Договорите се о буџету: процене, приоритети и финансијски ресурси и сврха и користи буџетирања

Овај чланак је написан на основу НВК јединице „ Договорите буџет “. Ово је јединица нивоа 3 са кредитном вредношћу 4.

У овој јединици постоје два дела; први део се процењује на основу знања и разумевања, личних изјава, испитивања, дискусија и других доказа. Други део се процењује на основу доказа кроз различите поступке.

Шта значи договарање буџета

Ако имате неке квантификоване циљеве које требате постићи или знате да се требате носити са критичним ситуацијама које се могу појавити у било ком тренутку, требат ће вам план. Мораћете да планирате своју штедњу, приходе и расходе, а то се односи и на личне и на пословне циљеве. Укратко, мораћете да „договорите буџет“.

Шта је буџет?

Буџет је финансијски документ који планира будућу уштеду, потрошњу, приходе и расходе. Појединци или предузећа или организације могу планирати буџет тако да предвиде да ли могу пословати са планираним приходима и трошковима. Буџет ће такође дати идеју о томе како ће се пословање одвијати током наредне финансијске године.

Многе врсте буџета

Може бити много различитих врста буџета заснованих на ситуацији или делу дотичног предузећа, као и на основу доступних финансијских података.

• Када су недовољне финансијске цифре доступне, прорачун се припрема на основу процена из претходне године и то се назива Прогнозираним буџетом.
• Буџет који се заснива на томе колико ће новца бити потрошено у наредној финансијској години назива се готовинским буџетом.
• Ако се израчунавају трошкови за започињање новог посла, укључујући трошкове све имовине потребне за покретање посла, онда се то назива буџет за покретање предузећа.
• Постоје и буџети за учинак који се заснивају на услугама или пројектима где се буџети креирају проценом сваке појединачне ставке.
• Процена будуће продаје предузећа назива се буџет продаје.

Постоји много више врста буџета, све у зависности од сврхе, циљева и других укључених фактора.

Зашто је важно креирати буџет?

Планирање са буџетом даће вам јасан увид у то колико новца ће пристизати и колико ћете трошити. Дакле, пре него што стварно потрошите на нешто, можете да одлучите да ли ће то утицати на финансије за ту годину или не. Можете одредити приоритете, постићи циљеве, смањити нежељене трошкове и ефикасно управљати новцем. Стварање буџета ослободиће вас стреса и сумњи, јер већ знате шта имате и шта можете очекивати.

Вештине и процеси потребни за израду буџета

Постоје разни процеси које човек треба знати и разумети пре него што развије и договори буџет. О некима од њих говори се у наставку:

• Како се користе процене при изради нацрта буџета (одељак 1.1)
• Како идентификовати приоритете и финансијске ресурсе потребне приликом припреме буџета (одељак 1.2)
• Сврха и користи идентификовања приоритета приликом припреме буџета (одељак 1.3)
• Сврха и користи процене и оправдања процењених трошкова и прихода (одељак 1.4)

Разумевање како развијати буџете

Израда буџета има различите фазе и такође треба узети у обзир различите факторе. Израђује се нацрт буџета који садржи предлоге расхода и инвестиција за поменути буџетски период.

Објасните како се користе процене приликом израде нацрта буџета (одељак 1.1)

Приликом израде нацрта буџета узима се у обзир буџет претходних финансијских година, извештаји о приходима и новчани ток за пословање. Када пројектујете приходе и трошкове, будите врло опрезни и конзервативни и увек користите тачне и одређене стварне бројке ако их имате у руци. Такође будите спремни да управљате варијацијама у процењеним вредностима буџета.

Напомена: Тамо где немате стварне цифре, приликом процене трошкова процените највиши могући, на пример највиши рачун за комуналне услуге; када процењујете приход, погодите ниску вредност, на пример узмите вредност која је донела најмање прихода за услугу.

Када користите процене за израду нацрта буџета, припремите листу свих ресурса који су вам потребни за израду буџета. Прикупите све ресурсе, а затим их напокон саставите за развој буџета. Ово ћете морати да припремите пре почетка финансијске (фискалне) године.

