Нвк ниво 3: израда докумената у пословном окружењу

Прегледајте политике и процедуре повезане са креирањем висококвалитетних пословних докумената.

Фото Схарон МцЦутцхеон на Унспласх-у

Увод у ову јединицу

Ово је опциона јединица групе Б на нивоу 3 са 4 кредита. Кандидати ће имати темељно знање и практичне вештине повезане са сврхом израде висококвалитетних докумената. Морат ће знати који су ресурси доступни у организацији / компанији и како их користити, слиједити све политике и процедуре за израду докумената, ефикасно користити ресурсе и придржавати се спецификација.

1.1 Наведите примере различитих врста докумената који се могу израдити за пословно окружење и објасните различите стилове који се могу користити.

Постоји много различитих врста докумената који се могу израдити у пословном окружењу. То укључује: факс документе, визит карте, меморандуме, дневни ред, записнике, прорачунске табеле, графиконе анализе, листове са подацима, писма, презентације и још много тога. Сви они имају различите намене и употребу;

Визит карте

Они се користе за давање информација купцу о начину контактирања компаније. То могу бити мале карте.

Факс документ

Друга врста документа који се користи у послу је факс документ; Они су врло корисни у послу и најбржи су начин преноса докумената. То су у папирном формату, било у боји или у црно-белој техници.

Дневни ред

Дневни ред вам говори шта ће се догодити. Они помажу људима да се организују тако да тачно знају шта треба да раде и шта ће се догодити. Они су у папирном формату када се носе на састанке и могу се дистрибуирати електронским путем.

Мемос

Дописи се користе за неформалну комуникацију са организацијом и могу бити у папирном или електронском формату.

Минута

Они имају детаље о томе шта се догодило на састанку. Они се могу штампати у папиру за састанке и могу се дистрибуирати електронским путем.

Табеле

Они се могу користити у разне сврхе, од статистичких до аналитичких. Они су у електронским форматима, њима се може управљати у истој књизи или на различитим листовима према потреби.

Графикони анализе

То могу бити графикони или дијаграми који помажу у праћењу статистике учинка. Они су такође у електронском формату и по потреби се могу одштампати на папиру.

Табеле са подацима

Ови листови могу бити у ворд или екцел формату. Они се могу користити за поређење одређених података који се преносе унутар или ван организација, или такође за праћење статистике и перформанси.

Писма

То су документи који се користе за различите врсте комуникација у свим одељењима у различите сврхе. Постоје разне врсте писама, формална, неформална, пословна итд.

Пројекције слајдова

То су ПоверПоинт документи и користе се у демонстрацијске сврхе на састанцима. Они су у електронском формату и по потреби се могу одштампати.

1.2 Дајте примере и објасните различите формате који се користе за текст.

Када сачувате документ, можете да подесите име датотеке и место на којем желите да је сачувате на рачунару.

Можете да промените и формат датотеке. При промени формата мења се дизајн, изглед или фонтови. То је потпуно другачији формат, док садржај остаје исти.

Сваки програм за обраду текста има свој формат складишта. Многе текстуалне датотеке користе обичан текст (.ткт), обогаћени текст (.ртф), као и Мицрософт Ворд (.доц) и сада.доцк. Али постоје могућности за увоз и извоз у Ворд формату.

РТФ датотеке може читати сваки пакет за обраду текста и њихова величина је мања.

ПДФ је још један преносни формат датотеке који се не може уређивати. Међутим, постоји неколико оних за уређивање која омогућавају одређена поља која имају оквире за текст који омогућавају унос података. ПДФ датотеке се могу претворити у реч и форматирати, а затим по потреби вратити у ПДФ. Али ПДФ-ови се увек користе за готове документе који не захтевају даље уређивање. Ако документе шаљете другима који не захтевају или их не треба уређивати, најбоље је да их пошаљете у ПДФ-у.

1.3 Која је сврха и користи израде висококвалитетних и атрактивних докумената?

Документи које припремите за своју организацију су слика или приказ ваше организације. Тако аутоматски ствара утисак на читаоца о стандардима организације и о томе како цени своје купце. Квалитетан документ такође добро стоји на очима читаоца и лак је за праћење и читање.

Квалитетни документи привлаче купце и добављаче, повећавајући тако профит за организацију. Помаже у побољшању различитих поља и повећава креативност у ономе што радите, што ће заузврат привући купце. Уредно произведен документ имаће детаљно објашњење или план или статистику онога што се тражи и помоћи ће у идентификовању, управљању и праћењу ризика. То ће заузврат помоћи организацији да брине и буде одговорно за своје купце.

Такође, квалитет ваших докумената је одраз вас.

2.1 Објасните различите ресурсе потребне за израду висококвалитетних и атрактивних докумената.

