Како се користи софтвер за обраду текста (нвк диплома из пословања и администрације и то)

У овом делу, то је Одељак 1, погледаћемо како се тачно уноси и комбинује текст и друге информације у документима за обраду текста.

Унесите и тачно комбинујте текст и друге информације у документима за обраду текста

Напомена: Током читавог тока јединице, у сва три одељка, додао сам што више снимака екрана. Нећете представљати снимке екрана ако записујете одговоре за ову јединицу, али од вас ће се тражити да обавите неколико задатака како бисте тестирали своје знање и разумевање употребе програма за обраду текста, а снимци екрана могу вам добро доћи!

1.1 Утврдите које су врсте информација потребне у документима

Документ је запис у којем се догађаји или било које информације бележе и бележе као доказ како се информације не би изгубиле.

Узорак документа

синцфусион.цом

То може бити писани или електронски документ и служи као службени запис. Формат, структура и садржај докумената варирају у зависности од забележених података и сврхе због које су снимљени. Неки примери докумената су фактуре, новине, наруџбенице, спецификације производа, писма, часописи, листови, дозволе итд.

Сваки документ ће имати другачији формат и прихватљиве стандарде којих се мора придржавати и ти стандардни документи могу се креирати на основу предлошка, или ако ћете изнова креирати одређени документ, тај формат можете сачувати као образац за будућу употребу.

Документи који се чувају у електронском формату чувају се у рачунару и постоји много апликација за креирање документа. Најчешћа апликација која се користи у већини организација је софтвер за обраду текста под називом Мицрософт Ворд који долази у склопу Мицрософт Оффице пакета. Да би се креирао документ, потребно је идентификовати врсте информација потребне за стварање документа. Опет, различите врсте информација варирају у зависности од врсте документа. Прво треба имати јасну представу који ће документ креирати и са којим циљем ће га стварати. Затим треба да идентификују врсте информација потребне за тај одређени документ.

Сви документи имају одређену количину текста и углавном неке бројеве. Да би разумевање било јасно, у документ се могу додати клипови, слике, графикони, графикони, табеле итд. Електронски документи такође могу имати анимације и мале видео и аудио клипове. Коначно, да бисте побољшали изглед документа, документу можете додати линије, ивице, позадине итд.

Узорак фактуре

Аутор ЈРВ78130 (Сопствени рад), преко Викимедиа

На пример, узмимо у обзир да правите фактуру. На рачуну ће бити текст, бројеви, логотип компаније ( ово ће бити слика), адреса компаније, адреса примаоца, број факса и телефона, регистарски број за ПДВ, број фактуре, датум рачуна, референца купца, опис добара и услуга, цена услуге, начини плаћања, савети о дознакама, детаљи о начину плаћања итд. Дакле, све ове информације треба прикупити и саставити у стандардном формату који је у складу са организационим стандардима и смерницама. Прикупљене информације, структура и формат у којима су информације представљене зависе од врсте документа који се креира. Информације се могу прикупити из доступних података у организацији, или ако нису доступни, потребно их је прикупити са Интернета или контактирањем релевантних људи или организација / одељења.

Када користите слике и друге податке са Интернета и из других извора, потребно је осигурати да их је слободно користити провером лиценце и података о ауторским правима. Треба имати способност и вештине да идентификује различите информације из дате групе података или са листе информација, тако да могу да изаберу праве информације потребне за креирање документа.

1.2 Користите одговарајуће технике за тачан и ефикасан унос текста и других информација

Једном када су све информације потребне за креирање документа доступне или су прикупљене, треба користити најбоље методе и технике за унос тих података у документ, водећи рачуна да се тачно и ефикасно уносе.

Унесите / избришите текст, сачувајте датотеке - Ворд 2003

Да бисте унели текст у документ, потребно је да познајете тастатуру. Умеће на тастатури не значе само куцање абецеде и бројева, већ ефикасно коришћење свих тастера и функција тастатуре. Добро је научити најчешће и најчешће коришћене пречице на тастатури за унос и форматирање информација у документ са лакоћом и брзином. Ако ћете уносити велику количину текста и бројева, бит ће важна брзина куцања, заједно са тачношћу и ефикасношћу.

Осим вештина на тастатури, можда ће бити потребне и друге вештине, у зависности од уређаја који користите за креирање и форматирање докумената. Недавна употреба уређаја са додирним екраном и система за препознавање говора захтеваће познавање свих техника потребних за рад, унос података и форматирање података на уређајима које користе.

