Управљање обимом пројекта: шта радимо?

Подесите се за успех пројекта тако што ћете на почетку јасно дефинисати циљеве - опсег.

Слика Давида Марка са Пикабаи-а

Спречити катастрофу пројекта

Овај чланак је преглед врло велике теме, Управљање обимом пројеката. У ствари, о управљању опсегом написане су читаве књиге. Овај преглед може усмерити ваше даље студије о управљању обимом, што је пресудно за успех пројекта.

Управљање обимом је пресудно за успех пројекта

Већина пројеката пропадне, и то из многих разлога. Али заиста катастрофални неуспеси на пројекту су неуспеси управљања обимом. Опсег је дефиниција сврхе и циља пројекта. Дакле, ако је то лоше дефинисано, или уопште не добијамо ништа (циљ није испоручен), или добијамо резултат који не ради оно што желимо, или добијамо два дела која не раде заједно, јер половина пројектни тим имао је једну идеју, а друга половина другу. Достављамо предњи крај магарца и задњи крај коња и на крају изгледамо попут задњег краја коња.

Спречити пузање опсега

Чак и ако су производ и његова намена на почетку добро дефинисани, купци имају ноторну навику да добијају нове идеје и очекују све више и више. Ако их игноришемо, они ће почети сањати и очекивати да испунимо њихове снове. Када испоручимо оно што смо обећали - много мање од онога што су сањали - неће бити задовољни. Није важно да ли ћемо им дати тачно оно што су тражили. Људи се узнемире кад не добију оно што очекују. Још горе, ако их слушамо, стално додајемо функције које захтевају. Али то траје много дуже од првобитног распореда и много више новца него што је у првобитном буџету.

Као резултат тога, на крају пројекта немамо шта да испоручимо. Купцу недостаје времена и новца, а ми немамо ништа корисно да покажемо за цео наш рад. Ово чудовиште називамо пузањем, што значи да се, иако смо на почетку дефинисали опсег, све више и више карактеристика, све више звона и звиждука, увлачило у опсег, додајући пројектни план док се није срушило од сопствене тежине.

Према Институту за управљање пројектима, 64% свих пројеката не пружа задовољство у свом оригиналном распореду и буџету. А највећи узрок ових кварова је лоша дефиниција опсега, или ако смо на почетку добро дефинирали опсег, пузање опсега.

Добра вест је да смо на путу ка успеху ако јасно дефинишемо опсег и управљамо пузањем опсега!

Обучио сам преко 4.000 пројектних менаџера и водио десетине пројеката. Дозволите ми да вам покажем како да дефинишете опсег и управљате пузањем опсега пре него што ваш пројекат буде преоптерећен!

Да ли захтеви за додатним звонима преплављују ваш пројекат попут мрава на коцки шећера? Читајте даље да бисте сазнали како да управљате пузањем опсега.

стевендеполо Стевен Деполо (ЦЦ БИ) преко Флицкр-а

Када је следећи уторак?

Кад год држим предавања о дефиницији опсега и јасноћи комуникације, тражим показивање руку на ово питање. Рецимо да предајем у четвртак. Питам, „Подигните руку ако мислите да ће следећи уторак бити за пет дана.“ Отприлике половина људи у соби подиже руке. Тада питам: „Подигните руку ако мислите да ће следећи уторак проћи за 12 дана.“ Друга половина људи у соби подиже руке.

Ово показује да обичан енглески језик није прецизан језик. За неке је „следећи уторак“ онај који долази за пет дана. За остале је „следећи уторак“ после „овог уторка“, па је до њега дванаест дана.

Када ученици виде да, без обзира на њихов начин размишљања, половина људи у соби мисли другачије, почињу да виде вредност јасних прецизних, писаних дефиниција. Такве дефиниције увелико уклањају скупе неспоразуме, а такође спречавају грешке које разочарају наше купце.

Договарање о обиму вашег пројекта

Рад са купцем, тимом и свим заинтересованим странама на договарању резултата пројекта и његове функције и сврхе није лак. На пример, корпоративна веб локација је:

• израз корпоративног имиџа, ​​према вишим руководиоцима
• извор изложености законској одговорности, према правном заступнику
• алат за доношење нових прихода, према маркетиншком одељењу
• друга ставка трошкова коју треба одржавати, према финансијама
• прилика за решавање неких проблема са запошљавањем и добијање добрих потенцијалних запослених, према људским ресурсима
• посао одржавања, према ИТ одељењу
• пројекат за завршетак, према тиму за веб развој

Овде је кључно да су сви у праву. Успешно управљање обимом захтева способност разумевања перспективе свих, увиђања шта им је потребно и шта могу понудити и све то ставити у један план и једну дефиницију.

