Технике процене времена и трошкова управљања пројектом: преглед

Слика 1: Процена времена и трошкова у вези са планирањем пројеката

Иницијално планирање омогућава рану процену, док детаљније планирање омогућава прецизније процене.

Сид Кемп

Потреба за проценом времена и трошкова пројекта

У послу је сврха већине пројеката зарађивање новца. То захтева да пројекат или заради више или уштеди више него што кошта пројекат. Пројекат кошта новац док се не заврши и почиње да побољшава дно компаније тек након што се заврши. Такође, сваке године предузеће има само толико новца који може потрошити на пројекте. Дакле, чак и пре него што пројекат започне, руководиоци желе одговоре на четири питања:

• Колико ће коштати пројекат?
• Да ли смо сигурни да нећемо потрошити буџет?
• Колико ће трајати пројекат и када ће бити урађен?
• Да ли смо сигурни да нећемо каснити?

То су врло разумна питања. Исте ствари питамо и када возимо аутомобил на поправак или поправимо клима уређај. Ипак, више од половине свих пројеката - чак и оних којима се добро управља - касне или прелазе буџет. Дакле, одговор на ова питања са проценама на које се можемо ослонити и којима се можемо посветити је велики изазов.

У свету управљања пројектима, руководиоце који улажу новац и организациони напор према пројекту називамо спонзорима пројекта, а њихова посвећеност је пресудна за наш успех као пројект менаџера. Ако се не укључе у пројекат, остану посвећени до краја, испоруче неопходне ресурсе и уклоне препреке на путу, наш пројекат неће успети. А њихов захтев за процену времена и трошкова је, из њихове перспективе, потпуно разуман.

Такође је врло тешко, понекад и немогуће, пружити. По дефиницији, пројекат је „јединствени подухват предузет за стварање јединственог производа или услуге“ (ПМИ Лекицон). Ако је сваки пројекат јединствен и никада раније није рађен, како ћемо онда знати колико ће коштати његово извршење? Како да знамо колико ће то трајати? Како да направимо процену трошкова непознатог? И како можемо бити сигурни да смо у праву? Ако не будемо у праву, изгледаћемо лоше када потрошимо буџет или каснимо, или обоје.

То су права питања и они имају стварне одговоре. Научио сам преко 3.500 пројектних менаџера како да планирају пројекте, процењују трошкове и време и испоручују се на време и у оквиру буџета. Написао сам три различите књиге о управљању пројектима са техникама процене времена и трошкова. А од својих клијената и ученика видео сам све, од изврсних процена до долара које могу победити на конкурентним понудама, до система управљања који чине добру процену немогућим. Али добре процене су могуће. И стичемо пуно ауторитета који нам олакшава посао када као менаџери пројеката добро процењујемо своје пројекте.

У овом чланку ћете научити како ми као руководиоци пројеката можемо створити тачне и поуздане процене. Научићете: шта треба да имамо да бисмо направили процену; које врсте процена су могуће; и основне поступке за припрему сваке врсте процене. Детаљна упутства за технике процене су превелика да би се уклопила у овај чланак. Али знаћете назив праве технике процене и како да је користите. И имаћете пример који ћете следити. Одатле то вероватно можете и сами. Ако не, можете лако пронаћи детаљна упутства у уџбенику за управљање пројектима или у ПМБОК-у, Водичу Института за управљање пројектима кроз тело знања о управљању пројектима.

Овај чланак вам показује како да направите најбоље процене времена и трошкова које можете, како на почетку пројекта, тако и касније, када је планирање скоро завршено, као што је приказано на слици # 1.

Рачунар који ради све време

Један од мојих клијената пружао је рачунарске системе владиним агенцијама. Пре него што сам сарађивао са њима, агенција је тражила рачунар за њихов систем е-поште који би „радио све време“. Менаџер пројекта је трчао с тим и купио рачунар од милион долара који би радио 24 сата дневно, 7 дана у недељи, са двоструком аутоматском резервном копијом свега. Када је рекао клијенту, били су шокирани. "Али отворени смо само 16 сати дневно. Не треба нам да би радио целу ноћ. А сигурно га нећемо платити!"

Компанија је заглавила рачунар од милион долара који клијент није желео. А стварно решење коштало је много мање од половине онога што је руководилац пројекта претпоставио да ће бити потребно.

