5 Правна питања која се морају односити на пословну политику ваше компаније

Пикабаи (Публиц Домаин)

Правни проблеми „Донесите свој уређај“

Да ли ваша компанија учествује у БИОД револуцији? Без обзира да ли то схватате или не, одговор на то питање је готово сигурно „да“.

БИОД, што је скраћеница од „понесите свој уређај“, сада је животна чињеница за готово сва предузећа. Запослени не само да желе да користе своје личне паметне телефоне, таблете и преносне рачунаре на послу, већ су одлучни у томе.

Истраживање компаније Цисцо открива да више од 90 посто запослених већ користи сопствене паметне телефоне за завршетак посла. А та пракса се сваким даном све више удаљава, посебно међу млађим радницима. Када је заштитарска фирма Фортинет анкетирала запослене у доби од 21 до 31 године, више од половине од 3.200 испитаника рекло је да би, чак и ако њихова компанија забрани употребу личних уређаја на послу, у сваком случају пронашли начин да их користе.

БИОД може бити добар и за раднике и за предузећа

Данашњи запосленици воле БИОД јер им омогућава да користе уређаје на послу који су им већ познати. Поред тога, будући да су ови мобилни уређаји са собом где год да се налазе, радници такође добијају флексибилност када и где могу да обављају задатке повезане са послом. Резултат је већи морал и већа продуктивност међу запосленима који учествују у компанијским програмима БИОД.

БИОД такође доноси користи за послодавце. Заједно са повећањем продуктивности радника, компаније могу профитирати и од смањених трошкова опреме, јер се често могу одрећи куповине преносних рачунара, таблета или других мобилних уређаја које ће запослени моћи да користе.

Тренутно стање БИОД



Питање	Проценат
Доносиоци одлука у ИТ-у који верују да је БИОД добар за њихову организацију	69%
Запослени који кажу да су продуктивнији користећи сопствене уређаје	49%
Запослени који кажу да их њихова организација нису упознали са безбедносним ризицима помоћу БИОД-а	77%
Предузећа која тренутно имају БИОД политику	64%

^{Статистику извештава Онтецх Системс}

Зашто је вашој компанији потребна добра изјава о БИОД смерницама

БИОД може бити добра понуда и за запослене и за послодавце. И то није нешто што предузећа могу избећи, јер ће радници пронаћи начине да користе сопствене уређаје на послу, без обзира на то што њихови послодавци кажу о томе. Али компаније би требале бити свесне да се организација, кад год користе сопствене уређаје за радне задатке, суочава са потенцијалним законским одговорностима и одговорностима за које можда није спремна.

Пикабаи (Публиц Домаин)

5 ствари које треба узети у обзир у вези са БИОД политиком ваше компаније

Све компаније морају да поставе добро осмишљене БИОД политике како би се заштитиле од законских рањивости. Ево неких критичних проблема на која би политика компаније БИОД требало да се позабави.

1. Усклађеност са Законом о поштеним радним стандардима (ФЛСА)

Закон о поштеним радним стандардима (ФЛСА) налаже послодавцима да радницима који нису изузети плаћају прековремени рад за било које време дуже од 40 сати које у редовној радној недељи проводе на пословима везаним за посао. На пример, ако запослени одлучи да провери е-пошту у 23 сата пре спавања, а његова поштанска пошта садржи предмете који се односе на посао, том запосленом можда треба платити прековремени рад.

Није важно што компанија није посебно затражила од запослених да сами провере е-пошту или да је радник то време ван радног времена одабрао само због своје удобности. Закон захтијева од послодаваца да воде тачну евиденцију о свим неизузетим радним сатима, било у просторијама компаније или код куће, и према томе плаћају запослене. Ако се то не учини, могу се изрећи строге казне. На пример, према Аманди Томнеи, сарадници у адвокатској канцеларији ДЛА Пипер, „у предмету Мохаммади против Нвабуисија утврђено је да је послодавац одговоран за то што запосленом није надокнадио прековремени рад на уређају у власништву запосленог.“

Компаније које дозвољавају запосленима који нису изузети да користе сопствене уређаје за радне задатке треба да осигурају постојање смерница и поступака за пријављивање ван радног времена и да радници морају да их поштују.

2. Одговорност за радње запослених током употребе њихових личних уређаја

Према студији Центра за контролу болести из 2011. године, скоро 70 одсто одраслих у САД-у извештава да разговарају на мобилним телефонима током вожње. Када радници користе исте уређаје на послу, та пракса се вероватно неће променити уколико послодавци не предузму ефикасне кораке да ограниче такво понашање.

