Преглед садржаја:
- Увод:
- 1.1 Која је сврха састанака?
- 1.2 Који су организациони и правни захтеви који се могу применити на вођење минута?
- 1.3 Зашто би записник био тачан запис о дискусијама и одлукама?
- 1.4 Која је сврха докумената и израза који се обично користе на састанцима?
- 2.1 Која је улога председавајућег и друге формалне одговорности на састанцима?
- 2.2 Како радите у сарадњи са столицом када траје записник?
- 3.1 / 2 Зашто би требало активно да слушате када узимате минуте и како то радите?
- 3.3. Како водите белешке током дискусија одржаних на састанцима?
- 3.4 / 5 Зашто бисте требали добити појашњења и како то чините?
- 3.6 Како сортирате, одабирете и структурирате информације да бисте створили записнике?
- 3.7 Шта се подразумева под правилним тоном и професионалним језиком за неколико минута?
Узимање минутаже је витално у сваком послу.
Давид Травис, ЦЦ0, путем Унспласх-а
Увод:
Ова јединица је опциона јединица групе Б на нивоу 2 са 4 кредита. Ова јединица помаже кандидату са добрим знањем и разумевањем задатака током вођења записника, улоге председавајућег и записничара на састанцима, поступка вођења записника, припреме за вођење записника и како следити организационе процедуре, политике и смернице током вођења записника минута
Нађите личну изјаву релевантну за ову јединицу!
ПС: На љубазној белешци, немојте копирати ништа овде предато и приказати их у својој датотеци. Ово је овде објављено, само да би вам помогло да стекнете представу / разумевање о томе шта очекују од вас и како морате да пишете. Мораћете да се повежете са својим радним подручјем и организацијом и придржавате се тога док припремате датотеке. Хвала на сарадњи.
1.1 Која је сврха састанака?
Главна сврха састанака је размена идеја и изражавање различитих мисли. Састанци се користе у скоро свакој организацији као начин преношења информација другим људима где су њихове главне функције информисање, тражење идеја, тражење разјашњења, решавање проблема, дискусија о предлозима / начинима рада, доношење одлука и решавање спорова.
1.2 Који су организациони и правни захтеви који се могу применити на вођење минута?
Записници би требали тачно приказати дневни ред састанка. Структура записника прати листу тачака дневног реда. Да бисте ефикасно водили записнике, потребно је да припремите образац на основу тачака дневног реда. Оставите довољно простора за записивање бележака током састанка. Ово ће вам помоћи да се не збуните и да се глатко прелазите кроз ставке током састанка.
Записници су правни документи који служе као доказ за будуће референце у вези са било којим расправама одржаним на састанку. Записник треба да садржи наслов, време, датум, место састанка, имена учесника, извињење, посетиоце, предмете, потребне радње и датум следећег састанка.
Обавезно запишите радње за сваку тачку дневног реда и ко. Записници морају бити тачни, јер ће се људи на њих позивати у будућности и требали би бити у стању да тачно схвате шта се догодило на састанку.
1.3 Зашто би записник био тачан запис о дискусијама и одлукама?
Записник треба написати тачно и сажето, тако да било која особа, без обзира да ли је присуствовала састанку или не, може знати шта се догодило.
Записници служе као службени записник о радњама које су се догодиле на састанку и чине историјски запис тима или одељења. Чак и ако се људи забораве присјетити шта се догодило на састанку или онога о чему се расправљало и одлучило, записници ће им помоћи да се врате и добију те информације. У записник се такође бележе предузете радње и радње које треба предузети. Дакле, делује као подсетник који наводи рокове који се морају поштовати. Записници такође дају информације људима који нису били присутни на састанку.
1.4 Која је сврха докумената и израза који се обично користе на састанцима?
Документи за састанке креирају се када се посао састаје како би се разговарало о питањима која се односе на садашње пословање и будуће пословање предузећа.
Три уобичајена документа о састанку су:
- Обавештење о састанку (детаљи као што су датум, време, врста састанка, локација, сврха састанка)
- Дневни ред (детаљан списак дневног реда састанка)
- Записници (записник / доказ састанка са детаљима као што су место и време састанка, сврха састанка, присутни, председавајући састанка, извињења, дневни ред, преглед записника са претходног састанка, датум, време и место следећег састанка и време затварања састанка))
2.1 Која је улога председавајућег и друге формалне одговорности на састанцима?
