Нвк диплома: софтвер за обраду текста у пословању и администрацији или слично

дели-статионери.орг

Након што идентификујете информације потребне за документ, примените све стилове и обликовање и дођете до жељеног стила и изгледа, морате да финализирате документ за презентацију или за штампу и дистрибуцију. Треба да знате како да користите различите технике и алате који су доступни за финализирање документа за презентацију

Припрема за диплому нивоа 2 или нивоа 3

Информације овде су написане на основу софтверске јединице за обраду текста за кандидате који раде на дипломи нивоа 2 или нивоа 3 из области пословања и администрације или информатике. Од кандидата се очекује да имају вештине обраде текста на средњем нивоу, ако су ИТ корисници.

Оцењивање за већину делова ове јединице ( обухвата све одељке ) врши се додељивањем задатака, посматрањем и испитивањем и прегледањем претходно креираних докумената кандидата.

У овом одељку ћемо размотрити како помоћу програма за обраду текста или софтверског програма форматирати документ за презентацију или штампу или дистрибуцију. Морате бити сигурни да документ изгледа смислено, има смислен садржај и да се придржава стандарда које је поставила организација. Такође проверите форматирање, проверу правописа, граматику и друге изгледе пре финализације.

Користите софтверске алате за обраду текста да бисте ефикасно форматирали и презентовали документе како бисте испунили захтеве

Додао сам снимке екрана и што више упутстава ради лакшег разумевања. Снимке екрана су из програма Мицрософт Ворд 2003.

3.1 Утврдите како документ треба форматирати тако да помогне значењу

Документ би требао бити читљив и изгледати смислено са уредним распоредом, форматом, структуром и стиловима. Да би се то постигло, треба форматирати документ на такав начин какав јесте и изгледа смислено, а форматирање је једна од основних ствари које су потребне документу. Добро обликовање даје јасне обрисе свима који прегледају документ.

Формат, одломак, набрајање, подешавање странице, штампање, преглед исписа: Ворд 2003

Најбоље праксе за форматирање

Док форматирате, обавезно поставите маргине на жељени стандард, користите тачне положаје картица, по потреби користите заглавља и подножја и фусноте. Примените стилове где год је то могуће, попут стила наслова, стила пасуса, стилова знакова и проверите да ли су размаци између редова и пасуса прихватљиви. Текст треба да буде образложен потребама и стандардима документа.

Изаберите одговарајући фонт, величине и боју фонта. На пример, у професионалном документу немојте користити стилизоване фонтове модерног изгледа. Најбоље користите подебљане фонтове, курзив, подвучене црте ( ако је потребно ) где год је то потребно. Можете истакнути важан текст, користити тачке и нумерисање како бисте јасно пописали тачке ради лакше читљивости.

Користите табеле, графиконе и графиконе заједно са графикама где год је то могуће да објасните концепте, упоредите слике и прецизно прикажете одређене информације. Границе, сјенчање и позадина нису неопходни, али то може побољшати изглед документа и натјерати човјека на читање.

Поравнајте текст у зависности од врсте документа. На пример, новински чланци долазе у колонама, а не у пасусима.

Још један важан фактор који треба узети у обзир је да ли користите шаблон или сте креирали сопствени шаблон или креирате документ од нуле, документ треба да дизајнирате са сврхом.

На пример, фактура треба да изгледа као фактура са правилним изгледом, стандардима и информацијама, писмо треба да изгледа као писмо са информацијама смештеним у исправном формату и стандарду, писани чланак или часопис мора да се придржава стандарда часописа и тако даље.

3.2 Изаберите и користите одговарајуће технике за форматирање знакова и пасуса

Управо смо погледали зашто је форматирање важно и које факторе треба узети у обзир или упамтити приликом форматирања документа. Једном када сазнате сврху документа, изглед и структуру, визуелну машту коначног изгледа документа и какво обликовање документа захтева, тада ћете морати да искористите одговарајуће технике које су доступне за форматирање документа знакова и пасуса документа.

Текст савета алата за размак између редова

Да бисте променили поставке фонта, одаберите текст за који желите да промените поставке, кликните Формат - Фонт

1/5

Форматирање знакова

Знакови се могу форматирати променом величине знакова ( величина фонта ), променом врсте знака ( стил фонта ), додавањем боја знаковима за побољшање документа, употребом једноставних алата попут подебљаног, курзивног и подвученог да истакнете важне делове или подручја документа ( да би се олакшало читање сажетог текста ), постоји и опција истицања да бисте истакли одређено подручје или речи или делове документа који захтевају више пажње итд.