Долазак на исту страницу

Свако на кога пројекат утиче има своју перспективу, као и свој језик. Како се извршни „корпоративни имиџ“ преводи у маркетиншку „ефективну одредишну страницу“ и поруке ИТ одељења „бр. 404 страница није пронађена“. Архитектура је способност да се једно види у више погледа, у више перспектива и на више језика. Као пројектни менаџери, такође морамо бити архитекте, способни да сагледамо пројекат из свих перспектива и да се позабавимо свим забринутостима.

Док састављамо почетну дефиницију пројекта, изјаву о опсегу, морамо бити сигурни да сви разумеју сврху и циљ. Можда имају различите изразе за исту ствар; у реду је. Али ако двоје људи имају потпуно различите слике онога што се прави, имамо проблем. И не можемо бити нејасни око тога. Не можемо да изјавимо „Правимо сивог сисара“ и нека корпоративни тим очекује слона, док се главни финансијски директор сложио да плати само миша.

Договарање о обиму

Једном када смо на истој страници, радимо са свим заинтересованим странама како бисмо дефинисали шта радимо и зашто. Овде и даље послујемо на високом нивоу. Али идемо напред и назад, разјашњавамо, дефинишемо и добијамо све бољу и бољу слику онога што правимо.

Појашњавање претпоставки

Као што смо горе рекли, купци нису задовољни када не добију оно што очекују. Да бисмо били сигурни да разумемо и управљамо њиховим очекивањима, не можемо оставити изјаву о обиму пројекта у нејасним, јасним енглеским терминима. Мора се дефинисати са инжењерском прецизношћу, а такође мора бити објашњено и обичним језиком. Такође помаже у коришћењу дијаграма и, кад је то могуће, развоју макета и прототипова, тако да наши купци и заинтересоване стране заиста могу видети или видети слику онога што ће добити. За важност прецизног језика погледајте бочну траку, Када је следећи уторак?

Кораци управљања обимом

Институт за управљање пројектима дефинише четири процеса који чине управљање обимом:

• Планирање обима представља наш план управљања обимом на овом конкретном пројекту. Ако су наши пројекти прилично слични једни другима, то се ради једном за све пројекте и ми следимо стандардну методологију.
• Дефиниција опсега је процес стварања наше прве изјаве о томе шта дајемо на овом пројекту, укључујући његову природу, функцију и сврху. Изјава о дефиницији обима која је резултирала основни је концепт из којег се планира читав пројекат.
• Структура структурне расподеле рада (ВБС) је процес дефинисања свих детаља онога што радимо, стварајући потпуну и прецизну дефиницију обима пројекта.

ПМИ нуди отмено име за прво стварање дефиниције опсега на високом нивоу, а касније детаљног ВБС-а. Они то називају прогресивном разрадом.

Питања која дефинишу остатак пројекта

Јасна дефиниција опсега је од суштинског значаја за планирање и дефинисање свих осталих аспеката пројекта. Правилна дефиниција сваке од осталих осам области управљања пројектима ослања се на чврсту, јасну дефиницију обима. Ако вам нису јасни девет области управљања пројектима, можда ћете желети да прочитате Девет подручја управљања пројектима и зашто су оне битне.

Укључења и искључења

Одличан алат за дефинисање обима и спречавање пузања опсега је укључивање и дефиниције онога што правимо, то је списак укључивања, као и списак онога што су људи тражили, а ми не правимо, то јест списак од изузетака. Два су разлога за то.

Пре свега, људи имају тенденцију да се сете да ће добити све што желе, чак и ако кажете „не“. Можемо управљати овом природном људском тенденцијом записујући оно што смо се договорили, показујући им то и подстичући их да се на то потпишу. Затим, касније у пројекту, кад се сете да су га тражили и мисле да ће га добити, можемо им показати, извините, не, то је увек било изузето из опсега, договора онога што правимо.

