Стварни трошкови одложеног одржавања

Увод

Када је реч о власништву над некретнинама, па чак и личном имовином, буџети и финансије увек засењују све оно што радимо. Никада нисам имао пројекат са неограниченим буџетом и никада не очекујем да ћу га имати. Након што сам већи део каријере провео видећи ствари са становишта архитекте, последњих скоро седам година провео сам гледајући те исте проблеме из перспективе власника. Када морате да надгледате знатно више од 143 милиона квадратних стопа, чак и десетине милиона долара (што звучи као много новца) заиста су безначајне с обзиром на потребе и захтеве. Одлуке се морају доносити са ограниченим расположивим средствима о томе како та средства најефикасније расподелити. Како добити највећи поврат утрошених средстава?

У том окружењу, право питање је како максимизирате вредност тих ограничених средстава? Да би се дошло до тог закључка, морају се извагати многи фактори. Овај чланак ће покушати да изнесе неке од тих сложених међусобно повезаних фактора и истражује та питања у покушају да развије методологију која може омогућити доносиоцима одлука да створе алате који омогућавају ефикасније одређивање приоритета трошкова одржавања капиталне имовине. То су заправо трошкови, али ако се искористе на стратешки начин, они заправо постају више попут инвестиције, са повратом улагања (РОИ) и другим користима.

Фондација - ТНСТАФЛ

У једном од мојих првих часова економије 101, мој инструктор је започео час писањем на табли ТНСТАФЛ. Питао нас је да ли неко зна шта та писма представљају. Након што нико то није исправио, рекао је, „Не постоји таква ствар као бесплатан ручак.“ Питао је колико људи верује да је та изјава истинита. Многи су рекли да је то нетачно, јер постоји нешто попут бесплатног ручка. Ако неко други то плати, онда је то бесплатан ручак, био је разлог. Многи у разреду су се сложили са том изјавом. Наш инструктор се и даље не слаже са нама, говорећи да постоје трошкови чак и ако не платите ручак; ваше време је извучени трошак. Одлучили сте да проведете време на том ручку који је неко други плаћао, тако да је ручак ипак коштао вашег времена. Следећа дискусија постала је прилично просветљујућа.Говор о чистом економском погледу на трошкове, то је сигурно било, и сигурно је било тачно, само не процес размишљања који је већина нас имала пре те расправе.

Овај концепт је имао великог утицаја на остатак семестра, посебно када смо разговарали о опортунитетним трошковима. Та дискусија поставила је темеље мојих студија економије који су ме схватили да све кошта; увек се поставља питање да ли сам спреман да платим тај трошак за примљену корист? Када почнемо да гледамо на стварну и личну имовину из перспективе власника, ово постаје најважнији концепт. Није битно да ли те одлуке доносите као појединац или као део групе. Ништа се не мења; темељ је исти за ове одлуке.

Власничке одговорности

Једном када се донесе одлука о стицању стварне или личне имовине, одговорност је неизбежни нуспроизвод те аквизиције. На пример, када купујете аутомобил, подразумева се ваша одговорност за куповину горива. Ако то гориво не купите, аутомобил се неће наставити кретати. Спољне снаге могу захтевати додатне одговорности. Као у претходном примеру аутомобила, држава може захтевати да носите и одржавате осигурање на том аутомобилу да бисте возили аутомобил. То се такође подразумева, јер се очекује да ћете се придржавати државних закона како бисте возили тај аутомобил.

Замена уља такође постаје део тих одговорности. Ако не промените уље, скратићете животни век тог аутомобила. Не да се забављам са собом, али они који су мало остарили можда се сећају рекламе Фрам Филтер за уље: „Можете ми платити сада или можете платити касније“ Принцип и даље постоји и још увек је исти. Када сам био много млађи, имао сам некога кога знам да је узео аутомобил у закуп на пет година. Како се ближила пета година, аутомобил му се покварио и одвезао сам га до механичара након што је ауто тамо одвукао. Механичар је питао када је последњи пут променио уље, а он је рекао да никада. Тада на тржишту није било ниједног синтетичког уља, па је замена уља била око 20 долара свака три месеца. Трошак замене уља у његовом аутомобилу за тих пет година износио је око 400 америчких долара, док га је нови мотор коштао око 5.000 америчких долара.То је значајно повећање трошкова за одложено (или никакво) одржавање.

