Преглед садржаја:
- Шта су записници?
- Како се припремам за састанак
- Шта радим током састанка
- Преглед и дистрибуција записника
- Молимо користите ово само као референцу
Узимање минута.
Шта су записници?
Записници су кратке белешке које правим током састанка или дискусије. Снимам их тако да не пропустимо ништа о чему се разговарало или договарало на састанку. Записник службено одобрава председавајући и води се као евиденција која припада организацији. Они могу помоћи у било којој истрази која се догоди у будућности. Такође пружају евиденцију о томе какве су одлуке донете на састанку и ко ће по њима поступити.
Записници су увек кратки и јасни, написани једноставним језиком, јер их људи са различитим нивоима стандарда на том језику, у мом случају енглеском, морају да им дистрибуирају или да им приступе. Свако ко није могао да присуствује састанку и ко треба да зна шта се догодило на састанку имаће користи од једноставно написаних записника.
Како се припремам за састанак
Организујем и припремам се за састанак прикупљањем информација за дневни ред, договарањем тачака које ће бити укључене на дневни ред са председавајућим, дистрибуирањем дневног реда са пратећим папирима, резервацијом сале за састанке, информисањем укључених о датуму, времену, месту и месту одржавања састанка. сврху и организовањем освежења. Такође имам детаље о посетиоцима и извињења потребна за састанак.
Имам дневни ред у руци и све потребне блокове и оловке спремне за записник. Пажљиво слушам дискусију и записујем важне тачке.
Шта радим током састанка
Стално комуницирам са својим председавајућим током састанка, водећи рачуна да се дневни ред поштује онако како се расправљало и одобравало. Ретко ће, због неких неизбежних околности, дневни ред морати да се мења или да се следи ван редоследа, али ће присутни бити упознати са променом и разлогом да се избегне забуна. Такође водим рачуна да председавајући резимира важне тачке и да се присутне сагласе са свим донетим одлукама, узимајући у обзир сваки сукоб идеја. Такође осигуравам да се предузму акције за сваку тачку дневног реда.
Концентришем се на записовање онога што је одлучено и ко ће то учинити. Дајем свакој ставци засебан наслов и покушавам да напишем своје грубе белешке убрзо након састанка. Водим рачуна да су записници тачни, методични, граматички исправни и концизни и написани једноставним, лако разумљивим језиком. Водим рачуна да су они доследни у свом облику и садржају и да се концентришем на донете одлуке. Записници се такође пишу у договореном формату према тачкама дневног реда, са уредним насловима где год је то потребно.
Преглед и дистрибуција записника
Након записивања записника, узимам времена да их прегледам и водим председавајућим на одобрење и за све неопходне промене пре него што их проследим потребним члановима. Записници се као заштићени документ дистрибуирају путем е-поште потребним члановима особља. Уверавам се да се све радње које захтевају накнадне мере спроводе у захтеваном временском оквиру.
Записи се чувају на чврстом диску за будућу употребу. Служе као евиденција за било коју особу која ће убудуће заузимати било коју функцију у референтне сврхе.
Молимо користите ово само као референцу
На љубазној белешци, немојте копирати ништа овде предато и приказати у својој датотеци. Ово је овде објављено, само да би вам помогло да стекнете идеју о томе шта очекују од вас и како морате да пишете. Када припремите сопствене датотеке, мораћете да се повежете са својим радним подручјем и организацијом и да се тога придржавате. Хвала на сарадњи.