На пример, рецимо да правим веб локацију за компанију на Јужној Флориди, где постоје три популарна језика: енглески, шпански и хаићански креолски. Током почетне дефиниције обима слажемо се да ће веб локација бити на енглеском и шпанском, али да њено превођење на хаићански креолски тренутно није исплативо. Записујемо: „Веб локација ове године неће бити преведена на хаићански креолски. Ако се потражња креолске заједнице повећа, ово ће можда бити доступно следеће године.“

Затим, када се страница тестира, долази менаџер и каже: "али нисам могао да је прочитам на креолском. Шта се догодило?" Износимо изјаву о опсегу и показујемо му да је креолски за сада искључен.

Други разлог је једноставно због јасноће. Дефинисање изузећа повећава јасноћу онога што радимо и даје нам алат за управљање пузањем опсега касније у пројекту. На пример, претпоставимо да је једна од сврха веб странице у нашој изјави о опсегу „побољшање корисничке подршке“. Као део тога, неко је предложио онлајн ћаскање, али ми смо одлучили да то не радимо. Ако на листу за изузеће не запишемо „ћаскање на мрежи“, неко ће то можда предложити касније. Али ако то запишемо, онда је свима јасно: Не примењујемо ћаскање на мрежи. То штеди много времена да се изнова и изнова води иста дискусија.

Стварање структуре рашчлањивања на посао (ВБС)

Структурирање рашчлањивања посла започиње када све заинтересоване стране одобре Изјаву о обиму. То је процес стварања врло пажљиве, детаљне, хијерархијске листе свих компонената пројекта.

На пример, рецимо да градимо авион. Наш почетни опис изгледа овако:

• један труп
• један кокпит
• једна кабина
• два крила
• један репни склоп
• контроле лета
• електроника за навигацију и друге сврхе

Свака од тих главних компоненти постаје наслов за листу мањих компонената. Крило укључује:

• тело крила
• резервоари за гориво
• водови за гориво
• клапне

На крају, ово је детаљно приказано на комплетној листи делова. За комерцијални авион то може бити преко милион делова!

Израда остатка пројектног плана

Једном када имамо ВБС, могуће је креирати остатак детаљног плана пројекта. Можемо да направимо тачне процене времена и трошкова. Можемо довршити планове за управљање и осталих шест области управљања пројектима: квалитет, ризик, људски ресурси, комуникације, набавке и интеграција.

На пример, ВБС је листа онога што правимо. Из тога питамо како ћемо направити сваку компоненту. Тако се генерише Листа активности, која је кључна компонента процене времена. Такође, када знамо шта правимо, можемо да питамо: „Шта може да пође по злу?“ и то је полазна основа за планирање ризика. И питање "шта то чини добрим?" је почетак планирања квалитета.

Управљање делокругом током пројекта

Када се одобри ВБС, довршавамо остатак пројектног плана. Када се одобри цео план, започињемо посао. Сада је наш посао да довршимо пројекат. Или, у смислу управљања пројектима, испоручићемо наведени обим са прихватљивим квалитетом на време и у оквиру буџета, без обзира шта се десило.

Ово захтева рад, који се назива извршење. Али такође захтева праћење тог рада и исправљање курса, ако је потребно. Они се зову праћење и контрола. То је баш као да се возите аутопутем. Ако се само возите, пропустићете излаз и закаснити. Или ћете ићи преспоро и закаснити, или ћете убрзати и добити карту. Да бисмо добро возили, морамо да пазимо где смо, колико брзо идемо, да ли нам је понестало бензина и шта други возачи раде на путу. Исто је и на пројекту. И то постижемо анализом зарађених вредности, управљањем пузањем опсега и управљањем свих девет области пројекта.

Анализа зарађене вредности

Анализа зарађене вредности (ЕВА) започиње опсегом праћења, временом и трошковима. Једноставно речено: Шта смо завршили, колико времена је требало и колико смо новца потрошили? Једном када добијемо те бројке, стављамо их кроз неке једначине. Једначине су пропорционалне: Питају колики смо обим испунили у односу на утрошено време и потрошени новац. Ти резултати дају одговор на питање: Ако наставимо овим темпом, хоћемо ли завршити пре него што останемо без времена и новца? Ако је тако, све у реду. Ако не, онда морамо да схватимо зашто трчимо споро или трошимо превише новца и решимо проблем.

Управљање Сцопе Црееп

Анализа зарађене вредности мери напредак у остварењу нашег циља, наведеног обима. Али шта ако купац добије сјајну идеју и жели да је дода у пројекат? Шта ако инжењер размишља о бољем функцију, а он жели додаје? Шта ако неки виши руководилац да отказ и замени га нови шеф, а она жели нешто потпуно другачије?