Осим ових, када користите индекс и надписе ( чешће се користе у областима у којима постоје формуле или други математички прорачуни ), на траци са алаткама за форматирање морате да користите алатку за индекс и надпис. Постоје и симболи које можете користити у областима у којима је потребан унос симбола.

Идите на Уметни -> Симбол -> Изаберите симбол који желите приказати.

Тастерске пречице

Учење пречица за ове једноставне алате може вам добро доћи. Не морате да кликнете на траку са алаткама да бисте применили форматирање, али их можете брже применити притиском на тастере на тастатури.

На пример, имате изабрано подручје текста или знакове који треба да буду подебљани. Све што треба да урадите је да изаберете жељени текст и притиснете Цтрл + Б. Цтрл + Б је пречица за подебљано.

Слично томе, Цтрл + И за курзив, Цтрл + У за подвлачење итд.

И њих је лако запамтити. На пример, Цтрл + прво слово акције, на пример Цтрл + Б за подебљано, где Б означава подебљано, Цтрл + И за курзив, а И за курзив итд. Такође постоји мени Формат који има више опција да примени форматирање на фонтове и пасусе.

Обликовање пасуса

Следећи аспект форматирања након форматирања знакова је форматирање пасуса. Текст у пасусу мора бити поравнат и за то имате три могућности; поравнати лево, поравнати десно и центрирати.

Углавном су документи поравнати лево, јер то олакшава читање. Где год постоји списак ставки, форматирајте их знаковима или нумерирањем, јер ће то документу дати уредан и стандардни изглед. У случају докумената на мрежи, набрајање и нумерисање помоћи ће софтверу за помоћну технологију да их препозна као списак.

Размак између пасуса и редова: Ворд 2003

Проред

Следеће форматирање је размак између редова који је веома важан. Постоје стандарди за различите документе. Подразумевано је да је у програму Ворд 2003 размак између редова између 1 и 1,5. Ако је потребно да промените размак између редова, то можете учинити помоћу алата Размак између редова на траци са алаткама за форматирање.

Границе и сенчење за странице и табеле могу се применити помоћу опције оквира и сенчења у менију Формат.

Контрола удовице / сирочета

Ливингста

Удовица и сироче за контролу пасуса

Следећа је контрола над удовицама и сирочадима која треба поставити на пасусе. На пример, ако имамо одломак са само три реда, ако се последњи ред пасуса подели на следећу страницу ( удовица ), то неће изгледати добро, а такође отежава читање. Такође ако имате само једну реч у последњем реду пасуса ( сироче ), документ може изгледати чудно. Да бисте их избегли, можете да користите контролу удовица / сироче у подручју форматирања пасуса.

Картице и увлаке

Картице и увлаке су други скуп алата који се користе за форматирање пасуса.

Постоје четири врсте увлачења; Лијево увлачење, десно увлачење, увлачење првог реда и висеће увлачење. Лево и десно увлачење наводе простор за одломак између маргина простора. Увлачење првог реда користи се за увлачење првог реда пасуса, а висеће увлачење помаже увлачењу редова који следе први ред пасуса, посебно се користи приликом набрајања или нумерисања.

Картице се користе за контролу начина постављања текста у документ. Поравнавају текст дуж различитих локација картица. Картице можете поставити у дијалошком оквиру Табс.

Осим ових, побрините се да имате тачан правопис, граматику и интерпункцију кроз документ. Проверите чак и мање грешке, на пример, проверите да ли све реченице почињу великим словом и завршавају се тачком. Грешке се могу одразити на стандарде организација и имати озбиљне последице.

Тастери пречица за уобичајене симболе

Добро је знати и пречице за симболе које често користите. На пример

Алт 0169 - ©
Алт 172 - ¼
Алт 171 - ½
Алт 0190 - ¾
Алт 0153 - ™
Алт 0174 - ®

Једноставно форматирање може створити огромну разлику у целокупној презентацији и осећају документа.

3.3 Изаберите и користите одговарајуће странице и распореде одељака за представљање и штампање докумената

Сада када је документ спреман са свим потребним и одговарајућим обликовањем и стиловима, морате знати како да одаберете странице и одељке за презентацију или штампу. У зависности од врсте докумената, мораћете да додате колоне у цео документ или у његов део. Можда ћете морати да уметнете преломе страница и преломе колона на одређеним локацијама у документу. Мораћете да припазите на величину маргине, бројеве страница, а такође је најважније да укључите заглавља, подножја и фусноте, у зависности од документа и његових захтева.

