Трајање минута: стил, структура и језик

Фотографија Ливингста

Овај чланак је један од групе од три особе које воде записнике (друга два су намењена састанцима и записницима и улози председавајућег састанка и записничара. Овај чланак објашњава различите врсте записника и различите стилове писања узимање минута, сортирање, одабир и структурирање информација како би се створили минути и исправан тон и употреба професионалног језика у писању записника.

Различите врсте минута

Постоје различите врсте записника, а врста записника који будете писали зависиће од сврхе или употребе записника. Обично се на састанцима тимова користи једноставна неформална врста записника, док се детаљна формална врста записника пише ако је записник намењен спољној публици. Дакле, врста минута зависи од врсте публике и сврхе.

У основи постоје три врсте минута:

• Дословно записник
• Дискурзивни записници
• Акције

Дословно записници:Дословно значи „Тачно у истим речима које користи писац или говорник“ или „реч од речи“. Ови записници се користе посебно када постоји нека врста спора и свака реч говорника ће морати бити снимљена. Користи се на формалним састанцима одбора или општим годишњим састанцима или у правним ситуацијама када особа бележи дискусију реч по реч. Сви аргументи и коментари су забележени. Обично то буде ситуација када је дискусија усредсређена на одређеног појединца. Како то може бити напоран процес, у зависности од осетљиве природе расправљаних проблема, особа која снима мораће да користи снимач звука или ће морати да користи стенографију, а затим ће касније откуцати белешке. Треба водити рачуна приликом снимања звука како снимљени комад не би дошао у руке погрешних људи.Примери ситуација у којима се воде дословни записници су жалбе, јавне расправе, састанци савета, дисциплински одбори, жалбени поступци итд.

Дискурзивни записници: Ове врсте записника користе се када се одржавају формалнији састанци попут састанака одбора или одбора. Они имају главни садржај дискусије и акционе тачке. Ове врсте састанака ће вероватно имати спољну публику која ће ширити информације о којима се расправљало на састанку. Тако ће записници бити у облику пасуса, уредно у одељцима и по редоследу расправа.

Веома је ретко видети људе којима се обраћају њиховим именима у овим врстама записника, јер ће радње или расправе водити одбор или комисија, па ће се у записнику помињати као одбор или одбор. Записник ће водити секретар или особа у сличној улози која неће учествовати у расправи и стога ће моћи тачно да записује записник. У овом случају секретар ће бити одговоран за припрему дневног реда, организовање састанка, као што је место одржавања, освежење, праћење тачака акције, брифинг председавајућег и дистрибуцију других релевантних докумената.

Тачке акције: То су најчешћи типови записника и обично се бележе као кратке белешке са детаљима одлука и белешкама о акцијама. Дискусије нису детаљно забележене, већ само поменуте. Ови записници се воде на састанцима тимова, дискусијама у малим групама, интерним састанцима, пројектним дискусијама итд. Као што и само име говори, ови записници садрже само листу одлука или кратке белешке са тачкама акције. Они су усредсређени на исход и будуће акције. Има неформални стил и може се написати као тачке, јер се они само интерно циркулишу. Често записничар учествује и на дискусијама на састанку. Ови записници су једноставни, могу се брже записати и тачни су. Ови састанци такође имају дневни ред, који припремају администратори или било ко ко је задужен за састанак.Постоје случајеви када један од учесника само записује белешке током састанка.

Све наведено су врсте записника и најважније је да се сваки стил примерено и ефикасно користи.

Различити стилови писања који се користе у минутама

Стил писања записника је најважнији задатак у процесу вођења записника. Вођење записника значи белешке вођене током састанка или док сте на састанку. Треба да запишете на начин који ћете касније разумети приликом израде записника. Не постоји одређено правило које се треба придржавати, јер свако има свој стил записивања записника.

