6 Ефективни савети за управљање временом за запослене и власнике предузећа

Сматрате ли да имате превише ствари за управљање одједном?

Фото Роберт Бие на Унспласх-у

1. Анализирајте ситуацију

Испуњавање распореда активностима и стално заузетост не мора значити да ефикасно управљате својим временом. Непрекидно кретање великом брзином има своје недостатке, од којих најмање спада и стрес.

Реалност је таква да сами по себи не можемо стварно контролисати или управљати временом. Оно што можемо управљати смо ми сами. Успоравање је неопходно како би се сликала цела слика.

Поставите себи питања: Да ли је ово најпродуктивније коришћење мог времена? Постоји ли паметнији начин да постигнем оно што је данас требало да урадим без трошења толико времена?

Заузетост сама по себи може бити проблем. Постоје случајеви када заузетост постаје избегавајући приступ - средство за избегавање других важних питања у човековом животу.

Стога би враћање на размишљање, уместо да се непрестано бавите неким активностима, могло уштедети време и учинити напоре ефикаснијим и профитабилнијим.

Имати јасну визију је пресудно

Фото Иоу Кс Вентурес на Унспласх-у

2. Будите јасни у томе која је ваша улога

Чак и на редовном радном месту, проблеми повезани са лошим управљањем временом могу резултирати кризном ситуацијом у којој су првобитне улоге и одговорности запосленика засјењене и он затекне да сво време троши на оно што није било у оригиналном опису посла.

Због тога је од кључне важности да поставите са јасном визијом шта треба постићи и које су ваше улоге и одговорности. Ако не знате куда идете, сваки пут ће вас тамо одвести. Морате имати стандард који можете непрекидно користити као репер за свој напредак.

Ако сте запослени, можда ћете морати да се састанете са својим директором како бисте били јасни где леже ваши приоритети. Отварање ове дискусије могло би бити корисно и на друге начине. Могло би вам помоћи да реорганизујете распоред како бисте избегли сагоревање и олакшали делегирање додатних задатака другим члановима тима.

Имајте на уму да се због промене природе пословног света приоритети могу мењати и одговорности заједно са њима. Ово је посебно случај са онима који су самозапослени. Организујте управљање временом тако да узима у обзир такве промене.

Заштитите своје време

3. Чувајте свој распоред

Време је највреднија имовина коју имате. Већина других ствари у животу су заменљиве, али време није. Никад вам се неће вратити године вашег живота које су већ биле потрошене. Исто се односи на сваку секунду која тренутно откуцава.

Стога није само неопходно већ је и неопходно пажљиво чувати своје време. Водите листу радњи и након што одредите своје приоритетне задатке и одвојите неометано време за њихово извршавање, потрудите се да нема ометања.

То укључује мере као што су активирање говорне поште, онемогућавање обавештења путем е-поште, ограничавање долазних позива, коришћење виртуелних састанака уместо оних који се одржавају уживо, захтевање календарских састанака, коришћење знакова „Не узнемиравај“.

На пример, ако сте заказали да састанак траје 15 минута, уверите се да се сви учесници придржавају временског ограничења и држе се дотичне теме. За било која страна питања која се не могу решити у временском оквиру који сте поставили може се успоставити засебан аранжман.

Осим горе наведеног, непрекидно гледајте начине како ослободити своје време. Ово ће вас учинити ефикаснијим. Свих неколико минута сачуваних од сваке активности када се заједно комбинују на крају дана могу направити значајну разлику.

4. Искористите правило 80/20

Што већи посао расте, то је више одговорности и већа је потреба за ефикасним управљањем временом.

Оно што је могло започети као операција за једну особу могло би брзо постати толико масовно, са тако невероватним захтевима, да ствари измичу контроли ако се не постави правилно управљање.

Типичне дужности за које ћете се претходно морати припремити укључују креирање и управљање пословним стратегијама, надгледање радника, жонглирање рачунима, проналажење више пословних прилика.

Због тога је важно пронаћи ефикасан начин за решавање свих задатака и још увек имати живот. Као пословни човек можете бити толико заокупљени радом напорно поштујући рокове да не можете да препознате који су приоритети и шта вам заправо краде време, из тренутка у тренутак.

Према правилу 80/20, 80% резултата добија се од 20% уложеног времена и труда. Ово правило наглашава важност давања времена ономе што је најпродуктивније. Утврдите конкретне задатке који имају највећи утицај на ваше пословање и одвојите време за рад на њима свакодневно.

