Нвк: објаснити процедуре за чување и преузимање информација

Сазнајте о сврси и поступцима у вези са складиштењем и преузимањем података у пословној администрацији.

Фото Симон Абрамс на Унспласх

Овај чланак је за кандидате који раде на њиховој НВК степену 2 или 3 дипломе из пословања и администрације. Ово је јединица нивоа 2 са укупно 3 кредита. Ова јединица се бави складиштењем и проналажењем података за предузеће или организацију у складу са захтевима безбедности и поверљивости. Обрађујем први део исхода учења, који ће помоћи разумевању процеса и поступака за чување и проналажење информација.

Укратко ћемо разговарати о:

Сврха чувања и проналажења потребних информација.
Различите врсте информационих система и њихове особине.
Сврха законских и организационих захтева за безбедност и поверљивост информација.
Сврха потврде података који треба да се чувају и преузимају.
Начини за проверу тачности информација и зашто.
Како пружити информације у договореном формату и временском оквиру.
Врсте информација које се могу избрисати.
Проблеми који се могу појавити са информационим системима и како се са њима поступати.

Овај чланак је извор за оне који раде на постизању НВК нивоа 2 или 3 дипломе из пословања и администрације.

хттпс://пикабаи.цом/ен/бусинесс-ман-хоме-оффице-бусинесс-1176006/

Шта су информације?

Информације се могу дефинисати као чињенице које је неко пружио или сазнао о некоме или нечему или чињенице прикупљене истраживањем или на други начин. Такође се може дефинисати као порука која се преноси на неки начин. Информације се могу евидентирати и преносити и врло су важне јер помажу у исходима и одлукама. Треба бити тачан и благовремено припремљен. Мора бити специфичан и држати се потребе или сврхе (бити релевантан), имати значење и имати смисла што ће помоћи стећи разумевање.

Информације могу бити физичке или електронске и њима треба ефикасно управљати. Управљање информацијама је одговорност организације када се она прикупља, управља, складишти, дели, чува, преузима и доставља.

1.1 Објасните сврху чувања и преузимања потребних информација

Похрањивање информација је поступак у којем се информације депонују или чувају у складишту (ормари, ХДД, меморијска картица итд.), А преузимање информација је поступак прибављања ускладиштених информативних ресурса релевантних за потребе.

Главна сврха чувања било каквих информација је лако проналажење у будућности када је то потребно. Такође је део пословне праксе компаније. Чување докумената мора се обавити у одговарајућем поступку како би се лакше пронашло. У зависности од врсте информација, информације се могу чувати у ватроотпорним ормарићима за штампане копије или тврде дискове или у другим електронским уређајима за чување меких копија.

У зависности од природе компаније или организације или посла, мораће се чувати различите врсте информација. То могу бити тајне повезане са компанијом, изузетно поверљиви фајлови који се односе на компанију или запослене или купце / клијенте. Дакле, датотеке се морају чувати у складу са свим процедурама поверљивости и заштитити у складу са актом о заштити података, јер су то подаци неопходни за пружање квалитетне услуге, а такође и за несметано пословање компаније.

Сврха проналажења информација је пружање квалитетне услуге за праву особу у право време, са свим потребним информацијама у руци. Само ако су подаци ускладиштени на процедурални начин, лако се могу доћи до њих. Информације се могу добити у маркетиншке сврхе, за комуникацију, у сврху праћења, анкета и других истраживања која би организација или предузеће могло спровести. Информације ће се такође дохватити у ситуацијама када би информације могле бити подељене са партнерским компанијама и са полицијом или унутрашњим приходима.

Складиштење и преузимање података игра главну улогу у побољшању перформанси компаније, а то се може догодити било ван мреже или на мрежи иу различитим форматима.

1.2 Опишите различите информационе системе и њихове главне карактеристике

Информациони системи су прикупљање хардверске и софтверске мреже, података и процедура које људи и организације користе за поступак складиштења и преузимања информација. Она се брине за прикупљање података, стварање података, обраду података, дистрибуцију података и њихово преузимање. Помаже у побољшању ефикасности и ефективности организације.

Ранији информациони систем имао је само три типа.

