Шест тајни за продуктивније састанке

Састанци којима сам присуствовао

Сви желе да имају боље састанке

Ок, сви смо били тамо… само смо седели на састанку оно што се чини као неумерено пуно времена и чинило се као огроман губитак. Сви су пуно разговарали, нешто од тога је било потпуно ван теме и није очигледно шта је заправо постигнуто. Звучи уопште познато?

Срећом постоје начини за вођење састанака који их чине продуктивнијим. Продуктивни састанци увек имају сврху, ефикасни су у начину на који се воде и заказани су за право време.

Следећих шест савета могу вам помоћи да трансформишете ваш следећи састанак:

1. Сјајни састанци се не воде сами.
2. Планирање почиње с циљем на уму.
3. Увек постоји формална агенда.
4. Основна правила су изричито изражена и договорена.
5. Постоје кључни улози за одржавање састанка на трагу.
6. Постоји акциони план за праћење.

Узмимо мало времена да их истражимо мало дубље.

1. Велики састанци не воде се сами

Неко треба да диригује оркестром да сви свирају у хармонији, пазе на награду, воде с предње стране… хм, схватате? Када су сви на састанку усредсређени на своју јединствену улогу, једна особа треба да буде додељена као фасилитатор за смањивање да би се видела велика слика како еволуције еволуирају и воде процес ефикасне комуникације.

Добра фацилитација помаже учесницима да се лагано крећу кроз план пута и испеглају изазове тамо где се појаве. Водитељ треба да буде добар комуникатор и може бити председавајући састанка, један од учесника или спољна особа која није укључена у дискусије на састанку.

2. Планирање започиње с крајем у уму

Поставите себи следећа питања:

1. Шта покушавамо да постигнемо одржавањем састанка? Који су жељени исходи?
2. Да ли је састанак најбоља опција или се неки или сви циљеви могу постићи употребом е-поште или других средстава комуникације?
3. Ко треба да присуствује? Како да идентификујемо праве учеснике и прави број учесника?
4. Који ниво припреме је потребан да би се најбоље постигао крајњи резултат?
5. Које процесе требамо укључити у састанак? На пример, да ли треба да размотримо укључивање сесије можданих идеја да би се генерисале нове идеје или да ли се појединачне презентације одржавају ради информисаније сарадње?

Почевши од исхода које треба постићи, можете боље идентификовати присутне и обрадити количину времена и предрадњи који ће бити потребни за ефикасан састанак.

3. Увек постоји формална агенда

Најефикаснији састанци имају дневни ред, тј. Списак тачака о којима треба разговарати на састанку. Иако смо навикли на дневни ред који само наводи тачке о којима ће се расправљати, бољи начин је укључити намеру (циљ) и жељени исход сваке тачке дневног реда, тако да су сви присутни на састанку на истој страници.

Када се дневни ред креира на овај начин, постаје очигледније када се дискусија покрене, заврши или када је можда време да се крене даље. Формални циљеви ће рећи учесницима како најбоље да допринесу, а исходи пружају меру ефикасности дискусије. Такође је одличан алат за водитеља или председавајућег да усмери састанак на успешан закључак.

Пример дневног реда који приказује распоред, исходе и циљеве

4. Основна правила су експлицитно изражена и усаглашена

Примена правих основних правила може произвести састанке са више флуидности и мањег трења. Типично када чујете термин основна правила можда вам падне на памет „телефони вибрирају“ или „будите на време“ или „примените златно правило“ итд. То су можда најчешће примењивани стандарди, али основна правила за плодне састанке такође треба да се усредсреде на побољшање комуникације ради већег групног ангажмана.

