Мехурићи и силоси у процесу компаније

Пуцање мехура

Следећи пут кад будете на послу, погледајте око себе. Колико добро раде поједина одељења?

Да ли бисте рекли да добро разумете како функционише свако одељење? Или како се њихове улоге слажу са вашима?

Сви воле да мисле да је њихова властита улога најважнија, да посао не би могао да функционише без њиховог одељења.

Погрешно!

Једна ствар коју често видимо у интерној ревизији је да свако одељење ради у силосу, задржавајући се у свом малом радном балону, не обазирући се шта се још око њих догађа у послу.

Иако је фокусирање на детаље било чега што радите добра ствар, то не би требало бити на штету велике слике.

Без обзира на индустрију, ниједно предузеће не може пословати са само једним одељењем. Чак и мала предузећа са једним оператором захтевају да носите више капа док преузимате различите улоге у свом послу.

Процес компаније са више одељења

Погледајмо једноставан пример корака у производњи постојећег производа и продаји га нашим купцима. Пре него што уопште помислите да направите више, морате да утврдите:

• колико производа тренутно имате на лагеру
• да ли има датум истека
• да ли је сезонски производ потребан само у одређено доба године
• да ли тренутно постоји потреба за додатним производима
• да ли предузеће у овом тренутку има ресурсе да заради више

Горња питања обично прегледа неко из одељења за планирање. Такође ће одредити колики ће производ бити направљен и количину сировина које ће бити потребно купити.

Информације се тада обично прослеђују управи да одобри производњу, куповину сировина и количину времена и особља потребних за завршетак производње производа. Тренутно се обично укључују разговори са финансијским одељењем како би се осигурало да предузеће има расположива средства за обављање свих задатака.

Када се поступак планирања заврши и одобри, детаљи о потребама за сировинама прослеђују се одељењу за набавку. Овде ће имати списак одобрених добављача које користе за израду налога за куповину потребних сировина. Опет, мораће да их одобри, углавном управа, пре него што се пошаљу добављачима.

Након што се наруче сировине, финансијско одељење мора да ослободи уплату како би се побринуло да роба буде испоручена на време. Финансијске евиденције треба ажурирати тако да одражавају колико новца је предузеће потрошило и за шта. Касније ће такође морати да ускладе ову уплату са фактурама примљеним у оквиру процеса њиховог усаглашавања.

Дакле, наручили смо сировине; остало би требало бити лако, зар не?

Добављачи су почели да испоручују наше сировине, па сада неко треба да их провери како би био сигуран да су поруџбине тачне и да ли је роба у употребљивом стању. Најбољи начин да то урадите је да упоредите наруџбенице и рачуне са примљеном робом.

У зависности од величине посла и врсте примљеног материјала, то може бити било ко, од рецепционара до особља складишта или надзорника градилишта. У већим предузећима, и опет у зависности од врсте робе, може се догодити да се једна особа одјави како би потврдила да је роба примљена на лицу места, а друга која проверава квалитет сировина.

Било који папир у вези са сировином мораће се чувати, а копије ће можда бити потребно послати различитим одељењима како би се осигурало да су њихови подаци тачни. Када су у питању папири, ту ствари могу постати неуредне ако недостаје комуникације или ако не разумете зашто су другим одељењима потребне и у којим временским оквирима су им потребне.

Не можете платити рачун ако не знате шта плаћате. Такође не би требало да прихватате робу на лицу места ако не знате производе и количине које би тамо требало да буду.

Сад кад имамо своје материјале, можемо и да правимо своје производе.

Још једном, у зависности од величине и поставке пословања, начин на који се сировине чувају, евидентирају и дистрибуирају за употребу могу бити веома различити. Једна тачка која би требало да остане иста јесте да би требало да се евидентира када се користи сваки материјал, ко и колико. Без ових информација нећете знати шта вам треба када започнете процес планирања следећи пут када желите да направите производ.

Наш производ почињемо да радимо користећи упутства за рад која су развијена пре него што смо првобитно почели да производимо овај производ. Радна упутства користе се како би се осигурало да су сви производи направљени на потпуно исти начин и да имају уједначен квалитет.

