Управљање пројектима: надзор и управљање људима

Слика Герда Алтманна са Пикабаи-а

Праћење и контрола

Сврха спровођења или извршавања пројектног плана је постизање очекиваних резултата.

Као менаџер пројекта, у тренутку примене морате да се суочите са било којим проблемом у тренутку када знате за њега. Најбољи начин да се приступи решавању проблема је радујући се ономе што се може учинити, а не уназадујући оно што је могло бити учињено да се то осујети. Морате препознати и разумети проблем ако желите да пронађете најбоље решење.

Управљање људима и контрола су два кључна дела у управљању пројектом у фази имплементације. Они су међусобно повезани; проблем у једном од њих може створити или довести до проблема у другом.

Ви управљате начином на који се пројекат спроводи надгледањем, прегледом и поновним планирањем. Такође морате управљати људима и процедурама.

Мониторинг

Надзор значи надгледање активности које су у току како би се осигурало да су у току и према распореду како би се постигао општи циљ учинка. Циљеви дефинишу шта се треба постићи, када и како ће се то урадити.

Реализацију пројектног плана надгледате коришћењем алата за редовно прикупљање информација о напретку.

Успостављате методе управљања променљивим на пожељан начин. Ове методе се називају механизми праћења. Да би се ово догодило, морате описати:

• Врсте информација које су потребне.
• Количина и детаљи потребних информација.
• Формална и неформална метода за добијање информација као што су посматрање, разговор са стручњацима за тему, састанци и извештаји.
• Достављање информација, било да ће бити усмено или писмено, лицем у лице, телефоном, поштом, е-поштом или на виртуелном састанку.

Прегледање

Напредак мерите упоређивањем информација о напретку са планом у вези са три ограничења квалитета, распореда и трошкова:

• Квалитет завршеног посла.
• Датум завршетка.
• Трошкови рада.

Једном када успоставите добре системе за надзор и добијете редовне информације, можете мерити напредак пројекта у односу на време, трошкове и квалитет посла који треба обавити.

Већина софтверских пакета омогућава вам да мерите напредак памтећи „основне“ информације, односно информације на почетној тачки. Једном када унесете нове податке, рачунар ће их приказати у односу на основни план, тако да можете упоређивати и анализирати напредак.

Репланирање - планирајте поново или на другачији начин

Морате да извршите поновно планирање када поступак прегледа покаже неусаглашеност између планираних и стварних завршетака у било ком тренутку или када се циљеви пројекта промене.

Било који проблем у фази извршења испитујете са људске и техничке стране јер они утичу једни на друге. Корисно је проблем решити на брзину, јер се и једноставан проблем може погоршати и угрозити успешан завршетак целог пројекта.

Желите да избегнете усвајање високо ризичног решења проблема ако нема резервну копију у случају да нешто пође по злу, јер ће то угрозити извршење пројекта.

Приликом поновног планирања, главни циљ пројекта бисте променили само као последњу опцију. Када променимо главни циљ, могли бисмо бити доведени до нечега што се назива „пузање опсега“, што се сматра штетним.

Опсег пројекта је заједничко разумевање међу заинтересованим странама о томе шта иде у пројекат и шта дефинише његов успех. Опсег су добро дефинисане карактеристике и функције производа или рад потребан за завршетак пројекта.

Пузање опсега подразумева сталне или помамне промене у главном циљу било када након почетка пројекта. То се може догодити када опсег није дефинисан, документован или контролисан на одговарајући начин.

Сваку промену обима морате упутити спонзору пројекта који мора прво да је одобри.

Процес праћења, прегледа и поновног планирања трајаће током трајања пројекта.

Репланирање је потребно када пројекат очигледно не постиже своје циљеве или ако су се циљеви променили. Ово је ситуација када морате да користите сценарије шта ако (погледајте моје принципе управљања пројектима, члан 2 од 3) о задацима и активностима које тек треба обавити.

Управљање људима

Ви сте као менаџер пројекта одговорни за пројекат. Прихватате одговорност за свакодневно вођење пројекта, као и руковање својим тимом и решавање несугласица.

Ако се појави проблем, избегавајте искушење да потражите жртвеног јарца јер би то могло одложити проналажење решења. Као опште правило, боље је преговарати него суочавати се када се суочите са проблемом.

Тим ефикасно водите када разјасните улогу и одговорности сваког члана тима, разјасните ниво ауторитета и одговорности, поставите реална очекивања, пружите подршку члановима тима и доносите одлуке које су реалне.

Ефикасно мотивишете чланове свог тима када их укључујете у доношење одлука, делегирате без микро-управљања, постављате реалне личне циљеве за тим и за сваког члана тима и награђујете доприносе.

Преговарате распитујући се тражећи природу конкурентских захтева, знајући да су ти захтеви валидни, разговарајући о решењима са тимом, представљајући предности и слабости алтернативних решења, објашњавајући зашто и како је усвојен поступак за решавање ситуације и разумевање непогрешиво глобални циљ пројекта.

Повезујете се стварањем комуникационих и надзорних система, управљањем протоком информација унутар тима, дељењем информација са тимом, спонзором пројекта и свим заинтересованим странама, тражењем повратних информација о целокупној комуникацији и укључивањем тима у доношење одлука да повећају своју мотивацију за поседују свој рад.

Лични акциони план

Управљање пројектима не мора бити велико. Није ограничен на велике пројекте као што је изградња нове железничке станице или побољшање постојеће.

Неке информације представљене у моја три чланка о принципима управљања пројектом можете користити за израду личног акционог плана. Можете, на пример, да се одлучите за три области у вашем животу за која мислите да би им донело користи од неког побољшања.

Запишите своје циљеве на начин који вам је јасан, поставите себи реалне распореде и једноставне, али ефикасне поступке за надгледање и прегледајте свој напредак.

Волео бих да чујем од вас о личном пројекту који намеравате да предузмете и на који бисте могли да примените неке информације дане у моја три чланка.

Управљање пројектима: дефинисање циљева

• Управљање пројектима: дефинисање циљева

  Пракса управљања пројектима је добро успостављена. Распрострањен је асортиман у разним индустријама. Неколико предузећа и организација у областима као што су маркетинг, финансије, развој производа, потрошачке услуге и влада сада се пријављују

Управљање пројектима: планирање

• Управљање пројектима: Планирање

  Планирање је важно како би се пронашао најбољи пут деловања, разјаснило шта треба учинити, проверити оно што је изван нашег подручја стручности и знало како се делегирају и постављају радови за друге.

Како сам постао сертификовани сарадник у управљању пројектима

• Како сам постао сертификовани сарадник у управљању пројектима,

  препознајте се доживотним учењем