Како је бити менаџер пројекта: дан у животу

С обзиром на каријеру менаџера пројеката? Прочитајте на…

Цанва.цом

Уз било коју каријеру, оно што може изгледати занимљиво и гламурозно аутсајдеру често могу бити сложени и стресни аспекти посла. Избор праве каријере је важан, тако да морате да истражите. Ако погледате даље од сјајних страница за запошљавање и сазнате мало о свакодневној стварности посла, можете вам помоћи да донесете информисанију одлуку о томе да ли је та каријера права за вас.

У овом чланку сам спојио своје искуство и искуство других менаџера пројеката како бих вам дао увид у то како изгледа нормалан дан. Прочитајте и погледајте да ли је то каријера у којој бисте могли замислити како уживате.

Наравно, у стварности се сваки дан као менаџер пројекта веома разликује, али у сврху овог чланка структурирао сам неке типичне активности у просеку од 9 до 5 дана.

8:00: Почните са радом. Проверите е-пошту.

Читалац орловских очију већ је уочио контрадикцију у мом чланку. У уводном пасусу сам споменуо да ћу вам дати типичних 9-5 дана, а сада сам уместо тога започео дан у 8:00.

Ово је прва стварност менаџера пројекта: дан је врло ретко 9-5.

Управљање пројектима је захтевна каријера. Ово је нарочито тачно када сте у критичној тачки пројекта. Пројекти су толико суштински повезани са временским оквиром, да када ствари постану тешке, нема времена да се зауставите и зауставите. То у стварности значи да током заузетих периода можда радите дуге сате да бисте подржали свој тим, прошли кроз своје задатке и осигурали да се поштују рокови.

Да би се бавили тако захтевним послом, многи менаџери пројеката започет ће посао пре јутарње навале телефонских позива и састанака, како би имали времена да надокнаде е-пошту. Неретко је да менаџер пројекта започне са радом у 7 или 8 сати ујутро. И наравно, велика заједничка поштанска пошта. Морате бити довољно организовани да бисте могли добро да управљате долазним сандучетом и одговарате на важне е-поруке.

9:00: Конференцијски позив

Конференцијски позиви преузели су састанке као најчешћи начин комуникације на пројектима. Зашто? Јер многи пројекти сада имају удаљене тимове. Када радите са људима са седиштем на бројним локацијама, време за путовања за састанке постаје нереално. А са напредном технологијом каква је, телефонска или видео конференција могу бити једнако ефикасне. (Па, ово није увек тачно. Само из забаве, повезао сам видео испод који даје јединствени поглед на то како би конференцијски позив изгледао у стварности. Ако сте икада доживели конференцијски позив, ово засигурно ће вас насмејати.)

Као менаџер пројекта, често ћете бити одговорни за организацију конференцијских позива, а можда ћете морати да будете представник предузећа у другим позивима који се односе на ваш пројекат. Позиви за пројекте су често заказани како би се тиму пружила редовна прилика да поразговарају о томе како напредују са пројектом и да разговарају о проблемима које могу имати.

Конференцијски позив у стварном животу

10:00: Преглед конференцијских позива / издања пројеката

Дакле, претпоставимо да је конференцијски позив у 9 сати један сат. То је прилично типично за већи пројекат. Као менаџер пројекта, конференцијски позив ћете завршити скупом белешки које сте током целог времена забележили. Ваш тим вас је вероватно обавестио о завршеном послу, раду који је у току и главним пројектним проблемима. Вероватноћа је да ће бити хитних или полухитних послова које требате обавити након што напустите конференцијски позив да бисте се позабавили управо покренутим питањима.

Дакле, у овом тренутку дана вероватно ћете радити неколико ствари:

1. Ажурирање пројектне документације, нпр. Пројектног плана, тако да одражава све што сте управо рекли у конференцијском позиву
2. Урадите неки почетни посао на решавању хитних проблема о којима сте обавештени, нпр. Ако добављач касни са испоруком, можете проверити утицај који ће ово имати на ваш пројекат, назвати добављача или ескалирати проблем.
3. Вероватно ће се одржати други имејлови / телефонски позиви / дискусије и можда ће вам заузети огромну количину јутра. Уобичајено је да менаџер пројеката непрекидно прима ток е-поште, издања и телефонске позиве током дана, тако да ћете имати нових ствари с којима ћете се носити, чак и док сте заузети решавањем већ постојећих проблема.

11:00: Планирање пројеката / више позива

Дакле, као резултат вашег ранијег састанка, вероватно сте открили да ваш пројектни план сада треба ажурирати. Међутим, не очекујте пуно времена да се то уради. Вероватно ће вас прекидати још позива и е-порука. Међутим, план ипак започињете.

11:30: Специјалистички састанак

За овај наслов користио сам генерички термин „специјалистички“ састанак, али у стварности ово би могао бити било какав састанак који се односи на одређену тему вашег пројекта. На пример, ако сте менаџер ИТ пројеката, ово је можда преглед софтвера.

Међутим, овде треба истаћи да састанци заузимају знатан део вашег дана. И не заборавите, добром руководиоцу пројеката ће требати времена са било које стране састанка како би били сигурни да ће најбоље искористити време. Можда претходно упоређују референтни материјал или читају позадинске информације, а након тога могу да преписују и дистрибуирају белешке које су направили током састанка.

