5 начина на које власник предузећа може смањити трошкове

Пет савета и трикова за смањење трошкова (за власнике предузећа)

Мартен Бјорк преко Унспласх.цом

У овој економији извршни директори желе да постигну две ствари: повећати приход и смањити трошкове. Успешно управљање ове две области, приходима и трошковима, доноси повећани профит. Управљање само једним, а игнорисање другог често значи главобољу и стрес, а у неким случајевима и затварање врата.

Директорима и власницима предузећа је лако да се усредсреде на повећање прихода. Повећавање прихода значи рад на задацима који су критични за мисију, или другим речима, рад на задацима који су „посао“: тј. Изградња бољег виџета, продаја великих рачуна и проналажење или повећање те конкурентске предности.

За многе је контрола и смањење трошкова накнадна мисао, понекад одвлачење пажње. Трошкови који су директно повезани са приходом обично се врло пажљиво прате. Укључују трошкове материјала, продаје и радне снаге. Међутим, неки трошкови који су повезани са „вођењем посла“, попут рачуноводствених функција (нпр. Платни списак, А / П, А / Р), управљање људским ресурсима и управљање евиденцијама могу се лако занемарити.

Неконтролисање или надгледање ових индиректних трошкова обично доводи до грудве проблема, као што су повећање отпада, ризик од преваре, надувани трошкови рада и већи опортунитетни трошкови. Ево пет начина на које генерални директор или власник предузећа могу боље управљати и смањити своје индиректне трошкове.

1. Примените „метод“ на лудило

Једна од првих ствари које треба урадити да бисте стекли контролу над активношћу коју ви или ваше предузеће обављате је примена методологије или система на ту активност. На пример, уместо да само прелиставате случајни, неорганизовани сноп радова сваки пут када тражите нешто одређено, можете сортирати радове по абецеди по темама. То вам омогућава брже проналажење онога што тражите сваки пут када приступите тој хрпи папира.

Примена система абецеде папира значи да ствари можете пронаћи за неколико секунди, а не минута. Помножите ту уштеду са сваким тражењем нечега, а затим израчунајте трошкове свог времена и почињете да увиђате да вам нешто тако једноставно као абецедни папир може уштедети новац.

Радови по абецеди само су пример са којим се сви могу повезати и који илуструје неефикасност напада на посао без постојања поступка који помаже у олакшавању функције посла.

Примена стандардне методе на пословну активност назива се „управљање пословним процесима“ или БПМ. Користећи горњи пример, папири се магично не абецедно наводе, па треба успоставити поступак како би се осигурало да су папири ускладиштени у абецедном стању.

2. Аутоматизација

Аутоматизација процеса може бити један од најбржих начина смањења трошкова. Тачно, трошкови. Ако се правилно уради, аутоматизација може смањити више од пуких трошкова рада. Аутоматизација такође може смањити трошкове отклањања недостатака уклањањем људских грешака (и других променљивих) из процеса. Аутоматизација ће такође помоћи у излагању отпада и ефикаснијем коришћењу ресурса.

Да појаснимо поенту смањења трошкова рада - аутоматизација не значи нужно да ћете моћи да се укључите у велико смањење снаге. То значи да ће ваши запослени моћи прецизније да усмере своје напоре и да за више времена обаве више посла.

Аутоматизација не значи увођење робота или трошење велике количине капитала на велике сложене рачунарске системе. Имплементација аутоматизованог процеса може бити једноставна попут израде макронаредбе у Екцел табели или може бити сложена као имплементација потпуно нове платформе за обраду докумената. У оба случаја, слично примени „методе за лудило“, требали бисте бити у могућности да идентификујете где се штеди време и / или материјали и преведите то у доларе.

3. Технологија

Технологија је средство за аутоматизацију, али је не треба мешати са аутоматизацијом. Као што је горе речено, аутоматизација може бити једноставна као коришћење Екцел-а за израчунавање употребе материјала или Аццесс базе података за примену једноставног система праћења тока посла. Технологија вам омогућава да хватате информације у размерама које су недостижне у ручном процесу.

Коришћење праве технологије за прави посао треба да побољша квалитет, повећа брзину и смањи отпад. Технологија не би требала бити ограничена јер само мотор који покреће рад кроз кораке побољшања процеса, такође се може користити за увођење рада у систем (нпр. Скенирање папирног документа или примање е-поште) и излазак из рада из система (нпр., испуњавање исписа или повезивање излазних података).

Права технологија треба да олакша живот вашим запосленима и почне да прикупља драгоцене информације о томе колико добро ваша компанија изводи своје основне и административне процесе.

4. Мониторинг

Информације су кључне за побољшање процеса. Није важно да ли се те информације прикупљају аутоматизованим процесом или су те информације састављене помоћу технологије. Важно је да имате информације на дохват руке како бисте могли да препознате кључне обрасце и трендове како бисте одредили путању трошкова за своје процесе. Као извршни директор, већ сте упознати са вршењем ове врсте надзора са финансијским подацима, тржишним подацима и читањем кључних показатеља учинка вашег основног посла.

Информације о свим процесима у вашем послу треба да буду доступне свим заинтересованим странама у вашој организацији. То омогућава тим заинтересованим странама (тј. Менаџерима канцеларија, менаџерима набавки, менаџерима складишта итд.) Да изврше исту анализу коју бисте урадили за целокупно пословање, али на нивоу који одговара њиховој зони одговорности. Сада су ваше заинтересоване стране овлаштене да доносе утемељене одлуке о значајним промјенама процеса. Они могу увидети користи (или недостатак истих) од тих промена, започињући процес уклањања недостатака и трошкова.

5. Власништво

Сада када ваше заинтересоване стране имају информације за надгледање њихових процеса, почеће да осећају већу одговорност и власништво, уместо да само управљају статусом куо. Актери у процесу који се осећају као да доприносе бољитку компаније троше више времена стратешки размишљајући о томе како могу да уштеде време, новац и друге ресурсе организације; уместо да реактивно управља кризама и прекорачењем трошкова.

Понекад извршном директору може бити тешко да се одрекне неке контроле над одређеним процесима. Колико пута сте рекли: „Сви трошкови који прелазе 1000 долара морају бити одобрени од мене“ или „Морам одобрити све нове захтеве за запошљавање“? Ово успорава агилност ваше компаније; допуштајући својим менаџерима да раде свој посао, омогућава вам и вама. Уступити власништво менаџерима много је лакше када постоје метода, технологија и надзор.

Закључак

Увек постоји трошак промене начина пословања вашег предузећа (тј. Примене промене процеса). Свака промена у процесу треба да заслужи брзу анализу трошкова и користи. Што је промена већа, анализа је дубља. Анализирање промене процеса може бити сложен подухват. Квантификовање уштеде трошкова у областима попут отпада и квалитета може бити теже од оних које се могу наћи у времену и ресурсима.

Применом методе, аутоматизације, технологије, праћења и власништва приближавате се могућности идентификовања стварних трошкова побољшања пружањем информација неопходних за доношење тих одлука. За побољшање процеса обично је потребно време, ау неким случајевима су трошкови побољшања процеса унапред учитани у пројекту. Не губите из вида дугорочне циљеве и прерано напустите пројекат за унапређење процеса.

Ови начини управљања трошковима су временски тестирани. На тржишту постоји много методологија које можете да примените, као и софтверска / хардверска решења која ће вам пружити информације потребне за ефикасније пословање. Као извршни директор, на вама је да покренете процес промена.