Како ефикасно узети минуте

Прављење записника током састанка.

Фотографија Ливингста

Такође понекад када дискусије одступају од главног питања ка другом питању сличном главном, председавајући може заборавити да донесе одлуку о тој теми као резултат одступања према другим питањима. У таквим случајевима, блиска сарадња са председавајућим може помоћи записничару да подсети председавајућег да треба донети одлуку о том питању пре него што пређе на следећу ставку.

Када сумњате да ли да нешто снимите или не, увек то потврдите столицом. Ово ће избећи снимање непотребних ствари и уштедеће време и труд.

Пре и после састанка

Чак и пре почетка састанка, записничар може разговарати са председавајућим о томе како ће се састанак одржати, тачкама о којима ће се расправљати, како ће се дискусија одвијати и о томе шта нужно треба записати.

Након састанка, док записује записник, ако записничар има било каквих потешкоћа у вези са било чим што је релевантно за расправе, требало би да разговарају са председавајућим да разјасне ствари, јер ће оклевање да то уради завршити са нетачним информацијама у минута.

Како ефикасно слушати

Слушање је веома важна вештина и долази са вежбањем. Већина људи данас само чује ствари или само слуша, али не слуша активно или ефикасно. Много је разлика између слуха, слушања и активног слушања. Недавно сам пуно истраживао о овим вештинама и техникама, па чак и написао центар за активно слушање. Помаже човеку у свим сферама живота, било да је то лично или професионално, а помаже и у побољшању личности.

Па, шта је ефикасно слушање?

Ливингста

Док правите записник, слушате говорнике како са занимањем и значајем активно упијају све информације у вези са дискусијом, а затим репродукујете информације у облику документа који се назива записник који помаже људима који нису присуствовали састанку да стекну информације о томе шта је разговарано на састанку. Ово такође служи као правни документ за организацију и помаже у будућим референцама, а такође је и трајни запис о свему што се догодило на састанку.

Вештинама слушања треба времена да се развију, али се сигурно развијају вежбањем. Већина људи добро говори, али не слуша. Парафразирање онога што сте чули на одговарајући начин захтева много креативности. Вештине слушања могу се увежбавати слушајући предавања, дебате и друге сличне материјале који захтевају концентрацију. Овде ћемо разговарати о томе како ефикасно слушати састанке док се дешавају расправе, аргументи и неслагања.

Савети за ефикасно слушање

Да бисте ефикасно слушали:

Прво треба схватити чињеницу да процес слушања не укључује само примање порука, већ зависи и од других компоненти, попут размишљања, фокусирања и активног одговора.
Треба се концентрирати на говорника и не допустити да им ум лута около. Морате бити пажљиви и опуштени
Правите белешке истовремено док чујете, јер ће вам ово помоћи да се концентришете на дискусију.
Слушајте сваку реч коју говорник изговори и у мислима замислите ситуацију или логику у дискусији
Концентришите се чак и ако је дискусија досадна, јер ви требате изнети тачне информације у записник.
Не прекидајте док је дискусија у току или када неко говори. Уместо тога сачекајте да се дискусија заврши или говорник заврши, а затим поставите своја питања ради разјашњења
Изградња вашег речника чини вас бољим слушаоцем, у супротном можда слушате речи које не разумете
Увек забележите све нове речи које нисте разумели и разјасните их са столицом
Извођење неке основне студије о питањима о којима се расправља пре састанка помоћи ће вам да ефикасно слушате и потпуно ћете се укључити у процес слушања.
Будите спремни са оловком и папиром пре него што звучник почне да говори.
Морате да научите да се физиолошки и психолошки прилагођавате ситуацијама у соби за састанке и физичким факторима у соби, јер неки од њих могу имати негативан, а други позитиван ефекат.
Акценти говорника понекад могу ометати ефикасно слушање, али треба побољшати њихове вештине превладавања свих ових препрека да бисте постали ефикасан слушалац.
Ниједна два састанка неће бити иста, неће бити исте две расправе и неће говорити два говорника на исти начин, тако да морате научити да се прилагођавате ситуацијама.
Увек се фокусирајте на кључне / важне тачке
Слушајте као да ћете касније морати поново да представите ове информације другој публици (у сваком случају то ћете учинити у облику записника), ово ће вам помоћи да се концентришете и ефикасно слушате сваку реч коју говорник изговори
На састанцима на којима се расправља о осетљивим питањима, припазите и на говор тела говорника, уместо да се главе спуштате озбиљно.
Не дозволите да вам било шта или било ко око вас омета и не обраћајте пажњу на људе који улазе или излазе из собе док говорник говори.
Користите одговарајуће начине за вођење белешки у зависности од врсте расправљаних ствари и то ће вам помоћи да будете укључени у активност слушања.
Не записујте све већ само главне тачке
Немојте се врпољити или играти са било чиме у рукама, нити шарати или гледати сат. Ово вам не помаже да слушате и може утицати и на људе око вас.
За крај, само замислите како бисте желели да ваша публика слуша да сте говорник и ако будете исти такав слушалац, ово ће вам помоћи да будете ефикасан слушалац

