10 Златна правила управљања пројектима

Придржавајте се ових правила да би било који пројекат успео у потпуности.

Цанва.цом

Укључујем се у управљање пројектима и портфељима пројеката више од 30 година и постоји неколико златних правила која сам научио из свих ових пројеката који су стандардни за било коју врсту пројеката. У овом чланку желим да неке од њих поделим са вама.

Ако примените ова правила на било који пројекат који предузимате, имаћете по свој прилици успешан пројекат без стреса!

Правила управљања пројектима

Разумети опсег
Разумевање циљева заинтересованих страна
План
Случај
Комуницирајте са тимом
Тестирање рано / прототип
Монитор
Пријави клијента и управљај очекивањима
Испоручи
Одржајте састанак за завршетак / научене лекције

1. Разумети опсег

Ово се може чинити као да износим очигледно, али од виталне је важности да знате о чему се ради у пројекту. Шта покушаваш да изградиш или постигнеш? Да ли постоји писана спецификација за пројекат које се морате придржавати? Који су пословни циљеви који покрећу пројекат?

Разговарајте са људима који су укључени у одлуку да се пројекат настави. То може бити продавац у вашој организацији (ако пројекат радите као добављач друге компаније) или виша руководећа особа у вашој организацији ако је то интерни пројекат.

Откријте која су очекивања вашег клијента (да ли интерни или екстерни клијент). Да ли су и раније радили нешто слично и како сматрају да је тај пројекат прошао - шта је било добро, а шта је могло бити боље?

Обавезно схватите све техничке захтеве за пројекат - ако је потребно, разговарајте са техничком особом у свом тиму или ИТ менаџером / одељењем.

2. Разумевање циљева заинтересованих страна

Пре него што започнете пројекат, покушајте да сазнате ко су све заинтересоване стране. На пример, ако радите пројекат за спољног клијента, могли бисте имати следеће заинтересоване стране:

Пословни спонзор - ово је особа која ставља руку у џеп и троши новац са вама или вашом организацијом. Они ће желети благовремену испоруку на време без додатних трошкова за оне који су договорени.
Клијент менаџер пројекта - ово је особа у вашој клијентској организацији са којом ћете се највише повезивати током пројекта. Они ће желети пројекат без стреса и муке. Желеће да изгледају добро у очима свог шефа и можда ћете открити да ће њихова накнада или бонус бити везани за успех пројекта.
Клијентски стручњак - можда ћете морати да ступите у контакт са стручњаком за клијенте у неком тренутку пројекта. Они ће желети да дају свој допринос и кажу нешто у дизајну и желеће да осете да се њихова стручност чује и уважава. Такође ће им обично недостајати времена (с обзиром на то да су стручњак у својој области)
Остали добављачи - понекад ћете открити да ћете зависити од уноса другог добављача вашег клијента или ће они чекати од вас. Мораћете да сарађујете (углавном преко клијентског пројект менаџера) са овим добављачем и да их обрадујете.
Ваш сопствени шеф - ваш шеф ће желети извештаје о томе како иде ваш пројекат (како бисте били сигурни да овог клијента обрадујете и остварујете профит за своју организацију).

Обавезно схватите од сваког спонзора пројекта шта ће од ове тачке гледишта учинити овај пројекат успешним.

3. План

Сада не могу ово довољно да нагласим - план, план, план. Наведите задатке укључене у пројекат и потребне ресурсе (људе и ствари). Погледајте међузависности задатака - шта не може започети пре него што нешто друго започне или доврши, итд.

Користите алате као што је МС Пројецт или чак једноставна Екцел табела за помоћ у планирању. Организујте људе и ствари које ће вам требати пре времена и планирајте да направите неколико раних прототипова и КА како бисте испеглали ране проблеме.

4. Непредвиђене случајеве

Без обзира колико добар план био, ствари се неће одвијати онако како се очекивало. Живот ће интервенисати. Обавезно додајте нешто непредвиђених случајева у свој план. Ово би могли бити додатни ресурси или додатно време у вашем распореду, али ово ће направити разлику између мирне испоруке и махнитог поноћи у 2 сата ујутро како би се коначно испоручило.