Различити стилови писања који се користе током трајања минута су:

• Добро је имати контуре према дневном реду, тако да вам олакшава вођење бележака испод сваке тачке током разговора.
• Припремите списак присутних и означите их док улазе у собу, а то ће вам дати списак одсутних људи. Ово ће вам помоћи јер не морате да записујете имена свих присутних, јер то може потрајати и збуњивати када постоји велика група.
• Запишите назив састанка, датум, време и место састанка, укључите ставке које су из неког разлога остале без дискусије, јер ће их убудуће требати упутити. Такође не заборавите да на крају наведете датум и време следећег састанка.
• Не покушавајте да ухватите све осим ако се не ради о дословним минутама. Слушајте пажљиво и ухватите важне детаље. Не пишите дуге реченице, само бележите тачке (тачке) употребом правог језика унапред. Такође избегавајте понављање и будите прецизни.
• Ако вођење бележака постане превише тешко због превише дискусија, унакрсних референци итд., Увек можете узети дозволу да видите може ли се састанак снимити на уређају за аудио снимање. Уверите се да су учесници тога свесни. Ово много помаже у разјашњавању ствари током прављења записника.
• Када је реч о дословним записницима, запишите све реч по реч под одговарајућим насловима, јер ће ово бити корисно када правите записник. За ово морате бити брзи писци, а најбоље је знати стенографију. Записивање колико год је могуће је важно, а све што није потребно можете изоставити касније, јер ако изоставите одређене информације, можда их нећете моћи памтити касније када будете записовали записник.
• За дискурзивне записнике запишите важне тачке за сваку дискусију тако да се подсетите на оно о чему је било речи док правите записник. Опет, најбоље је писати под одговарајућим насловима како бисте избегли забуне током прављења записника.
• За белешке о акцијама користите тачке за бележење важних тачака. Можете користити образац са колонама за предмет о коме се говори, одлуку и радње
• Добро је користити скраћенице док пишете, чак и за имена чланова, јер ће ово писање учинити бржим. Обавезно користите скраћенице које пратите јер остале скраћенице неће имати смисла када касније будете гледали белешке током прављења записника. Неки примери су, Записници (минуте), Управно тело (ГБ), Припрема (припрема), Важно (имп) итд.
• Увек записујте расправе оним редоследом како су се расправљале, али број ставке и даље можете добити према дневном реду. На пример, ако је тачка 7 дневног реда разматрана трећа на састанку, запишите је као трећу дискусију, али поред ње можете имати број 7 ради лакшег сналажења у дневном реду.

Сви записници морају бити сажети и тачни, а да би се то постигло, белешке морају бити написане тачно у правом редоследу и стилу. Учините писање бележака што једноставнијим тако што ћете припремити неке напредне припреме пре састанка, а ако писање бележака буде ишло, то ће задатак израде записника учинити много једноставнијим. Записници такође треба да помогну свима који нису били у могућности да присуствују састанку да схвате јасно шта се догодило на састанку, без потребе за још једним састанком ради појашњења о истим дискусијама.

Како сортирати, одабрати и структурирати информације како би се произвели записници

Израда записника је следећи задатак у процесу вођења минута. Најбоље је записник записати чим будете могли након састанка, јер ћете се ствари боље сећати. Када записујете записник, не треба укључити све оно што је записано током процеса вођења белешки. Требало би да има довољно информација да би људи који нису присуствовали састанку могли да прате и снимају садржај без забуне или потребе за даљим информацијама. Дакле, запишите главне / важне тачке.

Прво што треба запамтити је бројање минута. Свака тачка о којој се расправља на састанку или свака тачка дневног реда о којој се расправљало садржи кратку белешку која се назива записник. Тотал Минутес је збирка кратких белешки. Због лакшег читања и праћења, као и за референцирање, најбоље је сваком минуту дати број.

Свака тачка дневног реда или свака дискусија треба да садржи објашњење (ако су дискурзивни записници) или кратку белешку (ако су белешке о акцијама) онога о чему се расправљало са главним тачкама дискусије, било којим несугласицама, одлукама и поступцима. Добра је пракса да имате стандардни образац за записнике ако се састанак периодично понавља, јер ће то задатак писања записника учинити једноставнијим. Све тачке дневног реда, које су стандардне, могу се додати предлошку записника.

Стандардне ставке свих минута су:

• Наслов / назив састанка / одбора / одбора
• Датум састанка
• Време састанка
• Место / локација
• Списак присутних - то су људи који су позвани на састанак
• Списак извињења - људи од којих су примљена извињења
• Списак одсутних - људи који су позвани, али нису присуствовали нити послали извињење
• Потврда претходних записника заједно са датумом претходног састанка
• Измене и допуне проистекле из претходних записника
• Питања која произилазе
• Резиме дискусија, одлука и акција
• Ствари у току или одложене или завршене
• Неки други посао
• Датум следећег састанка

За остале ставке додајте / креирајте наслове на предлошку. Сада имате распоред са насловима за све ставке о којима је било речи на састанку. Сада прелистајте белешке и додајте релевантне информације попут дискусија, одлука и акционих тачака преко или испод сваког наслова, одбацујући небитне информације.

