Гвоздени троугао управљања

Увод

Постоји неколико нивоа управљања. Ово није стварање хијерархије, већ делегирање и раздвајање задатака како би се ови задаци могли ефикасно и благовремено извршити. Менаџери су одговорни за тимове који су под њиховим надзором. То значи да преузимају пуну одговорност за било какве грешке или понашање својих тимова. Менаџери треба да осигурају квалитет рада, распореде и буџете чланова свог тима. Менаџер мора делегирати праве задатке правим људима да би оптимизовао квалитет, саставио распореде који максимизирају употребу времена и обезбедио буџет који користи најмање новца за стварање што већег исхода или производње. Три кључна аспекта која ћемо анализирати познати су као „гвоздени троугао“ или „троугао за управљање пројектима“. Три аспекта су опсег, распоред (време) и буџет.Квалитет је крајњи циљ пројекта, па ће ово спадати у сва три аспекта. То су ограничења која ограничавају квалитет и исход пројекта.

Рокови)

Сваким пројектом треба ефикасно управљати у односу на време за сваки задатак. Менаџер мора да састави распоред који ће помоћи тиму да функционише у складу са роковима, повећавајући тако ефикасност пројекта. Распоред ће садржати факторе као што је време дозвољено за завршетак пројекта, микро рокови задатака и сати запосленог и чланова тима дневно / по задатку. Циљ распореда је да се искористи најмање времена за добијање најефикаснијих резултата. Због тога је важно да руководиоци детаљно истражују како би ефикасно распоредили време потребно за различите задатке. На пример, планирање пројекта је прилично важно и требало би му доделити пуно времена (неколико дана), док би цртање мапе ума требало да траје само неколико сати.Неки менаџери очекују да се ови рокови и рокови поштују строго, док други менаџери имају тенденцију да дозволе флексибилност и користе распоред као смерницу, а не као ригидни уговор.

Буџет (трошак)

Још један фактор који у великој мери утиче на пројекат су трошкови читавог пројекта. Менаџер алоцира трошкове пројекта узимајући у обзир све факторе који су укључени у пројекат. Циљ је пронаћи савршену равнотежу између трошкова, резултата и квалитета. Менаџер треба да минимизира трошкове, истовремено повећавајући производњу и одржавајући стандард квалитета производа или услуге. Када разматра аспект трошкова, менаџер треба да узме у обзир следеће факторе; плате и дневнице, трошкови опреме, материјални трошкови, административни трошкови и могући трошкови за грешке и грешке. Ово је само неколико фактора. Трошкови се могу разликовати у односу на величину пројекта. На пример, пројекат развојне зграде биће много скупљи од рекламне кампање. Поред тога,трошак се директно односи на време, јер што дуже траје пројекат, запосленима ће бити потребно више плаћати за одрађени сат.

Опсег (циљеви)

Опсег пројекта укључује циљеве, краткорочне и дугорочне циљеве, жељене исходе, могуће грешке, план, спровођење, поступак прегледа и процес корекције. Ово је најтежи изазов за менаџера јер ће му требати да анализира ове факторе у односу на трошкове и време. Менаџер мора осигурати да цео тим разуме обим пројекта и схватити шта се од сваког од њих захтева. То је често ограничење које доводи до неуспеха пројекта, јер су циљеви менаџера нереални у односу на распоред и буџет или чланови тима / запослени не разумеју опсег пројекта. Опсег такође укључује мере за прилагођавање ако и када се промене други фактори. На пример, ако је неопходно да пројекат буде завршен месец дана пре очекиваног датума,тада ће менаџер морати да повећа количину запослених или машина како би надокнадио уски рок.

Квалитет - крајњи циљ

Квалитет је крајњи циљ сваког пројекта, а горња три аспекта су ограничења која често ограничавају квалитет пројекта. Обим, време и трошкови директно утичу на квалитет пројекта. Погледајмо пример везан за трошкове, буџет индивидуалног клијента за рекламну кампању је само 100 фунти. Ово ће ограничити циљно тржиште и досег који кампања може постићи. Искористимо исти пример у погледу аспекта распореда. Клијент одлучује да кампања мора бити завршена у року од две недеље. То ће довести до тога да менаџер тежи нижем квалитету у смислу досега кампање. Менаџер би такође могао да повећа трошкове према клијенту како би надокнадио смањено временско ограничење. До сада имамо клијента који је спреман да потроши 100 фунти за две недеље на рекламну кампању.Менаџер пројекта је сада ограничен на ове временске и трошковне баријере. Стога ће менаџер морати да прилагоди обим пројекта. То може учинити прилагођавањем трошкова. Менаџер то може учинити смањењем износа који додељује сваком микро задатку и запошљавањем мање квалификованих запослених. То доводи до повећаног ризика од потенцијалних грешака током трајања пројекта. Двонедељно временско ограничење значи да би менаџер требао прилагодити време које је доделио за сваки задатак. Ако запослени журе са својим задацима, то би смањило квалитет пројекта.Менаџер то може учинити смањењем износа који додељује сваком микро задатку и запошљавањем мање квалификованих запослених. То доводи до повећаног ризика од потенцијалних грешака током трајања пројекта. Двонедељно временско ограничење значи да би менаџер требао прилагодити време које је доделио за сваки задатак. Ако запослени журе са својим задацима, то би смањило квалитет пројекта.Менаџер то може учинити смањењем износа који додељује сваком микро задатку и запошљавањем мање квалификованих запослених. То доводи до повећаног ризика од потенцијалних грешака током трајања пројекта. Двонедељно временско ограничење значи да би менаџер требао прилагодити време које је доделио за сваки задатак. Ако запослени журе са својим задацима, то би смањило квалитет пројекта.

Насупрот томе, размотримо велики конгломерат. Ова огромна компанија имаће средстава да издвоји хиљаде фунти за рекламну кампању која траје шест месеци. Менаџер пројекта имаће флексибилност да повећа обим пројекта, повећавајући тако квалитет пројекта.

Овај видео ће детаљно објаснити Гвоздени троугао

Закључак

Закључно, очигледно је да менаџер има три ограничења, наиме распоред, буџет и обим, који ће утицати на квалитет пројекта, а заузврат ће утицати једни на друге. Ефикасан и добар менаџер користиће ресурсе који има за оптимизацију квалитета постигнутог пројектом. У стандардним околностима код просечног менаџера, тренд је да ће се квалитет пројекта повећати у односу на трошкове и време уложено у њега. Супериорни менаџер може постићи висококвалитетни исход са ограниченом количином ресурса.