Лекција: Не правите претпоставке и не претпостављајте да разумете шта ваш клијент мисли када користи одређени језик. Проверите сваки детаљ на јасан, дефинисан начин.

Предуслови: Шта морате имати пре израде процене времена и трошкова

Замислите да вам је дошао пријатељ и рекао: "Колико ће ме коштати куповина новог аутомобила?" Не постоји начин да одговорите на то питање а да не поставите питање: "Какав аутомобил желите?" А шта ако он одговори, "Ох, не знам ништа о аутомобилима. Само ми набави аутомобил који ће радити за мене. Колико ће то коштати?"

У тој ситуацији не можемо проценити трошкове аутомобила. Морамо да радимо са нашим пријатељем, постављајући питања попут „Колико је велика ваша породица?“ „Возите ли се на посао? и "Шта волите да радите на одмору?" Ако наш пријатељ кроз све ово сарађује са нама, а ми знамо аутомобиле, вероватно можемо да му одаберемо добар аутомобил, а затим да му кажемо колико кошта. Али ако наш пријатељ каже: "Немам времена да одговорим на сва ваша питања! Само ми реците колико кошта аутомобил!" онда смо се вратили нигде. Или, кажемо отприлике, између 12.500 УСД ако желите Хиундаи и 85.000 УСД ако желите Цадиллац. То је истинит одговор, али не баш користан.

Као пројектни менаџери, стално се налазимо у овој ситуацији. На пример, клијент можда жели нову веб страницу. Али он заправо не зна шта је добра веб локација за његово пословање. Само зна да његова садашња не ради. Знамо да веб локација може коштати између 1.200 и 15.000 УСД, а може потрајати између две недеље и четири месеца, у зависности од тога које су функције потребне за одређено пословање. Али, док не сазнамо његов посао, не можемо направити процену времена или трошкова.

Суштина је следећа: Пре него што можемо припремити тачно време или процену трошкова, морамо са клијентом да дефинишемо обим пројекта. У случају да је појам „делокруг“ непознат, то значи „оно што правимо“. Дефиниција пуног опсега јасна је изјава о томе шта радимо радећи овај пројекат. Да бисте сазнали више о овоме, погледајте чланак Како израдити план управљања пројектом.

Поред јасне изјаве о опсегу, потребне су нам још три ствари:

• Морамо елиминисати неизговорене претпоставке. На пример, наш пријатељ је тражио „нови“ аутомобил. Да ли је мислио на потпуно нови, овогодишњи модел, или је мислио „нов за мене“, а куповина половног аутомобила би била сасвим у реду. Не знамо док не питамо. Погледајте бочну траку о „Рачунару који стално ради“ за стварни случај катастрофе процене трошкова пројекта попут ове.
• Морамо одлучити како ће се пројекат радити и од клијента добити договор о основном приступу. Не треба да знамо све детаље. Али морамо знати општи приступ. На пример, ако је наш пројекат успостављање објекта за склапање, желећемо да знамо да ли купац очекује да ће га ускоро прерасти. Ако је то случај, онда је изнајмљивање имовине, уместо куповине или дугорочног закупа, вероватно најбоља идеја. А трошкови пројекта који укључује изнајмљивање имовине потпуно се разликују од трошкова пројекта који укључује куповину или закуп зграде.
• Морамо знати тренутну ситуацију. Ако клијент жели нову веб страницу, тада морамо знати све о њеној старој веб локацији, и шта функционише, а шта не. Такође морамо знати о њиховим штампаним маркетиншким материјалима, описима производа и сликама њихових производа. Израда веб странице из тренутног каталога кошта много мање од израде веб странице од нуле, где морамо да се договоримо да добијемо фотографије и описе за десетине пројеката.

Постоји прича која илуструје ову последњу поенту. Једном је постојао пројекат исушивања мочваре. Извршни директор округа питао је, "колико ће коштати исушивање ове мочваре?" Менаџер пројекта је одговорио, „зависи од тога колико је алигатора тамо“. "Па, како да знамо колико је алигатора тамо?" „Ми исушујемо мочвару, и видимо колико их је понестало.

Ово је велики проблем са проценом времена и трошкова. Морамо да планирамо довољно да бисмо знали шта купац заиста жели и да урадимо довољно посла на пројекту да откријемо шта се стварно догађа, пре него што можемо да направимо тачну процену трошкова. Али, руководиоци често желе тачну процену трошкова пре него што је пројекат уопште започет.