Важне чињенице којих се треба придржавати приликом праћења горе наведеног поступка су:

• Морате да направите листу свих трошкова. Раздвојите трошкове посебно и саставите списак. На пример, канцеларијски прибор, опрема, плате и осигурање. Припремите листу процењених трошкова и користите референтне трошкове из претходне године.
• Потражите било каква ограничења, попут максималног или минималног износа потрошње или периода додељеног одређеним задацима и пројектима, и узмите их у обзир.
• Следећи корак је стварање листе свих прихода. Категоризујте као горе и припремите листу свих извора путем којих ћете имати приход и процењени износ за сваки. На пример, приход од пружених услуга, испоручених производа, спољног финансирања, пореза, продаје или било каквих догађаја за прикупљање средстава.
• Створите везу између прихода и трошкова. Имате списак и прихода и трошкова. Утврдите извор прихода који ће вам помоћи у трошковима и створите интерактивни обрис.

• Најбоље је узимати савете искусних и квалификованих људи док припремате буџет, јер нису сви умети сами да развијају буџет, посебно у великим организацијама или компанијама.
• Иако имате списак трошкова, направите приоритетни списак узимајући у обзир који трошкови доприносе развоју организације или постизању одређеног циља. Запишите процењене трошкове за сваки приоритетни задатак (узмите у обзир све трошкове као што су особље, плата, превоз, ресурси, рачуни за комуналне услуге и сви други повезани трошкови).
• Не претпостављајте да ће уско одговарати приходима и расходима. Неочекивани трошкови могу настати било када, па је стога паметно новац одвојити за разне трошкове.

• Направите листу ствари које бисте желели да примените први пут у новој фискалној години; на пример, повећање плата, или продужење или обнова пословног простора. Направите листу процењених трошкова за ове ствари.
• Најбољи начин за навођење свих горе наведених података је коришћење прорачунске табеле са приходима и трошковима наведеним заједно са изворима. Ако су пројектоване вредности прихода и расхода приближно једнаке, тада се буџет назива уравнотеженим буџетом. Ако су ваши трошкови нижи од прихода, тада имате вишак и можете погледати да ли се с тим може учинити нешто за побољшање пословања или организације. Ако су трошкови већи од прихода, доћи ће до дефицита и организација ће морати да тражи начине смањења трошкова; на пример, смањивање рачуна за комуналне услуге и канцеларијског материјала или тражење догађаја за прикупљање средстава или донација.

Напомена: Како стекнете искуство у изради буџета, израда нацрта буџета за наредне године постаће лакша. Знаћете где треба тражити информације и ресурсе и како препознати приоритете.

Објасните како идентификовати приоритете и финансијске ресурсе потребне за припрему буџета (одељак 1.2)

Да би се посао одвијао на правом путу, приоритети морају бити тачно идентификовани (буџетирање вођено приоритетима), а финансије добро планиране и управљане.

Логика која стоји иза буџетирања усмереног на приоритет је да се финансијски ресурси морају доделити буџетским ставкама - на пример услугама или пројектима - на основу ефикасности коју ова буџетска ставка има у постизању циљева који имају велику вредност за организацију. Дакле, ставке у буџету рангирају се на основу горе наведених чињеница и средства се додељују у складу с тим.

Сада морамо да погледамо начине за идентификовање приоритета и финансијских ресурса.

Како неко може да идентификује приоритете?

Потребне су вам вештине, искуство, логично размишљање и добро знање о томе како организација ради или делује. Ако сте израдили нацрт буџета за претходну годину, имаћете идеју како сте препознали ове факторе и то ће вам олакшати задатак. Предмети са приоритетом су услуге које нуде највећу вредност за организацију или компанију.

Неки начини на које можете идентификовати својства приликом израде буџета

• Ако сте израђивали буџете у претходним годинама, користите као основу те листе предвиђених прихода и расхода. Користите недавни финансијски извештај компаније или организације за податке о продаји и добити. Можда постоје мање промене или флуктуације на одређеним бројкама, а приоритети би се такође променили. Забележите све ове промене и узмите у обзир све горе наведене факторе приликом израде буџета.

• Када дајете приоритет ставкама у буџету, добро проучите сваку ставку и њен значај за организацију. Истражите на која подручја ће ова ставка утицати и наведите одељења која зависе од тога; на пример, побољшање ИТ услуга, побољшане технологије, смањење трошкова, продуктивност на радном месту итд. Затражите информације и идеје од правих људи - на пример више особље или менаџери, у зависности од организације - и донесите одлуку да нека ставка буде приоритет.
• Потражите основне сврхе за које организација управља, на пример, добробит заједнице, подржавање здравог живота, пружање квалитетних услуга старијим људима или пружање квалитетних производа за дом по разумним ценама. Створите стратешки план за идентификовање приоритета.
• Можете да спроводите анкете, састанке или фокусне групе, укључујући и јавност, како бисте донели одлуке о томе да ли је услуга приоритет.