Како водити белешке током дискусија

Вођење белешки је важан задатак или део процеса вођења записника. Када правите белешке, не бележе се речи које су коришћене у дискусији, већ се бележе расправе које су се одвијале на састанку.

Цитат са Интернета

Ово је веома важан и прилично тежак задатак, у зависности од природе састанка и онога о чему се разговарало. Ово такође зависи од тога колико добро иде састанак, како чланови сарађују, како председавајући помаже и резимира и што је најважније колико сте добро припремљени за састанак. Треба прегледати све документе релевантне за састанак који су дистрибуирани или дистрибуирани пре састанка како бисте били упознати са оним о чему се расправља.

Савети за вођење белешки

Током дискусија следите следећи поступак и савете за вођење белешки:

Пре свега, темељито разумејте шта су минуте, зашто се записници воде и важност минута. То ће вам помоћи да пратите дискусију и забележите важне и потребне информације током дискусије. Као што је горе поменуто, тамо где су доступни документи, увек прибавите основне информације о ономе о чему ће се разговарати. То ће задатак вођења белешки учинити много једноставнијим.
У ситуацијама када су дискусије или разговори дуготрајни и сложени, увек се усредсредите на важне аспекте дискусије, као што је фокус дискусије, каква је одлука, ако је доступна, зашто је ова одлука донета, ко мора да предузме мере одлуку и када / у ком року одлука мора да се поступи.
Обавезно на почетку укључите резиме дискусије пре него што напишете дискусију, јер ће то људима који нису могли да присуствују дати преглед и идеју о дискусији. Такође, ако су ти људи морали да учествују на будућем састанку, овај записник ће им дати све потребне информације које ће им требати.
Запишите важне ставове и мишљења свих присутних људи.
Обавезно слушајте активно и ефикасно пратећи дискусију, не допуштајући вам да лутате или размишљате о било чему другом. На овај начин нећете пропустити ништа важно.
Изаберите најбољу и једноставну методу која ће вам помоћи да правите белешке.
Када бележите акционе тачке, увек је најбоље то учинити на начин који је лакши за гледање, јасно са именима људи који то треба да предузму и временским оквиром.
Користите наслове, јер ће вам ово помоћи да касније следите напомене, а под различитим насловима можете имати различите одељке састанка. Оставите мало простора испод сваког одељка, тако да је лакше додавати белешке испод ако неко изнесе нове тачке или идеје током састанка.
Ако знате кратку руку, најбоље је да белешке записујете кратком руком и да користите скраћенице где год је то могуће.
Вежбајте коришћење тачака, јер ће ово учинити читљивијим, изгледати уредније и једноставније током припреме записника.
Увек разјасните нејасне тачке или разговоре са вашом столицом.
Не заборавите да имате једну или две резервне оловке и оловке.

Сврха разјашњења тачака око којих нисте сигурни

Појашњење је поступак у којем с говорником решавате подручја збуњености и проверавате да ли је ваше разумевање расправе тачно. Да би записник био тачан, треба разјаснити све тачке које не разумеју током састанка

Сврха разјашњења питања у која нисте сигурни су:

Говорнику говори да ви ефективно слушате и покушавате да разумете поруку
Обавезно разумете праве информације
Помаже у преиспитивању разумевања
Подстиче говорника да отворено разговара
Помаже вам у писању минута без грешке
Избегава неспоразуме и погрешна тумачења
Побољшава међуљудске вештине

Да прочитате о улози састанака, зашто се одржавају састанци, законским и организационим захтевима који се могу применити на вођење записника, зашто се записници воде и њиховим предностима, разлогу зашто записници морају бити тачни и различитим документима који се користе на састанцима поступка вођења записника, пре и после састанка, погледајте овај чланак: Прављење записника.