Још једна ствар ће вам требати и о томе сам написао чланак: Разумевање кључних фактора добре процене времена, трошкова или било чега другог.

Сад кад смо решили проблем, погледајмо нека решења.

Наша студија случаја: Једноставна процена трошкова веб локације

Количина посла која је потребна да би се направила добра процена трошкова зависи од величине пројекта који радите, као и од тога колико сте ви и тим упознати са пројектним радом. Овде описане технике процене могу вам дати добру процену трошкова пројекта за неколико сати за пројекат који кошта мање од 10.000 УСД. Исте технике, примењене за неколико недеља, могу проценити пројекте који коштају око 100.000 америчких долара. А исте технике, пажљиво примењене са пуно истраживања, могу се користити за процену пројеката који ће коштати милионе долара. Али то ће потрајати месецима рада, а мноштво другог корисног планирања пројеката ући ће у процену трошкова и времена.

Будући да смо се фокусирали на технике, радићемо на врло једноставном, малом пројекту: Прва веб локација за нову стартуп компанију, која укључује 40 страница текста и графике, и колица за куповину са око 200 производа. Каталог штампе са свим сликама и описима производа је већ урађен. Али компанији се не свиђа изглед каталога и потребна су јој нова уметничка дела и дизајн концепта за веб локацију, које ће такође користити за будући маркетинг штампе.

Табела # 1: Укупни износи ране процене

Компонента пројекта	Ниска	Средње	Хигх
Хостинг (прва година)	300 долара	360 долара	396 долара
Графика	2.500 долара	3.500 долара	5.000 долара
Веб странице	1.824 долара	2.280 долара	3.420 долара
Предмети из каталога	1.920 долара	2.400 долара	3.600 долара
Уживо	300 долара	500 долара	600 долара
Укупно	6.844 долара	9.040 долара	13.016 долара

Технике ране процене трошкова и времена

Као што смо већ рекли, најранија процена трошкова мора уследити након што се јасно дефинише обим пројекта, договори се о приступу пројекту и разјасне претпоставке. Када се то уради, али још увек немамо корак по корак план за обављање свих послова, можемо да направимо рану процену трошкова. Рана процена трошкова се назива Процена трошкова реда величине од стране Института за управљање пројектима. Када га креирамо, пружамо опсег у којем смо готово сигурни да ће трошкови пројекта пасти. Али то је прилично велик распон. Доњи крај је 50% наше процене, а горњи је дупло већи од наше процене. Дакле, ако мислимо да ће пројекат коштати 100.000 америчких долара, можемо са сигурношћу рећи да ће пројекат коштати између 50.000 и 100.000 америчких долара.

Представљање процена реда величине

Када доставимо процену са тако великим опсегом, спонзори пројекта ће вероватно постати балистички. Већина спонзора пројеката жели и треба много прецизнију процену много раније него што је могуће. Потребно је образовање према горе, односно подучавање наших шефова ономе што је реално, како би им помогли да схвате да је процена реда величине најбоље што чак и најбољи менаџери пројеката на свету могу да ураде, рано у пројекту, пре него што се план скоро приближи комплетан. У овој фази је једноставно превише непознаница да бисмо могли дати реалнију гаранцију.

Постоји неколико добрих вести за нас и наше спонзоре о раној процени пројекта:

• Ако радимо врсту пројекта која је тиму позната, можемо бити сигурнији да трошкови неће бити превише већи од средишње тачке наше процене.
• Ако можемо да контролишемо опсег, можемо да ограничимо пројекат на расположиви буџет испоручујући неке, али не све функције.

На пример, рецимо да смо креирали процену између 50.000 и 200.000 америчких долара, а спонзор каже, „Заиста могу да буџетујем само 120.000 америчких долара, а ако то пређе, можда могу исцедити укупно 150.000 америчких долара. Можемо одговорити, 100.000 америчких долара је вероватно и постоји врло добра шанса да уђемо испод 120 000 УСД. Ако желите гаранцију од 150 000 УСД, онда се сложите да, ако то апсолутно морамо, можемо да пресечемо две од пет ставки са списка и урадиће пројекат за 150.000 УСД или мање. Вероватно ћете добити све што желите. Ако не, добићете три или четири најважније ствари, а последњу или две можемо урадити у буџету за следећу годину. "