Сваки пут када неко открије начин за побољшање производног процеса, радна упутства и други документи за тај процес морају се ажурирати како би остали у току. Одељење интерне ревизије такође може да прегледа поступак како би се уверило да ли се заправо поштују упутства за рад.

Ако за израду производа користите било коју опрему, морате да се уверите да је опрема у добром стању. Одељењу за одржавање потребан је распоред за тестирање, поправку и замену опреме по потреби. Дискусије са особљем за управљање ризиком и / или интерном ревизијом могу вам помоћи при изради ових распореда.

Такође би било потребно евидентирати, истражити и решити сваки инцидент који се догодио током производног процеса, попут квара опреме, непотпуног завршетка производног процеса или повреде особља.

Пре него што се производ може продати, потребно га је проверити у погледу квалитета; не желите да продајете инфериорни или неисправан производ.

Сада имамо готов производ који седи у нашој продавници и чека да се прода, али коме га продајемо и за колико?

И наставља се

„Колико“ би претходно разрадио менаџмент, опет би било укључено и одељење за финансије да би се потврдило колико вас је коштало да направите производ и колики профит желите да остварите.

Истраживање тржишта које је спроводио неко ко је укључен у истраживање и развој било би потребно у почетку да би се погледало за шта се други слични производи продају и шта би људи били спремни да плате.

Што се тиче кога продати, ваше истраживање тржишта би то већ проучило на почетку, тако да већ знате ко су ваши купци. Одељење за маркетинг саставиће кампању за циљање правих купаца, препуштајући продајном одељењу да производ допре до купца.

То је већ прилично укључен процес, али још увек нисмо завршили тихо.

Слично наручивању и откупу сировина, сада морамо да преокренемо тај поступак да бисмо производе извели из складишта и до купаца.

Наше одељење за паковање требало би да запакује праву количину сваког производа за купце. Морали бисмо да направимо рачуне које би купац требао да плати. Складиште би требало да потврди да су прави производи припали правом купцу. А наше финансијско одељење требало би да се увери да је купац платио и да су исплате исправно евидентиране и усаглашене.

Такође, с обзиром на то да смо имали особље које производи производе, наше одељење за обрачун зарада требало би да зна ко ради и која времена раде како би могли да буду плаћени за своје време.

Иако се све наведено дешава, још увек постоје нека одељења која раде у позадини. Два главна која треба размотрити су ИТ одељење које се брине да особље има приступ системима и информацијама које су им потребне.

Друга су наше чистачице. Без обзира да ли се одлучите за интерно особље или спољну компанију за чишћење, неко мора одржавати радни простор чистим, уредним и без потенцијалних опасности.

Па ко је био укључен?

Гледајући горњи пример, наш једноставни процес производње и продаје укључио је следећа одељења:

• Менаџмент
• Планирање
• Куповина
• Финансије
• Складиште
• Контрола квалитета
• Управљање документима
• Производња
• Одржавање
• Маркетинг
• ТО
• Паковање
• Продаја
• Р&Д
• Управљање ризиком
• Интерна ревизија
• Истрага инцидената
• Обрачун зарада
• Чишћење

Као што видите, укључено је свако одељење. Ако бисте из комбинације извадили само један од тих одељења, ствари би постале врло неуредне! Контролне провере би могле да се пропусте, можда немате ресурсе потребне за завршетак производње или плаћање особља, пропуштате продајне могућности или још важније продајете производ који није погодан за употребу и може бити опасан.

Како уклањамо силосе?

Често током интерне ревизије, ако видим да долази до прекида комуникације или ако особље није сигурно у улози различитих области, препоручићу да особље из једног одељења оде накратко у сенку особља у другим одељењима. Натерам их да оду и седну да виде шта заправо раде остали чланови особља. Добијају прилику да постављају питања и боље разумеју како одељења раде заједно.

У основи, посао почињу да виде као убодну тестеру са свим деловима који се међусобно уклапају у целину, а не као збирка појединачних силоса.

© 2017 Катрина МцКензие