Прогресивна разрада успеха пројекта

Прогресивна разрада - корак по корак градите успех пројекта

Многи људи се плаше стварања доброг пројектног плана - мисле да то предуго траје. Институт за управљање пројектима (ПМИ) има решење под називом Прогресивна елаборација. То је феноменалан термин за израду доброг дизајна корак по корак док не постигнемо сјајне резултате.

Прогресивна елаборација

Жалба коју често примам од људи које тренирам у управљању пројектима је да предуго треба проћи да би се пројекат дефинисао довољно прецизно да би се спречила катастрофа пројекта. Они су забринути да ћемо планирати заувек и никада нећемо обавити било какав посао. То је стварна брига, а анализом то називам парализом . Али изврсно планирање и дизајн не морају анализом довести до парализе.

Разумевање три кључне тачке откључаће идеју - и вредност - квалитетног дизајна прогресивном разрадом.

• Прецизност није исто што и детаљ.
• Исправити први пут је јефтиније.
• Не морамо да дизајнирамо све одједном, унапред.

Читајте даље да бисте сазнали више.

Прецизност није исто што и детаљ

Кључ прогресивне разраде је да можемо започети на врло високом нивоу, са општом сликом онога што желимо. Тада можемо да наставимо са пројектом и да се крећемо према финијим и финијим детаљима. На тај начин започињемо с радом рано и настављамо радити како развијамо свој дизајн. Ово спречава парализу анализом.

Да бисмо то добро урадили, морамо бити врло јасни: Изјава или дизајн опсега на високом нивоу можда неће бити детаљни, али ипак мора бити прецизан. Може бити кратко и једноставно, али мора бити без сваке неодређености.

Студија случаја: Побољшања веб страница за повећање стопе конверзије

У овом случају, типично за мој консултантски рад, гледамо компанију која има добру маркетиншку и рекламну кампању - многи људи долазе на њихове веб странице. А истраживање тржишта показује да су људи који долазе на своје циљно тржиште. Такође, имају добру, стабилну линију производа - нема потребе да тамо мењате ствари. Али, након што људи дођу на сајт, многи не купују. Морамо повећати стопу конверзије, која се назива и стопом затварања. Шта може да се уради?

Постепено разрадимо обим овог пројекта:

• Изјава о делокругу извршног нивоа: На веб локацији ће се извршити промене ради повећања стопе конверзије, односно процента људи који стварно нешто купе од оних који стигну на локацију. Једном када повећамо ту стопу, желимо да задржимо нову стопу. Изузимање из обима: Неће доћи до промена у маркетингу или нашој линији производа. Они се добро одјављују.
• Мерење извршног нивоа: То би укључивало тренутну стопу конверзије, студије индустријских стандардних стопа конверзије, постављање циљева за нову стопу конверзије до одређеног датума.
• Изјава о опсегу управљања: Промене на веб локацији морају да повећају стопу конверзије без ометања времена рада, продуктивности или корпе за куповину и финансијског управљања. Промене и њихове последице морају бити следљиве, тако да научимо шта задржати, шта бацити и шта побољшавати.
• Приступ менаџмента: Менаџмент бира одређене производе за експериментисање. Успешни експерименти биће поновљени на све одговарајуће производе.
• Техничка питања: Истражујемо доле наведене детаље.
• Технички приступ: Дизајнирамо експерименте, тестирајући различите опције како бисмо их упоредили и видели шта функционише.

Ових шест корака прогресивно разрађује дизајн пројекта. Сваки ниво размишљања пружа више детаља - више разраде - како напредујемо у дизајнирању и примени нових веб страница.

Имајте на уму да постоје најмање три различита тима људи - вероватно четворо, ако имамо и техничке маркетиншке стручњаке и техничке програмере. Сваки тим се укључује када је потребно и додаје детаље од суштинског значаја за успех.

Додатна разрада: Уроните у маркетиншке детаље

Ево делимичне листе техничких детаља маркетинга (а не веб дизајна) на којима ће пројекат радити како би повећао стопу конверзије.

