Како правилно аутоматизовати пословни телефонски систем

Телефонска рецепционарка

Слика љубазношћу ФрееДигиталПхотос.нет

Овај водич се односи на било који тип аутоматизованог пословног телефонског система. То ће вам требати након што ваш систем већ буде инсталиран са свим ожичењима и телефонским везама.

Даћу вам информације које су вам потребне за програмирање вашег аутоматизованог службеника за ефикасно управљање позивима.

Правилна конфигурација је пресудна за пружање одличног првог утиска о вашем послу.

Постоје три дела пословног телефонског система:

Главна компонента је ПБКС, што значи „ П ривате Б ранцх Е к цханге “. Од активне особе се тражи да одговара и усмерава долазне позиве, осим ако систем не садржи ставку „2“ доле.
Аутоматизовани службеник пружа мени опција које позивачи могу користити за усмеравање позива без потребе за рецепцијом уживо.
Коначно, компонента говорне поште омогућиће позиваоцима да остављају поруке особљу.

Предности аутоматизованог телефонског система

Пословни позиви могу ометати концентрацију запослених и дати им додатну одговорност да преузимају поруке за друге запослене. Аутоматизовани телефонски систем омогућава особљу да буде продуктивније, али само ако је програмирано за правилно усмеравање позива.

Позиваоци се могу аутоматски преусмерити на одређене телефоне у канцеларији. У многим случајевима особље може чак и да проследи своје локале на спољне локације или на мобилне телефоне.

Са укљученом говорном поштом, систем ће примати поруке за запослено особље. Сваки појединац може снимити свој поздрав који свира позиваоцу ако се не јави.

Аутоматски полазник такође може дозволити позиваоцима да преслушавају снимљене информације без чекања да жива особа одговори на рутинска питања. То је одлично за пружање радног времена, упутства до ваше канцеларије, навођење понуда послова и одговоре на било која друга често постављана питања.

Како се више позивалаца пробија на једном броју?

Ако имате само једну телефонску линију, проћи ће само један позивалац. Други позивалац ће добити сигнал заузећа јер ваша телефонска компанија не може да упути други позив.

Ако не желите да ваши позиваоци добијају заузете сигнале, потребна вам је посебна телефонска линија за сваког симултаног позиваоца.

Потребан вам је одговарајући број телефонских линија како би подржао јачину позива коју очекујете, а ваш телефонски систем мора да подржава додатне линије.

На пример, ако имате десет додатака, а пет особа је обично на спољним телефонским позивима одједном, требат ће вам пет телефонских линија које долазе из ваше телефонске компаније. Ако се користи свих пет линија, следећи позивалац ће добити сигнал заузећа.

Стварни начин испоруке долазних позива је функција телефонске компаније. Сваки позивалац бира исти број, свој главни број компаније. Телефонска компанија нуди функцију која се зове услуга превртања . Ако је прва линија заузета, следећи позивалац се помера на следећу доступну линију.

Заузети сигнали могу се избећи ако имате довољно телефонских линија за испоруку свих могућих симултаних позивалаца.

Како направити пословни телефонски систем да правилно поступа са позиваоцима

Када програмирате опције менија, неопходно је размотрити логичан распоред одељења и особља у вашој компанији. Добро организован телефонски мени помоћи ће позиваоцима да брзо прођу.

Морали бисте да усмерите позиваоца у правом смеру без збуњујућих избора. Мени који је лак за праћење је пресудан, са опцијама за одређена одељења, особље или друге информације.

Како планирате да припремите одговарајућу структуру за свој мени? Размислите о томе шта већина ваших позивалаца зове и шта им треба од вас. Такође размислите колико добро ваши купци познају вашу компанију.

Да ли рутински контактирају одређено особље?
Да ли знају продужне бројеве?
Да ли знају презиме вашег особља?
Или једноставно имају нејасну представу до којег одељења треба да дођу?

Знајући ово, можете да дизајнирате мени свог телефона тако да одговара потребама ваших купаца.