Паметни власник стварне или личне имовине моћи ће то да препозна и пронађе начин да уравнотежи повећани притисак да смањи буџете, истовремено балансирајући продужење века трајања капиталне имовине. Овај чланак ће покушати дати смернице о томе како уравнотежити многе од ових међуовисних фактора и максимизирати живот интензивно уложених капиталних средстава.

Различите рамификације одржавања

Започнимо ову расправу дефинисањем шта је тачно одложено одржавање. Највећа грешка која се направи када људи или групе користе ову идеју одложеног одржавања је потпуна погрешна примена овог принципа. У покушају да избегнемо ширење ове погрешне примене, прво морамо схватити неке основне концепте шта је тачно одложено одржавање. Враћајући се на претходно речено, уз све је повезан трошак, одложено одржавање није изузетак. Да бисмо сазнали колики су стварни трошкови одложеног одржавања, прво морамо започети утврђивањем како изгледају трошкови одржавања. Користићу бројеве за илустрацију овог принципа, али ови бројеви се не могу тумачити као односи на било шта посебно.

За сваку капиталну инвестицију, рецимо да годишњи трошак за одржавање те инвестиције у добром оперативном стању износи 1.000 УСД годишње. Овај број би се заправо требао повећавати са старењем капиталне имовине, али у овом примеру нећемо користити тај фактор, јер ће то компликовати илустрацију изван разумевања многих читалаца. Дакле, приходи у текућој години су смањени, не треба потрошити 1.000 УСД на ово потребно одржавање за ову капиталну имовину; потребна је одлука шта учинити са кратким падом буџета. Доступне су многе опције, свака са својим трошковима повезаним са сваком конкретном одлуком, чинећи сваку јединственим решењем ситуације за кратки пад буџета.

Данас је најчешће решење да се то игнорише, не плати 1.000 америчких долара и да се с тим касније позабавите када приходи буду бољи. То је апсолутно погрешан приступ. Обично не користим речи тако неограничене вредности када говорим о решењима, али ово је један од ретких случајева када је тако моћна реч применљива у сфери решења, што ће се показати током наставка ове дискусије. Свака особа или група која доноси одлуке или су укључени у ове врсте одлука су поверљиви у овом или оном облику. То значи да су дужни да на најбољи начин искористе расположива средства. Дакле, наставићемо са тим одређеним параметром до краја ове расправе; сви доносиоци одлука су фидуцијари. Ова идеологија треба да подразумева да је најодрживији положај циљ сваке одлуке о управљању капиталном имовином.

Следећа тачка која се мора признати је чињеница да је у било које време у будућности (непосредно или удаљено) најнижи трошак за било какво побољшање капитала / обнову зграде садашње време. У било ком тренутку у будућности, чак и за само неколико недеља, трошкови ће се потенцијално повећати, а што су даљи у будућности, то ће расти трошкови бити све већи. Ово повећање ће проузроковати безброј потенцијалних разлога, трошкови сировина, инфлација, понуда и потражња, несташица итд. Дакле, сви одложени утицаји на одржавање морају бити изражени у терминима ових повећања. Ови пројектовани трошкови су увек само то, пројектовани, па ће варирати. Нада се да ће варијанса бити само мала. Ако се разликују више од тога; тада је пројекција била искључена из неког разлога који се мора идентификовати како би будуће пројекције биле тачније.

Због овог односа, повећани трошкови будућих издатака могу се надокнадити стварним издвајањем неких средстава од данас на рачуну за када ће одложени посао бити завршен. Овај рачун поверења / депозита треба користити за надокнађивање повећаних трошкова од додатних одложених трошкова одржавања, у супротном ће укупан утицај тих додатних трошкова морати да се апсорбује у будућности, стварајући додатни притисак на те будуће приходе. Трик ове методе је у томе што пројекција мора бити врло тачна, или се планирани издаци могу неочекивано повећати. Затим постоји хибридни систем који је нешто између оба ова приступа, који издваја више него ништа, али мање од пуних трошкова одложеног одржавања. Ако се издвоје пуни трошкови одржавања,онда је питање зашто одложити одржавање? Зато би то обично било нешто мање од пуних трошкова одржавања.

