јединица са три кредита за националну диплому струковног образовања из бизниса и администрације нивоа 3, која се нуди у Енглеској, Велсу и Северној Ирској. Овај модул помаже кандидату да стекне темељно разумевање међуљудске динамике, сигурности на радном месту, ефикасности, одрживости и сигурности.

Овај чланак ће се бавити свим исходима модула, објаснити шта они значе и како их постићи. Помоћи ће вам да схватите шта се од кандидата обично очекује да напишу. У зависности од вашег одређеног посла, приликом припреме сопственог портфеља мораћете да измените оно што је овде написано за ваш властити рад и организацију.

Како се користи ова страница

Овај чланак покрива јединицу 303 за НВК ниво 3 дипломе о пословању и администрацији, која покрива елементе комуникације на радном месту.

Овај водич је информативног карактера и требало би да вас проведе кроз процес састављања вашег сопственог портфеља. Не копирајте овде ништа директно за своју датотеку, јер она мора бити прилагођена специфичностима вашег посла и организације. Копирање језика из овог чланка директно није само неискрено, већ ће ослабити вашу датотеку.

Исход 1: Разумевање сврхе и користи поштовања и подршке другим људима на послу

1.1 Објасните сврху подршке другим људима на послу

Тимски рад доприноси укупном успеху организације. Као појединац, требали бисте размотрити како ваше акције помажу или ометају циљеве вашег тима. Слично томе, ваш тим има улогу одељења или свеукупних циљева компаније. Појединци у тиму треба да се подржавају и да виде међусобно дело као своје.

Тимски рад има много предности:

• То може бити корисније од индивидуалног рада, јер се успех дели и појачава међу групама.
• Када се чланови тима међусобно подржавају, ствари се брже завршавају.
• Ако се борите са појединачним задатком, можете затражити помоћ од колеге и обрнуто.
• Осјећај заједничке одговорности подстаћи ће људе да озбиљно схвате своје задатке, како не би изневјерили своје колеге.

1.2 Објасните сврху помоћи другим људима да раде ефикасно и ефикасно

Помагање другим људима на послу побољшава продуктивност, односе у канцеларији и морал. Штавише, радна места за подршку и сарадњу су ефикаснија, јер заједнички рад убрзава решавање проблема и осигурава поштовање рокова.

Рад са другим појединцима помаже вам:

• Комуницирајте ефикасније и научите да поштујете друге.
• Поделите циљеве рада, циљеве, приоритете и одговорности.
• Радите на начин који најбоље користи ваше посебне способности, омогућавајући члановима тима да се специјализују за своје личне снаге.
• Решавајте проблеме брже и ефикасније.
• Испоручите посао на време и у буџету.
• Примајте и пружајте повратне информације, помажући свима у тиму да се побољшају.

Овај елемент такође тражи да разумете сврху рада са другим организацијама, попут друге компаније или другог одељења у вашој компанији. Рад са другим организацијама помаже вам:

• Разумети различите радне етике и вредности и како се прилагодити различитим очекивањима.
• Научите нове стратегије за проблеме сличне вашем.
• Изложите се новим услугама или технологијама.
• Поделите информације и потражите савет.

1.3 Објасните шта се подразумева под разноликошћу и зашто то треба ценити

Вредновање различитости у пословном окружењу значи поштовање колега без обзира на њихову расу, пол, наслеђе, обичаје, веровања, сексуалност, физички изглед, менталне или физичке способности и тако даље.

У данашњем радном свету сви морамо да радимо са људима који се разликују од нас самих било по пореклу или веровању. Не само да требате толерисати такве разлике, већ бисте требали разумети начине на које оне обогаћују организацију.

Разноврсна радна места:

• Изложите људе различитим системима вредности, радној етици и типовима личности и научите нове начине за приступање проблемима.
• Садрже различита гледишта и мишљења, приморавајући све да усавршавају и мењају своје ставове, узимајући у обзир становишта других.
• Пронађите креативна решења за проблеме узимајући улоге из различитих углова.

1.4 Указати на добробити различитости за организацију

Успех организације зависи од њене способности да прихвати различитост и схвати користи.

Предности разноликости на радном месту:

• Добијате мноштво решења за проблеме у услузи, изворима и алокацији ресурса.
• Запослени из различитих средина доносе разне таленте, искуства и перспективе.

Истраживања показују да различитост није добра само са становишта односа са људима, већ може додати стварну вредност предузећима и допринети дну резултата.