12.30: Ручак

Тако да не желим да сликам превише суморну слику када је реч о томе колико живот менаџера пројекта може бити заузет. Дакле, у 12:30, овде је тачка заустављања за ручак. Добра је идеја, колико год ваш посао био ужурбан, увек одузимати време усред дана. Открићете да имате више енергије за поподне и можете се боље фокусирати.

13:00: Презентација руководиоцима

Од мене се очекује да као менаџер пројекта мора да одржи пуно презентација. Можда ћете приметити да ваш менаџер, виши руководиоци или спонзор пројекта пажљиво прате пројекат високог профила и они могу тражити од вас да им редовно представљате новости.

Наравно, редовна презентација није само једносатни састанак ван ваше радне недеље. Потребно је време да се саставе детаљи које старији руководиоци очекују да ће се видети у презентацији, а можда ћете и сами морати да проследите додатне информације након завршетка састанка како бисте помогли у одговору на сва питања или недоумице које имају. Вешто узимати пуно критичних података и претворити их у јасну, директну презентацију веома је важно ако желите добро да се понашате у свом послу.

14:00: Напишите извештаје

Менаџери пројеката троше знатну количину времена на документацију, јер постоји много информација које треба чувати и редовно ажурирати на пројекту. Поред презентација руководиоцима, можда ћете морати редовно да пружите писане извештаје широј публици или купцу. Поседовање солидних вештина писања је важно, јер желите да ваши извештаји изгледају професионално и да их људи лако читају и разумеју.

15:00: Придружите се тиму

Ваш основни посао као менаџера пројекта је да задржите контролу над пројектом и не треба га потцењивати колико брзо пројекат може почети да клизи. Једини начин да се то спречи је солидан однос са вашим тимом и редовна комуникација с њим. Важно је да се ваш тим осећа довољно пријатно с вама да би могао да вас разговара о свим проблемима које имају и који би могли да стварају проблеме вашем пројекту, тако да су добре међуљудске вештине неопходне.

Током овог времена можда проактивно надокнађујете поједине чланове тима телефоном или лично, или можете одредити приоритете одређених чланова тима ако се тренутно бавите одређеним проблемом на вашем пројекту.

16:00: Ажурирање буџета

Одржавање контроле над пројектним финансијама је од суштинске важности. На почетку било ког пројекта мораћете да саставите буџет да бисте проценили шта ћете потрошити и када. Да бисте одржали блиску контролу над својим пројектом, морат ћете редовно прегледавати буџет и провјеравати га према стварним подацима о потрошњи. Изврсно разумевање бројева је веома важно за менаџера пројекта.

16:30: Финансијски састанак

Ако трошите буџет на пројекту, можда ћете се наћи на састанку са финансијским тимом како бисте прегледали своју потрошњу. Или ваша организација може једноставно желети редовни финансијски преглед вашег пројекта како би проверила да ли је на правом путу. Међутим, оно што ћете сигурно пронаћи на било ком пројекту је да ће вас често тражити да присуствујете састанцима са унутрашњим одељењима која имају интерес или удео у вашем пројекту.

17:00: Хитни конференцијски позив

Ријетки су дани на пројекту све тече без проблема. Често ћете можда морати да промените свој пажљиво испланирани распоред како бисте се носили са растућом кризом на пројекту. На пример, можда ћете морати да закажете касни конференцијски позив како бисте сустигли трећу особу у вези са питањем које сте покренули тог јутра. Имајте на уму и да ако имате посла са тимовима у различитим временским зонама, вероватно ћете морати да закажете позиве или рано ујутро или касно увече. Један од многих разлога зашто је посао управљања пројектом ретко 9-5.

17:30: Одговор на имејлове

Е-пошта је и даље важан алат за комуникацију у било ком послу, и иако сте током дана можда имали 10 или 20 минута у непарним тачкама за читање и одговарање на е-пошту, вероватно ћете открити да ваша поштанска пошта брзо расте како дан пролази. Тако се често можете наићи на додатних 30 минута на крају радног дана само да бисте надокнадили е-пошту и стали на врх остатка листе обавеза, пре него што будете спремни да напустите посао.

18:00: Преглед листе обавеза за сутра

Дакле, у 18:00 можда ћете се сада осећати као да сте постигли одређени напредак у свом послу и да сте спремни да напустите канцеларију. Међутим, да бисте себи покушали да дате предност у врло заузетом дану који сте сутра планирали, можда ћете потрошити само 10 минута на преглед листе обавеза. Листа обавеза је основни алат за сваког менаџера пројекта, јер ће вам помоћи да управљате својим временом и жонглирате врло захтевним распоредом.

Закључак: Не постоје два иста пројекта / организације

Ако се изненадите било којом од ових тачака, запамтите да је ово једноставно водич, а у стварности су сви пројекти различити и начин на који управљате својим временом биће другачији. Поред тога, све организације су различите. Неки могу имати културе које очекују да радите дуго и узмете минимални ручак; други могу имати сасвим другачији приступ и могу активно подстицати запосленике да праве праве паузе, смањују радни однос и раде разумно радно време. Без обзира којим пројектом се управљате, једна лекција коју можете извући из овог примера је да је способност да останете организовани, будни и ефикасни невероватно важна за менаџера пројекта. Добро управљање временом чини значајну разлику у могућности да се надгледају сложени захтеви и непредвидивост који долазе са надзором над пројектом.