5 правила за професионалније имејлове

Задржите свог професионалца за писану комуникацију

Вероватно сте чули ово: „Како пишете једнако је важно као и оно што пишете.“ Данас је нечији „лични бренд“ све - и на мрежи и у професионалном свету. “ Ако професионално држите своју е-пошту, увелико ћете подржати ваш лични бренд.

Програми е-поште и тренутних порука на много начина омогућавају визуелни еквивалент прислушкивању телефонског разговора. Постоје блогови који дају савете о томе како написати е-пошту „као да ће једног дана бити прочитано у судској изјави“. Ови блогови имају пуно савета о томе шта не треба радити, али врло мало о томе шта нека особа ради или зашто је то важно.

Ево мојих пет најбољих правила „шта не радити“ и предлози шта уместо тога радити:

Правило 1: Будите свесни својих реакција (звано „Без вентилације“)

Ово је можда најтеже пратити. Ево најчешће ситуације коју сам приметио:

Чујете нешто на виртуелном састанку и ваша реакција је да одмах пошаљете тренутну поруку, емоџи (ако ИМ има такву могућност) или е-пошту некоме ко је такође на састанку.

Шта је РИЗИК?

Ако особа којој шаљете коментар дели свој екран са већом публиком, али је та особа заборавила да искључи своја обавештења путем е-поште и / или да ИМ екран остане тренутни, затворени… ваши коментари су сада јавни.

Немојте ни минуту мислити да нико није приметио - верујте ми, СВИ СУ ТО ВИДЕЛИ.

Шта да радим?

1. Ако је ваш коментар релевантан за тему састанка: говорите на састанку.
2. Ако је ваш коментар само цријевна реакција: задржите га на тренутак и послушајте мало ближе разговору. Могуће је да је изјава на коју сте реаговали само део приче.
3. Сачекајте до после састанка: ако је заиста било тако добро или лоше, сачувајте га за приватну дискусију након завршетка састанка.

Правило 2: Још једном проверите коме иде ваша адреса е-поште

Због брзог темпа пословања, сви смо стално у приправности и све треба да стигне јуче.

Ево вероватног сценарија:

Неко пошаље е-маил. Тада се за пет минута или мање та особа појави за вашим столом, позове или ИМ „Да ли сте добили моју е-пошту?“

На крају научите да заустављате све што радите да бисте одмах прочитали сваку е-пошту која стигне. Као резултат тога, такође сте мотивисани да одмах одговорите.

Тада сазнајете да је ваш одговор упућен погрешним особама у компанији.

Како се то догодило?

Можда сте по навици погодили „одговори свима“, уместо да прослеђујете е-пошту као почетак споредног разговора. Можда је пошиљалац откуцао погрешно име или имате исто име као неко други у компанији.

Шта да радим?

1. Пре него што притиснете сенд: одвојите додатни минут да бисте лекторирали све: списак прималаца, е-пошту уопште (можда порука није јасна, изостављене су речи итд.);
2. Покушајте да откажете поруку чим схватите грешку. Ако функција „Опозови ову поруку“ не функционише:

Правило 3: Нека лично буде одвојено од професионалца

Ако ово нисте сами урадили, чули сте овакве приче:

Веома лични имејл је послат не само намењеној особи, већ и ЦЕЛОЈ КОМПАНИЈИ.

ЈАО!!! Фактор срамоте је ван листе… и за пошиљаоца и за примаоце.

Шта да радим?

УВЕК држите свој посао и личне имејлове одвојеним и избегавајте пријављивање на мрежну верзију Гмаил, МСН, Иахоо или Хотмаил налога са преносног рачунара (или стационарног рачунара).

Лакше је комбиновати личне и пословне имејлове на једном месту, тако да можете припазити на оба. Међутим, сада када су наши мобилни телефони паметни и моћни попут наших преносних рачунара (таблета итд.), Комбиновање адресара е-поште више није потребно.

Правило 4: Будите свесни своје публике

Чак и ако је ваша е-пошта намењена одређеној публици, она може да буде прослеђена било коме, било где у компанији или шире.

У корпоративном свету никада не пишете само свом пријатељу или сараднику. Увек треба да претпоставите да ће е-пошту читати неко виши у компанији. Најбоља опција је да свакој е-пошти приступите као да пишете менаџеру, шефу менаџера или клијенту.

У исто време , избегавајте да користите индустријске жаргоне, скраћенице или речи које би могао да користи само ваш професор књижевности на факултету. Због ових ствари не изгледате паметније… то само нервира читаоце и отежава разумевање ваше поруке.

ПРАВИЛО 5: Пазите на свој језик

То не значи само „без псовки“ (или нека буде „ПГ“ попут филмске оцене) - то би требало бити очигледно. Ако није, очекујте разговор са људским ресурсима.

„Пази на језик“ такође значи да буде „ПЦ“ (политички коректан).

ЗАПАМТИТЕ: Вашу е-пошту може да прочита свако ко је у компанији или изван ње. Будући да никако не можемо знати ко би могао бити коначни читач, држите свој језик и тон неутралним.

Шта ако нисте сигурни?

1. Нека поуздани кологовор прочита е-пошту и да повратне информације или сугестије како би порука могла бити боља.
2. Напишите е-пошту (без прималаца), а затим је на неко време сачувајте у директоријуму „нацрт“. Следећег дана (или касније тог дана ако имате рок), прегледајте га.

• Да ли још увек пише шта сте мислили да пишете?
• Да ли вас е-пошта приказује као професионалца којим се бавите? Ако не, поправите то или затражите помоћ.

БУДИТЕ ВРЛО ПАЗЉИВИ при објављивању на друштвеним мрежама.

Ако сте власник малог предузећа, независни добављач итд. - требали бисте имати одвојене странице на друштвеним мрежама за своје предузеће. Уверите се да ваши коментари и постови морају бити директно повезани са производом или услугом коју нудите.

Ако сте имали лош дан, немојте га емитовати на Фејсбуку или Твитеру и немојте разбацивати компанију у којој радите. Ваши сарадници или надређени Фацебоок пријатељи (некадашњи и садашњи) можда неће разумети. Поред тога, многе компаније сада имају програме који надгледају како и када се користи њихово корпоративно име и ко (погледајте приручник о вашој компанији).

Не заборавите - потенцијални послодавци ће покушати да уђу на ваше странице да би одлучили да ли сте „погодни за посао“. Не треба много да доведете своју репутацију (лични бренд у питање) и изгубите на интервјуу или понуди посла.

Ваш најбољи план: узмите телефон (да ону са бројевима) и назовите некога коме верујете да испразни своје фрустрације.

Када радите у пословном окружењу, важно је имати на уму да ниједна ваша комуникација није приватна. Сваку е-пошту коју пошаљете (и интерну и екстерну) могао би да прочита свако ко је заинтересован за тему. Реците погрешну ствар, одговорите свима или је пошаљите погрешној особи и могли бисте ризиковати своју професионалну репутацију (лични бренд), посао и компанију.

На крају, најбољи савет је да само користите здрав разум и лично држите одвојено од посла колико год можете. Као што нас подсећа филм Кум из 1972. - „То није лично, то је посао“.