9 стратегија за ефикасно коришћење е-поште на послу и више

Слање и примање е-поште уобичајено је у послу у скоро свакој заједници.

Лори Трузи

Значај е-поште за предузећа

Према неким проценама, количина дневног пословног дописивања на мрежи износи готово 130 милијарди широм света. Е-пошта је ефикасан алат за пословање, али е-порукама се мора руковати с највећом професионалношћу. Упркос значају е-поште у пословним интеракцијама, већина послодаваца ретко пружа обуку за коришћење електронске поште. Случајно, радници морају да схвате разлику између личне и комерцијалне преписке када користе пословне ресурсе.

Заиста, пословне интеракције са е-поштом могу бити штетне ако се не воде правилно. Као саветник за рехабилитацију, радио сам са клијентима на побољшању писмених и вербалних вештина за пословно окружење. Поред тога, помогао сам послодавцима у примени стратегија за ефикасну комуникацију путем е-поште. Испод су технике које су се показале корисне и идеје за креирање корисне политике.

Анкета

Интеракције путем е-поште одвијају се током радног дана.

Лори Трузи

9 ефикасних стратегија за употребу е-поште на послу

1. Избегавајте непримерене шале. Коришћење одређених речи и фраза за оцрњивање појединца може бити основа за тренутно отпуштање. Многе организације имају политике против употребе експлицитног језика, тј. Школе. Врсте увредљивих коментара у е-пошти и другим комуникацијама укључују: расне псовке, фанатизоване изјаве националног порекла, пристрасне коментаре о инвалидности неке особе и увреде које се односе на сексуалну оријентацију. Сходно томе, истраживање је показало да предузећа профитирају од поштовања угледа према запосленима и широј јавности. Ограничите свој лични поглед на комедију из пословне комуникације, укључујући е-пошту.

2. Узмите у обзир доба дана. Време дана може утицати на реакције на е-пошту. На крају, особа може послати интернетску преписку на кратком језику која можда неће одражавати оно што знате о запосленом, купцу или добављачу. Поред тога, размислите да ли је слање е-поште ван радног времена прикладно. На пример, слање порука супервизору увече када је он / она са породицом можда није добра идеја. (Колико хитно требате одговор? Да ли се проблем боље решава током следећег радног дана?)

3. Покушајте да не шаљете е-поруке током пауза и ручка. Људи користе паузе и време за ручак да би се напунили од стреса на послу. Током ових периода могу се бавити и личним питањима. Из ових разлога контактирање друге особе путем е-поште може резултирати брзоплето састављеним одговорима са лоше израженим идејама за време ручка или паузе. Техника коју професионалци често користе је издвајање времена током радног дана за одговарање и писање е-поште како би се одржала јасноћа и фокус.

4. Утврдите када е-пошта можда није најбоља опција. Теме које укључују дуге разговоре можда ће бити најбоље послужити путем интеракције лицем у лице или путем телефонског позива. Штавише, поверљиве ствари или осетљиве теме треба избегавати у размени е-поште на радном месту, осим са одговарајућим кадровским кадром или менаџером. Та питања могу укључивати: потенцијалну дискриминацију, неслагања у платама и здравствене проблеме. Слично томе, олуја мозгова захтева време и напор, чинећи такву активност погоднијом за други облик комуникације. У суштини, подручја дискусије која захтевају више од неколико минута за решавање можда нису прикладна за е-пошту.

5. Не одговарајте у бесу. Примање неке електронске поште може вас довести у одбрамбени начин размишљања. Међутим, смирите се пре него што пошаљете одговор. У данашњем радном окружењу показивање такта изузетно је цењена особина запослених. Поред тога, уздржите се од употребе простачког речника. Узмите у обзир ову чињеницу: разјарени имејл који напишете може постати део вести следећег дана или објављен на друштвеним мрежама. Укратко, можда ћете желети да задржите посао док градите продуктивне односе унутар и изван организације. Другим речима, показивање способности за емоционалну уздржаност може користити вашем укупном путу у каријери.