Током куцања докумената, да бисте тачно и ефикасно куцали или креирали документ, приликом куцања требате користити обе руке користећи одговарајуће тастере на тастатури. Држање тела би требало да буде добро, усправних леђа и обе руке уз тастатуру.

Много пута сам виђао људе који користе Цапс Лоцк за куцање великих слова, што је прилично досадна ствар, јер треба да се пребацујете између великих слова „ укључивање и искључивање “, пре и после уноса великог слова. Најбољи и најједноставнији начин уноса великог слова је коришћење тастера Схифт. Тастер Схифт + било која абецеда омогућавају вам да откуцате велико слово те абецеде.

Напомена: Вежбајте ово, Схифт + абецеда, верујте ми да је лако и осетићете разлику!

Неке од често коришћених пречица су Цтрл + С за чување, Цтрл + Ц за копирање, Цтрл + В за лепљење, Цтрл + Кс за резање, Цтрл + З за поништавање, Цтрл + А за одабир свих итд. тастери за брисање се обично користе током форматирања и куцања текста. Размакница се користи за стварање размака између речи.

Поред вештина на тастатури, треба користити и разне опције форматирања доступне у самом софтверу за обраду текста. Постоје разне опције попут оријентације странице, табела, набрајања и нумерисања, више колона, уметања симбола, слике, оквира за текст итд., А потребно је најбоље искористити доступне меније да бисте створили атрактиван и лак за праћење / разумевање документ. Такође можете да користите разне фонтове и размаке како би информације изгледале уредно и јасно.

Након успешног креирања, најважнији део документа је граматика и провера правописа. Процесори за обраду текста не проналазе и исправљају све грешке у документу. На пример, ако упишете „шешир“ уместо „онога“, процесор текста неће увек означити ову грешку уместо вас. Зато је увек најбоље да документ ручно лекторирате двапут или три пута, а ако је могуће можете затражити од треће особе да вам га прочита, јер ће то обезбедити тачност и ефикасност.

1.3 Изаберите и користите одговарајуће предлошке за различите сврхе

Предлошци су унапред дизајнирани документи у којима се налази образац и који су лако доступни за употребу. Они већ имају неке детаље који се могу прилагодити или уредити према нечијим потребама. Такође можете да дизајнирате и сачувате сопствени образац у зависности од ваших потреба и потреба докумената које ћете креирати. То ће вам помоћи да се концентришете на садржај документа у будућности, уместо да губите време на дизајнирање документа.

Направите нови документ заснован на предлошку Мицрософт Ворд 2003

Да бисте саставили све информације користећи вештине које неко поседује, потребно је да одаберете одговарајући образац за документ који ћете креирати.

На пример, програм за обраду текста може имати постојеће предлошке за документе као што су факс, писмо или веб страница. Дакле, ако ћете креирати било који документ који се подудара са доступним предлошцима, тада можете да користите расположиви унапред дизајнирани образац. У другим случајевима мораћете да креирате сопствени образац за врсту документа који ћете креирати.

Такође већина шаблона долази са унапред дизајнираним фонтовима, шемом боја, обликовањем итд., Али их увек можете променити у складу са својим потребама и сврхом.

Ако креирате неколико докумената истог типа и формата, или ако ћете убудуће изнова креирати одређени документ, формате треба да сачувате као образац, тако да можете да одржавате овај стандард док правите документе у будућности и такође уштедите време.

Неки примери ефикасне примене форматирања и избора шаблона на документ су: коришћење више колона за новинске чланке, коришћење А4 портрета за заглавља и за слова, пејзажни режим за табеле итд. Морате да направите документе који су јасни и који ће створити утицај на читаоца. Зато увек користите најбоље функције доступне на Ворд процесору за стварање импресивних докумената.

Сврха употребе шаблона је стварање ефикасног дизајна докумената. Дизајн докумената није само изглед, већ и начин на који су информације представљене. Треба истакнути важне информације у документу. Дакле, важан је пажљив одабир садржаја, распореда, боја, тема, фонтова, стилова, табела, фуснота, слика, графикона итд.

Све информације попут датума, адресе и података о контактима, бројеви страница могу се сачувати у предлошку за будућу употребу и како би се избегло њихово поновно куцање.

1.4 Утврдите када и како комбиновати и објединити информације из другог софтвера или других докумената

Стварање документа није увек стварање новог и уношење нових информација које имате у руци. Понекад ћете морати да комбинујете и обједините информације из других докумената и софтвера. На пример, можда ћете морати да превучете информације са екцел листа или да повежете документ са ПДФ документом, а понекад бисте креирали неколико појединачних докумената у програму за обраду текста и можда ћете морати да их све заједно повежете или комбинујете у један појединачни документ.