Једном када се донесе логична одлука на листи приоритета, треба да доделимо ресурсе за ове ствари. Да бисмо то урадили, морамо да идентификујемо финансијске ресурсе.

Начини за идентификовање финансијских ресурса потребних за припрему буџета

Ресурси ће бити потребни за текуће трошкове, краткорочне издатке и једнократне трошкове.

• Прегледајте листу приоритета за трошкове које имате. Можете се позвати на образац расподјеле ресурса из претходне године и пратити га или направити промјене ако је доступна практичнија и кориснија алтернатива. За једну ставку може бити потребно више средстава у односу на другу, само зато што је на вишем нивоу приоритета. Неке службе могу имати заједничко финансирање.
• Погледајте сваки трошак и нацртајте све што зависи од тог одређеног трошка; на пример, одељења, услужна подручја и подручја деловања. Истражите ефекте које буџет има на ове области деловања и користећи ове информације саставите приоритетну листу. Погледајте претходне финансијске извештаје. Откријте користи потрошње на ове просторе, узимајући их у приоритет.
• Проверите да ли постоје довољни ресурси за све ставке које су дефинитивно приоритетне и ако постоји недостатак, можете потражити спонзоре, организовати догађаје за прикупљање новца или сарађивати са партнерским организацијама како бисте смањили или поделили трошкове.

Напомена: У зависности од организације или компаније у којој радите, њене величине и начина рада, можда ће вам требати један укупни буџет или више појединачних буџета за различите операције.

Објасните сврху и користи идентификовања приоритета приликом припреме буџета (одељак 1.3)

Знање како идентификовати приоритете за израду буџета такође има много користи.

Сврха и користи идентификовања приоритета приликом припреме буџета су:

• Буџет вам помаже да на врло ефикасан начин управљате расположивим новцем.
• Утврђивање приоритета и расположивих ресурса помоћи ће да се доделе одговарајући ресурси релевантним или приоритетним пројектима.
• Једном када успоставите добро испланирани буџет, можете ефикасно надгледати учинак организације да бисте видели да ли су циљеви испуњени. Свака грешка која се догодила у одлукама о буџету или било који слаб / слаб учинак у пословању због неефикасног буџетирања може се користити за побољшање процеса доношења одлука у будућности.

• Способни сте да планирате будуће циљеве и учинке организације.
• Учинковито утврђивање приоритета помоћи ће вам да тачније одредите будуће буџете.
• Имаћете јасну представу о томе када предузети неопходне радње ако нешто изађе из плана.
• Моћи ћете да препознате проблеме чак и пре него што се појаве, јер ћете надгледати буџет: на пример, хитне финансијске потребе или проблеми са новчаним токовима.
• Правилно буџетирање према приоритетима помоћи ће несметаном функционисању организације и повећаће мотивацију особља.

Објасните сврху и користи процене и оправдања процењених трошкова и прихода (одељак 1.4)

Након идентификовања приоритета и ресурса за буџетске ставке, треба да одвојите трошкове за сваку ставку у буџету. Да бисте то ефикасно урадили, треба да истражите и процените износ који је потребан за сваку ставку у буџету. У овом процесу се врши анализа трошкова и користи.

• Можете проценити да ли је нека буџетска ставка у складу са принципима који регулишу рад организације.
• Можете да утврдите да ли ће корист од акције премашити трошкове или ће се продуктивност повећати као резултат буџета.
• Моћи ћете да утврдите да ли постоје потребе за ванбуџетским средствима, ако је разлог одговарајући или су легитимни.
• Можете да избегнете промене у последњем тренутку или да ревидирате предстојеће буџетске планове и будете спремни да се са њима суочите.
• Можете идентификовати подручја која могу захтевати додатну потрошњу, на пример пројекте који могу имати додатне трошкове, и бити спремни
• Можете бити сигурни да су процене реалне и тачне и применити их без бриге.
• Можете смањити трошкове или избећи трошкове док процењујете да ли утврдите да трошак није услов или потреба.
• Моћи ћете лако одлучити да ли ће уговори (предаја пројекта уговорним агенцијама) бити исплативији од организације која директно ради на пројекту.

Ево пратећег чланка о преговарању о замењеним буџетима и вештинама потребним за договарање буџета.

Надам се да ће вам информације овде бити корисне. Молимо вас, немојте се устручавати да оставите своје предлоге, искуства и идеје у одељку за коментаре испод.

Хвала вам што сте навратили.

Све најбоље!

Ливингста