• Мање кликова за затварање. Студије показују да што више кликова између доласка на страницу и закључења уговора, више људи напушта страницу. Тако се странице могу поједноставити да би се повећала стопа конверзије.
• Стварање осећаја хитности. Ако производ изгледа као да ће се појавити касније, људи често одлажу куповину - и тада се више не враћају. Технички маркетиншки тим ће се можда морати вратити директорима и питати да ли су краткорочне дисконтне продаје прихватљив начин за повећање стопе затварања.
• Елиминишите конфузију. Детаљна упутства и пуно правног језика ће смањити стопу затварања.
• Директне одредишне странице. Огласи би требало да иду директно на одредишне странице које су продајне странице за рекламирану ставку.
• Добродошли купци назад. Користећи колачиће, пријаву за купца или обоје, можемо повратити купце који се враћају тамо где највише желе да иду. Такође можемо да проверимо код извршног директора о чувању кредитних картица у евиденцији како бисмо поједноставили будуће куповине.

Као што видите, ни на једну од ових идеја не треба размишљати на почетку. Извршни ниво поставља циљ, руководство води смер, а затим технички тимови прогресивно разрађују како ће промене постићи циљ.

Уметници су се увек користили прогресивном разрадом

Ово је рана скица, на којој уметник, поред приказивања пуне фигуре, додаје две резервне главе и цилиндар. У „Портрету Едоуарда Манета како седи на столици“ Дегас разрађује своје идеје не бринући се о стварању завршног дела.

Едгар Дегас, Музеј Лувр, Париз (Публиц Домаин) преко Викимедиа Цоммонс

Овде је у овој скици црном кредом концепт потпуније разрађен као „Студија за портрет Едоуарда Манета“. Разрада напредује.

Едгард Дегас, Метрополитан Мусеум оф Нев Иорк (Публиц Домаин) преко Викимедиа Цоммонс

Овај комплетни "Изрезан 'портрет Едоуарда Манета, Етиде", седи, окренут лево, богат је, снажан резултат Дегасове прогресивне обраде његове теме.

Едгар Дегас, Бостонска јавна библиотека (Публиц Домаин), преко Викимедиа Цоммонс

Исправљање први пут је јефтиније

За било који пројекат постоје само три избора у погледу квалитета и резултата:

• Најјефтинији избор је да се ствари правилно дефинишу први пут.
• Друга опција је погрешно схватити, а затим поправити током пројекта.
• Трећа опција је погрешно схватање и доношење лоших резултата.

Дакле, све у свему, на почетку је боље бити јасан и прецизан. Колико боље? Резултати студија током последњих 40 година показали су да постоји однос између трошкова спречавања грешке; трошкови исправљања грешке током пројекта; и трошкови чишћења нереда након пројекта. А минимални однос је 1: 10: 100. Дакле, грешка која се може спречити додатним сатом планирања од 100 УСД на сат, трајаће десет сати пројектног времена и 1000 УСД да се поправи током пројекта, а потребно је 100 сати и 10 000 УСД ако морамо извршити опозив након завршетка пројекта. А односи много већи од 1: 10: 100 пронађени су ако користимо најбоље праксе у управљању квалитетом како бисмо од самог почетка дизајнирали без грешака.

Лекција: Прогресивна разрада - развијање више детаља како напредујемо - увек има смисла. Неуредан посао никад нема смисла.

Не морамо то радити одједном

Радимо добар, јасан посао на сваком кораку. Истовремено, не морамо дефинисати читав пројекат одједном или дефинисати све детаље на почетку. Уместо тога, можемо радити у фазама. У свакој фази смо јасни и тачни, али детаљнијим постајемо у току. Ово се назива прогресивна елаборација. Ако то добро урадите укључује:

• Почевши од опште слике и улазећи у детаље.
• Будите јасни на сваком састанку, записујте резултате и потврђујте их.
• Праћење колико смо дефинисали, а колико још није дефинисано.
• Довођење правих људи на сваки састанак. Вероватније је да ће рани састанци бити са руководиоцима и руководиоцима вишег нивоа. А ми пројект менаџери ћемо вероватно бити на свим састанцима. Док тежимо откривању детаља процеса, тока посла и интерфејса, радимо више са радницима. И како састанци постају све техничкији, треба нам више техничких људи (попут програмера и инжењера) који су укључени у пројектну страну.
• Настављамо док се не дефинишу сви детаљи сваке карактеристике производа или услуге коју креирамо или побољшавамо. Међутим, можда имамо пуно написаних програма или развијених производа док настављамо са детаљима других делова.

