Јединица 2: организација путовања и пословни смештај

Напомена: Ове информације ће вам помоћи у стицању дипломе другог нивоа за пословање и администрацију. Молимо вас да не копирате.

Различите врсте састанака

Врсте састанака зависе од величине организације, питања о којима треба разговарати и броја људи који ће евентуално присуствовати.

Стоји Састанак је управо оно што звучи: састанак стојећи. Ове састанке менаџер често одржава свакодневно, на краћи временски период. Обично се користе када менаџер мора да обавести запослене о једноставним променама или задацима које треба започети и довршити.
Конференција је веома планиран и организован састанак, а конференције су веома заснована на дискусији и мишљења. Одржава их председавајући ради разговора о једној или неколико тема и често имају велику посећеност различитих људи у организацији. Понекад се одвијају конференцијски позиви. Ту могу бити укључени један или више људи.
Презентација је састанак који је одржан да информише запослене о променама у рутинске, правила и процедура. Планирање презентације често захтева пуно времена, јер је од виталне важности да све информације буду прецизне и детаљне. У презентацији често постоје један или два излагача, а присутни обично на крају имају прилику да разговарају о било којим питањима.
Актуелна Састанак је састанак који се одржава како би разговарали о једном појединцу тему.
Хитни састанци се одржавају изненада, често без много планирања и најаве. Они обично укључују расправе о кризи, било унутрашњој или вањској за организацију. Хитном састанку мораће присуствовати сви чланови тима што може проузроковати сметње у раду једног дана, али је веома важно. Дневни ред није потребан за хитан састанак због кратког обавештења; међутим, и даље треба водити записник током или након састанка.

Административна подршка састанцима

Од виталног је значаја да се за састанке пружа административна подршка. Пре одржавања састанка, треба направити списак свих присутних и прикупити кратке информације о сврси састанка. Како људи улазе на састанак, важно је да неко забележи ко долази.

Увек треба да постоји записникар; то су људи који бележе дискусије и договоре који се воде током састанка, омогућавајући људима да се на њих позову. Како људи улазе у подручје састанка, важно је да неко запише имена тамошњих људи у случају да други састанак треба да се одржи са истим полазницима. Такође ово омогућава менаџеру итд. Да зна коме су постављени нови циљеви или ко је свестан нових исхода.

Административна подршка је такође потребна током планирања и организовања састанка (погледајте питање 3 за оно око чега помажу).

Организовање састанака

Када организујете састанак, узмите у обзир његову сврху и ко ће бити „шеф“ састанка. Треба организовати погодно време тако да се састанак не коси са било којим важним састанцима људи који су укључени у састанак. Треба планирати дужину састанка, као и списак ко ће присуствовати и одабрати одговарајуће место (оно које ће моћи да добију и сви присутни). Треба створити дневни ред; ово је списак предмета који представљају теме о којима ће се разговарати на састанку.

Ако треба обезбедити освежење, треба размислити о количини и у зависности од тога колико је удаљен / затворен састанак, освежење треба правилно купити и чувати. Треба размотрити посебне дијете.

Приступ за особе са инвалидитетом треба узети у обзир како би подржао присутне. Ако је потребно, место састанка треба проверити да ли је погодно за приступ инвалидским колицима итд. Тумачи за знаковни језик могу бити ангажовани или позвани да присуствују ради помоћи у комуникацији.

Пословни смештај

Када путујете у пословне сврхе, подручје може бити локално или међународно. Важно је да се пре резервације истраже све различите могућности путовања како би се упоредиле погодност и поузданост, као и различити типови смештаја.

Различите могућности путовања: аутомобил, такси, аутобус, аутобус, воз, брод / трајект, авион
Различите врсте смештаја: хотел, ноћење и доручак.

У пословном сектору је веома важно потврдити упутства и захтеве за пословна путовања и смештај. Када договарате пословна путовања са смештајем, процес планирања је веома важан. Потребно је открити количину људи који путују и буџет да би се кренуло даље са процесом планирања.

Прво би требало знати различите врсте службених путовања; да ли ће путовање бити локално или међународно? Када се локација потврди, треба пажљиво размотрити избор смештаја.

Хотели често нуде три квадратна оброка дневно (што може укључити и ручак у пакету), али могу бити прилично скупи. Међутим, посетиоцима нуде мноштво различитих садржаја, укључујући јавне собе у хотелу, а такође могу да обезбеде и бесплатни ВиФи који ће пословним радницима омогућити да буду у току са својим задацима док су у својој соби и омогућиће им комуникацију са колегама.
Ноћења с доручком увек нуде доручак ујутро који укључује трошкове нечијег боравка. Садржаји у неким креветима и доручцима су ограничени, што не би требало да вас забрињава, јер је на пословним путовањима вероватно да радник неће бити често у додељеној соби.

Резервација путовања

Приликом резервације путовања важно је извршити додатна истраживања. Ако хотел / ноћење и доручак има полицијски час за резервацију, од виталног је значаја да пословни радник тамо стигне раније. У неким случајевима је лакше путовати дан раније да бисте се настанили у соби и опустили се док посао не почне. Трошкови ће бити пажљиво проверени како би трошкови били у оквиру буџета.