6. Размислите пре него што пошаљете е-пошту. Прво, ментално размислите о избору речи за дописивање. Затим напишите нацрт е-поруке. На крају, прегледајте га и извршите промене по потреби. Ако време дозволи, дозволите другој особи да вам да повратне информације. Уверите се да је тема средишња тачка интеракције.

7. Користите предлошке када је то могуће. Постављање система смањује нека питања у вези са е-поштом. Многе компаније и организације развијају и одржавају форматиране адресе е-поште за различите ситуације које су уобичајене за пословање. Ускраћивање или одобравање услуга, враћање производа, заједно са заказивањем састанака, само су нека од подручја која су прикладна за шаблоне. Када организација предузме такав корак, квалитет услуге може се побољшати уз истовремено смањење погрешних корака у писменој размени. Предлошци су такође одличан алат за уштеду времена.

8. Ваша порука треба да буде сажета и учтива. Саставите своју поруку са разумевањем које пишете другом човеку. Користите уљудан поздрав и затварање. Останите концентрисани на сврху е-поште, избегавајући сленг и позивање имена. Пређите на ствар дипломатски. Немојте износити неповезане бриге.

9. Ваш тон је важан. Не малтретирајте колеге запослене, добављаче или потрошаче у писаном облику или у било ком другом облику комуникације. Претећи језик може довести до тешких последица. Нека тон е-поште буде позитиван. Покажите напредно размишљање укључивањем реченица које показују спремност за решавање проблема. Пример би могао бити: „Сигуран сам да можемо пронаћи решење проблема.“

Пребрзо поступање према е-пошти могло би имати последице

Лори Трузи

Правне последице и разматрања политике

Можда постоје правне последице повезане са брзоплето посланим е-порукама. Заправо, судови су интернетску преписку препознали као писани запис. Стога е-пошту схватајте као пословне меморандуме, електронску документацију или изјаве које се могу испитати ако се укаже потреба. У обуци нових запослених, компаније би имале користи од пуштања радника да вежбају различите сценарије како би побољшале своје вештине у раду са е-поштом. У основи, развијање политике и укључивање у обуку о интеракцији путем е-поште помаже организацији да се клони парница. Испод су неке важне компоненте ефикасне политике која се односи на употребу е-поште. Међутим, власници предузећа ће можда желети да се консултују са адвокатом пре примене смерница на радном месту.

Основне компоненте политике е-поште за предузећа

• Наведите колико брзо запослени морају да одговоре на легитимне мрежне поруке.
• Наведите да сваки запослени мора да се обучи за одговарајућу употребу шаблона.
• Обавестите интернетску преписку запослених помоћу ресурса компаније подлеже прегледу послодавца или власти по потреби.
• Утврдите када запослени могу контактирати друго особље, купце или добављаче путем е-поште. (Да ли би телефони требали бити искључени током састанака? Да ли се личне бриге требају рјешавати е-поштом током радног времена? Када су њихови изузеци?)
• Разрадите шта треба радити у необичним околностима. (У случају посебно узнемирујуће е-поруке, са ким треба контактирати? Да ли треба обавестити власти?)
• Како ће се одговорити на неодговарање на електронску пошту? Такође, треба ли е-пошту игнорисати или проследити надзорнику?
• Детаљно наведите који језик е-пошта не може садржати. На пример: „Наше организације не толеришу расне или родне непристојности у усменој или писаној преписци, укључујући е-пошту.
• Наведите последице кршења смерница. На пример, „Ако се утврди да се запослени бави језичким злостављањем у нашем систему е-поште, он / она ће бити подвргнут прегледу од стране ХР-а уз разматрање престанка радног односа.

Зауставите се и размислите пре него што притиснете дугме за слање

Лори Трузи

Анкета