Да бисте поставили маргине и оријентацију странице, кликните Датотека - Постављање странице

1/11

Маргине

Постоје стандардне величине маргина за све документе, а сама реч долази са подразумеваном поставком. Ако је потребно да промените подешавања, мораћете да одете на

Датотека -> Постављање странице -> Маргине -> Овде ћете морати да одредите величину маргине за ваш документ. Такође можете променити оријентацију за различите странице, јер ће у неким случајевима табеле или графикони или други статистички прикази морати бити документовани у пејзажном распореду.

Колоне

Да бисте документу додали колоне, кликните

Формат -> Ступци -> Изаберите број колона, а такође одаберите да ли је цео документ или од те тачке па надаље и кликните ок.

Ширину колона можете поставити и ручно. Да бисте применили колоне на одређени одељак у документу, изаберите тај одељак, а затим примените колоне. Преломи колона могу се додати да би се разбила колона на одређеној тачки и текст пренео у следећу колону.

Проверите да ли су слике и друге графике поравнате на одговарајућим местима, а такође се побрините да буду у равни са текстом у документу.

Преломи страница, заглавља и подножја

Преломи страница могу се додати у подручја у којима желите да се текст или садржај документа преломе и пређе на следећу страницу.

Уметните заглавље и подножје за текстове који треба да се појаве на врху и на дну свих страница у документу. Неки документи могу захтевати фусноте за референцу. У тим случајевима у документе убаците белешке. Бројеви страница су важан део документа који има више страница.

Како употреба документа води распоред

Приликом постављања изгледа документа, треба одредити формат и изглед, у зависности од тога како ће се документ користити.

На пример, ако ће се документ штампати, он мора бити форматиран да би се штампао на папиру стандардне величине. Ако ће документ бити објављен у радовима, онда распоред и обликовање морају бити у складу с тим. Документи који ће бити објављени на веб страници морају бити форматирани у складу с тим на различитим приказима, промениће величину и резолуцију документа, па се стога једноставни формати и распореди препоручују за веб објављивање.

Такође треба узети у обзир величину документа и слике у документу, јер ако је величина превелика, потребно је време за учитавање веб странице. Дакле, треба пазити да се величина слике смањи без већих губитака у квалитету.

Штампање

Ако требате да одштампате документ, постоје различити начини на који можете да одштампате документ. У складу са потребама, можете да одштампате избор страница или део странице, односно само изабрани текст, или цео документ. Можете да штампате једностране или двостране документе. Дијалошки оквир за штампу садржи све опције и поставке које треба обавити или учинити пре штампања документа. Такође документи које треба штампати не би требало да имају анимирани или треперави текст, јер се то неће исправно штампати на документу.

Брза листа за проверу

Неке тачке које треба запамтити:

Проверите да ли се истакнути, подебљани, курзив, подвучени знак, набрајање и нумерисање користе где год је то потребно
Проверите да ли су искључени форматирање коментара и откривања
Користите стилове за форматирање
Проверите да ли су слике натписане и обележене.
Проверите да ли су табеле правилно поравнате и да ли су правилно форматиране и означене
Проверите да ли везе или УРЛ-ови ако постоје.
Погледајте документ у прегледу штампе да бисте видели да ли изгледа задовољавајуће.
Спремите документ са именом датотеке које је смислено и које нема назив простора или посебне знакове.
Проверите својства документа као што су аутор, наслов, језик итд., А такође проверите и садржај.

Увек се морате побринути пре штампања, ако је штампање неопходно, јер штедљиви папир може спасити животну средину.

Штампање, листе и основно форматирање: Ворд 2003

3.4 Опишите проблеме са квалитетом докумената

Већина проблема који се јављају у вези са проблемима квалитета су следећи:

Форматирање документа није на месту током штампања - када документ форматирате и не примените потребно обликовање или стилове на исправан начин, документ тада може изгледати лоше због погрешно постављених података и неквалитетног текста, слика, предмета и знакова изван место.
Проблеми са поравнавањем и постављањем табела, графикона и графикона - Док постављате табеле и својства подешавања, морате да обезбедите потребна подешавања како желите да табела изгледа и како желите форматирање садржаја у табели. У супротном излазни или резултирајући документ неће имати квалитет. Исто се односи на графиконе и графиконе које стављате на документе
Везе или УРЛ адресе не раде - Када уграђујете или додајете везе или УРЛ адресе у документ, уверите се да сте га унели у исправном формату и да је веза у исправном стању. Веза може бити за референцу или помоћ, а ако не функционише, документ изгледа непотпуно и може фрустрирати корисника

