Зашто је важно ажурирати описе послова

Важно је редовно ажурирати описе послова како би се добио прави одраз посла који се обавља.

Аутор

Описи послова су ефикасни алати за послодавце на радном месту. Као сажетак задатака и дужности додељених радном месту, описи посла могу послодавцу добро доћи из различитих разлога: за регрутовање нових запослених, у завршетку процене учинка, за истраживање притужби на радном месту и за разумевање битних функције посла које се односе на АДА.

Редовно ажурирани и тачни описи послова могу бити посебно важни за доделу дужности, јер се односе на испуњавање циљева организације. Веома су корисни алати који помажу надзорницима и запосленима који обављају послове.

Да би се правилно креирао опис посла, мора се укључити неколико елемената посла.

Аутор

Шта је опис посла?

Корисно је знати дефиницију описа посла како би се разумела њихова улога на радном месту. Описи послова се креирају након спроведене анализе посла. Та анализа узима у обзир основне функције посла и који су минимални захтеви неопходни за успешно извршавање додељених функција. Списак спецификација или "опис" је оно што постаје опис посла. СХРМ систем учења (Модул 2, Планирање радне снаге и запошљавање 2006) дефинише опис посла као резимирање важних карактеристика посла, укључујући:

Људи из Друштва за управљање људским ресурсима (СХРМ) препознају важност тачног приказивања послова кроз ефикасне описе послова на радном месту. За више информација о описима послова и другим питањима везаним за људске ресурсе, можете потражити веб страницу СХРМ-а, ввв.схрм.орг.

Сви послови, укључујући и привремене, требало би да имају ажуриране описе послова који пружају тачан приказ посла.

Аутор

Зашто би менаџери требали редовно ажурирати описе послова?

Менаџери често имају задатак да прегледају и измене описе послова како би били сигурни да правилно описују посао. Постоји неколико разлога за ажурирање описа послова. Узмите у обзир следеће:

1. Запошљавање и запошљавање

Када се на радном месту појави упражњено место, надзорник мора предузети кораке да пронађе замену која ће попунити празнину. Један од првих корака у процесу запошљавања је извлачење најновијег описа посла ради прегледа минималних захтева и основних функција посла који треба попунити.

Како на циљеве утичу промене укупних стратешких планова организације, супервизори ће открити да описи послова понекад више заиста не приказују посао који треба попунити. Промена приоритета услед ограничених кадрова и / или промена на радном месту у организационој структури често ће проузроковати промену онога што заиста треба да се постигне послом. Када се опис посла ажурира како би одражавао посао који треба обавити, послодавац ће бити спреман да објави конкурс за пријављене кандидате.

Поред тога, неки послодавци објављују опис посла на својој веб локацији како би их кандидати прегледали пре него што попуне онлајн пријаву за посао. Када трагачи за послом имају приступ опису посла, могу боље разумети да ли се њихове вештине подударају са онима на постављеном радном месту. Много изгубљеног времена могу избећи и послодавац и запослени када се опис посла објави или стави на располагање тражиоцима посла заинтересованим за постављени посао.

2. Оријентација ка новом запосленом

Нови запосленици би требали добити копију описа посла првог дана на послу. На пример, током оријентације на новог запосленика, нови запослени добијају пуно папира о политикама послодавца, информацијама о платама, здравственим предностима и / или другим погодностима које се дају запосленима са пуним радним временом. У исто време када добију такве информације, могу добити и копију описа посла.

Поново, овај опис посла треба ажурирати како би нови запослени добио тачан опис посла за који је ангажован. Новозапослени ће лако бити разочаран новим послом када се посао за који је мислио да се пријављује знатно разликује од оног који је објављен на веб локацији. Послодавци могу изгубити добре запосленике који из овог разлога одлуче да не остану код свог новог послодавца.

