Канцеларијски бонтон е-поште за менаџере

Слање е-поште запосленом од куће, касно у ноћ, треба обавити само у крајњим нуждама. Већину времена вам је боље да спавате на њему и састављате е-пошту на послу следећег дана, када вам је јасно.

Шта је боље: е-пошта или комуникација лицем у лице?

Менаџери се често ослањају на е-пошту како би брзо пренели важне информације свом особљу. Али ако се не користе разборито, менаџери који се превише ослањају на е-пошту када би требали да воде разговоре лицем у лице са својим запосленима могу да нанесу више штете него користи. Следите ове једноставне савете како бисте избегли уобичајене замке е-поште које подривају ваш ауторитет и отуђују ваше особље.

7 уобичајених грешака у е-пошти које менаџери праве

У већини канцеларија е-пошта је доминантан метод за међусобну комуникацију када директни састанци нису могући. Међутим, постоје неке ситуације у којима је употреба е-поште комуникације између менаџера и подређеног непримерена.

Ево неколико уобичајених грешака у е-пошти које треба избегавати ако желите да задржите добре односе са својим запосленима.

Да ли се кријете иза рачунара како бисте избегли сукоб на послу?

Мајкрософт Офис

1. Не користите е-пошту као начин да некога избегнете.

Никада не користите е-пошту за дисциплинске мере, прегледе учинка или друга осетљива питања. Преношење лоших вести путем е-поште подрива ваш кредибилитет као вође. Желите да особље зна да се на вас може ослонити да се лично бавите тешким питањима. Дајте запосленима поштовање које заслужују, чак и када их дисциплинујете, и имајте састанак лицем у лице.

Као менаџер, ако примите збуњујућу е-поруку од свог подређеног, уместо да реагујете слањем друге е-поште, подигните телефон или интерфон и замолите свог подређеног да лично разјасни своју е-пошту. Ако размена порука е-поштом не испуњава ваше циљеве комуникације, као менаџер је ваша одговорност да зауставите циклус кружних е-порука и започнете јасну комуникацију.

Пре него што свом сараднику пошаљете е-пошту на два стола, запитајте се да ли би разговор лицем у лице био примеренији.

2. Не потцењујте трајност е-поште.

Не заборавите да све што напишете у е-поруци постаје трајни запис ваше комуникације, заједно са печатом датума и времена. Све што напишете у е-поруци може се користити на суду за тужбе због погрешног отказа. Копање, штампање и / или прослеђивање е-поште изван канцеларије је много лакше него што је то случај са традиционалним папирним белешкама.

Ако сте узнемирени, направите паузу и смирите се пре него што пошаљете е-поруку члану особља. Једном када је љутит е-маил послан, не може се вратити, зато пажљиво бирајте речи.

3. Не користите пасивно агресиван језик у е-поруци.

Ако осетите да снажно реагујете на е-пошту или телефонски позив или дискусију на недавном састанку, седи са својим осећањима неколико минута. Затим одлучите да ли је писање и слање е-поште најприкладнији одговор. (Када су емоције набијене, обично није.)

Када на тешку ситуацију морате одговорити е-поштом, припазите на тон који користите. Према комуникацији е-поштом поступајте као према допису. Избегавајте пламен, пасивно-агресиван језик и сарказам по сваку цену, осим ако не желите озбиљно деморализовати своје особље и створити непремостиве комуникационе баријере даље низ пут.

Да бисте избегли употребу пасивног агресивног језика у својој е-пошти и побољшали пријемчивост након слања поруке, одмах на почетку јасно изразите своја осећања на најпозитивнији могући начин. Ефикасни менаџери знају да је позитивно поткрепљење једнако важно као и конструктивна критика. Али ако је то позитивно појачање превише нејасно или закопано на дну поруке е-поште, ваш запослени га можда неће „чути“.

4. Не укључују (ЦЦ) превише људи.

Не уводите друге људе у разговор путем е-поште без претходног тражења дозволе од првобитних учесника. Ако водите међусобни разговор са другим чланом особља, али негде у току, мислите да ће можда бити потребна нека друга особа, пре него што их само ЦЦ-у обавестите, обавестите особу са којом сте комуницирали ви шаљете поруку. Обавезно објасните зашто желите да позовете ту особу која је уведена у расправу и разјасните шта намеравате да кажете. На пример, могли бисте да напишете нешто попут: „Заиста мислим да би нам Јане можда могла помоћи да пронађемо нека решења за проблем Кс . Она већ 10 година ради у одељењу КСИЗ и волела бих да добијем њене увиде.Могу ли да јој проследим копију ове теме е-поште и питам је за АБЦ ? "

5. Пажљиво користите БЦЦ.

БЦЦ (слепо копирана копија) функција треба користити за чување поверљивих адреса е-поште у групној е-пошти. Не би требало да се користи за тајно слање приватног разговора путем е-поште неком другом без знања друге стране. Ако немате оправдан разлог (тј. Нечија сигурност је угрожена ако не пошаљете БЦЦ поруку) због тога што нисте транспарентни у вези са тим где шаљете поруку, употреба БЦЦ функције је некако попут шапутања некоме иза леђа на послу. Непристојно је и непрофесионално. А у неким случајевима прослеђивање или копирање поруке нежељеним примаоцима може вас довести у правни неред.

6. Не заборавите да будете поштени.

Ефикасни менаџери увек настоје да буду поштени: ако сте менаџер којем је стало да са својим запосленима поступате на поштен, емпатичан, а опет чврст начин, видећете да размена порука путем е-поште није увек најбољи начин да дођете до својих запослених.

Лее Иацоцца има овај савет за давање повратних информација другима:

Ово је прикладан и благовремен савет када се примењује на комуникацију са запосленима путем е-поште.

7. Пазите на свој језик.

Ако желите да будете ефикасан вођа и комуникатор, добро обратите пажњу на језик који користите када е-поштом шаљете особље. Постоје неке фразе које могу поткопати вашу поруку и изгубити време читаоца. Фразе су представљене у приручној инфографији објављеној на Инц.цом: 21 реченица коју никада не бисте смели да уврстите у е-пошту.

"Могу ли поставити питање?" Само наставите и поставите питање. Немојте га уводити у питање тражећи дозволу за постављање вашег упита. Ако користите фразу „Могу ли да вас питам?“ као начин покретања деликатне теме, то је знак да је ваше питање превише лично за е-пошту. Ако морате поставити лично питање, урадите то лицем у лице, а не путем е-поште када прималац може имати легитимне забринутости због шта се може догодити са њиховим одговором, то се дели е-поштом.
„Ово се можда не односи на вас?“ Зашто ми то шаљете, читалац се можда пита.
"Да ли то има смисла?" Ако нисте сигурни да ће оно што сте написали у е-поруци запосленима бити схваћено, то је знак да морате да препишете е-пошту док не будете сигурни да је оно што говорите јасно и директно.