1.5 Објасните како да се према другима понашате на начин који је осетљив на њихове потребе

Ово је прилично једноставно: понашајте се према другима онако како бисте волели да се према вама понашате ако сте у њиховој ситуацији. Поступати са колегама љубазно значи:

• Бити емпатичан и односити се према начину на који се неко осећа.
• Слушајући пажљиво и пажљиво.
• Питати шта је људима потребно и покушавати да им изађе у сусрет.

Покушајте да се замислите у кожи друге особе и замислите како бисте се осећали да сте на њиховом месту. Чинећи то, обично можете да схватите како би та особа желела да се односи према њој. Ако сумњате, будите што љубазнији и љубазнији.

Без обзира шта радили, неки људи ће бити иритантни, фрустрирајући или злобни, а ви ћете морати научити како се носити с њима. Узмите у обзир следеће:

• Пре него што некога осуђујете, покушајте да му дате предност сумње. Можда сте ви криви или се у њиховом личном животу може десити нешто због чега се понашају на послу.
• Покушајте да разговарате с њима чешће и видите како реагују. Можда ћете једноставно морати да се боље упознате.
• Ако све друго закаже, заузмите став удаљене толеранције и наставите да показујете особи врсту поштовања које бисте желели да примите.

1.6 Објасните како се опходити са другим људима на начин који поштује њихове способности, позадину, вредности, обичаје и веровања

Да бисте функционисали на послу и у личном животу, морате стално да узимате у обзир мишљења и осећања људи.

Да бисте то постигли потребно је да:

• Разумети ставове других људи и одакле потичу. Постављајте им питања зашто виде ствари на начин на који раде.
• Будите осетљиви и дипломатски. Размислите пре него што проговорите и запитајте се да ли би оно што ћете рећи некога вређало.
• Поступајте са свима достојанствено и са поштовањем.
• Узмите у обзир друштвено и културно порекло других, и као начин да их боље разумете и да будете тактичнији.
• Слушајте друге током несугласица.

Различити људи ће имати различите вредности и приоритете, а ви треба да будете пажљиви како ваш језик и понашање на радном месту поштују ту различитост.

1.7 Опишите начине на које је могуће учити од других на послу

Учење од других је веома важно у послу. Свако има своје снаге и слабости, вештине и таленте. Различити људи следе различите стратегије за решавање тешких проблема. Требали бисте искористити сваку прилику да научите од сарадника да бисте изоштрили своје вештине и научили нове.

Ево неколико начина на којима можете научити од других на послу:

• Обратите пажњу на то како се ваше колеге понашају и реагују у тешким ситуацијама.
• Затражите демонстрацију када желите да научите како се нешто ради.
• Затражите смернице када се мучите или нисте сигурни како да идете напред.
• Покушајте да упознате нове људе на послу који вас могу научити новим вештинама.
• Затражите мишљење колега о вашем послу и замолите их за савет у каријери.
• Мрежа у канцеларији и ван ње.
• Изградите позитивне односе са колегама и надређенима.
• Као извор инспирације користите људе који постижу високе резултате.

Исход 2: Разумевање начина одржавања безбедности и поверљивости на послу и решавање забринутости

2.1 Наведите сврху и користи одржавања безбедности и поверљивости на раду

• Сигурност информација и података значи заштиту дигиталног материјала и осетљивих папира од неовлашћеног приступа. Рачунарски системи у којима се чувају подаци треба да буду заштићени. Сигурност података укључује законске захтеве за приватност и пословне специфичне стандарде.
• Мреже су заштићене и технологијом и људима који их користе. Знајте које су информације на вашем радном месту поверљиве и ко им може имати приступ. Никада не дајте информације некоме ко не би требало да има приступ.

• Подаци који се односе на запошљавање, надокнаду и управљање запосленима су изузетно осетљиви и поверљиви. У погрешним рукама такве информације могу се користити за вршење превара или крађу идентитета.
• Поверљивост је обележје професионализма. Запослени не смеју неовлашћено да откривају информације о организацији или колегама.

2.2 Основни захтеви за безбедност и поверљивост у организацији

Поверљивост и безбедност информација важне су функције сваке организације. Цурење информација може довести до правних проблема или губитка прихода.

Захтеви за безбедност и поверљивост су:

• Све информације треба да буду у свом истинитом и оригиналном облику и не смеју бити документоване или непоштено модификоване на било који начин.
• Организација треба да буде спремна да пружи приступ системима који складиште, обрађују и достављају информације правим људима у право време.

