Објашњене су 4 фазе ефикасног састанка

Фото: равпикел.цом преко Унспласх

Скоро у свакој епизоди америчке верзије Тхе Оффице-а , чудни Мицхаел Сцотт Стеве Царелл увео је своје запосленике у конференцијску собу на састанак који је почео лоше, нигде није прошао и обично се завршио тако што је некоме прећено отказом, физичком повредом или нежељеном загрљај. У стварном животу састанци на радном месту (или састанци било где, заиста - црква, програми ван школе или чак седење са породицом) могу се осећати подједнако произвољно и непријатно. Ако је поента у мозгању и на крају доћи до решења, онда је гужвање око стола у зборници или заокруживање 40 запослених преко Зоом-а без дефинисаног смера исто као скакање у једрилици без једра. Озбиљно не идеш нигде.

Пратите ове кораке за боље састанке који започињу и завршавају снажно са пуно напретка између.

Савети за ефикасан састанак

Изаберите време и место које неће ометати чланове. Одржавање састанка сат времена пре ручка у канцеларији преко пута кафетерије биће присутнима потпуно незанимљиво.
Ако можете да водите састанак виртуелно, учините то. Више нема разлога да тражите од људи да пребаце дан за састанак на једном месту.
Уверите се да ваша сврха има чврсту и одређену сврху. Састанак на којем ће се разговарати о начинима смањења буџета за наредни квартал није довољно узак. Нека тема буде „Одлучивање које три ствари не треба да трошимо новац у следећем кварталу“.
Позовите само људе који су релевантни за тачку састанка. Људи углавном не воле да иду на састанке, па немојте да присиљавате некога ко није потребан за решавање проблема.
Створите основна правила пре почетка састанка и уверите се да сви присутни имају копију - универзално сјајно основно правило је „не ометати једни друге“.
Пошаљите даље е-поруке у року од 24 сата од састанка, потврде и донете одлуке и ко ће извршити одређене улоге у тим одлукама.

4 фазе ефикасних састанака

Прво што треба препознати код вођења ефикасних састанака је да се они не само чаробно споје кад закорачите у загушљиву собу за састанке. Као и свако страшно дружење, постоји елемент планирања и припреме, без којег је стварни састанак потпуно бесмислен.

Четири фазе ефикасних састанака су:

Припрема. Ово је време да заиста дефинишете шта је ваш састанак. Да ли је то сесија мозга о томе како боље искористити летње приправнике? Да ли покушавате да одлучите где ћете потрошити додатни новац у буџету одељења за уметност? Добро обликована главна тема за дискусију је кључна за успех састанка, јер полазници желе да се осећају као да се исплати додатно време одвојено од њихове рутине.
Састанак. Током састанка, бићете сигурни да прате програм сте формирали током п репарације , тако да сви кључни говори тачке су довели до, и сви се даје шансу да допринесу улаз без одлутају са теме, што је састанак дуже него што је потребно да се бити.
Завршни. Неколико минута пре завршетка састанка завршићете дискусије, по потреби одредите време за следећи састанак и прегледаћете прилику да вас присутни контактирају у вези са додатним питањима.
Пратити. Праћење је једнако важно за квалитет састанка као и фаза припреме. Овде ћете затворити све празнине и везати све слободне крајеве како бисте били сигурни да су одлуке донете током састанка правилно примењене.

Од свих фаза састанка, она која треба да траје највише времена је припрема. Сместите се у мирно окружење и зацртајте шта желите од предстојећег састанка, фокусирајући се само на оно што ће вам помоћи да примените побољшања.

Фото Алејандро Есцамилла преко Унспласх-а

Припрема за ефикасан састанак

Одлучите о циљу састанка

Овде смо у најважнијој фази планирања састанка - одлучивању зашто се састајете. Да бисте прво одлучили сврху састанка, поставите себи два једноставна питања:

Које питање треба решити?
Зашто је потребно решити проблем?

Одговори на ова питања биће сврха састанка.

Изаберите најбоље време и локацију

Размислите о времену и месту које ће бити погодно за мозгање и отворену дискусију и о томе која врста окружења најбоље одговара величини ваше групе.