Правописне, интерпункцијске и граматичке грешке, лоше форматирање и употреба стилова - Ако се не отклоне, ове грешке могу се одразити на квалитет организације и њених запослених.
Садржај документа није довољан или се не придржава стандарда - Увек се побрините да у документу користите висококвалитетне и стандардне информације тако да читач буде задовољан оним што су очекивали.
Информације у документу су погрешне, а квалитет садржаја лош - Подаци у документу морају имати грешке, а све информације морају бити новије и ажуриране. Неквалитетне и погрешне информације у документу неће привући читаоце и такође ће га брендирати без вредности.
Превише подебљаних и истакнутих ставки, због чега документ изгледа непрофесионално - Користите подебљане и истакнуте ставке у тексту само тамо где је то потребно и потребно. Превише истицања и подебљаног текста може бити тешко прочитати, а документ може изгледати претрпано

Боје нису исте на оригиналном и штампаном документу - ово је проблем са којим се већина нас суочава приликом штампања докумената. Ако боје нису добре, треба проверити поставке штампача и користити квалитетно мастило и компатибилно мастило дизајнирано за тај штампач и папир. Квалитет папира такође може утицати на боје.
Слике су замагљене или изобличене, квалитет слика је низак, величина слике је другачија, поравнање је изобличено - До ових грешака долази због форматирања и подешавања стила и подешавања поравнања у документу. Ако су сва подешавања без грешака и поштују се тачне процедуре приликом креирања и форматирања документа, ове врсте грешака могу се избећи.
Време - Грешке у документу током креирања документа натераће вас да прођете кроз сва подешавања, форматирање и друге проблеме у документу, што ће вам одузети пуно времена. Дакле, да би се уштедело време, треба се потрудити и створити квалитетне документе који прегледају сваки део и корак док стварате сам документ.

3.5 Проверите да ли документи задовољавају потребе, користећи ИТ алате и по потреби уносећи исправке

Пре штампања или дистрибуције документа, потребно је темељито га проверити да ли задовољава потребе публике и организације или у било коју сврху у којој је створен. Већ смо видели које кораке треба предузети, а шта избегавати да би документ изгледао добро и са висококвалитетним садржајем. Морате да користите алате доступне у софтверу за обраду текста који користите да бисте били сигурни да документ задовољава потребе и захтеве.

Провера правописа и граматике

Ливингста

Провера правописа и граматика - Ово је врло корисна алатка, међутим, програм за обраду текста можда неће увек истицати све грешке, па је стога препоручљива ручна провера правописа и граматика.

Проверите да ли постоји злоупотреба великих слова, интерпункцијских знакова, граматике и других сродних грешака. Неколико пута проверите грешке и замолите друге да такође лекторирају, јер је особа која је креирала документ тешко видела многе грешке. Можете одложити документ на неколико дана, а затим проверити да ли постоје грешке када сте у другом уму. То ће вам помоћи да лако препознате грешке.

Такође постоји много речи које звуче слично, али имају различит правопис и значење. Морате бити врло опрезни, јер читаоци тада неће разумети на шта сте мислили. Увек користите тачан правопис. Грешке могу довести до погрешне комуникације и имати огроман утицај на организацију и њено пословање. Читање документа наглас такође ће открити грешке које нисте идентификовали док сте читали само визуелно.

Бројеви и прорачуни - Проверите да ли бројеви коришћени у документу имају тачан број децималних места и да ли су подаци тачни. Проверите да ли су прорачуни тачни и без грешака, јер погрешне цифре могу обмањивати и имати катастрофалне исходе. Документ који креирате могао би бити један од најважнијих докумената који се односе на главне пословне информације компаније, па увек треба бити опрезан

Језик и речник - језик који се користи треба да буде професионални језик. Морају се избегавати сленги и свакодневни језици. Неке речи се на америчком и британском енглеском пишу другачије, па ће вам постављање језика и подешавања речника бити од велике помоћи.

Тачност и доследност - Потребно је да прочитате документ да бисте видели да ли су пружене информације довољне, да ли су јасне и да ли их треба побољшати. Ово ће помоћи читаоцу да разуме кроз коју поруку покушавате да пређете.

Фонт и величина фонта - Коришћени фонтови и величине фонта морају бити стандардни. Обавезно не користите стилске или смешне фонтове за професионалне документе. Величина не сме бити ни премала, ни превелика, али мора бити стандардна. Боје фонтова такође морају бити стандардне.