Улога председавајућег је да обезбеди тачан запис о састанку. Председавајући састанка има одговорност да
- Помозите записничару да се договори око тачака дневног реда.
- Слиједите тачке дневног реда у низу.
- Обавештавање записничара о свим тачкама које ће бити уклоњене са договореног дневног реда.
- Резимирајте одређене тачке, одлуке или радње договорене за сваку тачку дневног реда пре него што пређете на следећу тачку.
- Пристаните и пружите резиме за дуге дискусије.
- Прегледајте записнике када су написани као нацрти.
2.2 Како радите у сарадњи са столицом када траје записник?
Разговарам са председавајућим пре него што састанак почне да усваја тачке дневног реда, а такође и о свим посетиоцима који присуствују састанку. Добивам савете на време и место одржавања састанака ако редовна соба у којој се одржава састанак није доступна. Када сумњам, питам да ли треба додати посебну расправу у записник. Такође разјашњавам све техничке појмове о којима се расправљало на састанку како бих избегао бележење погрешних информација. Након састанка, што пре састављам записник и дајем одобрење од мог менаџера пре него што их дистрибуира члановима.
3.1 / 2 Зашто би требало активно да слушате када узимате минуте и како то радите?
Требао бих активно да слушам док записујем, јер они служе као записник о одлуци и детаљима за све о чему се разговара и договара на састанку.
Следе неки начини на које то радим:
- Морам да слушам аналитички, тражећи главне идеје и детаље.
- Разјашњавам ствари које не разумем или тражим од председавајућег да понови чињенице које не разумем.
- Узимам у обзир осећања говорника и присутних.
- Проактиван сам и спреман да одговорим.
- Уклањам сметње (буку, прекиде итд.) И концентришем се на звучник како не бих пропустио важне тачке и радње које треба снимити.
3.3. Како водите белешке током дискусија одржаних на састанцима?
Рано долазим на састанак, постарам се да знам ко је председавајући, седнем поред председавајућег и проверавам да ли сви имају све папире (дневни ред) и узимам резервне. Прочитао сам све новине много пре састанка и тражио имена тих људи. Слушајте пажљиво, запишите кључне речи и запишите одлуке. Молим за појашњење и проверим белешке са столицом.
3.4 / 5 Зашто бисте требали добити појашњења и како то чините?
Све недоумице настале приликом записивања записника морају се разјаснити, јер су то одлуке које се доносе као група и помажу у будућим референцама.
Разјашњавам ствари тражећи од председавајућег или групе да понове или нешто полако разговарају ако сумњам у било какве дискусије. Дајем себи времена да слушам и елиминишем расејаност.
3.6 Како сортирате, одабирете и структурирате информације да бисте створили записнике?
За израду минута користим доследни образац. Сврха састанка се разликује од врсте састанка до врсте, тако да се и распоред записника може разликовати.
Употребљени образац такође ће олакшати проналажење важних информација и треба да буде доследан током низа састанака.
Записник структуришем на следећи начин:
- Наслов састанка.
- Датум и време састанка.
- Списак свих присутних под насловом „Присутни“.
- Списак свих оних који нису присутни, али који су упутили извињења, овај списак треба да дође под насловом „Извињења“.
- Потврда да су записници са претходног састанка усаглашени. Треба укључити датум претходног састанка.
- Све измене или радње које произилазе из записника са претходног састанка треба да буду записане.
- Сва питања која су произашла из претходних записника треба да буду укључена у наслове о којима ће се расправљати.
- Записници би увек требало да следе исти редослед који се следио на састанку.
- Датум следећег састанка.
3.7 Шта се подразумева под правилним тоном и професионалним језиком за неколико минута?
Записници су запис шта се тачно догодило на састанку. Дакле, требало би да има запис о дискусијама и акцијама. Требало би се фокусирати на ставке о којима се расправљало и имати јасне информације о томе шта је одлучено за сваку ставку. Записници морају бити написани у цјеловитим реченицама и довољно детаљни. То ће помоћи читаоцима који нису присутни на састанку да схвате о чему се заправо разговарало.
ПС: На љубазној белешци, немојте копирати ништа овде предато и приказати их у својој датотеци. Ово је овде објављено, само да би вам помогло да стекнете идеју / разумевање шта они очекују од вас и како морате да пишете. Мораћете да се повежете са својим радним подручјем и организацијом и придржавате се тога док припремате датотеке. Хвала на сарадњи.