Ако одаберете удаљену локацију, можете да користите услугу видео ћаскања као што је Зумирање, једноставан конференцијски позив или чак дискусију о ћаскању путем услуге размене порука. Огромна предност удаљених састанака је што време може бити много флексибилније јер се полазници могу једноставно придружити путем свог телефона одакле год се налазили.

Ако одлучите да се лично сретнете, размислите о одабиру времена у којем трбушчићи неће тутњати, а очи неће буљити у сат. Вероватно је лоша идеја састанак непосредно пре него што се посао пусти или непосредно пре ручка.

Креирајте дневни ред

Даље, мораћете да направите дневни ред. Дневни ред који се понекад назива „путоказом“ водит ће састанак и помагати вам као кондуктеру и свима осталима који су укључени, пратити тачно гдје сте и куда треба да идете.

Добар дневни ред састанка укључује:

Теме о којима треба разговарати
Кључне тачке разговора везане за сваку одређену тему
Дефинисано време почетка и завршетка састанка
Простор за питања пре истека времена

Дневни ред може изгледати отприлике овако:

Распоред састанака

15:00 Почетак састанка

3: 00-3: 05 Увод у полазнике и тема

3: 05-3: 20 Дискусија о теми и тачке разговора

3: 20-3: 30 Питања

15:30 Састанак се завршава

Крајње време: 15:30

Главна тема забринутости: Где да ставимо нове аутомате?

Биће три нове аутомате - две за грицкалице и једна за пића
Да ли би се сви аутомати требали налазити на једном месту или се раширити у згради?
Противпожарни код каже да се аутомати не могу налазити у близини излаза из зграде

Молимо пошаљите е-пошту на адресу Киерстин@емаил.цом до 28. јуна са додатним питањима и недоумицама.

Овај дневни ред функционише јер поставља јасне смернице за пут састанка. Одштампајте свој дневни ред и предајте га сваком учеснику на почетку састанка или га пошаљите унапред е-поштом како би сви имали прилику да прегледају дневни ред и на њега се врате током састанка. Такође је добра идеја да га објавите где год се састајете, тако да буде увек испред вас и присутних током расправе.

Изаберите и позовите чланове на састанак

Одлучите ко треба да буде на састанку и зашто
Шаљите захтеве за чланове путем е-поште, текста или другог облика професионалне комуникације

Успоставите основна правила

Границе помажу у одржавању друштва које функционише углавном у грађанској држави. Сматрајте свој састанак мини друштвом и успоставите неке границе, које се зову Основна правила. Да бисте утврдили основна правила за ефикасан састанак, будите конкретни и позабавите се потенцијалним сметњама попут:

Технологија. Да ли током састанка треба дозволити телефоне и рачунаре?
Поштујући остале чланове. Не би требало обесхрабрити прекидање, гласно разговарање, прекомерно или предуго.
Прекиди. Ако ће састанак бити дуг, да ли ће бити пауза и када и где чланови треба да очекују поновни састанак?

Основни циљеви правила

Основна правила треба да буду специфична и да обезбеде да сви присутни на састанку имају прилику да се укључе и учествују у продуктивном окружењу.

Доделите критичне улоге

Као и свака добро подмазана машина, успешан састанак захтева више од особе која га води. Мораћете да доделите три критичне роле у оквиру састанка како бисте наставили да бруји од почетка до краја.

Водитељ

Водитељ одржава састанак на трагу, спроводи основна правила и помаже члановима да се врате циљу састанка ако разговор скрене са теме.

Мерач времена

Мерач времена ће пратити дефинисана времена почетка и завршетка састанка, периодично подсећајући чланове на то колико је времена прошло и колико времена остаје.

Снимач

Диктафон бележи идеје изнете током састанка и обавезно тражи појашњење ако разговор постане збуњујући, тако да су све забележене информације корисне и могу се користити као ефикасна референца након састанка.

Набавити и организовати материјале

Одлучите који су материјали потребни за састанак и сакупите их пре времена састанка. Дакле, ако ћете користити лаптоп, проверите да неће започети ажурирање на пола састанка и ако очекујете да сви праве белешке, узмите довољно оловака и бележница за пролазак. Ако планирате да представите податке, одвојите време да направите неколико визуелних елемената који ће подржати ваше бројеве.