Разбијање нашег узорка пројекта на неколико великих делова

Већина пројеката може се разбити на неколико великих делова, а процене састављене из делова увек су боље од процена креираних из пројекта у целини. Дакле, погледајмо делове пројекта веб странице у нашем примеру. Укључићемо:

1. Хостинг: Подесите хостинг и жичани оквир за веб локацију е-трговине са колицима за куповину
2. Графика: Разрадите нови графички дизајн: боје, слику веб локације, логотип, кључне слике за сваку од 7 линија производа
3. Веб странице: Креирајте 40 страница текста и графика
4. Каталог предмета: Направите корпу за куповину од 200 каталошких предмета од постојећих имена производа, описа производа и слика
5. Покрени уживо: тестирајте целу веб локацију, решите проблеме и покрените уживо

Добијање високих и ниских процена за сваки комад

Наш први корак је да смислимо најбољи начин за добијање процене трошкова за сваки од пет горе наведених делова пројекта. За ставке један, две и пет, наше најбоље решење је створити процену засновану на стварним трошковима обављања истих ствари на сличним локацијама за претходне купце. За ставку бр. 1 вероватно можемо закључати и фиксну цену. О тачки 2 разговарамо са графичаром. Може рећи: "Па, зависи. Ако знају општи стил пословања и ако им се свиђају моје прве идеје, то је једно. Али ако немају појма шта желе и ако одбор доноси одлуке, и онда почињу да мењају називе својих линија производа док ја радим графику, то би могло коштати много више. " Ако имамо добру комуникацију са клијентом, можемо покушати да одговоримо на та питања. Али рецимо да немамо.Затим тражимо од графичара да процене трошкове за најбољи и најгори сценарио, а то су наше ниске и високе процене.

Ставке 3 и 4 најбоље је проценити помоћу методе сегмента. Али метода описана за ставке 1, 2 и 5 такође ће функционисати.

Тачка 5 је слична ставци 2. На пример, ако се сва продаја врши у континенталном делу САД, тада је тестирање колица за куповину стандардно. Ако вам је потребна међународна поштарина, заједно са међународним порезима и тарифама, биће потребно још пуно тестирања. У овом случају, отишли ​​смо до клијента и они су рекли: "Ох, ми смо у САД-у и тренутно продајемо само у САД-у. Тако смо добили прилично уски распон ниског и високог у нашој процени за излазак уживо, као видите у табели # 1.

Ова метода садржи добру рану процену времена и трошкова. Процена трошкова приказана је у табели бр. 1. Процена времена креира се на сличан начин, тражећи од сваког радника или вође тима ниску, вероватно и високу процену колико ће трајати посао, а процене се сабирају.

Кључна предност овог приступа је у томе што, чак и ако је један део процењен прениско, други део ће вероватно бити оцењен као висок. Дакле, укупна процена има веће шансе да буде у праву него било који део. Ово је главни разлог за разбијање пројекта на делове и процену сваког одвојено, уместо да се покуша одједном проценити цео пројекат.

Тачност варира у зависности од индустрије

Колико је тачна наша процена? То се доста разликује, према индустрији, а такође и према другим факторима пројекта и тима. У грађевинској индустрији, са компанијама које састављају конкурентне понуде за изградњу путева за пројекте које финансира држава, а која углавном бира најнижу цену, видео сам пројекат вредан 25 милиона долара до последњег долара. Понуда која је превисока неће добити уговор, а прениска понуда ће значити финансијски губитак за компанију.

Грађевински пројекти се могу тако прецизно проценити јер су методе, материјали и трошкови врло стандардни.

С друге стране, пројекти информационе технологије (ИТ) ноторно се лоше процењују. Најгори случај за који знам био је ИТ пројекат процењен на 2000 долара који је на крају коштао преко 170.000 долара - али то је био екстреман случај. Али стварни резултати који завршавају двоструком или троструком проценом времена или трошкова превише су чести. Један од разлога за то је што се алати, технике и окружења брзо мењају у ИТ свету. Чак се дешава да је програм написан, рецимо, за једну верзију оперативног система Виндовс, а затим мора да се обнови за другу верзију оперативног система Виндовс пре него што се изда.