Систем за обраду трансакција: Овај систем је одговоран за обраду свакодневних пословних трансакција. Врсте трансакција се разликују од организације до организације. Помаже у одржавању, додавању, промени и уклањању података. Неки примери су наручивање, наплата, чекови, системи за обрачун зарада, системи резервација, контрола залиха итд. Овај систем користи особље прве линије.
Управљачки информациони систем: Овај систем помаже у извршавању задатака потребних за решавање проблема и доношење одлука. То су системи на нивоу менаџмента и помажу у несметаном раду организације. Помаже у генерисању извештаја неопходних за покретање и праћење нивоа перформанси и нивоа ефикасности, података за рачуноводство и других трансакција. Неки примери су системи управљања продајом, буџетирање, особље, контрола залиха итд. Ове информације морају бити врло тачне и релевантне.
Системи за подршку одлучивању: Овај систем помаже у доношењу дугорочних одлука и користи се за помоћ менаџерима. Овај систем користи интерне и екстерне ресурсе и користи се за анализу постојећих информација и пројектовање ефеката. Помажу у резимеима извештаја, прогноза, графикона итд. Неки примери су логистички системи, модели табела итд.

Недавно је додато неколико других информационих система који јесу

Извршни информациони систем: Овај систем помаже у протоку информација, извештавању и анализи података за организацију. Користе га руководиоци и виши менаџери за предвиђање будућности компаније, а овај систем представља податке како из спољних тако и из унутрашњих ресурса. Помаже у резимеима извештаја и прогноза.
Складиште података: Овај систем помаже у електроничком складиштењу информација, а такође помаже у анализи, проналажењу, дељењу и управљању подацима.
Канцеларијска аутоматизација: Овај систем је информатички систем заснован на рачунару и помаже у стварању, модификовању и састављању информација у дигиталном формату. Они су развијени да би повећали ефикасност канцеларијских радника, административних помоћника, менаџера, професионалаца, секретара и свих који користе рачунар за чување и преузимање информација и података.

1.3 Објасните сврху правних и организационих захтева за безбедност и поверљивост информација

Све информације које се чувају у организацији морају следити поступке безбедности и поверљивости. Сигурност информација и поверљивост је поступак у којем се подаци држе даље од неовлашћеног приступа, откривања, уништавања, употребе или модификације. Односи се и на физичке и на електронске податке. Све организације чувају велику количину поверљивих података о својим запосленима, купцима, статусу компаније, производима, анкетама, финансијама итд. Дакле, приликом руковања тим информацијама мора се водити рачуна да се поштују поступци безбедности и поверљивости, јер ако информације улазе у погрешне руке може довести до озбиљних негативних последица. Такође ће утицати на етику и вођење организације и довешће до предузимања правних радњи.

Такође, приликом прослеђивања информација другим организацијама или појединцима, морају се поштовати поступци поверљивости и заштите података. Поверљиве информације попут датума рођења, података о кредитној и дебитној картици, вероисповести, етничкој припадности, финансијском стању итд. Могу се проследити само особама које имају овлашћење или за које је власник дао сагласност, а такође мора следити законе о поверљивости и прописи.

Важно је осигурати да су сачувани подаци тачни и ажурни.

Јавна домена, путем Пикабаи-а

1.4 Објасните сврху потврде података који се чувају и преузимају

Организације, предузећа и компаније чувају велику количину информација, али од чувања погрешних информација нема користи. Дакле, пре складиштења информација, треба бити опрезан у фази прикупљања или прикупљања података. Треба водити рачуна да су подаци тачни и ажурни. Такође се односи на проналажење података. Као што је претходно речено, преузимање података је наменско и нема користи за преузимање података који су застарели. Дакле, системи се морају стално ажурирати, периодично проверавајући застареле записе у одређеном временском интервалу.

Стога је сврха потврђивања информација које треба чувати или преузимати да се избегну нетачне информације, избегну погрешне информације, спрече грешке, а такође и избегну непотребни трошкови и проблеми који могу настати као резултат погрешних информација. Погрешне информације могу довести до озбиљних исхода. На пример, застарела адреса купца може довести до тога да било каква комуникација послата купцу заврши у рукама погрешне или опасне особе, што може имати катастрофалне ефекте на компанију и купца

1.5 Опишите начине провере тачности података

Тачност информација увек треба проверити, јер нетачне информације могу довести до озбиљних исхода. Информације могу бити повезане са било чим у вези са организацијом. Када су у питању купци, то може бити њихова адреса, телефонски број или неизмирена плаћања, када су у питању запослени, то могу бити њихове процене, плате, опет адреса и бројеви телефона, а за посао то могу бити финансије предузећа, добит, детаље о запосленима и купцима и разне друге информације.