Све компаније треба да имају своје политике и поступке у погледу безбедности и поверљивости, а сви запослени морају се придржавати ових политика и процедура. Закон о заштити података, Закон о људским правима и Закони о правима потрошача покривају питања поверљивости података и информација на радном месту.

2.3 Изнесите законске захтеве за безбедност и поверљивост према захтеву

Свака организација треба да пази како поступа са својим подацима.

Подаци који улазе и излазе из предузећа могу бити у било ком од следећих облика:

• Е-маилови
• Писма и пошта
• Папирне датотеке
• Документација курса
• Вербални разговори
• Меморијске плочице и дискови
• Рачунарске датотеке
• Смеће и смеће

Следеће се може сматрати осетљивим материјалом јер садржи личне податке појединца:

• Животопис и животописи
• Финансијске информације о купцима и особљу
• Здравствене информације
• Лични подаци добијени вербалним разговором
• Именовање корисника услуга током обуке

Требали бисте знати протокол своје организације за руковање осетљивим материјалом. Неке опште смернице:

• Са привременим канцеларијским особљем, клијентима и посетиоцима, оно што је неопходно за њихово пословање и будите сигурни да привремено особље познаје политику компаније у вези са поверљивошћу.
• Размислите пре него што изнесете информације из канцеларије, укључујући рачунаре, меморијске картице и папирне документе.
• Ако се информације морају објавити, откријте само оно што је апсолутно неопходно и ништа више.
• Осигурајте сигурно одлагање података и докумената.
• Обавестите више особље ако имате било каквих недоумица у вези са сигурношћу или поверљивошћу

Следеће законодавство односи се на заштиту података и поверљивост:

• Закон о заштити података из 1998
• Закон о људским правима из 1998
• Уобичајени закон о поверљивости

2.4 Опишите поступке за решавање забринутости око безбедности и поверљивости у организацији

Сваки запослени треба да буде упознат са правилима и прописима своје организације. Ако откријете да се у вашој канцеларији догађа нешто што би могло представљати ризик или кршење, морате се пријавити одговарајућем одељењу или претпостављеном.

Поступци за решавање забринутости због безбедности и поверљивости у организацији су:

• Утврдите потенцијалне проблеме.
• Утврдите потенцијални губитак због проблема.
• Утврдити могуће превентивне мере.

Исход 3: Разумевање начина процене, управљања и надгледања ризика на радном месту

3.1 Опишите изворе ризика у организацији, укључујући здравље и безбедност

Извори ризика укључују:

• Несреће
• Клизи и пада
• Пожар, укључујући електричне проблеме
• Подизање тешког терета
• Провала и крађа
• Откривање приватних и ограничених рачунарских података
• Неовлашћено коришћење Интернета

Будите свесни ових ризика и знајте коме у вашој организацији треба пријавити.

3.2 Објаснити како проценити и надгледати ризике у организацији

• Утврдите и процените потенцијалне ризике осигуравајући да постоје проверене политике и поступци за њихово ефикасно управљање.
• С обзиром на то да се незгоде могу и догодити, припремите план за њихово решавање, избегавајући тако да постану већи проблеми.

3.3 Опишите начине минимизирања ризика у организацији

Несреће и други проблеми могу се догодити и догодити се. Помоћу флексибилних структура и контрола можете смањити ризик од веће катастрофе. Такође, будите у току са безбедносним процедурама и одржавањем канцеларије, што може минимизирати ризик од незгода на раду.

Исход 4: Разумевање сврхе држања отпада на минимуму у пословном окружењу и процедура које треба следити

4.1 Опишите сврху и бенефиције држања отпада на радном месту на минимуму

Смањите отпад на радном месту.

• Ефикасно искористите време.
• Паметно дистрибуирајте канцеларијски материјал и обесхрабрите крађу.
• Уштедите енергију окретањем светла, рачунара и других уређаја када се не користе.
• Рециклирајте папир и други отпад који се може рециклирати.

Предузимање ових корака одржаваће уредна радна места и уштедеће новац организацијама.

4.2 Опишите главне узроке отпада који се могу појавити у пословном окружењу

• Када напуштате собу или канцеларију, уверите се да су светла искључена.
• Смањите папирни отпад и прекомерну употребу канцеларијског материјала за једнократну употребу. Штампајте документе само када је то потребно и покушајте да се пребаците на дигитални рад без папира.