Ако је 80% ваших пословних резултата резултат 20% времена и труда који сте уложили, онда је ово проценат на који бисте требали усмерити већину своје пажње.

Многи власници предузећа се двоуме када је реч о преносу и преносу задатака, јер осећају да то служи само повећању њихове основе трошкова.

Али када се посао прошири и време је да унајмите људе који раде за вас, обучите их у 20% и доделите им ове задатке. На овај начин ће посао моћи да генерише довољно да покрије трошкове запошљавања нових радника. Реплицирање на овај начин учиниће операције ефикаснијим и профитабилнијим.

Пратите како трошите време

5. Ревидирајте себе

Одвојите једну недељу током које ћете водити детаљну евиденцију својих активности и времена проведеног на свакој активности. Што сте детаљнији, анализа ће бити тачнија.

Најбољи начин да се томе приступите је разбити дан на комаде од 15 или 30 минута, а затим записати шта радите током тих временских интервала. Ова вежба ће вам помоћи да пребројите сваку секунду.

Табели радног времена нису само неопходни за корпорације. Корисни су за предузећа на свим нивоима, укључујући слободњаке и самосталне предузетнике. Можете да се одлучите за вођење дневног рачунара заснованог на рачунару или папира.

Можете и једноставно да имате бележницу или дневник које свуда носите са собом и да подесите подсетнике који ће вам помоћи да и даље водите одговарајући дневник свог времена.

Једном кад се упустите у ревизију себе на овај начин, биће вам потребна дисциплина да бисте је одржали. Циљ ове вежбе је да има запис који може да се анализира. Вођење текућег дневника активности и утрошеног времена помоћи ће вам да препознате куда иде ваше време и ослободите се расипања времена.

Таква расипања времена укључују непотребне састанке, обављање посла који би други требали обављати, прекиде телефона или е-поште, дуплицирање задатака, активности са ниским приоритетом, гашење пожара, погрешно планирање и неорганизовање.

Моћи ћете да утврдите шта је непродуктивно, ометајуће и непотребно у вашем уобичајеном дану. Све што директно не доприноси или подржава испуњавање ваших улога и одговорности је црвена застава.

Процес ће вам такође омогућити да идентификујете производне активности како бисте могли да утврдите да ли је време које им је додељено заиста одговарајуће. Моћи ћете да имате јасну слику о томе колико се улаже у 20% активности које генеришу 80% резултата у вашем животу и послу.

6. Предузмите мере подршке

Планирајте унапред

Испланирајте дан, недељу и месец унапред. Ваше планирање треба узети у обзир краткорочне, средњорочне и дугорочне циљеве. Недостатак структурираног метода управљања временом доводи до потешкоћа, укључујући пропуштање рокова, неуравнотежене пословне и личне обавезе и притисак од ангажовања других.

То резултира погоршањем. Учинак негативно утиче и уместо да буду профитабилне, активности постају оптерећујуће. С друге стране, планирање унапред и примена одговарајућих принципа управљања временом доследно их чине уобичајеним. Почињу да теку природно као део вашег свакодневног живота.

Комуницирајте

Укључите заинтересоване стране у одлуке у које крећете. Комуницирајте са својим колегама, менаџерима, добављачима, другим тимовима и купцима који имају лични интерес и на које ће промене утицати.

Поделите ове информације са члановима домаћинства како би могли да вас подрже и уступе вам простор потребан за наставак.

Распоредите своје задатке

Започните са одлазним задацима пре него што се позабавите долазним задацима. Прво пошаљите важну комуникацију која је потребна за први дан. Након што то уклоните с пута, решите се посла са долазном поштом.

Развијте навику да започнете са одговорностима на чекању пре него што почнете да радите на новим. Уклоните заостали део пре него што започнете нове задатке.

Аутоматизујте где је то могуће

Аутоматизујте своје свакодневне задатке што је више могуће. На пример, ако ваш посао захтева пуно читања и куцања, могли бисте да користите бесплатне апликације Претварање текста у говор и Говор у текст да бисте уштедели на времену.

Одмарајте се довољно

Не заборавите да правите кратке паузе између задатака. Ово ће спречити накупљање стреса на вашем уму и телу. Ако имате довољно времена за одмор и освежење, постаћете продуктивнији, а ум паметнији.