Упозорења се могу поставити на информације о купцима и запосленима како би се осигурало да су контактирани како би се систем ажурирао. Коришћење доброг софтвера у сврхе базе података помоћи ће у тачном одржавању информација. Спољна и унутрашња ревизија су још један начин за ажурирање информација.

1.6 Објасните сврху провере тачности података

Сва предузећа и организације морају да провере да ли су подаци које су сачували тачни. На пример, новац који улази и одлази мора бити тачно евидентиран, у супротном ће изгледати као да компанија није остварила велики профит и може утицати на цене акција компаније, утицати на запослене јер компанија можда неће моћи плаћати запослене и мораће смањити број запослених, зајмодавци се неће сложити да позајмљују новац итд.

Нетачне информације могу имати озбиљне негативне ефекте и могу утицати на финансијско стање и вредности компаније. Тачност информација помоћи ће руководиоцима да унапред планирају будућност и поставе циљеве. Такође ће моћи унапред да планирају недостатке.

1.7 Објасните сврху пружања информација договореном формату и роковима

Информације на захтев морају бити у договореном формату и морају бити представљене или достављене у договореном року. Свака организација имаће стандардни пословни формат за све документе с којима се бави. Такође, када се ради о другим компанијама, постојаће договорени формати о којима ће информације требати бити представљене. Ако информације нису пружене у договореном формату, биће потребно поновно форматирање, што ће искористити додатно време и донеће лошу репутацију организацији.

Веома слично овоме, информације ако нису пружене у исправном формату могу потрајати преформатирањем, чиме се спречава да предузеће иде у корак са временским роковима. Ако информације нису пружене у договореним роковима и стигну након истека рока, неће се користити никаква информација након тога, јер је време већ прошло, или неће бити времена за тумачење информација ако је то било потребно. То неће помоћи у несметаном раду организације. Дакле, као део политика и процедура организација, информације се морају пружити на време у договореном формату.

1.8 Опишите врсте информација које се могу избрисати

Компанија може наставити са прикупљањем / прикупљањем информација током пословања. На пример, ако компанија има евиденцију клијената или купаца, нови купци ће стално долазити и база података ће имати све више информација како компанија расте, а на крају ће имати старе, неискоришћене податке, небитне податке, ван -датирани подаци итд., што ће заузети само нежељени простор за складиштење. Свака компанија ће имати политику која одређује колико дуго подаци треба да се чувају у њиховој бази података или колико дуго физичке датотеке треба да се чувају у канцеларијским ормарима. Након овог времена, нежељене информације могу се избрисати, а нежељене физичке датотеке могу се уништити у складу са процедурама безбедности и поверљивости. Брисање (електронске датотеке) и уситњавање (физичке датотеке) су процеси који се користе за брисање информација.Требало би да се врши периодични преглед забележених информација и да постоје аутоматизовани системи за обележавање евиденција на преглед и да се по потреби бришу.

Када се подаци деле између партнерских компанија или организација, морају се постићи договори о томе колико дуго ће се подаци задржати у њиховој бази података, а затим избрисати након тог временског периода. Све застареле и нетачне информације морају се сигурно избрисати како би се избегле грешке и штетни ефекти.

Опишите проблеме који се могу појавити са информационим системима и како се носити са њима када су потребни

Информациони системи су важна имовина организације. Много је проблема који могу створити проблеме са информационим системима. Електронске информације могу напасти вируси или хакери. Подаци о физичким датотекама могу бити оштећени због пожара или поплаве. Поверљивост могу нарушити људи који немају овлашћење за приступ информацијама. Недостатак комуникације такође може довести до злоупотребе или погрешног складиштења података.