Прогресивна разрада пројеката који решавају проблеме

Пројекти који решавају проблеме су посебан случај где је прогресивна разрада нарочито корисна.

Проблем је нешто што се појавило што спречава компанију или производну линију да раде онако како је некада радила. Дакле, циљ је већ јасан: Нека ова д ** мн * д ствар ради! Укључивање извршне власти је минимално, а менаџери немају много посла осим да пруже подршку. У ствари, пошто менаџери већ знају шта је „ствар“ и како треба да функционише, „Покрени ову д ** мн * д ствар!“ је потпуна и прецизна изјава извршног домета на високом нивоу.

Студија случаја: Кашњење лансирања свемирског шатла Атлантис из 2006. године

Добар пример ове врсте пројеката догодио се 2006. године, када су се проблеми у десетогодишњем мерачу горива којим се мерила количина водоника у резервоарима за гориво на Спаце Схуттле-у Атлантис појавили на фритз-у. Мерач је постао непоуздан, понекад је показивао да је резервоар празан кад је био пун, а проблем је био испрекидан.

Изјава о опсегу извршног нивоа била би јасна: Поправите показивач горива да бисмо могли да летимо шатлом!

Међутим, док истражујемо ниво по ниво, користећи прогресивну разраду, проналазимо четири техничка питања која све теже решавају проблем:

• Одлука управе: Ако знамо да је мерач неисправан, можемо ли га једноставно искључити, ослонити се на друге мерне уређаје и свеједно летјети. О овоме се водило пуно расправа. Али коначно је одлучено да основна безбедносна карактеристика, главни мотор искључен (МЕЦО) не би био поуздан без овог мерача. Дакле, одлука управе била је да је мерач морао бити фиксиран.
• Техничко питање: Проблем је био испрекидан. Према томе, било који положен тест није био доказ да мерач ради и да шатл може безбедно да лети. Требало је пронаћи одређени проблем како бисмо били сигурни да је решен.
• Детаљно техничко питање: Мерач није био једноставан уређај. Укључивало је много различитих компонената и електричних конектора између њих. Неки од њих били су закопани дубоко у ожичењу шатла. Само лоцирање свих компонената и чишћење њихових конектора био је велики посао. Више пута инжењери су мислили да су решили проблем, али мерач није био чист.
• Врло детаљно техничко питање: Планови дизајна за Спаце Схуттле можда се нису у потпуности подударали са Атлантисом какав је изграђен. Делови су надограђени и замењени. Један инжењер је известио да је проналазак свих делова мерача била истраживачка мисија, да су још увек сазнали како је функционисао Спаце Схуттле!

Ово илуструје како се врло једноставна извршна директива мора поступно разрађивати до финих и финијих нивоа детаља како би се осигурао успех. Међутим, ова разрада не мора да се догоди као део планирања. Како је достигнута свака компонента показивача горива, могла се очистити, тестирати и документовати. То је оно што се подразумева под прогресивном разрадом пројекта који решава проблем.