Ови проблеми се стално јављају. Као што сам горе рекао, опсег пузања произилази из људске природе. Оно што морамо учинити је да тога будемо свесни и да се позабавимо било којим предложеним променама пројекта пре него што постану претпоставке, особине или захтеви.

Укратко, не дозволите никоме да помера вратнице. Ако неко жели да промени обим, израчунавамо трошкове промене пројекта и додатно време које ће бити потребно. Затим преговарамо: Више не волимо промене, али ћемо променити опсег ако пројекат добије продужење рока и додатна средства, тако да можемо да испоручимо нови , повећани опсег, који је већи од наведеног, и дакле више него што је било планирано или стављено у распоред.

Једноставно речено: Ако желите још ствари, потрајаће дуже и коштаће више новца. То се назива Гвоздени троугао опсега, времена и цене.

Управљање свим девет подручја

Још једну ствар можемо учинити како бисмо осигурали да испоручујемо резултате пројеката и обрадујемо купца. Обратите пажњу на оно што сам горе рекао, дајте резултате „са прихватљивим квалитетом… без обзира шта се десило“. Ово указује на чињеницу да морамо управљати више од обима, времена и трошкова. Неопходно је управљати свих девет области управљања пројектом током целог пројекта, од почетка до краја. Управљање квалитетом пројеката осигурава прихватљиве - или одличне - резултате. Пројектно управљање ризиком осигурава успех без обзира шта се десило. За објашњење свих девет подручја и зашто су важна, прочитајте Девет подручја управљања пројектима и зашто су важне.

Испорука онога што сте обећали

Ако наставимо да радимо на пројекту за изградњу производа, услуге или резултата који смо дефинисали у изјави о опсегу, тада ћемо, надамо се, један дан - дан пре него што понестане новца и времена - спремни.

Или, мислимо да смо спремни за испоруку. Али да ли смо заиста сигурни? А шта купац мисли. Погледајмо кораке које следимо како бисмо били сигурни да купцу испоручујемо праву ствар и добро завршили.

Верификација и валидација

Верификација је процес који је интерни за пројекат, где проверавамо шта смо креирали према изјави о опсегу, ВБС-у и другим релевантним документима. Најбоље осигуравамо да оно што смо урадили испуњава или премашује све захтеве купаца. А ако смо одобрили промену обима пројекта, те промене такође укључујемо у наш испоручни материјал. Једноставно речено, упоређујемо оно што ћемо испоручити са планом и осигуравамо да је све то добро. Важно је да ово није само ствар коју испоручујемо. Шта год испоручујемо, мора да ради за купца, односно мора да испуњава функционалне захтеве, као и физичке. Дакле, пре него што испоручимо, желимо да можемо да кажемо: „Ево га и делује!“

Али да ли ће се купац сложити? На то питање одговара поступак валидације. Не можемо сами да извршимо валидацију. Обично то уради купац док се одјављују и одјављују приликом испоруке резултата пројекта. Али постоје две друге могућности:

• Ако испоручујемо нешто велико, компликовано или нешто што треба да удовољи захтевним захтевима, вероватно ћемо желети да се договоримо за валидацију много пре датума испоруке. То даје пројектном тиму времена да прилагоди или поправи све што не испуњава захтеве купаца.
• Ако постоји спор око тога да ли наш пројекат доноси резултате за које се купац пријавио, могу затражити независну верификацију и валидацију (ИВ&В), где спољни добављач улази да дефинише празнине између онога што испоручујемо и онога што купац жели и препоручује решења.

Испорука

Међутим, обично није потребан ИВ&В. Достављамо резултате пројекта, који могу укључивати инсталацију, подешавање и обуку, у зависности од тога да ли су укључени у изјаву о обиму пројекта. Купац, такорећи, шутне гуме, или је задовољан или захтева неколико малих измена које ми правимо. А онда је пројекат завршен - скоро.

Одушевљење купаца

Наши последњи кораци укључују осигурање да сви буду плаћени и потписивање уговора и слично. Такође треба да укључује састанак искључиво за корисничку подршку, како би били сигурни да су одушевљени нашим радом. Крај пројекта може бити почетак дуге, здраве везе са купцем.

Шта зауставља ваше пројекте?