Рачунарски вирус може заразити програме и све информације у рачунару или мрежи. Да би се спречили напади вируса и хакера, потребно је користити одговарајући сигурносни (антивирусни) софтвер и заштитни зид, а системе треба стално надгледати. Размену информација треба избегавати што је више могуће путем Интернета, а ако је потребно, потребно је следити сигурну е-пошту и процедуре комуникације. Е-адресе из непознатих, сумњивих или непоузданих извора треба избрисати. Сумњиви прилози е-поште никада не би требало да се отварају. Треба бити опрезан приликом преузимања датотека са Интернета, преузимајте их само из поузданих извора. Редовно ажурирајте антивирусни софтвер тако да препознаје нове вирусе и бави се њима.

Информације би такође требале бити заштићене лозинком, тако да погрешни / неауторитативни људи неће имати приступ тим информацијама. У случајевима када је потребно копирање података на спољне преносне уређаје, најбоље је да се подаци шифрују. Треба водити рачуна да информације не делите са људима који немају овлашћење за приступ информацијама. Увек је најбоље имати резервну копију свих података, тако да ће у случају било каквих проблема са системима компанија имати резервну копију за рад и не изгубити све драгоцене информације. У случају физичких података, најбоље их је чувати у ватроотпорним ормарима и на сигурним местима која су мање склона природним катастрофама.

Информације морају бити заштићене од корупције и приступ њима мора бити контролисан. Треба водити рачуна о заштити података од неовлашћеног проналажења уношењем одобрених поступака проналажења.

Сретно са студијама

Овај чланак је написан са општом идејом у вези са чувањем и претраживањем информација. Када записујете свој задатак, обавезно припремите одговоре који су релевантни за предузеће или организацију у којој радите. Овај чланак је овде предат како би вам пружио преглед онога што ће се од вас очекивати од папира.

Сретно и надам се да је ово корисно!

Питања и одговори

Питање: Како се подаци тачно евидентирају и чувају на сигуран начин у складу са системским захтевима?

Одговор: Молимо погледајте овај одељак у мом чланку: 1.5 Опишите начине провере тачности података.

Питање: Како објаснити како се подаци тачно евидентирају и чувају на сигуран начин, у складу са системским захтевима?

Одговор: На ваше питање одговорено је у тачкама 1.3 и 1.6. Погледајте доле:

„1.3 Објасните сврху правних и организационих захтева за безбедност и поверљивост информација

Све информације које се чувају у организацији морају следити поступке безбедности и поверљивости. Сигурност информација и поверљивост је поступак у којем се подаци држе даље од неовлашћеног приступа, откривања, уништавања, употребе или модификације. Односи се и на физичке и на електронске податке. Све организације чувају велику количину поверљивих података о својим запосленима, купцима, статусу компаније, производима, анкетама, финансијама итд. Приликом руковања тим информацијама мора се водити рачуна да се поштују поступци безбедности и поверљивости, јер ако информације доспеју у погрешне руке, то би могло довести до озбиљних, негативних последица. Такође ће утицати на етику и вођење организације и довешће до правног поступка.

Док прослеђујете информације другим организацијама или појединцима, морају се поштовати поступци поверљивости и заштите података. Поверљиве информације попут датума рођења, података о кредитној и дебитној картици, вероисповести, етничкој припадности, финансијском стању итд. Могу се проследити само особама које имају овлашћење или за које је власник дао сагласност, а такође мора следити закони и прописи о поверљивости “.

"1.6 Објасните сврху провере тачности података

Сва предузећа и организације морају да провере да ли су подаци које су сачували тачни. На пример, новац који улази и одлази мора бити тачно евидентиран, у супротном, изгледаће као да компанија није остварила велики профит. То може утицати на цене акција компаније и запослених, јер компанија можда неће моћи да плати запослене и мораће да смањи број запослених, а зајмодавци се неће сложити да позајмљују новац итд.

Питање: Зашто компанија мора да повеже свој распоред развоја система са временском скалом потребних информација?

Одговор: Без развојног распореда повезаног са временском скалом, компанија неће моћи да направи план или има идеју како ће завршити пројекат. Без обзира на величину или обим пројекта, распоред је увек кључни део управљања пројектом. Ово говори компанији и тиму када треба обавити сваку активност, шта је већ завршено и редослед у којем ствари треба завршити. На овај начин се визија компаније о пројекту трансформише у временски заснован план.