Дођите на састанак спремни да преузмете једно или два добро дефинисана питања. Превише тачака расправе могло би ометати истински напредак и довести до вањске расправе.

Фото Тим Гоув преко Унпласх-а

Састанак

Увод

Спроведите кратак увод како бисте међусобно упознали све чланове састанка, затим наведите сврху састанка и пређите на основна правила како би сви имали јасно разумевање како ће протећи састанак.

Наведите сврху састанка

Прегледајте сврху састанка, зашто сте сви тамо и шта се надате да ћете постићи (да бисте једногласно донели одлуку о најбољој локацији или локацијама за три нове аутомате).

Прегледајте дневни ред

За личне састанке дајте штампане примерке дневног реда који укључују теме за расправу, тачке разговора и време почетка и завршетка.

За састанке на даљину, пре него што започнете, још једном проверите да ли су сви послати и да ли имају приступ дневном реду. Дајте додатни минут полазницима како би га могли повући пре него што се упуштају у расправу.

Одредите време за завршетак састанка и држите се њега. Ваши запослени и колеге ће ценити вашу одлучност. Охрабрите све да вам пошаљу е-пошту са даљим питањима како се нико не би осећао препуштеним.

Фото Едер Позо Перез преко Унспласх-а

Затварање састанка

Окончање

Чак и ако састанак иде заиста добро и сви имају сјајне идеје, важно је да се придржавате коначног времена завршетка утврђеног на почетку састанка. Ако се о још нечему може разговарати, то се може учинити током фазе праћења .

Да бисте имали глатко затварање:

На крају састанка дајте неколико минута члановима да постављају питања и одговарају на њих.
Одлучите да ли је решење постигнуто или ће се о њему поново разговарати на следећем састанку.
Ако је постигнуто решење, креирајте акциони план са одређеним временским оквиром.
Ако решење није постигнуто, дођите до другог времена састанка које ће се одржати у блиској будућности.

Израда акционог плана

Када дође време за израду акционог плана, мораћете да укључите следеће елементе:

Раствор. Решење је да се све три аутомата преселе на једно централно место, а машина за напитке је у средини, тако да их је лако пронаћи, а све грицкалице можете купити на једном месту.
Како применити решење. Да би применили ово решење, машине ће бити премештене у део хале преко пута купатила.
Ко ће бити део примене решења и њихове специфичне улоге. Јацкие ће контактирати продавце да их обавести о томе где машине треба да буду инсталиране, а Јуан ће их дочекати на дан инсталације како би се осигурало да су машине инсталиране на одговарајућем месту.
Временски оквир за процес решења. Јацкие ће позвати продавце у понедељак ујутро са информацијама и одредити датум инсталације, док ће Јуан контактирати свог менаџера да затражи одсуство са својих уобичајених јутарњих задатака да би се састао са добављачима.

У року од једне недеље након састанка, праћење са учесницима путем е-поште ради разјашњења било каквих питања и решавања недоумица које се појављују након састанка. Нека комуникацијске линије буду отворене како бисте у потпуности искористили свој састанак.

Фото Андрев Неел виа Унспласх

Пратити

Пошаљите додатне е-поруке

Одржавајте замах састанка након његовог завршетка слањем белешки учесника састанка у накнадном имејлу. Подсетите све на дужности Јацкие и Јуан и побрините се да сви имају ваше контакт податке ако се појаве неки проблеми или питања.

Пошаљите појединачне имејлове за праћење

За оне који су изабрани за обављање одређених дужности за примену решења, пошаљите е-пошту да бисте проверили напредак и разговарали о свим питањима која могу ометати временску линију. Уверите се да је Јуан добио одобрење од свог менаџера да искористи слободно време за састанак са добављачима и проверите у понедељак поподне да ли је Јацкие ступила у контакт са добављачима како би потврдио време и локацију инсталације.

Придржавање ових једноставних смерница за кратак и врло ефикасан састанак помоћи ће вама и вашим колегама да останете у току са питањима, а да их они потпуно не искоче из колосека.