Софтвер за обраду текста: нвк диплома из пословања и администрације и то: део ии

Стварање и измена изгледа и структура докумената за обраду текста

Документ се не може тек тако написати неким текстом и сликама разбацаним ту и тамо. Сви документи требају уредну презентацију са стандардном структуром и изгледом. Да би се то постигло, треба знати како структурирати документ, које су технике и алати потребни за то и где их пронаћи.

2.1 Утврдите захтеве за документом за структуру и стил

Било који документ који је створен мора се придржавати одређених стандарда ради лакше читљивости и одржавања професионалности. Ако генерално погледамо стандардну структуру било ког документа, он ће имати насловну страницу, садржај, увод, тело документа итд.

Узорак насловне странице за документ

нсф.гов

Сваки део документа има свој стил и структуру.

На пример, насловна страница документа имаће наслов извештаја, датум, статус документа итд., Садржај ће садржати све одељке и пододељке документа, са одговарајућим бројевима страница итд..

У зависности од врсте документа, морате да поставите стандардни изглед странице за странице у програму за обраду текста. Нека од основних подешавања укључују величину папира, врсту папира, оријентацију папира, основни фонт, језик, поставке датума, оправдање садржаја у документу, маргине, размак између редова, колоне, заглавља, подножја, бројеве страница, наслове пасуса, табеле, и толико других у зависности од сврхе.

Осим ових, морамо погледати и графички део документа. Графика коју користите у документу такође мора да буде у складу са одређеним стандардима. Морају бити једноставни и слагати се са садржајем документа (бити смислени) , имати одговарајуће натписе, по потреби бити означени легендама ако постоје.

Следећи важан аспект који треба узети у обзир у документу је граматика, читљивост и стил документа. Провера правописа и провера грешака у граматици. Неки основни стандарди су избегавање подвлачења текста, коришћење једноструких наводника уместо двоструких наводника, остављање размака између реченица и пасуса, проверавање интерпункцијских знакова итд. Такође, приликом писања документа боље је користити активни глас, а не пасивни глас.

Након што се побрину за све стилове и структуру документа, потребно је прилагодити постављену страницу тако да документ изгледа уредно и представљиво за штампање и читање.

2.2 Утврдите који су предлошци и стилови доступни и када их користити

Колекција спецификација као величине странице, оријентацију странице, маргине, фонтове, проредом, итд, назива се шаблон. Сваки појединачни документ креиран у програму Ворд заснован је на предлошку.

На пример, када отворите нови документ у програму Ворд, Ворд користи задати образац са неким нормалним или подразумеваним подешавањима, а то се назива Нормални образац.

Шаблон такође долази са стиловима за документ.

На пример, за нормални образац, подразумевани стил је нормалан стил. Имаће подразумевани фонт, величину фонта, размак између редова, маргину и тако даље. У самој речи постоје различити други стилови ( Формат -> Стилови и обликовање ) из којих можете да изаберете један, или можете да измените постојећи стил или да креирате свој стил.

У зависности од сваке организације и одељења у којем радите, можда већ имате различите предлошке који су претходно дизајнирани за одређене сврхе узимајући у обзир потребе и захтеве организације и њених стандарда. Предлошци могу имати различите формате странице, различите стилове и неки стандардни текст, а све у зависности од потреба и стандарда организације.

На пример, меморандум који има свака организација пример је шаблона. На њему се могу налазити основне информације и контакт подаци о компанији. Ови предлошци се могу мењати или можете креирати предлошке и сачувати их на лако доступном месту на чврстом диску. Изглед документа одређен је стиловима и спецификацијама документа.

Предлошци могу бити уобичајени задати предлошци или предлошци са макроима. Ако требате да направите шаблон за документе које ћете често стварати, оно што морате да урадите је: Направите шаблон са потребним стилом и спецификацијама и додајте текст који ће се појавити сваки пут када се креира нови документ, затим сачувајте образац са смисленим именом. Ако желите да измените већ постојећи образац према својим потребама, отворите већ постојећи образац, извршите потребне измене и сачувајте га под другим именом.

Водич за Ворд 2003 помоћу шаблона

Постоје две врсте шаблона: уграђени и прилагођени.

Уграђени предлошци долазе са унапред постављеном структуром која је дизајнирана за разне врсте докумената.

На пример, факс, белешке, писма, биографије, извештаји итд.

Прилагођени предлошци су предлошци које је креирао корисник када уграђени образац за њихову намену и захтеве није доступан или онај који је на располагању није задовољавајући. Корисник креира шаблон користећи сопствено обликовање и стилове и чува га заједно са другим шаблонима како би био доступан за будућу употребу.

Датотека - Предлошци - Означите „Аутоматски ажурирај стилове документа“

мицхаелгоерз.нет

У случајевима када желите да форматирате стилове постојећег документа у стилове које сте креирали у новом предлошку, то можете постићи додавањем новоствореног предлога у документ који захтева поновно форматирање.