2012. године Цоца-Цола је означена пресудом од 21 милион долара након што је један од њених возача камиона ударио жену из Тексаса док је возач разговарао на њен мобилни телефон. Иако је Цоца-Цола успоставила политику која захтева употребу хендсфри уређаја током вожње, адвокати тужиоца убедили су пороту да је политика „нејасна и двосмислена“. Тиа Цхисхолм из међународног обалног осигурања ХУБ сумира лекцију коју компаније требају извући из искуства Цоца-Цоле:

Ваши запослени су навикли да разговарају телефоном током вожње.

Пексели (јавно власништво)

Друга подручја у којима се послодавци могу наћи неочекивано одговорни за оно што запослени раде са својим личним уређајима укључују цибер малтретирање и сексуално узнемиравање. На пример, ако радник објави неприкладне расне или сексуалне примедбе на веб локацији на друштвеним мрежама користећи уређај који такође користи за посао, послодавац се може сматрати одговорним. Каже извршни директор компаније Висаге Бзур Хаун, „да би компанија потенцијално могла да одговара за недела почињена коришћењем БИОД уређаја, тужилац мора само да покаже да је сама опрема у неком тренутку коришћена за обављање посла“.

3. Обавештења о кршењу података

Ако послодавац дозволи запосленима да на своје уређаје преузму податке који могу лично да идентификују, компанија постаје одговорна за начин на који се тим подацима рукује. На пример, компаније које се баве финансијама, осигурањем или здравством имају регулаторну дужност, према државним и савезним законима о приватности, као што је ХИПАА, да осигурају сигурност тих података. Ипак, студије показују да већина корисника не користи ни минималне сигурносне процедуре са својим мобилним уређајима. Истраживање из 2012. године открило је да 62 одсто испитаника није ни користило лозинку са својим паметним телефонима.

Још једна честа рањивост послодаваца произлази из чињенице да се лични мобилни уређаји често губе или краду. Ако су запослени преузели осетљиве информације на уређај који више није у њиховом поседу, компанија може имати законску одговорност да јавно открије потенцијално кршење података. Морати то учинити не само да може бити скупо, већ и прилично срамотно.

Најбоља пракса је да се запосленима уопште не дозволи да преузимају информације о предузећу на своје уређаје. Уместо тога, могу им се омогућити приступ информацијама на мрежи путем прегледача или портала који дефинише компанија. Ако је неопходно да се информације налазе на мобилном уређају, треба их шифровати.

4. Правно откриће

Ако се ваша компанија или запосленик ангажован у БИОД-у укључе у парницу, подаци који се чувају на личним уређајима могу бити предмет откривања. Ако је запосленик тај који је умешан у правну радњу, подаци компаније који се налазе на њиховом уређају могу бити осетљиви на објављивање. Ако је компанија та која постаје учесник у некој судској радњи, лични подаци запослених могу бити ненамјерно изложени, што потенцијално крши његова права на приватност.

Област у којој послодавац мора бити посебно опрезан када се парнице могу оправдано очекивати је у томе да запослени не уклањају потенцијално откривене информације са својих личних уређаја. У предмету Смалл в. Унив. Мед. Центер оф С. Невада , послодавац је санкционисан јер није успео да изда парнице због личних уређаја које запослени користе у свом послу.

Опет, најбоља политика је да се не дозволи запосленима да преузимају осетљиве информације о предузећима на своје уређаје.

5. Питања приватности

Аспекти приватности БИОД-а још увек се развијају. На пример, када запосленик БИОД напусти посао или га пусти, коме припадају подаци на његовим личним уређајима? Ко је одговоран за поштовање државних или савезних закона који захтевају да лични подаци који се чувају на уређају који се више не користи у пословне сврхе буду уништени или нешириви?

Један приступ који постаје наклоњен многим послодавцима је употреба МДМ (Мобиле Девице Манагемент) софтвера инсталираног на уређају. МДМ омогућава компанији да управља подацима ускладиштеним на телефону радника и даљински их уништава ако је потребно. Међутим, у неким случајевима лични подаци запослених, попут фотографија, текстуалних порука и е-адреса, такође су уклоњени са уређаја. А с обзиром да МДМ омогућава даљинско брисање уређаја без интервенције или чак обавештења запосленика, очигледно је потенцијално минско поље приватности у којем би се компанија могла наћи.

Ако се МДМ користи са БИОД уређајима, послодавац би требало да осигура да се радници унапред обавештавају о могућности да се њихови лични подаци угрозе, било ненамерно или намерно, ако компанија оствари своје право на даљинско брисање података са уређаја те особе.

Компаније морају одмах да реше правна питања БИОД-а!

БИОД је ту да остане, а ту су и правна питања која покреће. Свака компанија мора да успостави званичну, свеобухватну БИОД политику како би осигурала да се те потенцијалне рањивости реше. А ту политику треба у потпуности пренијети запосленима на начин који јасно показује да је поштовање стандарда компаније БИОД неопходан посао.

Ако ваше предузеће то још није урадило, морате брзо да делујете. У супротном, можете утврдити да је за вашу компанију БИОД парница која чека да се догоди.