Разумевање процеса складиштења и преузимања информација

Виллиам Боут, виа Унспласх

Информациони системи и њихове карактеристике

Информациони системи се брину, креирају, обрађују, дистрибуирају и преиспитују податке како би помогли побољшању ефикасности и ефективности организације. Неки примери информационих система укључују:

Систем за обраду трансакција (ТПС): одговоран за обраду пословних трансакција. Врсте трансакција се разликују међу организацијама, али неки примери могу бити постављање налога, обрачун, депозити чекови, системи обрачуна зарада, системи резервација и контрола залиха. Они помажу у одржавању, сабирању, промени и уклањању података.
Управљачки информациони систем: Помаже у извршавању задатака потребних за решавање проблема и доношење одлука. Помажу у управљању праћењем података о учинку, ефикасности, рачуноводству и трансакцијама. Неки примери укључују системе управљања продајом, буџетирање, особље и контролу залиха. Ови подаци морају бити тачни и релевантни.
Системи за подршку одлучивању: Помаже менаџерима у доношењу одлука. Користи интерне и екстерне ресурсе за анализу постојећих информација и пројектовање ефеката. Они помажу у сумирању извештаја, прогноза и графикона. Неки примери укључују логистичке системе и табеле.
Системи управљања односима са купцима (ЦРМ): Власници предузећа користе системе односа са купцима за акумулирање и праћење активности купаца, укључујући куповине, недостатке производа и упите купаца
Системи пословне интелигенције (БИС): Пружају анализе које предвиђају будуће обрасце продаје, резимирају тренутне трошкове и предвиђају приходе од продаје.

Правни и организациони захтеви за информацијама

Важно је имати правила која се односе на сигурност и поверљивост информација, јер оне могу садржати осетљиве податке као што су:

Лични записи
Евиденција зарада
Евиденција људских ресурса
Финансијски подаци

У погрешним рукама, ове информације могу представљати пријетњу предузећу и његовим купцима или се користити за вршење превара, дискриминације и других кршења.

Постоје закони као што је Закон о заштити података из 1998. године, који би се, уколико се не поштују, могли довести до правног поступка.

Избор података које ћемо чувати

Организације не могу чувати све информације до којих долазе. Похрањивање погрешних или небитних информација не користи и заузима драгоцен простор, што отежава њихово преузимање.

Приликом доношења одлука о томе које информације треба чувати, одлука ће зависити пре свега од законских захтева који се односе на сваку одређену врсту информација. На пример, законски захтеви наводе да:

Евиденцију о људским ресурсима организација мора чувати шест година након престанка запослења
Записи о здрављу и безбедности морају се трајно чувати
Евиденција рачуна мора се чувати између три и шест година, у зависности од врсте организације

Подаци као што су лични подаци који се односе на бивше купце морају се збринути након што се више не користе. Пратећи ове водиче, можете осигурати да се чувају само релевантне информације, што олакшава проналажење када је потребно.

Маркус Списке, путем Унспласх-а

Осигуравање тачности информација

Закон о заштити података из 1998. године намеће предузећима обавезу да осигурају тачност личних података које поседују. Информације се увек морају ажурирати када је то потребно. Неки начини за то укључују:

Коришћење редовно ажурираних база података и прорачунских табела
Постављање упозорења на информације о купцима и запосленима како би се осигурало да ће их контактирати када се системи ажурирају
Коришћење екстерне и интерне ревизије
Преглед и ревизија ваших метода прикупљања података

Форматирање и пружање информација на време

Информације које нису достављене у исправном формату мораће да се форматирају пре употребе, што узрокује кашњење и ствара ризик од случајне промене информација. Информације које се не доставе у договореним роковима могу бити од користи, јер можда неће бити довољно времена за тумачење података.

Избор података које ћете избрисати

Организације постављају своје смернице у вези са тим када и које информације могу бити избрисане. Ове смернице зависе од врсте и величине организације, простора на располагању у тренутном или тренутном систему архивирања и врсте информација.

Информације које су небитне, застареле или нетачне могу се избрисати.

Информације из архивираних датотека могу се избрисати само када истекне њихов период чувања. Лични подаци се чувају не дуже него што је потребно. Одлагање личних података када више нису потребни смањује ризик да ће они постати нетачни, застарели или небитни.

Решавање проблема са информационим системима

Проблеми који се могу појавити у информационим системима и начини њиховог решавања укључују:

Информације се не чувају на исправан начин. На пример: погрешним редоследом; чување непотребних датотека; дупликати који се чувају; и датотеке које недостају. Начин да се превазиђе овај проблем је да организација постави смернице о начину складиштења информација, што олакшава и бржи приступ информацијама по потреби. Менаџере треба обавестити када информације недостају, јер би то могло кршити законе о заштити података. Други начин да информације буду на врху је систем који редовно проверава и одлаже непотребне информације.
Проблеми са рачунарским системима као што су вируси. О њима треба обавестити ИТ менаџера или ИТ техничаре.
Унутар организација могу доћи до кварова у комуникацији због којих се информације не преносе на исправан начин. То треба решити између тима или пријавити менаџеру ако се не могу решити одмах.
Већина организација користи системе за обраду трансакција за прикупљање, складиштење, обраду и изношење функционалности основних операција предузећа. ТПС информациони системи прикупљају податке са корисничких уноса, а затим генеришу излазе на основу прикупљених података. Ови системи се користе за обраду стотина трансакција и захтевају да многи корисници истовремено раде на истом скупу података. Понекад то узрокује пад система. У случају пада, од виталне је важности да организација има резервну копију свог система како се информације не би изгубиле. Важно је да се правила успостављају и прате корак по корак како би се трансакција сматрала успешном.

Сврха чувања информација је да се чувају у сигурном и сигурном окружењу, у складу са законима о заштити података. Такође је законски захтев за организације да чувају одређене информације.