Ако вам се много људи јавља са уобичајеним питањима или вам требају информације о вашим производима, укључите опцију као што је „ Притисните 5 за информације о нашим виџетима “.

Ако ваши купци ваше особље знају по имену, корисно је понудити директоријум за бирање по имену. Позваном је наложено да на тастатури телефона назове презиме.

Имајте на уму да ако неко напусти вашу компанију или запослите друге, морате да ажурирате телефонски именик.

Као сигурносну меру, да бисте били сигурни да нећете изгубити позиваоце, корисно је увек дати позиваоцу могућност да дође до оператора притиском на нулу. Ваш оператер може бити ваш рецепционар или било ко ко може помоћи позиваоцима којима су потребне смернице.

Притиском на опције менија позиваоца телефона

Слика Пете Линфортх са Пикабаи-а

Етикета аутоматизованог пословног телефонског система

Добра је пословна пракса да својим позиваоцима омогућите што лакши приступ одговарајућој особи која ће им помоћи. Следеће тачке су кључне.

Пружите корисне изборе у менију

Уобичајено је да се одељења смештају у мени и додељују се проширења за особље. У неким случајевима ћете можда желети да људе ставите у мени, тако да ће позивалац чути: „За Салли Јонес притисните 1, за Јохн Смитх притисните 2 итд.“

Имајте на уму да позиваоцу дајете идеју о величини ваше компаније у овом случају. То можете избећи помоћу функције „Бирај-по-имену“, а то је један од избора менија.

Дајте позиваоцима брзу особу уживо са опцијом нула

Многи људи журе, а неки немају стрпљења да преслушају цео мени. Не желите да изгубите те потенцијалне купце и дефинитивно не желите да их фрустрирате. Много пута ови саговорници желе да притисну нулу за тренутну пажњу стварне особе. Због тога је пожељно да се опција менија огласи нултим позиватељем који им може помоћи или упутити позив.

Не мешајте пословне и личне поздраве

Друга важна ствар је да не мешате пословне и личне честитке. Када ваши запосленици проследе своје локале на своје мобилне или кућне телефоне, можда неће желети да њихови саговорници чују њихову одлазну поздравну поруку ако не одговоре на преусмерени позив.

Провера позива се може користити за блокирање личног поздрава одредишта, тако да позивалац чује само професионални поздрав наведен у продужетку. Ако се гласовна пошта мобилног телефона јави, позивалац неће бити повезан. Уместо тога, позивалац ће бити примљен назад и убачен у говорну пошту пословног система са одговарајућим поздравом у вези са пословањем.

Провера позива

Уместо да се повеже када добије одговор, прво пушта име позиваоца примаоцу. Тада могу да притисну тастер да прихвате позив. Ако се гласовна пошта јави, неће вратити тон тастера, па ће телефонски систем вратити позиваоца, као што сам управо објаснио горе.

Обрада позива када особље није доступно

Ваше особље можда неће увек бити доступно за пријем позива. Али неопходно је водити рачуна о својим купцима када зову.

Дакле, када позив остане без одговора, брзо упућивање позиваоца на одговарајуће поштанско сандуче са упутствима у поздраву, помоћи ће вашем позиваоцу да одмах буде збринуто.

Када је вашем особљу потребна приватност за извршавање укључених задатака, њихови додаци се могу поставити у режим „Не узнемиравај“, тако да важни позиваоци не чују само звоњење или падају у „ Затвор за говорну пошту “.

Уместо тога, када је додатак постављен као Не-узнемиравај, репродуковаће алтернативни поздрав који је корисник поштанског сандучета подесио за руковање позиваоцима када нису доступни. Овај поздрав је познат као „Недоступан поздрав“. Даје упутства вашем позиваоцу, на пример, који локал треба позвати за непосредну услугу другог запосленог.

Чињеница да корисник поштанског сандучета може да сними и редован поздрав и недоступан поздрав олакшава прелазак на режим Не сметај (или недоступан режим) и повратак, без потребе да сними нови поздрав.