Карте за путовања и хотелске собе / собе са доручком треба резервисати унапред како би се избегло разочарање и стрес. У неким случајевима пословним путницима се може обезбедити одређена количина новца за куповину хране, путовање аутобусом или таксијем и за друге потребе.

Када се планирање заврши, свим члановима особља који ће учествовати на пословном путовању треба дати детаље о путовању и смештају, тако да могу да се припреме и знају тачне детаље онога што раде.

Важно је водити евиденцију о пословним путовањима и смештају како бисте пратили новчане токове и добит предузећа, јер се новац који се користи за пословна путовања често одређује у буџет. Ако се чувају детаљи о путовању и смештају, на пример колико новца коштају и њихова погодност, евиденција ће се убудуће моћи вратити на њу ради уштеде новца и / или проналаска бољег смештаја.

Такође је корисно водити евиденцију јер омогућава запосленицима комуникацију о могућим променама током путовања.

Врсте канцеларијске опреме

Дописнице: Дописнице се углавном користе у канцеларији. Примери канцеларијског материјала: Оловке, оловке, кламерице, спајалице, пост-ит белешке, лењири.

Сигурносни систем: У оквиру мог радног места, сва канцеларијска врата су затворена и имају шифриране браве. На овај начин се осигурава да јавност и неовлашћене особе не могу добити приступ досијеима пацијената, као ни ситни новац. Постоје и ЦЦТВ камере на рецепцији и изван зграде како би се осигурала сигурност како интерних тако и екстерних купаца. Сви рачунари за особље имају посебно дугме за панику, које се притиском појављују као упозорење на осталим рачунарима особља. Ово их упозорава да сте у невољи и наша је политика да, ако се то догоди док немамо посла са пацијентом, одемо до особља које је активирало дугме за панику да видимо шта није у реду.

Рачунар: Рачунар је један од главних делова опреме који се користи у канцеларији. Садрже различит софтвер, на пример Мицрософт ворд, који омогућава члановима особља да креирају писма итд. Рачунари су обично повезани на Интернет што омогућава мрежну комуникацију и истраживање. На свим рачунарима треба инсталирати посебан антивирусни софтвер за безбедну употребу приликом коришћења интернета. Такође је важно да се сав рад направи сигурносном копијом како би се избегао губитак посла. Већина софтвера на рачунарима може бити шифрована лозинком како би се омогућио само овлашћени приступ и заштитила поверљивост.

Штампач / Фотокопир апарат: Фотокопир апарати се користе за копирање докумената на папиру. Увек је корисно имати копије информација, посебно ако се тичу купца.

Скенер: Скенери су повезани са рачунарима и користе се за пренос нечега са папира на рачунар. Мој посао на мом радном месту је да помоћу скенера стављам белешке пацијента и болничка писма у систем за доделу.

Столови и столице: Већина запослених у канцеларијској организацији распоређени су за своје столове. У неким организацијама „врући сто“ запослених. То значи да немају своје подручје, већ узимају где год је доступно.

Факс машина: Факс машине се користе за копирање докумената у спољно предузеће. Свака факс машина има свој појединачни број, слично телефонском броју, што омогућава другим предузећима да вам одмах проследе информације.

Машина за франкирање: Машине за франкирање користе се за вагање и „штампање“ на ковертама (словима / пакетима) како би могле да се пошаљу. Кредит се купује и улаже у машину за плаћање трошкова марке који се могу променити у 1. или 2. класу. (погледајте јединицу 12 за више информација о машинама за франкирање)

Ламинатор: Папир или картица се убацују у ламинатор који се затим 'затвара' у пластичну облогу како би их заштитио од оштећења водом и кидања. Документи се често ламинирају ако их треба изложити, на пример плакате или упутства.

Фиксни телефон: Телефони се готово увек користе у канцеларији. Могу се користити за упућивање / примање екстерних и интерних позива. Унутар мог радног места телефони се користе за комуникацију са другим запосленима и користе се за позивање других здравствених предузећа и пацијената. Такође примамо долазне позиве од пацијената који можда имају питање или који желе да закажу састанак. Сваки телефон такође има „поштанско сандуче“ где људи који зову могу да оставе поруку ако не можете да одговорите. Такође се могу поставити у поставку „не ометај“.

Ормару: ормару се користи за организовање и чување докумената. Често имају више фиока и одељака који могу бити означени као помоћ у организацији. У оквиру мог радног места имамо картотеке, посебно за личне податке пацијената који су поређани по абецеди по презимену и могу се закључати. Предност многих од њих је што су ватроотпорни па виталне информације неће бити уништене у случају пожара.

Дробилица: Дробилице се могу користити у канцеларији за одлагање приватних и поверљивих података о другом члану особља или купцу / пацијенту. На овај начин се осигурава да ниједна неовлашћена особа не може добити информације. Закон о заштити података каже да личне податке треба „чувати не дуже него што је апсолутно неопходно“. Унутар мог радног места делили смо све поверљиве информације које више нису потребне.