На пример, да бисте комбиновали више докумената са речима у један документ, прво морате да направите празан документ и поставите изглед странице сличан документима који ће се објединити. Такође можете отворити један од докумената који се комбинују, кликнути на „сачувај као“ и сачувати га као нови документ са другим именом, а затим избрисати његов садржај и тако сачувати изглед.

Кликните Убаци - Датотека

Да бисте уметнули табелу, кликните Табела - Убаци - Табела

Током прикупљања информација, кандидат треба да анализира и одлучи које су информације потребне и да ли су прикупљене информације поуздане и тачне.

Табеле су добра опција за разбијање информација у прописане просторе. Пружа уредан визуелни изглед и олакшава скенирање и упоређивање података у документу. Да бисте уметнули табелу у ворд документ, потребно је да одете у мени табеле, кликнете на инсерт и кликнете на табелу. Табелу можете уредити са бројем редова и колона, бојом испуне, обрубима и сенчењем и другим карактеристикама према вашим захтевима.

1.7 Ефикасно складиштите и преузмите датотеке докумената и шаблона, у складу са локалним смерницама и конвенцијама, тамо где су доступне

Једном када је документ створен, кандидат треба да буде у могућности да га сачува на месту одакле се лако може преузети за будућу употребу и за референцу. Сада се документ креиран помоћу било ког програма за обраду текста може сачувати у једном од многих доступних формата, али неће сви процесори за обраду текста подржавати све типове датотека. На пример, када кликнете Датотека -> Сачувај као -> Добићете дијалошки оквир у којем се тражи место за спремање документа, а такође и формат у којем ћете сачувати документ.

Да бисте датотеку сачували у жељеном формату, Датотека - Сачувај као

Ако ће се документ дистрибуирати људима или организацијама које неће користити Мицрософт ворд, најбоље је да документ сачувате у.ртф формату (формат обогаћеног текста). Најбоље је сачувати документ у што једноставнијем формату како бисте избегли грешке приликом покушаја отварања документа у другим процесорима за обраду текста. Добра идеја и разумевање проблема компатибилности датотека биће вам од велике помоћи. Постоје различити формати као што су Ворд документ, Ворд предложак документа, формат обичног текста, формат обогаћеног текста, формат веб странице итд. Ако ће сви који ће приступити документу користити Мицрософт ворд, онда је најбоље да документ сачувате у.доц формат.

Именовање документа је још један веома важан аспект. Увек користите смислена имена како би вам било лакше да идентификујете овај документ за преузимање у будућности. Кандидати би такође требало да имају добру идеју о чувању докумената у разним другим форматима, то јест, ако је потребно, мењање формата докумената у ХТМЛ или РТФ итд., Користећи опцију саве ас у менију Филе. Такође морате знати где да сачувате документ ради лакшег проналажења. Уверите се да имена докумената немају простор са посебним знаковима. Најбоље је да имате резервну копију свих докумената у случају да се догоди проблем са сервером, проблем са складиштем или хардверски квар.

Треба имати на уму да ли су током израде документа поштовали сва правила и смернице организације. Обавезно проверите да ли постоје интерни стилови, формати или предлошци и ако да, следите их. Свака организација има правила и смернице за припрему, структурирање, именовање и чување докумената. Постоје правила која се морају поштовати током преузимања или дељења докумената. Увек имајте на уму шта штедите и где штедите. Најбоље је да повезане документе складиштите заједно и следите доследан метод за именовање датотека и директоријума.

Постоји и опција „Претражи“ за тражење документа у случају да сте заборавили где сте документ сачували или сачували. Такође, реч приказује листу недавних докумената одакле можете преузети документ ако сте га недавно сачували.

Молимо повратне информације:

Надам се да имате знање и разумевање

• Различите врсте информација које су нам потребне за израду документа
• Технике које треба користити за унос информација
• Употреба стилова и шаблона
• Како комбиновати или спојити документе
• Различити алати за уређивање
• Како ефикасно чувати и преузимати документе.

Надам се да вам је овај одељак био од неке помоћи. Молимо следите доње линкове за одељке 2 и 3.

Одељак 2 - Стварање и измена изгледа и структура докумената за обраду текста (Софтвер за обраду текста, питања 2.1 до 2.4)

Одељак 3 - Користите софтверске алате за обраду текста да бисте ефикасно форматирали и презентовали документе у складу са захтевима (Софтвер за обраду текста, питања 3.1 до 3.6)