4.3 Опишите начине минимизирања отпада, укључујући употребу технологије и друге поступке

• Одржавајте факсове, штампаче и фотокопир апарате у исправном стању, тако да се папир и време не троше ако се покваре. Наручите папир високог квалитета који је препоручена тежина за канцеларијске машине.
• Промените поставке факса и фотокопир апарата тако да не исписују страницу за потврду или други страни папир.
• Замолите запослене да периодично чисте своје столове за вишак оловака, лепљивих налепница и других потрепштина.
• Наручите само ограничену количину залиха на кратак период.
• Саветујте запослене да не носе залихе кући.
• Не правите прекомерне копије.
• Организујте залихе и уклоните застареле.

4.4 Објасните сврху и користи рециклирања

Рециклирање је поступак којим се отпадни материјал преуређује у употребљиву робу.

• Канцеларије би требало да имају успостављен програм рециклирања којим папир, пластика, стакло и метал могу да се рециклирају уместо да се баце, а запослене треба подстицати да рециклирају што више смећа.
• Када је то могуће, канцеларије би требале да купују канцеларијски материјал - као што је папирна роба - направљен од рециклираних материјала након потрошње.
• Поновно користите или поново намените канцеларијски материјал када је то могуће, на пример поновном употребом одштампаних докумената као огреботина.

Рециклажа:

• Смањује чврсти отпад, чиме се чувају природни ресурси попут дрвећа.
• Помаже у смањењу глобалног загревања и загађења.
• Смањује величину депонија.
• Помаже у уштеди новца.

4.5 Опишите организационе поступке за рециклирање материјала и њихову намену

Важно је да ваша организација рециклира како би смањила свој утицај на животну средину, тако и да би била добар пример запосленима. Свака канцеларија ће имати своје поступке и смернице за рециклирање, који би требали бити доступни путем менаџера канцеларије, приручника за запослене или натписа у канцеларији.

4.6 Опишите начине на које се редовно одржавање опреме може смањити на отпад

• Све машине имају период у којем морају бити сервисиране и сертификоване за употребу. Када се ове провере обављају редовно, машине трају дуже, што штеди новац за организацију.
• Добро одржаване машине такође троше мање енергије.

Исход 5: Разумевање поступака за одлагање опасних материјала

5.1 Објасните сврху поступка за рециклирање и одлагање опасних материјала

• Ако радите у медицинској или научној установи или у индустријском окружењу, често можете доћи у контакт са опасним отпадом.
• Ако не радите на таквом месту, можда ћете и даље морати да се бавите материјалима који могу да повреде или заразе вас или ваше колеге. На пример, поступци хитне прве помоћи треба да укључују протокол за безбедно руковање крвљу или повраћањем.

Тачан поступак ће се разликовати од канцеларије до канцеларије и зависиће од врста ризика са којима ћете се највероватније суочити.

5.2 Опишите поступке за рециклирање и одлагање опасних материјала за организацију

• Познајте одговарајуће посуде за било коју врсту опасног отпада, као што су игле, завоји или хемијски отпад.
• У неким ситуацијама ћете можда требати да пријавите хитне случајеве одређеној особи или да контактирате хитне службе.

Исход 6: Разумети начине подршке одрживости у организацији

6.1 Објасните користи организацији која побољшава ефикасност и минимизира отпад током времена

Добра еколошка пракса може смањити трошкове компаније смањењем употребе нових материјала, енергије, воде и амбалаже.

• Да бисте уштедели енергију, ноћу искључите машине и светла.
• Пређите на енергетски ефикасне уређаје и сијалице када је то могуће. Потражите машине са ознаком Енерги Стар.
• Уштедите воду улагањем у водоводне водоводне инсталације, отклањањем цурења и подстицањем запослених да штеде воду.
• Ако пакујете производе, смањите количину папира и стиропора.

6.2 Опишите начине континуираног побољшања радних метода и употребе технологије за постизање максималне ефикасности и минималног отпада

• Када је могуће, пређите са папирне на дигиталну комуникацију, попут е-поште или слања порука.
• За документе размислите о коришћењу складишта у облаку уместо да штампате ствари за датотеке. Ово ће зависити од смерница ваше канцеларије у вези са складиштењем података у облаку и дигиталном сигурношћу (не могу се сви поверљиви документи чувати ни на једној платформи за складиштење у облаку).
• Штампајте само коначну верзију документа и уредите писање на програму за обраду текста.

6.3 Утврдите начине одабира извора материјала и опреме који дају најбољу вредност за новац

Ефикасност и издржљивост помажу у смањењу потрошње енергије, трошењу на резервне делове и поправке, чиме се штеди новац за организацију.