Хифенација - Увек користите метке и бројеве за листе, а не цртице. Ово ће уредно форматирати документ са одговарајућим увлакама и картицама. Коришћење метака и бројева такође говори помоћном технолошком софтверу да је то листа.

Изглед и маргине странице - Слиједите стандардне вриједности и оријентације маргина и распореда. Проверите да ли су заглавља, подножја и фусноте без грешака и правилно поравнати.

Преломи редова, прелома страница, прелома ступаца и одломака - Ово су корисни алати за уредно обликовање документа. Користите ове алате где год је потребно да бисте избегли удовице и сирочад.

Табеле, слике и друга графика - Уверите се да су сва подешавања за ове објекте тачна и да су правилно поравнати са осталим знаковима и текстом у документу. Док додајете слике и графике у документе, морате да проверите подешавања текста у сликама и објектима и око њих.

Изглед штампе - Након што је све проверено и исправљено, погледајте документ у облику изгледа штампе. Ово ће вам показати тачно како ће документ изгледати када се штампа. Такође можете да подесите поставке изгледа штампе и папира за штампање итд. У дијалошком оквиру за штампање. Ако документ не изгледа задовољавајуће, мораћете да се вратите и промените поставке док документ не постане без грешака и правилно форматиран.

3.6. На одговарајући начин реаговати на проблеме са квалитетом и документе како би исходи задовољили потребе

Када се изврше све провере и осети да је документ спреман за штампу, дистрибуцију или објављивање, можете то и учинити. Понекад постоје ситуације када би публика или корисник осећали да би другачији стил или структура или распоред били бољи. У тим ситуацијама можете добити упите и повратне информације са питањем да ли се ово може побољшати или променити.

Учење из повратних информација

Увек узимајте повратне информације на позитиван начин и учите из њих. Треба имати на уму да они креирају документ за публику и он мора угодити публици, а не вама, па сви ови фактори морају бити узети у обзир приликом креирања документа.

Када се појаве проблеми са квалитетом, слушајте их и понашајте се у складу с њима. Морате се понашати на одговарајући начин и одговорити на проблеме. Корисник или публика могу само желети другачију структуру или стил, само зато што им је лако да их користе или читају. Можда ће им требати да се величине слика разликују, јер понекад огромне слике или њихова оријентација могу да одвуку пажњу.

Што се тиче цифара, ради прецизности, неки корисници могу захтевати више од две децимале. Понекад могу постојати мање грешке у прорачунима. Дакле, сазнајете више о својој публици када примите повратне информације и знате како да избегнете ове грешке у будућности за ту публику или знате који распоред треба користити за другу публику.

Када се документи не успеју отворити

Још један уобичајени проблем са којим се сви сусрећемо у свакодневним пословним активностима су документи који се не отварају. То је повезано са проблемима компатибилности или сукобом са софтвером у којем је документ креиран или се документ отвара. У оваквим ситуацијама најбоље је контактирати пријемник, проћи са њим софтвер који користе, питати за које грешке искачу и решити проблем.

Можете претворити документ у други компатибилни формат и послати га поново, или ако је прималац то у стању, можете га водити кроз тај процес. Понављам ову тачку овде; покушајте да документе сачувате увек у што једноставнијем формату.

Објасните радије него да се свађате

Будите мирни и понашајте се у складу са упитом. Понекад сте користили одређени стил или структуру или формат или оријентацију из одређеног разлога или сврхе. Можете то објаснити кориснику ( не расправљати ) и видети да ли разуме чињеницу и да ли је спреман да прихвати. Све ће то напокон створити документ који ће се придржавати стандарда и који ће у сврху испунити све захтеве квалитета.

Увек имајте на уму, квалитет је важан, јер осигурава способност пословања!

Резиме ове јединице

Надам се да имате добро знање и разумевање

Како се користи апликација за обраду текста или софтвер за форматирање документа за презентацију или штампу или дистрибуцију.
Како осигурати да документ изгледа смислено, има смислен садржај и да се придржава стандарда које је поставила организација.
Провера форматирања, провера правописа, граматике и других распореда пре финализације.

Надам се да вам је ово било од користи. Ако желите да прођете кроз претходне одељке ове јединице, следите доње линкове:

Одељак 1 - Унесите и тачно комбинујте текст и друге информације у документима за обраду текста (софтвер за обраду текста, питања од 1.1 до 1.7)

Одељак 2 - Стварање и измена изгледа и структура докумената за обраду текста (Софтвер за обраду текста, питања 2.1 до 2.4)

Молимо вас, немојте се устручавати да оставите своје коментаре и повратне информације. Ако имате било каквих питања, слободно питајте. Све најбоље!