Схватајући шта одложено одржавање стварно кошта

Дакле, ради једноставности илустрација, вратимо се оним трошковима од 1.000 долара који треба одложити. Ако би одлука била да се одржавање одложи за годину дана, тада би повећани трошкови, у најмању руку, били инфлаторни. Да је тај инфлаторни трошак само два процента, тада би повећање на тих 1.000 долара било 20 долара. Ако су исте године трошкови сировине порасли за један одсто, тада ће бити додатних 10 УСД који ће морати бити укључени у одложене трошкове одржавања, укупно 30 УСД, чиме ће трошкови одложеног одржавања бити 1.030 УСД. Сада ово не звучи превише, али шта би то било да су почетни трошкови за ово одржавање 10 000 пута већи или 100 000 пута или више? Сигурно видите како ови бројеви заиста брзо расту.

Рецимо сада да су доносиоци одлука само одвојили предвиђени пораст, рецимо 30 долара. Сада би у буџетском циклусу следеће године све што би било потребно за обављање потребног одржавања били првобитни трошкови од 1.000 УСД. То би имало нето нулти утицај на притисак на буџет за наредну годину, јер је првобитних 1.000 америчких долара и даље једина обавеза која треба да се задовољи потреба, али би било потребно да се 30 америчких долара држи на некој врсти депозитног или поверљивог рачуна из овогодишњег буџета. Међутим, ако би издвојено у овогодишњем буџету било рецимо 515 долара, трошкови одржавања у буџету за следећу годину били би само 515 долара, смањујући притисак на буџет за наредну годину. Сада би ово имало врло позитиван утицај на буџете обе године, уштедевши трошкове у сваком буџетском циклусу и даље извршавајући потребно одложено одржавање. Сада иако су трошкови порасли,било је мање утицаја на буџет сваке године. Овај повећани трошак има много мањи утицај сваке године. Опет, замислите да ли су ове величине повећане 10 000 или 100 000 пута. Ово планира унапред, или како је речено у мом МБА програму, стратешко размишљање. Ово су заиста врло једноставне ствари.

Погледајмо сада одложено одржавање за пет година. Инфлација би била сложена, па иста инфлација од два процента годишње подиже инфлаторне трошкове на око 104 долара. Ако се трошкови сировина повећају са истим оним процентом сложеним годишње као што је претходно било речи о материјалним трошковима, повећавају се на око 51 УСД, што чини целокупне трошкове одложеног одржавања 1.155 УСД. Опет, можете замислити утицај ових трошкова ако су увећани 10 000 или 100 000 пута. Не заборавите да ове калкулације не предвиђају повећање трошкова као резултат понуде и потражње, као што су несташица или повећани трошкови услед старења система (система), што ће и даље повећавати те одложене трошкове одржавања.

Оно што се увек мора имати на уму је да постоји повезан трошак кад год се коцка на одложеном одржавању. Нико заиста не може да гледа у будућност, па предвиђање будућих тржишних услова и трошкова увек носи ризик од нетачне пројекције. Израда ових пројекција је уметничка форма колико и наука, а непрецизности могу да доведу до врло великог броја изузетно брзо.

Сада ово није једина школа размишљања у вези са одложеним одржавањем. Још један приступ на који сам наишао био је још интригантнији, и с ограниченим подацима које имам у нашој Агенцији, пронађите концепт да барем буде у основи. Тај концепт се назива „правилом обрнутог квадрата за одложено одржавање“ који је развио Давид Геаслин из Геаслин Групе. Када сам се први пут упознао са овим концептом, бићу искрен, моја мисао је била „пакао не“, нема шансе да ово може бити чак и близу игралишта. Бројеви су расли пребрзо да би били тачни. Сад ћу признати, као оном који се одржава у објекту, заиста ми се свидела чињеница да су ови бројеви брзо расли, јер би ми то помогло да направим солидан случај за наше потребе обнове зграда,али као аналитичар нисам могао да поставим податке за општу потрошњу који се не могу подржати или који могу бити суштински оспорени. Чак је и заменик директора за финансије моје агенције имао иста осећања и забринутости. Тада сам узео неколико пројеката које је наша агенција недавно завршила да би „извршила реверзни инжењеринг“ трошкова да бих тестирала да ли је ово било близу, и на моје запрепашћење то се у основи показало. Сада ћу први признати да то није математичка еквиваленција, јер се то није показало тачно са трошковима, али блискост је била више него изненађујућа. Било је готово запањујуће у његовом сенчењу. Дакле, овај концепт не бих поднео као математички аксиом или закон, већ више као општи концепт или принцип.Тада сам узео неколико пројеката које је наша агенција недавно завршила да би „извршила реверзни инжењеринг“ трошкова да бих тестирала да ли је ово било близу, и на моје запрепашћење то се у основи показало. Сада ћу први признати да то није математичка еквиваленција, јер се то није показало тачно са трошковима, али блискост је била више него изненађујућа. Било је готово запањујуће у његовом сенчењу. Дакле, овај концепт не бих поднео као математички аксиом или закон, већ више као општи концепт или принцип.Тада сам узео неколико пројеката које је наша агенција недавно завршила да би „извршила реверзни инжењеринг“ трошкова да бих тестирала да ли је ово било близу, и на моје запрепашћење то се у основи показало. Сада ћу први признати да то није математичка еквиваленција, јер се то није показало тачно са трошковима, али блискост је била више него изненађујућа. Било је готово запањујуће у његовом сенчењу. Дакле, овај концепт не бих поднео као математички аксиом или закон, већ више као општи концепт или принцип.Било је готово запањујуће у његовом сенчењу. Дакле, овај концепт не бих поднео као математички аксиом или закон, већ више као општи концепт или принцип.Било је готово запањујуће у његовом сенчењу. Дакле, овај концепт не бих поднео као математички аксиом или закон, већ више као општи концепт или принцип.