Добар узорак основних правила која то илуструју потиче од Рогера Сцхварза (Сцхварз, 2016). Наводи осам правила за ефикасне састанке: „Ставови држава и постављајте истинска питања; делите све релевантне информације; користите конкретне примере и сложите се што значе важне речи; објасните образложење и намеру; усредсредите се на интересе, а не на ставове; тестирајте претпоставке и закључке; заједно осмислите наредне кораке; разговарајте о неспорним питањима. "

Ова правила су створена да воде понашање појединачних и групних дискусија за опсежнији дијалог, али само су пример неких протокола који би могли да подстакну позитивно учешће. Стварање или прилагођавање сопственог скупа процедуралних норми и правила понашања може регулисати и усмерити састанак ка богатијим исходима.

Потпуно разумевање сваког основног правила на почетку сваког састанка биће важно да би се учесници сложили и покушали да се ускладе са жељеним стандардима.

5. Постоје кључни улози за одржавање састанка у току

Најуспешнији састанци имају неке суштинске улоге које се учесницима могу доделити као двострука улога или спољним особама. Додељене улоге зависиле би од дужине састанка, броја учесника и сврхе састанка.

Мерач времена

Замолите волонтера да надгледа време на основу дневног реда. Ово се може уврстити у одговорности председавајућег састанка или фасилитатора, али ако је састанак дуготрајан или се очекује да буде сложене природе, можда би било најбоље тражити одвојеног волонтера.

Улога мериоца времена је да упозори учеснике када се ближи крај за одређену тачку дневног реда, тако да група може да одлучи о додатном времену ако исход није постигнут или да се сложи да крене даље.

Флипцхарт / Вхитебоард Ноте Такер

Када неко забележи напредак састанка на штафелају или табли са флипцхарт-ом, то пружа широк увид у напредак састанка.

Доприноси дијаграмирању могу стимулисати нове идеје или створити везе између концепата који можда нису направљени другачије. Такође може подстаћи особе које се оклевају да деле, посебно у групи гласних учесника који теже да се потврде над другима. Супротно томе, могло би и ове особе модерирати, посебно ако њихове тенденције произилазе из осећаја да нико не слуша или не схвата њихове идеје озбиљно. Једном ухваћене идеје могу се референцирати ако постоји понављање.

Биљешке флипцхарт-а требале би бити читљиве и тачно обухватити кључне доприносе. Они могу бити представљени или праћени визуелним симболима или скраћеницама ради једноставности и окретности. На крају састанка могу се транскрибовати и додати формалним белешкама или сачувати и користити као референца на наредним састанцима.

Белешка о записнику / записник са састанка

Никада не постоји гаранција да ћете ви и остали чланови састанка касније имати исто разумевање онога о чему се разговарало или договорило, без обзира колико састанак био кратак или једноставан. Биљешке или записници са састанка треба да садрже евиденцију о важним одлукама, споразумима, дискусијама и акцијама.

Будући да могу постојати различита тумачења онога што сачињава „записник са састанка“ или „белешке са састанка“, добра је идеја дати образац или унапред договорити формат.

Особа одговорна за хватање белешки може бити учесник састанка или спољна особа чија је једина сврха стварање тачне евиденције састанка.

6. Постоји Акциони план за праћење

Коначна тајна успешних састанака је осигурати да састанак буде више од пуке „радионице за преговоре“. Ако постоји ставка коју треба пратити, она треба да има додељену временску линију и одговорно лице или лица. Списак предмета, рокови и одговорна лица треба да се направе и усагласе као део сажетка на крају састанка. Ово не би требало да буде закопано у тело записника / белешки са састанка, већ би требало да има засебан одељак у коме се могу јасно упутити.

Примена ових савета

Ето вам, шест једноставних савета за вредније састанке. Можете бити сигурни у продуктивнији састанак на коме се примењују сви или неки од ових савета.

Ако планирате да додате било који од ових предлога на следећи састанак, можда ћете желети да их примените у фазама, тако да то не представља велику промену за вас или друге особе укључене у састанак.

Референце:

Сцхварз, Р. (2016). 8 Основних правила за сјајне састанке. Приступљено 23. јула 2019.

© 2019 Аудра Стевенсон