Преглед садржаја:
- Увод
- Статус стоп светла
- Ажурирање статуса
- Распоред прекретница
- У лету и предстојећи посао
- Ризици и питања
Увод
Писање недељних ажурирања статуса пројекта може изгледати као досадан посао, али они су критично средство које помаже менаџерима пројеката да одржавају пројекат на трагу. Недељни извештаји о статусу пројекта одржавају високо руководство и пројектни тим у току са статусом пројекта, пружају вам форум за стављање ризика и проблема пред све и пружају вам још један начин да наставите да премештате прекретнице испред свих да осигурати да људи остану усредсређени на њих. Овај чланак описује кључне елементе које бисте требали укључити у сваки недељни извештај о статусу пројекта.
Једноставни зелени, жути или црвени индикатор светла може врло брзо да комуницира о статусу пројекта.
Амерички Стејт департмент
Статус стоп светла
Статус семафора је зелени, жути или црвени индикатор. Зелена означава да пројекат иде по распореду и да нема проблема. Жута боја означава да се назиру ризици који ће, уколико се не реше, имати дефинитиван утицај на распоред пројекта или буџет пројекта. Црвена означава да пројекат има значајне проблеме и да је неизбежан утицај на обим, временски оквир или буџет. Након што се обратите пројекту који је у црвеном статусу, мораћете да поново темељите пројекат, а у том тренутку можете да га преместите из статуса црвене сијалице.
Ажурирање статуса
Одељак за ажурирање статуса је кратак, исписан резиме који показује где се пројекат тренутно налази. У идеалном случају, ово би требало бити ограничено на неколико реченица које погађају високе ноте. Генерално, ово ће открити где је тим у погледу постизања следеће прекретнице у пројекту. Ако се пројекат тренутно суочава са великим застојем, ово је добро место да се то прозове како би се нашао на радару вишег руководства. Поред тога, ако ваш пројекат има више фаза, укључите кратко ажурирање статуса повезано са статусом сваке фазе или кључног дела пројекта.
Укључивање пројектних прекретница и њихових придружених датума даје свима оквире на високом нивоу да провере да ли је пројекат на добром путу.
Вести о акцелератору пројекта
Распоред прекретница
Прекретнице су важни датуми које је пресудно за пројектни тим постићи током развоја пројекта. На пример, прекретница може бити демонстрација онога на чему радите за инвеститоре или кључне заинтересоване стране или очекивани датум завршетка. Требате назвати датуме прекретница у вашем недељном извештају о статусу пројекта како бисте били сигурни да их и кључне заинтересоване стране и пројектни тим неће изгубити из вида.
У лету и предстојећи посао
Укључите одељак у своје недељно ажурирање статуса пројекта који резимира на чему чланови пројектног тима тренутно раде и на који посао ће прећи након тога. Требали бисте бити у могућности да ове податке прибавите из комбинације пројектног распореда и структуре расподеле посла. Ово такође помаже у одржавању менаџера пројекта под надзором, јер их приморава да додирну базу са свима како би потврдили на чему раде и на које задатке ће даље прелазити. Такође пружа члановима пројектног тима још један пут да изнесу било каква питања која имају или ризике који су на помолу.
Ризици и питања
Последњи, али још увек критични одељци које треба да укључите у недељни извештај о статусу пројекта односе се на ризике и проблеме. У одељку са позивањем на ризике треба јасно навести све потенцијалне ризике за пројекат који видите на помолу и план који морате да ублажите у случају да постану проблеми. Ово није тачна наука и не постоји начин да се на све припремите, али желите да будете сигурни да сте идентификовали све што можете и да имате грубу идеју како бисте то контролисали у случају да то постане питање. Одељак са бројевима треба да садржи сва питања која су тренутно искусна на пројекту и радње које се предузимају ради њиховог решавања.
© 2017 Мак Далтон