Прогресивна разрада није само за опсег

Иако се овај чланак фокусира на прогресивну разраду у развоју дефиниције обима и структуре рашчлањивања рада (ВБС), концепт прогресивне разраде је шири од тога. У ствари, може се применити на свих девет области управљања пројектом. Ево неколико примера:

Прогресивна разрада плана комуникације пројекта

Прва верзија плана комуникације пројекта може бити само листа контаката чланова тима и купаца пројекта. То елаборирамо:

• Идентификовање свих учесника у пројекту и њихово додавање на листу
• Одлучивање о начину комуникације са свим заинтересованим странама
• Одлучивање о начину укључивања гласа купца у пројекат

Разрада управљања ризиком у пројекту

Формални кораци управљања пројектним ризиком прогресивно разрађују нашу дефиницију пројектног ризика - шта би могло поћи по злу - и наш одговор кроз:

• Идентификација ризика, где правимо почетну листу ризика.
• Анализа ризика, где процењујемо ризике и дајемо им приоритет
• Планирање одговора на ризик, где одлучујемо шта ћемо предузети да бисмо спречили ризичне догађаје и шта урадити ако се догоде
• Надгледање и контрола ризика, где пазимо на ризике, тражимо нове ризике и бавимо се њима како се догоде.

Из ових примера можете видети да је прогресивна разрада стандардна пракса за свих девет области управљања пројектима.

Прогресивна разрада и животни циклуси пројеката

Прогресивна разрада може се различито применити на различитим пројектима. При одабиру начина поступне разраде кључно је повезати разраду детаља са животним циклусом пројекта који користите.

Прогресивна разрада у класичном водопаду

У класичном водопаду или животном циклусу развоја система (СДЛЦ) све планирање претходи извршењу. Стога се прогресивна разрада обима одвија у фазама планирања.

Прогресивна разрада са брзим праћењем

Ако је класични водопад модификован тако да омогућава брзо праћење, онда је цео производ подељен на модуле. Како је планирање завршено за сваки модул, развој тог модула може ићи даље, док се други још планирају. У овом животном циклусу неки модули се разрађују брже од других.

Истовремено управљање пројектима

Истовремено управљање пројектима развио је Хевлетт-Пацкард и сада се широко користи у аутомобилској индустрији. Окупљањем свих различитих стручњака на почетку, животни циклус пројекта (рецимо за представљање новог концепт аутомобила на тржишту) може се смањити са пет година на 18 месеци! У истовременом управљању пројектима, прогресивна разрада се врши рано и брзо од стране вишефункционалних тимова.

Развој софтвера без икаквих недостатака

Метода софтверског развоја без икаквих недостатака фокусира се на прецизност како би се спречило да грешке уђу у код. Рана разрада дизајна, праћена раном разрадом самог кода, са вишеструким прегледима, ставља више очију на проблем, стварајући најквалитетнији софтвер уз најнижу цену. Улажењем 80% напора у добар дизајн, тестирање и отклањање грешака, који су скупи, драстично се смањују.

Спирални модел

Спирални модел био је претеча агилног развоја. Ставља карактеристике по распореду и, ако функција касни, спиралом се пребацује на каснији циклус. свака карактеристика се разрађује како се дизајнира, а затим поново, у следећем циклусу, када се развија.

ЈАД и РАД

ЈАД, заједнички развој апликација и РАД, брзи развој апликација, нису стварне алтернативе животног циклуса. Уместо тога, то су технике изазивања захтева које утичу на животни циклус. Стављање дизајнера и програмера у непосредну близину њихових клијената, корисника апликације, убрзава развој. Чести састанци омогућавају брзу прогресивну разраду. А овај приступ је кључна компонента агилног развоја.

Прогресивна елаборација у агилном развоју

Агиле Девелопмент, такође назван Агиле Программинг, најновији је приступ животном циклусу пројекта и посебно добро функционише са данашњим објектно оријентисаним кодом и платформама за веб развој. Програмери блиско сарађују са купцем, често боравећи стално у сваком корисничком одељењу. Коришћењем прототипова и брзом модификацијом апликација, дизајн се спаја са развојем. Прогресивна разрада је сталан процес током целог пројекта.

Шта мислите о прогресивној елаборацији?

Прогресивна разрада покреће пројекат

Дакле, последња лекција је следећа: Какву год врсту пројекта радимо и који год животни циклус и друге методологије одабрали, не планирамо, а затим идемо. Прогресивном разрадом планирамо и идемо и настављамо да планирамо како идемо.