5 начина за борбу против пузања опсега

Не дозволите да вам пузање опсега наштети послу. Читајте даље да бисте сазнали како да превазиђете овај проблем.

Цанва.цом

Пузање опсега, које се такође назива позлаћивањем, јавља се када се захтеви који претходно нису узети у обзир током фазе планирања почну уводити у пројекат након што је развој већ започео. Како се ови додатни захтеви гомилају, пројекти и пројектни тимови почињу да се распадају под теретом додатног посла. Иако постоје легитимни захтеви који ће се можда појавити и који ће бити потребно уградити у пројектни план током развоја, одговорност лежи на плећима менаџера пројекта да води разговоре и спроводи процесе који ће спречити да се обим посла прошири даље од онога што се сматра критична након што је почетни опсег већ договорен. Следећи чланак представља пет алата које пројектни менаџери могу да користе да би се обуздао ниво пузања.

5 начина за борбу против пузања обима

Прикупите јасне захтеве.
Нека се све заинтересоване стране одјаве у вези са захтевима.
Промените поступак контроле.
Преговарати
Планирајте будуће фазе.

1. Прикупите јасне захтеве

Први део окупљања добрих захтева је осигурати да сви кључни играчи буду укључени у пројекат од почетка. Након што будете уверени да сте укључени сви кључни играчи, добар начин да започнете са прикупљањем захтева је да обавите иницијални разговор са извршним спонзором пројекта како бисте разјаснили шта су захтеви и нека вас води око тога коме треба разговарајте са следећим. Током тих разговора документујте функционалне наспрам нефункционалних захтева, као и који захтеви су потребни наспрам којих захтева би било лепо. Када дођете до тачке у којој вам је угодно, солидно започињете са израдом захтева, закажите сесије са већим тимом да бисте прегледали захтеве и осигурали да све буде урачунато. Поред тога,како бисте били сигурни да се све обрачунава на почетку пројекта, можда покушајте да спроведете сесију мозгова или мапирате ток процеса на високом нивоу како бисмо били сигурни да је све урачунато. Наставите да дружите захтеве све док не будете сигурни да су исправно разрађени, дајући обиму вашег пројекта чврсте темеље.

Гвоздени троугао у управљању пројектима илуструје како ако се промени било који од обима, распореда или трошковних елемената пројекта, онда се мењају и друга два елемента.

ЛинкедИн

2. Одјава заинтересованих страна

Након што у потпуности разјасните захтеве пројекта, још један добар начин да се спречи пузање опсега је да се све заинтересоване стране у пројекту одјаве са тим захтевима. Ако никада раније то нисте учинили од заинтересованих страна, можда ћете бити изненађени бројем захтева који се додају или модификују када почнете да тражите да на њих ставе свој потпис и потврде да се осећају као да је све заробљено. То може на почетак додати значајно време пројекту, али уштедеће вам много бола даље, јер ће чистији захтеви смањити ризик од пузања опсега. Додатна предност ако се заинтересоване стране одјаве из захтева је та што ако вам дођу док је пројекат у фази развоја и покушају да прошире опсег пројекта додавањем захтеваможете их подсетити на документ који су претходно потписали и подсећајући их да не могу променити обим пројекта без утицаја на временску линију и трошкове пројекта.

3. Процес контроле промена

Добар поступак контроле промена сноси одговорност на тим који води пројекат да одобри све промене у почетном опсегу пројекта као група. Једна од предности процеса контроле промена је та што служи као провера и равнотежа да менаџер пројекта не ради у вакууму. Још једна предност процеса контроле промена је у томе што је одговорност за доношење одлука подељена, јер се за све захтеве за одступање од почетног опсега пројекта подноси детаљан захтев који проверава више руководство пројекта. Као део провере, руководство пројекта не би требало да преиспита само основни захтев, већ и ризике, трошкове и ресурсе повезане са обављањем тог посла.

Како извршити интегрисану контролу промена у пројекту

4. Преговарати

Не плашите се преговора са заинтересованим странама које желе да промене договорени опсег пројекта. Ово ће захтевати мало креативности са ваше стране. Добра тактика коју можете користити је рећи да бисте били срећни да тај захтев уврстите у обим пројекта, али само ако су други елементи постојећег опсега обрезани како би се ослободили ресурси, новац и време за прилагођавање промени. Алтернативно, ако се подносилац захтева снажно осећа због увођења одређеног захтева, они могу да напишу захтев за контролу промена и поднесу га одбору. Друга могућност је да се истраже алтернативни начини да се угради оно што подносилац захтева тражи на начин који не би имао драматичан утицај на постојећи обим.

5. Будуће фазе

Друга тактика је радити са особом која жели да прошири обим пројекта и видети има ли могућности да се тај посао уради у оквиру будуће фазе. Ово је посебно лако продати ако подносилац захтева има пуно посла за који би желео да буде обављено. Можда је највећа корист овог приступа што вам даје више времена да на одговарајући начин анализирате захтеве и развијете најбољи план за извршење додавањем те функционалности.