9 Области управљања пројектима (и зашто су важне)

Успех пројекта је важан

Чињеница је да у животу и у послу већина пројеката пропада. Али успех је важан. Кад год пројекат пропадне, време и новац се троше. Понекад се животи изгубе, као у спасилачкој мисији након урагана или друге природне катастрофе.

Постоје две врсте пројеката. Један је, према речима пословног гуруа Јосепх М. Јурана, „Проблем заказан за решење“. Ако овакав пројекат пропадне, све време, труд и новац се троше, а проблем је и даље код нас. Друга врста пројекта је напор да се сан претвори у стварност. Када ова врста пројекта пропадне, сан се никада не оствари. На пример, раније овог месеца, компанија са сјајном визијом затворила је своја врата. Знам двадесет људи који су изгубили велики део прихода, а било их је на стотине. И компанија је помогла хиљадама, али је више нема.

Чињеница је да више од половине свих пројеката пропада - а то се односи на добро осмишљене, добро вођене пројекте, и укључује, у успех, пројекте који се испоручују са закашњењем и прекомерним буџетом. Права стопа успеха - пројекти који на време и у оквиру буџета дају прихватљиве или сјајне резултате је наизглед мала.

Можемо много боље. Чинимо то тако што обраћамо пажњу на све делове пројекта, односно управљајући девет области управљања пројектима онако како се односе на наш пројекат.

У овом чланку

Погледаћемо:

Дефиниција успеха пројекта
Како дефинисати циљ пројекта
Девет области управљања пројектима
Како сам применио ове области у сценарију из стварног живота
Три фазе пројекта, укључујући припрему, извођење и праћење

Циљ: Успех пројекта

„Успех у пројекту“ звучи као страшно неодређен циљ. Заправо, није нејасно, али је превише уопштено.

То можемо лако да одредимо за сваки пројекат. И заправо, та специфична дефиниција циља пројекта је први корак ка успеху пројекта. Институт за управљање пројектима (ПМИ) формално дефинише пројекат као „привремени подухват предузет ради стварања јединственог производа, услуге или резултата“. Кључни елементи су:

Сваки пројекат је привремен. То неће трајати заувек. Започеће одређеног датума, а завршиће каснијег датума.
Сваки пројекат је јединствен. Сваки пројекат доноси неки нови, нови, другачији резултат.
Сваки производ даје одређени резултат када је готов.

Дефинисање циља пројекта

Ево неколико примера пројектних циљева:

Имаћемо дивно венчање са 300 гостију 20. јуна.
Нови мост са четири траке између острва Маркос и копна биће отворен за саобраћај возила 30. новембра по цени мањој од 4 милиона долара.
Наше најновије издање софтвера Амазинг Планнинг, верзија 10.0, биће објављено 20. августа по цени од 29,99 УСД са свим познатим грешкама из бета теста са поправљеним трошковима развоја испод 50 000 УСД.

Као што видите, пројекти су како лични, тако и пословни. Такође ћете видети да добра дефиниција пројекта укључује шта ће бити испоручено, када и колико ће коштати. (За венчање постоје трошкови, али то је лично. Нисам га укључио јер се то вас не тиче.)

Ови примери илуструју прва три подручја пројекта којима морамо управљати.

Обим је фенси реч за оно што правимо.
Временске адресе: када пројекат започиње; када ће се завршити, дајући резултате; трајање од почетка до краја; и количину напора (особа сати) рада.
Трошак је дефиниција колико ће пројекат коштати.

То су прва три подручја пројекта која дефинишемо и називамо их факторима Резултати (р), јер се могу мерити у смислу јасних, дефинисљивих резултата. За опсег, или је циљ постигнут, или није. Што се тиче времена: Или је то једно време, или је касно. Што се тиче трошкова: Или смо остали у оквиру буџета или смо прешли буџет. Да бисте сазнали више о овим факторима резултата и зашто се називају Гвоздени троугао, можете прочитати Како поставити план управљања пројектом.

