Леан канцеларија: канцеларија 5с

5С Оффице, Тхе Леан Оффице

Примена 5С Оффице-а или Леан Оффице-а може створити велике користи за ваше пословање. 5С је применљив у канцеларији као и у фабрици.

Организација радног места је битна без обзира на радно место.

Превише људи тамо мисли да су алати Леан Мануфацтуринг, попут 5С, само за ваш производни процес, али су применљиви на било који процес, а ваша канцеларија је само још један процес. Канцеларија узима информације, ради на њима и претвара их у други облик информација, који се не разликује од било ког другог облика производње. Овај витки процес за вашу канцеларију може да побољша ваша времена испоруке и многа друга подручја.

Често ћете открити да више ваших кашњења и проблема потиче из ваших канцеларијских процеса него из ваших радњи. Колико се често запослени у производњи жале да су добили само неколико дана обавештења од шест недеља времена које је купац дао?

5С за канцеларију

Кораци канцеларије 5С су:

• Сеири / Сортирај
• Сеитон / Сет ин ордер
• Сеисо / Схине & Цхецк
• Сеикетсу / Стандардизе
• Схитсуке / Сустаин

5С ради на томе да радно место учини ефикаснијим уклањањем свих непотребних нереда, полагањем преосталих предмета на ергономски и сигуран начин и одржавањем и континуираним побољшањем ових промена.

5С уклања канцеларијски отпад

5С ефикасна витка канцеларија

ЛеанМан

5С за уклањање канцеларијског отпада

ЛеанМан

5С у Леан Оффице-у

Следећи одељци ће описати сваки од корака канцеларије 5С и како се могу применити у канцеларијском окружењу. То је најбоље урадити уз помоћ стручњака који ће пружити 5С тренинг вашем особљу и мотивисати их у том процесу.

Предности витке производње, посебно 5С, могу бити изненађујуће, није необично постићи побољшање ефикасности до 30% применом 5С као дела витке производње. Главни циљ било које примене 5С је уклањање отпада из ваших процеса, а овај отпад је седам отпадака витке производње.

5С Оффице сортирање

5С Сеири у канцеларији

ЛеанМан

5С Сеири / Сортирај у Леан Оффице

Први корак 5С-а је једнако применљив, ако не и више од онога што сам видео у канцеларији. Често постоје стари документи, досијеи, каталози, делови опреме, древни узорци и мноштво других нереда који седе на столовима, скривени у и иза ормана и углавном заузимају простор и стају нам на пут.

Будите чврсти са оним што уклањате; ако није потребно, смеће. Превише људи чува ствари, гомила старе каталоге само зато што би им једног дана могли добро доћи, али колико често то чине? Не тако често!

Следите исти поступак као и за било коју другу примену 5С-а у вашим производним процесима. Избаците очигледно смеће, непознате предмете одложите у карантин, означите све предмете који се не могу лако уклонити ако нису потребни или не функционишу. (Да, можете задржати биљку у саксији, али је чувајте ван тока посла!)

Након што уклоните очигледну гужву, прегледајте ставке у карантину и сложите се тимски, ако је то потребно, ставите га тамо где је потребно, учините то, и тако даље за сваку ставку.

Оффице 5С је погрешио

5С Сеитон / Сет у реду за Леан Оффице

То је тачка у којој се многи људи одвежу и у неким случајевима оду предалеко. Не тражимо да означимо сваки руп и кламерицу и на радним столовима имамо залепљене мале квадрате који идентификују где припадају сваком члану канцеларијског особља, мада је ово можда разуман потез за столом поред фотокопир апарата ако људи увек траже спајалица овде!

Поента у канцеларији је да се узме у обзир процес и проток кроз канцеларију, а не типични непокретни комади које свака особа има. Размотрите које информације улазе у канцеларију и где. Да ли имате организоване тацне на сваком столу? Да ли се рад дистрибуира у систем голубова? Како год да су ствари организоване, размислите како ће тећи до особе која их треба. Запамтите да желимо ствари приближити тамо где су потребне.

Размотрите локацију канцеларијске опреме. да ли је фотокопир апарат заглављен у крајњем углу где сви морају да до њега дођу пешке? Да ли је папир за машину у супротном углу због недостатка простора. Да ли је тонер ускладиштен у остави јер је прескупо остављати га да лежи около? Ко ће га понети кући? Донесите га на најбоље место за оне којима је потребан.

Погледајте канцеларијске штампаче: да ли их сви имају или сте попут већине модерних канцеларија са неколико умрежених штампача? Да ли су на правом месту и да ли им је потрошни материјал при руци да би одсекли ствари за шетњу?

Уверите се да су ормари за досије правилно организовани и смештени тамо где је потребно, а да нису сви ускладиштени у низу на супротној страни канцеларије. Пронађите брошуре и каталоге тамо где су људи који их користе, а не у библиотеци до које морају да ходају.

Датотеке с кодом у боји и слично за одређена подручја рада, као што су цртање свих датотека наруџби купаца, плаве датотеке добављача итд. То ће одмах учинити јасно шта је шта и где припада.

Размислите о виртуелној канцеларији и тамошњим „ормарима за досијее“. Колико ваших људи заиста зна како да организује своје документе на својим рачунарима? Колико пута сте тражили нешто, а затим чекали да неко претражује њихове директоријуме у потрази за документом који није сигуран где га је ставио? Колико често сте то сами радили?

5С Оффице Видео

5С Сеисо / Схине анд Цхецк ин Леан Оффице

Слично као у производном подручју, темељно очистите место и задржите га тако, доделите одговорности и тачно дефинишите шта треба учинити.

Тхе Леан Оффице Видео

5С Сеикетсу / Стандардизација у Леан Оффице-у

Мала разлика овде од продавнице: Дизајнирајте и обавите своје ревизије, било у канцеларији или на индивидуалном нивоу. Трчите и такмичења, на исти начин као што то радите у производним областима. Користите фотографије и тако даље. Увек су ми после ових ревизија давали фотографију мог радног стола, јер је моја увек била најнеуреднија! Можда бих требао покушати да вежбам оно што проповедам.

5С Оффице

5С Схитсуке / Сустаин у виткој канцеларији

Често је најтежи део у канцеларији, као што је то у фабрици, одржати 5С побољшања која смо урадили и учинити их делом наше свакодневне рутине. Пречесто не успевамо у овом кораку, а промене које смо направили и створена побољшања полако почињу да нестају све док не изгубимо стечене користи.

Веома је важно да се сви претходни кораци понове и одржавају како бисте осигурали да не изгубите благодати посла који сте обавили. Осигурајте да су нови запослени обучени за принципе витке производње и 5С и да у потпуности разумеју како могу да допринесу функционисању компаније у целини.

Обука за 5С Оффице

На начин на који бисте применили 5С на фабричком поду, мораћете да поведете саветника или тренера који ће вам помоћи да примените овај алат витке производње. Доношење спољне помоћи обезбедиће да се пројекат схвати озбиљно и да ће спољни тренери имати драгоцено искуство шта се може учинити како би распоред канцеларије био ефикаснији и пријатнији за рад вашег особља.

Избор и ангажовање тренера за имплементацију 5С канцеларије је приближно исти процес кроз који бисте прошли ангажовањем тренера за своја производна подручја.

Да ли вам треба 5С у вашој канцеларији?

© 2010 Тони