Састанци особља: средство за ефикасну комуникацију на радном месту

Састанци особља пружају корисно место где запослени на свим нивоима могу да разговарају, ажурирају једни друге и постављају питања.

Аутор

Зашто су редовни састанци особља корисни?

Одржавање редовних састанака особља са запосленима на радном месту у великој мери ће побољшати напоре у комуникацији који чине основу било које радне групе. Запослени који могу рачунати на доследан састанак са колегама и менаџерима осетиће веће власништво над послом који обављају због честе могућности међусобне комуникације на тим састанцима.

Поред тога, ови запослени ће осећати поверење у своје руководство јер су укључени у планирање и друге процесе који чине радно место бољим местом за све. С обзиром на то да запослени велики део свог живота проводе на послу, важно је да се осећају као да су део успеха организације која испуњава своје стратешке циљеве.

Ефикасна комуникација за менаџере и запослене

Састанци особља омогућавају запосленима да буду део процеса одлучивања у организацији преношењем својих мишљења, идеја итд. На структурираном, али општеприхваћеном форуму. Иако коначни ауторитет и одлучивање припадају руководству организације, лидери често посежу за својим запосленима за драгоцен допринос.

Менаџери који користе ове састанке као алате за комуникацију отварају сјајну прилику запосленима да међусобно поделе своја радна искуства. Неке заједничке карактеристике ефикасног састанка особља су следеће.

Карактеристике успешних тимских састанака

Редовни распоред: Да би заиста били ефикасно средство за комуницирање информација и прикупљање података од запослених, састанци особља треба да се закажу пре времена како би запослени могли да их предвиде и да у складу с тим планирају са остатком свог распореда / календара. Запослени који могу рачунати да ће се ови састанци редовно одржавати видеће их као могућности да доследно размењују информације са другима.
Правовремени почетак: Ако менаџери желе да се њихови запослени на време појаве на састанку, они такође морају да дају пример да на време стигну и на састанак. Штавише, почетак састанка треба да буде заказан како би каснили присутни знали да се морају потрудити да не закасне на следећи састанак. Као менаџер који води састанак, ажурност и започињање састанка на време показаће колико је менаџер важан како је састанак важан.
Припремљени дневни ред: Будући да ће запослени вероватно имати информације за размену, корисно је припремити дневни ред како би се одржала нека структура и поредак на састанку. Лако је скренути с пута кад запослени нуде информације које можда нису у вези са припремљеним дневним редом. Дневни ред такође служи као згодан запис који супервизор може да прегледа и утврди да ли су одређене теме обрађене.
Обавезно присуство: Редовно заказан састанак особља, који се одржава ради размене и прикупљања важних информација о радном месту, обично треба да има обавезан захтев за присуство особља. Запослени треба да буду део овог комуникационог „тхинк танка“, јер је ефикасан само ако су сви присутни да саслушају дискусију и пруже свој јединствени увид у теме о којима се расправља. Дозвола за прескакање састанка особља ради друге радне обавезе требало би да буде изузетак, а не уобичајена појава.
Професионализам: Будући да ће се лична мишљења и увиди делити на састанцима особља, од пресудног је значаја да менаџер надгледа састанак док други говоре како би се осигурало да све дискусије остану професионалне и са поштовањем. Запослени често чувају одређене теме за отворену дискусију на састанку особља. Ови људи се могу осећати врло страствено према свом мишљењу и повредити своја осећања или постати одбрамбени када други деле другачије мишљење. Веома је важно за руководство за столом да задрже све професионалце подсећајући их да сви имају мишљење и треба да поштујемо њихову прилику да разговарају са колегама на таквом форуму. Ако на састанку особља нема контроле у том погледу, снажније личности ће надмашити друге, а то би могло довести до тога да се неки запослени осећају несклоно активном учешћу у будућности.
Потреба да се откажу састанци особља: Менаџери ће можда имати прилику да откажу састанак због властитих неизбежних проблема са заказивањем или ако у то време не постоје стварни проблеми који захтевају допринос особља. С обзиром да није ефикасно одржавати састанак само ради одржавања састанка, отказивање састанка је мудро јер ће запослени ценити ослобађање времена по свом распореду за обављање других послова. Можда би било паметно послати е-пошту како би запослени знали да су добродошли да разговарају са менаџером један на један уколико имају нерешена питања о којима треба да разговарају. Дозвола за разговор са менаџером или промовисање „Политике отворених врата“ након што је састанак особља неочекивано отказан, ставиће запосленог до знања да не мора да чека до следећег састанка да би разговарао о нечему што је за њих важно.

Састанци особља који оличавају ове карактеристике донеће ефикасне резултате који ће користити организацији и свима који се труде да успеју.

Абрахам Линцолн одржао је свој говор „Кућа подељена“ у главном граду државе Иллиноис (Олд Стате Цапитол) у Спрингфиелду, у држави Илиноис, 16. јуна 1858. Организације неће преживети ако запослени не добију прилику да отворено комуницирају.

Аутор

Користите састанке за дискусију о текућим проблемима

Редовни састанак особља ствара форум за доследну дискусију о свим текућим или новим несугласицама или међуљудским питањима која се могу појавити између појединаца који редовно међусобно комуницирају. Ако се узме у обзир колико њиховог дана, а самим тим и живота, проведе на послу, није изненађујуће што се међуљудске ситуације могу појавити због генерацијских разлика, вредности и укупних животних искустава.

Чињеница је да свако на посао долази са сопственим „пртљагом“ који чини оно што заправо јесте. Редовни састанак са сарадницима омогућава планирану и стога поуздану прилику за решавање проблема пре него што постану кризне ситуације.

Радни однос је као и сваки други лични однос - потребна му је довољна прилика за решавање проблема који могу спречити рад и постизање циљева у организацији. Када су везе „подељене“ и наставе да се распршују без интервенције руководства, могу се десити значајни поремећаји на радном месту јер се различити тимови или стране међусобно изазивају због доминације над одређеним гледиштем.

Комуникација је кључна

Искоришћавање свих прилика за међусобну комуникацију на радном месту је кључ професионалног успеха запослених и њиховог вођства. Када се састанци особља одржавају редовно, професионално и на начин који подстиче све присутне на активно учешће, организација може убрати благодати постојања солидног радног тима у коме се поверење стиче продуктивном интеракцијом. Размена информација међу људима који чине да организација испуњава своје циљеве ствара хармоничније окружење за све.