Овај концепт је врло основни. Ако преузмете трошкове почетног одржавања и дозволите да потребно одржавање пређе на следећи ниво квара пре него што поступите, открићете да ће трошкови те поправке, на повећаном нивоу квара, коштати стварно близу квадрат почетног трошка неизмиреног одржавања. На пример, цурење крова кошта 500 долара за поправак, а утврђује се да ће поправка каснити јер у овогодишњем буџету нема места. Следеће године, будући да није пријављен проблем, одложио је још једну годину итд. Коначно, канте се морају ставити испод цурења током кишних олуја. Сада се мора заменити изолација, поништава се гаранција за кровиште јер цурење није поправљено или пријављено. Сада ће можда требати замену неке кровне палубе,мора се заменити део плафона, вода је ушла у светиљке које треба заменити, можда су зидови оштећени и захтева да се гипс плоча замени и префарба, можда неки под мора бити уклоњен и замењен, може се формирати органски материјал (калуп); можете видети како је секундарна штета од недостатка почетног деловања сада порасла до огромних размера. Сада ће цела поправка коштати 10.000 америчких долара. Не заборавите да додате трошкове пресељења корисника тог простора док се врше поправке. Колико више расту укупни трошкови? Почиње да изгледа заиста велико, јако брзо.може се формирати органски материјал (калуп); можете видети како је секундарна штета од недостатка почетног деловања сада порасла до огромних размера. Сада ће цела поправка коштати 10.000 америчких долара. Не заборавите да додате трошкове пресељења корисника тог простора док се врше поправке. Колико више расту укупни трошкови? Почиње да изгледа заиста велико, јако брзо.може се формирати органски материјал (калуп); можете видети како је секундарна штета од недостатка почетног деловања сада порасла до огромних размера. Сада ће цела поправка коштати 10.000 америчких долара. Не заборавите да додате трошкове пресељења корисника тог простора док се врше поправке. Колико више расту укупни трошкови? Почиње да изгледа заиста велико, јако брзо.

Сада се желим вратити и пре него што је утврђена поправка од 500 долара. Ова врста поправке се готово никада не може наћи док се не сачини извештај и изда налог за одржавање, што значи да је неки путник известио о видљивом проблему. Тада је то већ касно; већ настају секундарне штете. Да се кровни ПМ ради најмање два пута годишње како би требало, тај проблем би највероватније био откривен много пре него што ће цурење воде проћи у окупирани простор. Чак и ако сте платили особи 25 долара по сату да два пута годишње хода тим кровом, а требало је рецимо сат времена да прегледа тај кров, што чак ни искусном инспектору крова не би требало толико дуго да потражите, можда сте открили то потенцијално цурење поправљање не би коштало готово ништа. Успут, шта је 25 долара на квадрат? Одговор 625 УСД,зар није тако далеко од поправке од 500 долара? Можда постоји основа за ово обрнуто правило квадрата? Ти буди судија.