Ресурси који ће вам можда требати за израду висококвалитетног и атрактивног документа су

За производњу

1. Квалитетни фотокопир апарат и корисник фотокопир апарата тако да добијете уредан и јасан отисак

2. Квалитетни штампач за квалитетне исписе

3. Скенер, тако да можете скенирати документе у изворном облику.

4. Рачунар за обраду и руковање свим горе наведеним машинама

5. Квалитетан софтвер, тј. Мицрософт Ворд за обраду текста

6. Способна или квалификована дактилографкиња за израду документа тако да документ буде припремљен у потребном формату и распореду

7. Вероватно покривач или повез за тај уредан и завршен изглед

За квалитет

1. Слике како би документи изгледали привлачније и пријатељскије

2. Читљив фонт за читање без икаквих потешкоћа

3. Пристојна величина фонта тако да је свима читљива

4. Једноставан изглед за уредан и угодан изглед.

2.2 На које начине можете користити различите ресурсе за израду висококвалитетних и атрактивних докумената?

Коришћењем висококвалитетних папира, квалитетних ласерских млазних штампача и доброг софтвера за уређивање може се произвести квалитетан и атрактиван документ.

2.3 Опишите различите врсте технологија доступних за унос, форматирање и уређивање текста и њихове главне карактеристике.

Различите технологије доступне за унос, форматирање и уређивање текста су:

• Рачунар са монитором, тастатуром и мишем или лаптоп
• Штампач, скенер
• Софтвер за обраду текста

Уобичајени или стандардни начин уноса текста у рачунар (или је некада била писаћа машина) је путем тастатуре. То може бити бежична или жичана тастатура или додирна табла, у зависности од уређаја који користите. На тастатури корисник притиска одређени тастер за сваки знак коме је потребан унос и он се преноси на софтвер за обраду текста који је доступан, инсталиран или се користи на уређају. Обично је реч о апликацији Мицрософт ворд која се обично користи за обраду текста у већини организација.

Други облик уноса текста је путем скенера. Скенер може скенирати као ЈПЕГ или ПДФ, овисно о потребама. Такође се у неким случајевима скенирани документи могу претворити у реч и унети промене. Постоји софтвер доступан за постизање овога.

Технологија доступна за унос текста

Тастатура (и миш) служе за ручни унос текста. Може бити споро и / или склоно грешкама у зависности од вештине оператора тастатуре. Они су универзално доступни и обично се испоручују са рачунаром.

Документи се скенирају помоћу скенера, а затим се помоћу софтвера за оптичко препознавање знакова могу претворити у текст. Тачност конверзије зависи од квалитета система. Оригинални документ мора бити врло јасан и у одговарајућем фонту. Не могу сви системи да се носе са графиком на оригиналу.

Доступна технологија за форматирање и уређивање текста

Најједноставнији уређивач текста је нотепад. Може се користити само за основно уређивање. не можете се одлучити за превише модних фонтова или формата или уметати знакове. Ово се у основи користи за уређивање и корекцију и не заузима превише простора у меморији, јер је његова величина премала у поређењу са другим процесорима за обраду текста.

Када будете требали модне стилове и распореде, најбољи програм за обраду текста који ће се користити је Мицрософт Ворд. Има низ уграђених карактеристика које омогућавају виши ниво уређивања, корекције и побољшања текста. Има безброј доступних фонтова, распореда, шаблона, функција, боја итд. Због ових предности, величина датотеке је релативно велика у поређењу са бележницом или блоком речи, јер се сви ови детаљи обликовања чувају заједно са знаковима.

Остали софтвер (прорачунска табела, апликације база података) користе се за сортирање текста и осталих података. Они се такође користе у статистичке и аналитичке сврхе.

3.1 Које су предности договора о сврси, садржају, стилу и роковима за израду докумената?

Сви документи

• су написани за одређену публику;
• имају доследну поруку
• у документу треба да имају информације којима је лако приступити, које су јасне, тачне и читљиве;
• Заправо досегните жељену публику.
• Треба да стигне до предвиђене публике на време

Када пишете документе или припремате документе, увек мора постојати сврха. Такође мора постојати одређени изглед или стил документа, у зависности од намене, за документ ће бити и рокови. Дакле, сви ови аспекти морају се узети у обзир и договорити са вашим менаџером или организацијом или тимом, овисно о томе која је политика и процедура. Ово ће одлучити да ли ће документ представљати тачну копију онога што је потребно за организацију и помоћи ће вам да направите документ без грешака и онај који је у складу са захтевима публике коју досегнете. Дакле, планирајући све ово унапред, завршавате припрему документа на време уз минимално губљење времена и грешака.

3.2 Опишите начине организовања садржаја потребног за документе.