Структурирање записника није врло тежак задатак, јер постоји договорени стандард или стил или образац који се користи за записивање записника. Структура записника такође зависи од дневног реда, јер се записници записују редоследом којим се расправљало о тачкама дневног реда.

У случајевима када су на састанку одобрени било какви извештаји или политике или поступци, они се морају приложити записнику. Када записници имају прилоге, напомена Атт се појављује на маргини записника. На насловној страни прилога наводи се и назив састанка или одбора или одбора, датум састанка и ставка из записника којем прилог припада. Овај прилог се мора поднети заједно са записником након одобрења.

Када саставите записник, он се може послати председавајућем ради било каквих појашњења, а затим и одобрења. Након одобрења председавајућег, они се могу дистрибуирати релевантним људима, то јест људима који су присуствовали и људима који треба да предузму одлуке. Може бити корисно ако је уз записник приложен списак акција, заједно са датумима крајњег рока, како би их било лакше покретати.

Ако људи након расподеле затраже исправке, могу се забележити и одвести на следећи састанак како би их председавајући могао верификовати и разјаснити заједно са осталим члановима присутним на састанку. Тек након што се изврше све промене, записник се договара и потписује као тачан.

Тачан тон и употреба професионалног језика за неколико минута

Током писања, тон писца је веома важан, јер ово преноси поруку и показује став или осећање писца према субјекту и утиче на читаоца. Одговарајући тонови који се користе зависе од тога ко је публика и зависе од написаних информација.

Записници су професионални документи које не могу гледати само интерни људи, већ их може прегледати било ко ван организације, чак и ако је то био интерни састанак у време када су у питању правна питања. Стога је важно да их на професионални начин запишете користећи исправан професионални / формални тон и језик. Такође се побрините да документ садржи кратке и јасне реченице које се држе поента и да користите једноставне речи које су лако разумљиве.

Записнике треба писати у прошлом времену, јер се ради о састанку или дискусији који су се водили у прошлости. Користите пасивни глас где год можете док записујете минуте, јер ће то елиминисати употребу имена било ког појединца, али употреба само пасивног гласа неће имати смисла и отежаће разумевање. Зато увек користите комбинацију активних и пасивних гласовних реченица док записујете записник.

Записници садрже детаље о томе о чему је група чланова дискутовала и одлучила на састанку, те је стога записник најбоље написати као трећа особа. На тај начин се дистанцирате од свог писања и ствари записујете неутрално. Користите фразе попут „председавајући је то изјавио“, „забележено је“, „комисија је то одлучила“, „одлучено је“ итд. У случајевима када је тачку изнела одређена особа или када је сагласност постигла појединца, важно је навести ту особу и шта је рекла, јер ће то помоћи за будуће референце.

Изговорене речи на састанку не би требало да буду написане тачно у записнику, већ морају да се трансформишу у други језик који је прихватљив за професионалне документе. Ако су чланови на састанку користили сленг, немојте их укључивати у записник, већ их замените одговарајућим речима. Ако нису битни за одлуку или нису важни, само их изоставите. Слично томе, када се на састанцима јављају аргументи или неслагања, немојте их записивати као аргументе, већ користите алтернативне фразе попут „изражени су различити ставови“ или „изражена су различита мишљења“. Ово не прецизира особу која се није слагала, али читаоцу каже да је дошло до дискусије због неслагања.

Користите фразе или речи попут „забринути“, „директор је истакао“, „одбор је објаснио“, „главни извршни директор затражио“, „изразио забринутост због“, „предложио састанку“, „покренуо питање“, итд. Следећа тачка коју треба приметити је провера правописа, граматике и интерпункције. Не ослањајте се само на проверу правописа и граматике у вашем уређивачу докумената. Најбоље је ручно прочитати записнике након што сте их сачинили, а такође наговорите другу особу да прочита и добије повратне информације.

Надам се да вам је ово било од неке помоћи. Хвала вам за читање. Молимо вас, не устручавајте се да ме контактирате у вези са било каквим питањима или било каквим повратним информацијама у вези са овим чвориштем. Ако сматрате да не покрива релевантне теме, молимо вас да пошаљете повратне информације!

Хвала вам.

Ливингста