Сеф: Сеф је витална „опрема“ за канцеларију ако се складишти новац. Сеф ће сигурно чувати новац и само овлашћене особе треба да знају како да му приступе било помоћу кључа или кода. Кључеве од сефа такође треба држати на сигурном месту како би се избегао губитак или крађа.

Коришћење канцеларијске опреме

Када бирате канцеларијску опрему за довршавање задатка, треба размотрити шта задатак захтева од вас. Ако морате да напишете писмо, можете да одлучите да користите Мицрософт Ворд на рачунару, а затим користите штампач. (Размотрите доступне ресурсе: можда нема довољно папира за штампу.)

Такође је важно узети у обзир количину времена које имате за извршавање задатка. На пример, ако морате да направите графикон, требаће вам више времена за цртање слободних руку него ако користите софтвер на рачунару.

Ако задатак укључује пружање информација другим људима, да ли је то потребно учинити брзо или брзина није превише битна? Слање факса и употреба телефонске комуникације готово су тренутни, док слање е-поште зависи од тога колико времена некоме треба да приступи и прочита.

Приликом обављања задатка такође ће бити потребно узети у обзир трошкове и квалитет. Нека канцеларијска опрема може произвести документа вишег квалитета, али уз велике трошкове то ће бити потребно пажљиво испланирати.

Смањење отпада

Важно је у радном окружењу свести отпад на минимум, јер ће перформансе бити ефикасније, а купци / пацијенти ће се осећати лагодније. Свим запосленима треба пружити тачну обуку, укључујући како да идентификују и минимизирају отпад.

Коришћење е-поште помаже у смањењу папирног отпада јер се записници са састанака, билтени итд. Могу слати на е-пошту особља, уместо да им се дају на папиру.
Ако запослени користи штампач, требало би да одштампа само ону количину страница која им је потребна и, ако је могуће, дуплексира их. Ово се може применити и када се користи фотокопир апарат.
„Електрични отпад“ је такође веома важно смањити: рачуни ће бити нижи, а зграда и животна средина економичнији. По завршетку радног дана треба искључити сва светла, као и рачунаре и њихове компоненте (скенери, штампачи, фотокопир апарати). Централно грејање или клима уређај треба користити само ако је потребно.

Дневнички системи

Штампана копија или систем ручног дневника често је у облику увезане или прстенасте књиге. Долазе у много различитих формата за дан / месец, па ће бити потребно узети у обзир колико ће уноса ући у дневник пре него што одаберете. Мане овог система су могућност губитка и употреба папира. Простор може бити ограничен у везаном дневнику што би могло довести до нејасних уноса. То би могло довести до погрешног читања уноса. У мојој организацији постоји један или више планера зидова у свакој соби које одржава особље и који се редовно ажурирају. Они су корисни јер су увек на видику. Лична је одлука да ли користимо дневник у стилу књиге или не.

Системи електронског дневника могу се креирати на рачунару, телефону или електричном организатору. На рачунару постоји много различитих програма које можете користити за израду дневничког система, тако да то зависи од личних преференција. Ако су дневнички системи електронски, увек постоји могућност шифрирања лозинком како би се осигурало да их могу прегледавати и уређивати само особе са овлашћеним приступом.

Предности дневничког система

Коришћење дневничких система омогућава вам да ефикасно планирате и организујете своје време као и друге. Ако су системи дневника доступни осталим члановима особља, то их обавештава о вашој општој доступности за састанке, дане обуке и на мом радном месту када су њихови администраторски дани. Дневнички системи помажу приликом планирања састанака и догађаја, јер ћете бити сигурни да се ништа неће преклапати са њима.

Када наручујете ресурсе, често је добра идеја водити дневник о томе шта је наручено, када и колико је наручено. Ово помаже менаџеру и власнику ситног новца да прате колико се често ресурси троше и могло би помоћи у решавању проблема за смањење расипања ресурса.

Вредно је укључити датуме и време у систем дневника. Они би требали бити праћени именима ако је потребно и информацијама о заказивању састанка или догађаја. Дневнички системи увек треба да буду тачни и тачни и да садрже све неопходне детаље.

Пример система у употреби

Добијање тачних информација приликом уношења дневника је од виталног значаја. На мом радном месту користимо софтвер који се зове „СистмОне“. Садржи врсту електронског дневничког система за резервацију термина и телефонске консултације. Важно је да су информације о овоме тачне како би се избегло сукобљавање састанака, помогло у заштити пацијената, обезбедило улазак правог пацијента и како би лекар или службеник који издаје лекарске прегледе знао мали резиме у вези са симптомима / потребама пацијената.

Такође имамо могућност да водимо сопствене системе дневника за уношење датума састанака тима и дана тренинга. Праћење ових датума помаже нам да слободно време остане доступно. Похађање састанака и дана обуке омогућава нам да комуницирамо са другим колегама, побољшамо проблеме које имамо у ординацији и помаже нам да проширимо знање.