Како ефикасно користити систем дневника на послу

Мике Тиннион (ЦЦ0) преко Унспласх-а (модификовано помоћу Цанва)

Одржава се систем дневника који на врло ефикасан и ефикасан начин користи време и извршава задатке и састанке. Помаже организацији у целини и помаже у управљању својим и туђим временом. Дневници се могу водити било ручно или електронски.

Ја лично имам обе врсте дневника. Имам свој електронски календар у програму Оутлоок који се дели са мојим менаџером и другим администраторима. Такође имам ручни дневник који се може користити у ванредним ситуацијама.

Зашто је важно имати ручни дневник?

Ручни дневник који користим је увезана књига са три дана по страници, јер немам много уноса за сваки дан.

Као што сам горе напоменуо, овај дневник користим само у хитним случајевима. То укључује случајеве када сам болестан или нисам на послу и не могу да приступим свом електронском дневнику или када су рачунарски системи у квару, а Оутлоок није доступан.

Које су предности електронског дневника?

Као што сам споменуо, електронски дневник који водим налази се у Оутлоок календару на мом радном рачунару.

Ево предности електронског календара:

• У стању сам да истакнем потенцијални сукоб између састанака.
• Само једном морам да унесем догађаје који се редовно дешавају.
• Не користи се папир.
• Постоји заштита лозинком.
• Могу да му приступим са било ког места.
• На екрану постоје подсетници за обавезе.
• Аутоматски саопштава промене онима који су укључени чији су системи повезани са мојим.

Како да користим свој дневник?

Дневник користим за ствари попут упозорења и састанака.

Најчешћи уноси у мој дневник биће:

• састанци панела
• састанци тимова
• стационарне наредбе
• Тренинзи
• посете
• припрема дневних реда
• Годишњи одмор
• остали канцеларијски задаци
• надзор
• други недељни и двонедељни задаци који се понављају на одређеној фреквенцији (ово осигурава да их нећу пропустити)

Понекад морам да резервишем састанке и пошаљем позивнице за састанке колегама или другим делегатима, а то се ради електронским путем.

Ево како водим овакве састанке.

• Покушавам да унесем што више детаља, попут датума, места одржавања, трајања, посетилаца итд.
• Ретко се сусрећем са ситуацијом када је састанак отказан или одложен, али ако се то догоди, обавезно проверим ефекте које ће тражена промена имати пре него што пристанем на њу.
• Такође прикупљам све релевантне информације како бих био сигуран да сви који присуствују састанку или састанку имају приступ свим битним детаљима, тако да нема места за погрешне комуникације.
• Обично се хронолошким редоследом бавим захтевима и променама других учесника, али даћу приоритет најхитнијим захтевима ако имам посла са великим бројем њих.
  • Када се договоре било који захтеви или изврше промене, обавезно контактирам све укључене и да ли им је погодно пре него што се промене потврде.
• Такође се побринем да свака особа која учествује у састанку или састанку добије довољно времена за планирање, путовање и све друге потребе како би састанак протекао без проблема.

Свјестан сам да дневници морају бити ажурирани када се договоре промјене. Обавезно бришем отказане састанке. Дневник који се не ажурира у потпуности може ризиковати све врсте забуне. Такође ће поткопати самопоуздање и подстаћи људе да осете потребу да провере аранжмане, што је губљење времена, или, још горе, да воде засебан дневник.

Једна последња белешка

На љубазној белешци, немојте копирати ништа овде предато и приказати у својој датотеци. Ово је овде објављено само да би вам помогло да стекнете представу / разумевање онога што очекују од вас да пратите. Мораћете да се повежете са својим радним подручјем и организацијом и придржавате се тога док припремате датотеке. Хвала на сарадњи.

© 2012 ливингста