Како да направимо најбоље процене које можемо у сопственој индустрији? Доследно, комплетно планирање и праћење управљања пројектом и научене лекције за побољшање наших метода на крају сваког пројекта су кључни. И, радећи сваку процену, питајте: "Колико је мој тим упознат са овом врстом посла? Да ли смо икада раније радили заједно? Шта је ново и другачије на овом пројекту?" Што је чешће ваш тим раније обављао ову врсту посла, ваша процена може бити тачнија. И истовремено, када процењујете рад помоћу нових алата и метода или развијате експерименталне прототипове или радите са новим клијентима, узмите то у обзир и омогућите више слободног простора за неочекивано.

Технике касне процене трошкова

Касније у процесу планирања пројекта можемо створити много тачнију процену. И то је такође много лакше урадити. ПМИ позива касну процену времена и процену трошкова одоздо према горе, јер процењујемо сваку детаљну активност и сабирамо их да бисмо добили укупан износ. ПМИ каже да ће стварни трошкови износити -10% до + 15% процењених трошкова користећи процену одоздо према горе. И варијација распореда је иста. То значи да, ако је процена 100.000 УСД, очекује се да ће стварни трошкови пројекта пасти између 90.000 и 115.000 УСД. Ако се очекује да пројекат траје 100 дана од почетка до краја, онда је велика вероватноћа да ће трајати између 90 и 115 дана. С тим мањим опсегом је спонзорима пројеката много лакше радити.

Касна процена времена и трошкова захтева детаљан план пројекта који укључује:

• Структура рада (ВБС) - детаљна листа свих компонената пројекта
• Списак активности - списак свих послова који ће се обавити и ко ће их обавити.
• Детаљне информације о трошковима, као што су сатнице за плату, уговорни посао и друге ставке као што су канцеларијски простор или опрема.
• План набавки, укључујући процењене, или када је то могуће, потврђене трошкове сваке ставке која се купује.
• План ризика

У идеалном случају, детаљна процена трошкова биће део комплетног пројектног плана, у коме се обрађује свих девет области знања о управљању пројектима, као што је описано у чланку који сам горе навео, Како поставити план пројекта.

Уз све ове доступне информације, стварање детаљне процене трошкова је прилично једноставно - у ствари је лакше него стварање ране процене. Једноставно збрајамо трошкове (време и материјале) за сваку активност на пројекту и долазимо до укупног износа. Као део овог процеса можемо користити процену ПЕРТ-а. ПЕРТ је скраћеница од Техника евалуације и прегледа пројеката и то је начин добијања појединачне процене трошкова користећи центрирани просек оптимистичних, вероватних и песимистичних процена за сваку ставку. ПЕРТ можете научити читајући Како користити ПЕРТ табелу за управљање пројектима.

Најбоља пракса за процену трошкова укључује факторинг ризик у једначину. Део управљања ризиком је да укључи планове за непредвиђене случајеве, односно планове за рад који бисмо могли обавити ако се догоди ризични догађај. Рецимо да градимо нову зграду на Флориди. Свесни смо ризика да ћемо у случају урагана морати да угасимо градилиште до две недеље. Планирамо распоред којим ћемо завршити зграду, чак и ако наиђе ураган, користећи прековремени рад викендом након урагана. То, наравно, повећава трошкове. Фактори ризика можемо представити као резервне фондове. На пример, можемо рећи: "Процењени трошак изградње ове зграде је милион долара. Међутим, ако се догоди велики ураган, требат ће нам додатних 50.000 америчких долара за непредвиђене случајеве да бисмо пројекат завршили на време."

Праћење рада на пројекту и прилагођавање ваше процене

Када се прихвате ваш пројектни план, распоред и процена трошкова, тада је посао планирања вашег пројекта завршен и можете започети посао. Формално се то назива извршење и контрола пројекта. Извршење значи обављање посла. Контрола значи праћење рада и осигуравање да се одвија на време и у оквиру буџета. Процес праћења завршеног посла (испоруке опсега) у односу на време и трошкове назива се Анализа зарађене вредности (ЕВА). Као што радимо ЕВА, радимо на томе да испоручујемо у оквиру буџета. Такође сазнајемо да ли смо уопште добро извршили свој посао и донели своју процену.

Праћење стварног времена и трошкова док радимо је веома важно из два разлога. Пре свега, ти подаци су користан улаз за будуће процене. Друго, на крају пројекта упоређујемо процењене трошкове са стварним трошковима, ред по ред и планираним распоредом са стварним распоредом, из дана у дан; и створити документ о наученим лекцијама. Научене лекције укључују боље методе процене трошкова за наш следећи пројекат.

Технике процене