Имајте на уму да морате да пратите све поруке. Дакле, ваше особље мора рутински да проверава своје поштанске сандучиће или да има омогућен начин обавештавања о порукама.

Како повезати удаљене раднике путем вашег телефонског система

Ако имате мобилну радну снагу, запошљавате особље које ради код куће или имате сателитске уреде, све своје раднике морате повезати у јединствени телефонски систем, тако да буду доступни позиваоцима.

Неки телефонски системи омогућавају проширења за програмирање за усмеравање позива на спољне бројеве. Ако имате ту функцију, направите екстензије за све удаљено особље којем треба бити доступно.

Правилна употреба продужних мобилних телефона

Ако се ваше удаљено особље не налази на одређеним локацијама, можете да програмирате проширења телефонског система за усмеравање позива на њихове мобилне телефоне. Позиватељ који назове њихов додатак повезаће се преко мобилног телефона, а да ни не зна да физички није у канцеларији.

Међутим, можда ћете желети да узмете у обзир да пропуштени позиви остављени у говорној пошти можда неће бити благовремено прихваћени и враћени. Решење је онемогућити преглед позива и пустити да сви позиви падну у говорну пошту њиховог мобилног телефона ако нема одговора.

Предност је у томе што неће морати да траже поруке на два места. Треба само да провере мобилни телефон, који вероватно има сигнал за чекање поруке који указује на пропуштени позив.

Имајте на уму да ће позивалац чути лични поздрав на мобилном телефону ако нема одговора. Дакле, поздрав се мора односити на посао ако се користи овај метод, осим ако ваш систем не може заобићи тај поздрав, као што сам раније говорио.

Правилно планирање оставиће сјајан утисак на позиваоце када им буде лако да ступе у контакт са одговарајућим особљем како би постигли своје циљеве. Ово користи и вама и вашим клијентима.

Удаљени радник који се јавља на телефон

Слика Греф_еке са Пикабаи-а

Израда телефонског система који ће задовољити ваше потребе

Требало би да размотрите флексибилност употребе и како ће ваши позиви моћи да искористе највише користи од вашег прилагођеног аутоматског менија за пратиоце.

Требало би да одлучите које функције ћете користити и како их правилно применити. Не желите да користите функцију ваше телефонске компаније која омета телефонски систем.

Ево кратког прегледа неких уобичајених карактеристика и начина њиховог интегрисања:

Говорна пошта

Ако је неко од вашег особља заузет телефоном, његова говорна пошта ће примити поруку. Сваки телефонски додатак треба да има своје говорно сандуче са сопственим личним поздравом.

Од виталне је важности да онемогућите услугу говорне поште код своје телефонске компаније када користите функцију говорне поште са својим телефонским системом.

Пребацивање позива

Ако имате особље на удаљеним локацијама, можда ћете желети да дозволите позиваоцима који позивају њихов додатак да се пребаце на своје мобилне телефоне.

Добар телефонски систем треба да буде у стању да обрађује разне врсте функција преноса које пружа ваша телефонска компанија, као што су тросмерно позивање или пренос и отпуштање, што је карактеристика позната као Центрек.

Ако код своје телефонске компаније немате могућност преноса, пристојан телефонски систем и даље треба да буде у могућности да преусмери позиваоце на други број крпањем позива преко две телефонске линије.

И на крају, потврдите да ваш телефонски систем оставља добар први утисак

Коначно, када поставите аутоматизовани систем и завршите са програмирањем, назовите свој телефонски број и слушајте поздрав компаније. Тестирајте сваку опцију у менију да бисте били сигурни да све функционише онако како сте желели.

Не желите да ваши позиви наиђу на нешто чудно. Можете да је ухватите и исправите пре него што вас позиваоци пронађу нешто погрешно што их нервира.

Запамтите, ваш телефонски систем је прва ствар коју ваши купци и клијенти доживе када вас позову. Зато оставите одличан први утисак.