Такође је пожељно да запосленик потпише опис посла како би потписана копија могла да се стави у досије особља. Потписана копија једноставно ће назначити да је особа добила копију описа посла који приказује посао за који је ангажована.

3. АДА смештај

Да би се утврдило да ли се запосленик или кандидат за посао са инвалидитетом може постићи разуман смештај, организација мора да прегледа опис посла за посао. Судови ће вероватно неповољно гледати на послодавца који састави опис посла након што запослени поднесе захтев за смештај. Прилагођавање се може извршити само ако за посао постоји ажурирани опис посла.

4. Жалбе запослених

Запослени који се обрате људским ресурсима или директним надзорницима како би се жалили на неки аспект свог посла, често ће имати користи од прегледа њихових описа послова. У опису посла наведена је основна функција посла која често долази у спор за запосленог који осећа да се од њега тражи да обавља дужности које су далеко изван описа њиховог посла.

Иако многи послодавци у опису посла имају ред за „све остале задатке према задатку“, надзорници не смеју запосленике задужити за посао који је далеко изван њиховог описа посла. Такав језик је укључен како би пружио одређену флексибилност послодавцу када постоји неки посао који је привремен или изван уобичајених одговорности. Када запослени редовно добију ове задатке, на крају ће доћи до незадовољног или незадовољног запосленог који осећа да се према њима не поступа поштено.

5. Питања накнаде

Професионалци за компензацију процењују описе послова како би утврдили зараде које би требале бити исплаћене за обављање посла. Одређивање плата за посао је још један кључни разлог што су описи послова тачни и актуелни. Будући да није необично да долази до значајних промена на радном месту, руководство треба да прегледа и / или ажурира описе послова годишње или по потреби.

Поред тога, запослени могу изазвати послодавце ако осећају да им је потплаћено за посао који није у складу са описом њиховог посла који редовно обављају. Ово питање може бити посебно проблематично ако постоје политике на језику синдикалног уговора који налаже како запослени треба да буде плаћен за додатни посао.

6. Накнаде за ЕЕОЦ

Када послодавац прими пријаву за дискриминацију од запосленог или бившег запосленог путем жалбеног система Комисије за једнаке могућности запошљавања (ЕЕОЦ), руководство има задатак да истражи захтев и да писмени одговор на детаље оптужбе. Достављена документација често укључује описе послова. Тај опис посла који се преузме из досијеа особља запосленог или из књижења пружиће добар опис дужности и захтева посла истражитељу ЕЕОЦ-а.

7. Процене учинка

Када се супервизори припремају за попуњавање оцене учинка запосленог, корисно је прегледати опис радног места како би попунили различите факторе оцењивања на обрасцу за оцењивање. Обезбедиће структуру на основу које ће се извршити преглед учинка у односу на различите задатке и одговорности посла.

Важни су тачни описи послова

Описи послова морају бити тачни како би удовољили потребама горе наведених обавеза на радном месту. Иако није предвиђено да буду толико детаљни у тачном броју извршених задатака или у свим могућим сценаријима са којима се запослени може суочити у свом послу, они би требало да укључују општи обим и ниво посла који треба да се изврши.

Супервизори би требали редовно прегледати описе послова како би се осигурало да дају добру слику о томе које су радне одговорности. Радне активности као што су промет, притужбе запослених и друга питања запослених често стављају ову тачку у први план менаџмента.

Нека описи послова буду приоритет на радном месту

Описи послова су важни документи које треба чувати на радном месту. Као што је горе поменуто, описи послова могу се користити у многим пословима с људским ресурсима који се дешавају редовно или у ређим активностима (ЕЕОЦ накнаде, годишње процене учинка, итд.). Подаци укључени у спис користе се као средство за вођење евиденције.

Као и сваки други документ, опис посла треба да се чува у моментима када се морају користити у неке сврхе на радном месту. Када се њихов значај не препозна и не користе ефикасно да одражавају послове које приказују, послодавци имају задатак да постављају низ непотребних питања.