Обнова зграде - најбоља жива ограда против трошкова замене

Док настављамо ову дискусију, желим да подсетим све на претходно замењени пример замене уља. Када доносиоци одлука не успеју да капиталну имовину одрже у добром стању, прерано ће се истрошити, што ће негативно утицати на будуће буџете, а знајући Мурпхеиев закон то никада неће бити у добром тренутку. Приликом улагања у капиталну инвестицију, попут зграде, милиони долара су изложени потенцијалном ризику. Ако се зграда прерано истроши, тада се ресурси расипају; обрнуто, када се продуже преко очекиваног животног века, прави се капитал. То би требала бити врло једноставна једначина.

Ово продужење века трајања капиталног средства постиже се кроз два различита процеса, обнову зграде и превентивно одржавање. Оба су у основи иста, замена система дизајнираних да се истроше као средство за додавање живота капиталној имовини. Већина свих система је дизајнирана да се у основи истроши у неком тренутку; да ли говоримо о кочницама, каишевима, свећицама итд. у аутомобилу; или покривач, ХВАЦ, систем за дојаву пожара итд. у згради сви имају животни циклус. Главни циљ је продужење века трајања зграде. Примарна разлика између превентивног одржавања (ПМ) и обнове зграде је циклус у којем су ови системи. Општи приступ академске / студијске литературе којој сам био изложен је да ако је циклус замене краћи од годину дана, то је ПМ,дуже од годину дана гради обнову. Осим циклуса ПМ и обнова зграда су у основи исти. Када се изводи одржавање, било под ПМ или обнављањем зграде, животни капитал се додаје или продужава. Ово сада поставља следеће питање, који је одговарајући износ средстава који треба издвојити за ову обнову зграде / зграде?

За почетак, ова количина се увек изражава у смислу цене нове изградње. Ово се понекад назива и трошковима замене. Разлог због којег се ови трошкови обнове зграда / зграда изражавају у смислу трошкова нове изградње је тај што се коначни трошкови обнове система налазе на крају животног циклуса када систем треба у потпуности заменити. У овом случају та крајња замена је замена целокупног система зграде као крајњи трошак завршетка животног века. Због тога се ово изражава у терминима трошкова нове изградње. Овај трошак се изражава као један - два процента трошкова нове изградње годишње, на основу академске / студијске литературе коју сам прочитао.

Дакле, да би се тај концепт даље преносио, ако су трошкови замене одређеног типа зграде и заузећа 225 долара по квадратном метру, износ потрошен на ту зграду за обнављање зграда / зграде требало би да буде између 2,25 и 4,50 долара по квадратном метру годишње. Да је зграда била 100.000 квадратних стопа, то би се простирало на између 225.000 и 450.000 долара годишње за ту зграду. Можете видети како се ово врло брзо сабира. Међутим, ово одржавање могло би додати године животу зграде. Ако додате животу зграде, ствара се капитал. Ту трошкови одржавања могу почети да делују више попут инвестиција.

Сада, ако портфељ квадратура износи милион квадратних стопа, можете видети колико брзо могу да се повећају трошкови обнове ПМ / зграде, што ствара потребу за ефикасним програмом одложеног одржавања.

Затварање мисли

Највећа појединачна инвестиција коју чинимо као појединци и организације је у нашу капиталну имовину. Обезбеђивање те имовине са најдужим животним веком најважније је за образац одрживог преживљавања било ког појединца или организације. Када претворимо трошкове у инвестиције, градимо капитал, доносећи тако додатну вредност као власници. То је примарна (и једина) одговорност фидуцијара. Одложено одржавање, као и све ствари вођене буџетом, мора се догодити с времена на време када приходи нису онакви какви су се очекивали, али ако се примени на одговарајући начин, то појединца или организацију неће коштати превремених средстава или у будућим буџетским циклусима.

Чак и у нашем друштву „бацања“, већина зграда требало би да има животни век не краћи од 50 година, али ако преусмеримо (а не повећамо, нужно) своје почетне трошкове изградње, можемо тај животни век продужити на 70 година. Када на одговарајући начин користимо ПМ и обнову зграде, можда ћемо моћи да продужимо тај животни век још дуже. Једном када зграда преживи изнад свог почетног очекиваног животног века, она сада ствара капитал који се може користити за обнову када се живот зграде надмаши. Ту увид у одржавање заиста доноси повраћај улагања, али то је игра дугорочног чекања, а не оно што поседује сваки доноситељ одлука.