Али фактори резултата (р) нису довољни. Ако радимо само са ова три елемента, наш пројекат неће успети.

Која су девет подручја управљања пројектима?

Опсег, време, цена, ризик, квалитет, комуникације, људски ресурси, набавке, интеграција

Пример из стварног живота: Једнодневни излет

Отприлике годинама, моја супруга и ја смо имали заиста забаван дан. Будући да сам менаџер пројеката, желим да кажем да је то било зато што сам то водио као пројекат. У сваком случају, то је добар пример како се успех пројекта ослања на више од само три фактора резултата (р): опсег, време и трошак.

План нам је био да узмемо суботу у јуну и да беремо личи (волимо плод личија) на властитој фарми личија, која се налази око сат времена северно од места где смо живели. Желели смо кући да донесемо пет килограма личија, што нам је било довољно да потрајемо цело лето. Личи коштају 4 долара по фунти, а бензин за путовање је био око 10 долара, тако да су укупни трошкови пројекта износили 30 долара.

Резултати се ослањају на процесе

Звучи једноставно. Већина пројеката звучи једноставно. Али кад застанете и помислите колико ствари пође по злу, то говори другу причу. Ево гомиле ствари које би могле поћи по злу, организоване да илуструју девет области управљања пројектима.

Обим. Ако се изгубимо и никада не нађемо фарме личија - нема личија!
Време. Ако бисмо касно започели, стигли бисмо средином дана. Брање личија на врућем сунцу уопште није забавно. И, за једнодневни излет, забава није неуспех пројекта!
Трошак. Упс! Личи су врло осетљиво воће. Треба им хладњак и мало леда, или ће се покварити пре него што се вратимо кући. Додајте 5 долара за хладњак од стиропора и 1 за лед.
Ризик. Шта ако се ауто поквари - јадан дан! Подесите и проверите пре него што кренемо.
Квалитет. Бирајте пажљиво! Желимо кући да доведемо само најбоље личи.
Комуникације. У ауту, пола сата од куће. "Душо, имаш ли мапу?" "Шта! Мислио сам да имаш мапу?"
Људски ресурси. "Душо, време је да устанеш и побереш личи?" "Иди, не свиђа ми се. Осим тога, моја пријатељица Барбара води ме на маренду." Једнодневни излет се управо претворио у развод!
Набавка. Телефонски позив у суботу рано ујутро. "Господине Кемп, пуно вам хвала што сте јуче довели аутомобил на подешавање. На жалост, добили смо резервну копију и још увек нисмо почели да радимо на томе." "Али то је требало да буде учињено синоћ!" "Разумем, господине, али, заиста, дајемо све од себе. Ваш аутомобил би данас поподне требао бити доступан око пет сати. Хвала вам што сте изабрали сервисни центар за брзе и поуздане аутомобиле!" Нема аутомобила, нема путовања, нема личија!
Интеграција. Вратимо се до аутомобила с нашим личима. "Душо, где је хладњак?" „Платио сам то, мислио сам да сте га изнели из продавнице.“ „Изнео сам га из продавнице, а ви сте га ставили у гепек.“ "Не, отворио сам пртљажник. Мислио сам да сте ставили хладњак." "Али сте затворили гепек." „Затворио сам гепек јер сам мислио да сте ставили хладњак.“ „Не, ставио сам хладњак на земљу, јер нисте довољно брзо отворили пртљажник.“ „Дакле, кажете да сам ја крив што сте хладњак оставили на паркингу прехрамбених производа!“ Нема хладњака; врући личи; љута жена.

Као што видите, многе ствари могу поћи наопако у процесу чак и обичног једнодневног путовања. Колико још може поћи по злу на пословном пројекту вредном 10.000 долара или десет милиона долара!

Ако искрено гледамо, такве врсте проблема се стално дешавају на сваком пројекту. И зато већина пројеката пропада. Али успех је лакши него што бисте мислили - ако обратите пажњу на свих девет области.