Пре него што започнете рад на документу, морате то да сазнате

• Како треба представити документ
• Информације које треба укључити.
• Коме је намењен документ
• Колико документ може бити дуг
• Сврха документа
• Који формати ће бити потребни
• Разрадите груби нацрт
• Изаберите тачан језик (формални / неформални)

Све информације потребне за припрему документа треба безбедно чувати са јасним именима датотека, списком или базом података са ресурсима. Начин на који ће готов документ бити представљен и организован зависиће од тога за шта ће се документ користити, формата и садржаја. Дакле, ово се мора договорити са налогодавцем и редовно ажурирати како би се осигурало да готов производ одговара својој сврси. Поднаслови су корисни тако да је лако пронаћи одређену информацију.

3.3 Опишите начине интеграције и полагања текста и нетекста.

Текст и нетекст могу се лако интегрисати у Мицрософт Оффице Ворд. Мицрософт оффице ворд вам омогућава уметање слика, графикона, исјечака и умотавање текста и помаже вам да заобиђете различите функције како бисте добили тај досљедни формат. Постоји низ различитих карактеристика које се такође могу користити. Такође постоје разне друге канцеларијске апликације које помажу у интегрисању и постављању текста и нетекста, на пример Екцел и ПоверПоинт, помажу у интегрисању текста и нетекста у табеле и слајдове. Која се апликација икада користи, форматирање и други процеси морају бити обављени, имајући у виду како вам треба да изгледа излазни документ.

3.4 Како бисте проверили тачност комплетних докумената, попут правописа и граматике, интерпункције, исправности? Зашто би то учинио?

Већина процесора за обраду текста има провере правописа. Дакле, док куцате било шта у рачунар, стално ће се проверавати правопис. Провере правописа нису потпуно тачне, а ако унесете другу реч уместо потребне, провера правописа неће је идентификовати. Требаће вам речник. Провера правописа неће имати све речи, па ћете увек морати да додате нове речи када вам затребају у речнику. Такође се могу додати речи и имена која више пута користите, али не у речнику, како бисте спречили њихову увек проверу правописа.

По завршетку провјере правописа добро је извршити и провјеру граматике, иако провјеравачи граматике нису толико добри и неће издвојити све граматичке грешке. Дакле, најбоље је да документ прочитате сами једном или два пута, чак и након што су све ове провере обављене, а ако можете, добро је да га прочита друга искусна особа, јер ми увек не видимо све грешке у нашем писаном документу.

Тачност и исправност се проверавају јер су документи слика организације и морају бити на високом нивоу. Читаоцу такође помаже да лако разуме шта покушавате да објасните или представите.

Постоје и дигитална и физичка решења за складиштење докумената.

3.5 Објасните зашто бисте документа чували сигурно и сигурно. Наведите примере како бисте то урадили.

Важни документи, било да се ради о мањим или већим, морају се чувати сигурно и сигурно у складу са политикама и процедурама организација. То може бити дигитално или физичко складиште, у зависности од потреба и узимајући у обзир његову поверљиву природу. Дигитална меморија може бити сервер, погон или флеш дискови организације који су сви заштићени. Физичко складиште могу бити ормари за досијее. У сваком случају су похрањени за будуће референце и стога су важни. Такође се треба придржавати Закона о заштити података.

Датотеке и евиденције треба чувати у складу са прописима како би се осигурала сигурност поменуте документације / података и од виталног је значаја за несметано пословање предузећа. Информације морају бити безбедно ускладиштене како се не би могле открити трећим лицима без одговарајућих дозвола. Важно је јер се сви подаци који нису сигурни могу ширити по целом Интернету. Обавезно сачувајте свој рад и правилно га заштитите.

Такође, увек треба да сачувате промене на документу, цртежу или табели на којој радите што је чешће могуће - у случају нестанка струје или пада рачунара.

Већина предузећа се данас ослања на електронске податке и зато је најбоље имати добро решење за резервне копије. Наша организација прави резервне копије података сваке вечери на свом серверу и могуће на спољним медијима кад год је то потребно како би се избегао губитак података у неизбежним падовима.

3.6 Која је сврха поверљивости и заштите података приликом припреме докумената?

Објављивање личних података може довести до озбиљних последица. Вероватно не постоји важнији аспект било ког посла од заштите података и поверљивости. Помаже у спашавању компаније, њених вредности и поверења купаца.

3.7 Која је сврха и користи поштовања рокова?

Важно је испоштовати рокове јер то штеди време, новац и ресурсе и увек желимо да будемо испред својих конкурената.

Сврха и користи поштовања рокова су уштеда на финансијским стварима попут смањења трошкова и уштеда драгоценог времена. Ако се рокови не испоштују, трошите више новца на посао који чека на завршетак и то утиче на укупан промет, а тиме драстично утиче на ваш буџет.

Непридржавање рока индиректно утиче и на друга међусобно повезана одељења. Примери могу бити одељење за финансије, одељење за зараде и рачуноводство, а сигурно и сва остала одељења која су повезана. Тада то утиче на укупан приход или добит организације, што ће заузврат утицати на зараде запослених, раст зарада и бонусе.