Да бисте документу додали шаблон, Датотека -> Предлошци -> Означите опцију 'Аутоматски ажурирај стилове документа' -> Кликните У реду

Ворд ће преписати стилове који имају одговарајућа имена у старом документу, а нови предложак и нови стилови додају се на листу стилова. У овом процесу се мењају само стилови и друге спецификације попут маргине, заглавља, подножја итд. Не мењају се јер су поставке на нивоу документа. Подешавања нивоа документа увек замењују подешавања нивоа шаблона.

Да бисте погледали обликовање и доступне стилове, кликните Формат - Стилес анд Форматтинг

Уметање табеле

Табеле се користе у разним врстама докумената у разне сврхе, а постоје и различите врсте табела. Размотрићемо различита подешавања и функције доступне за модификовање табеле и за организовање информација у њој.

Направите или убаците табелу - Табела -> Уметни -> Табела -> Подесите број редова и колона -> Можете користити Аутоматско прилагођавање садржају који ће прилагодити табелу у складу са садржајем или одабрати аутоматско уклапање у прозор, који ће протезати табелу до маргина странице.

Додавање и измена структуре табеле - Увек можете десним тастером миша кликнути на табелу и ући у својства табеле и унети толико промена у својства табеле. Такође можете додати и избрисати редове и колоне, променити ширину, обрубе, сенчење и многа друга својства за табелу.

Да бисте претворили текст у табелу, прво унесите податке одвојене табулаторима или зарезима, овде сам податке одвојио табулаторима

Да бисте објединили ћелије у табели, изаберите ћелије које желите да обједините - кликните десним тастером миша на изабране ћелије - одаберите „обједини ћелије“

Спајање и раздвајање ћелија у табели - да бисте објединили ћелије, изаберите ћелије које треба да спојите -> десни клик на њих -> кликните на спајање ћелија.

Да бисте поделили ћелије -> кликните десним тастером миша на ћелију коју требате раздвојити -> кликните раздвојене ћелије -> подесите број редова или колона у које желите да се ћелија подели

Поравнајте текст хоризонтално или вертикално у табели - Изаберите ћелије у којима желите да поравнате текст. Кликните десним тастером миша на њих -> кликните „Смер текста“ ->, а затим одаберите поравнање које вам треба

Маргина ћелије, Границе и сенчење у табели - Десни клик на табелу -> кликните на Границе и сенчење -> промените поставке маргина, оквира и сенчења

Како направити образац?

Такође ћемо размотрити како створити и изменити образац. Обрасци су текстуални документи који имају поља обрасца која попуњавате по потреби. Ови обрасци се могу користити на рачунару или одштампати и попунити. Слично осталим документима, обрасци се такође могу сачувати као образац. Да бисте креирали образац, МС Ворд -> Ново -> Празан документ -> По потреби можете да укуцате потребан наслов и друге детаље. Табелу такође можете користити за давање обрасца професионалном распореду.

Поглед - Алатне траке - Обрасци, приказаће траку с алаткама за обрасце

Да бисте додали ознаке и стилове листе - Формат - Ознаке и нумерација

Уграђени стилови олакшавају рад када обликујете наслове, пасусе и садржај. На пример, када ручно одаберете наслов, промените фонт, величину фонта, боју фонта, радње извршите у три корака да бисте постигли резултат и мораћете да поновите ово за сваки наслов. Али када промените стилове помоћу уграђених или већ креираних стилова, посао довршавате једним кликом.

Повезани стилови заједно мењају стилове и знака и пасуса и на крају су означени са „' а“. Ови стилови се понашају као пасус или стил карактера и могу се применити кликом било где унутар пасуса да бисте се пријавили за цео пасус, или можете одабрати одређени одељак пасуса и применити стил ако вам је потребан стил примењен само на део става.

Стилови листа се користе за промену изгледа листа. Има нивое хијерархије са стиловима увлачења и нумерисања.

Стилови табела се користе за промену изгледа табела. Долазе са различитим изгледима граница, сенчењем, поравнањем и фонтовима у табелама.

Молимо повратне информације:

Надам се да сви имате сазнања о томе

• Проучавање потребне структуре и распореда потребних за документ
• Доступни стилови и предлошци
• Коришћење табела и других информација потребних за документ
• Применом горе наведених техника на документ

Трудио сам се најбоље да приложим снимке екрана за већину овде описаних радњи. Неки снимци екрана су из програма Мицрософт ворд 2010 и заменићу их речју 2003 што је пре могуће.

Надам се да су вам ове информације биле корисне. Слободно нам пошаљите повратне информације и поставите било каква питања ако имате. Први одељак ове јединице налази се на доњем линку

Одељак 1 - Унесите и тачно комбинујте текст и друге информације у документима за обраду текста (софтвер за обраду текста, питања од 1.1 до 1.7)

Следећи одељак ове јединице налази се на доњем линку

Одељак 3 - Користите софтверске алате за обраду текста да бисте ефикасно форматирали и презентовали документе у складу са захтевима (Софтвер за обраду текста, питања 3.1 до 3.6)