Ако је ваш пројекат за спољног клијента, охрабрите их на почетку да у прорачун уложе неке непредвиђене случајеве (можда 10%). То ће им омогућити мало простора да се крећу унутар опсега и значит ће да ће бити лакше довести пројекат до краја, а да не морају да се враћају кроз набавку за сваку малу промену.

5. Комуницирајте са тимом

Шансе су да овај пројекат нећете завршити сами. Не заборавите да ваш тим не може читати мисли и мораћете да комуницирате с њима да бисте их укрцали, тражили идеје, мозгали и обавестили их који су рокови. Будите искрени и слушајте њихове мисли о томе како брже или боље обавити ствари.

Ако ваш пројекат траје више недеља или месеци (или чак година), одредите редовно време састанка са тимом. Ако је ваш тим глобално распршен, овај састанак можете одржати у погодно време за све путем конференцијског позива или сесије, попут сесије Зоом или Вебек.

Уверите се да сваки члан тима разуме ширу слику и да сви разумеју какав ће ефекат њихов добар (или лош) посао имати на остале чланове тима.

Напишите пројектни сажетак како бисте новим члановима помогли да се брзо укрцају и убрзају.

6. Тестирајте рано / прототип

Без обзира шта градите, не улазите предалеко у производњу без тестирања како стојите. Ако је могуће, направите рани прототип и пренесите га доносиоцима одлука на њихов допринос. Што раније добијете овај улаз, то ћете мање морати поново радити касније.

Рано тестирање или прототипови треба да покушају да тестирају све аспекте производа. Укључите ИТ, крајње кориснике, заинтересоване стране и друге у ово рано тестирање.

7. Монитор

Након што се одјавите за рани прототип и тестирање, можете кренути у пуни развој. Овде ће се потрошити главнина труда.

Витално је пратити ваш пројекат током ове фазе. Поставите привремене циљеве и рокове и не пропустите их - третирајте сваки као клијентов рок.

Поновно се пријављујте тиму и клијенту / заинтересованим странама како бисте били сигурни да су очекивања и даље иста и да циљате да их испуните.

8. Пријави клијента и управљај очекивањима

Клијенти воле да знају шта се дешава. Не воле да их остављају у мраку без извештаја о томе како иду ствари. И не воле изненађења.

Обавезно редовно извештавајте свог клијента и обавестите га како стоје ствари са њиховим пројектом - то је ипак њихов новац!

Ако се не придржавају своје стране договора (пружајући повратне информације, пружајући било шта!), Обавестите их и обавестите их како ће њихово кашњење утицати на временски распоред или буџет.

9. Испоручи

Дан Д је стигао. Реците клијенту пре испоруке када да очекује испоруку - да ли то треба очекивати ујутро по њиховом времену, последњу ствар те ноћи, поднева итд.? Клијент се може наљутити ако мисли да ће им испорука бити прва ствар тог јутра, а заправо сте мислили да је доставите негде пре поноћи!

Када испоручите, обавезно обавестите клијента да је испорука извршена и обавестите га који су следећи кораци. Да ли се требају одјавити, пружити повратне информације, обавестити друге рецензенте итд.?

Ако је ваша испорука софтверска и испоручујете је електронским путем, обавезно тестирајте да ли оно што сте отпремили (нпр. На ФТП локацију), у ствари можете успешно преузети, распаковати и покренути.

Будите опрезни са чланом техничког тима који претпоставља да мора бити у потпуности тамо и нетакнут само зато што су га поставили!

10. Одржавајте завршни састанак / састанак научених лекција

Када све буде потписано и пројекат затворен, планирајте одржавање ревизијског састанка. Овај састанак ће вам пружити прилику да затражите добре повратне информације (под претпоставком да сте добро обавили свој посао!), Да уочите где се могу увести побољшања у будућим пројектима и да клијенту дате повратне информације о улози коју су играли.

Одржите интерни састанак са својим тимом пре било ког састанка са клијентом након прегледа пројекта.

Будите искрени, али дипломатски. Похвалите тамо где је похвала заслужна и дајте конструктивне повратне информације тамо где мислите да ће следећи пут побољшати процес.

Документирајте налазе.