7 начина да конференцијске позиве учините мање досадним

равпикел

Конференцијски позиви често чине само нешто више од ширења мултитаскинга и несретних разговора на Слацку или Гцхату. У најгорем случају, они потпуно троше време људи и могу исцрпити морал ако се позивом лоше управља. Понекад су ови позиви неизбежни, било зато што су логистички неопходни, или зато што их нека виша особа захтева, па ево како да их максимално искористите.

1. Пошаљите материјале унапред

Помаже слање дневног реда унапред како би људи могли пре времена да звоне са било чим што требају додати. Ово смањује вероватноћу да људи кажу „Ох, још једна ствар!“ баш као што су се сви поздравили на позиву.

Ако ћете се позивати на дати документ или други визуелни материјал, свима би могло бити корисно да им га ставе на располагање током позива. Звецкање неких бројева и потом понављање три пута сигурно ће бити губљење времена. Чак и ако би предметни документ требало да буде у поштанским сандучићима људи, покушајте да га поново пошаљете дан пре позива, посебно ако је послат пре неколико недеља или месеци.

Такође би требало да унапред обавестите људе да ли ће бити одговорни за давање ажурирања о одређеном пројекту. Иако су понекад захтеви у последњем тренутку неизбежни и менаџери би углавном требало да буду спремни на ову могућност, најбоље је људима дати промену уместо да претпостављају да знају и стављају их на лице места.

2. Ограничите позиве

Постоје две групе људи о којима треба размишљати: људи који требају бити на позиву и људи који то не морају бити, али би ипак могли бити корисни. Људи из те прве категорије су вероватно доносиоци одлука и вође тимова с ажурирањима. Идентификовање ових људи требало би да буде прилично лако.

Друга категорија може обухватати људе који могу одговорити на било која питања у одређеној ситуацији или који су на путу да заузму водеће улоге и могли би имати користи од тога што су на позиву. То не не нужно обухвата сваки запослени или сваког одељења. Запамтите, трошење времена на конференцијске позиве може бити губљење радне снаге када би менаџери касније могли да дају кључна ажурирања својим тимовима. Ако сумњате, консултујте се са менаџерима и руководиоцима тимова о томе како ефикасно искористити своје време.

У зависности од ваше организације, можда има смисла позвати све, али присуство треба учинити обавезним само за одређене људе. Ово омогућава заинтересованим странама да се придруже, науче више и надамо се да ће на крају нешто допринети. Обавезно јасно пренесите та различита очекивања - и запамтите, што је више људи на позиву, то ће вам требати више времена!

3. Поставите основна основна правила, али не зановетајте

Смернице о томе када постављати питања, ко очекује да учествује и не заборавите да изговорите своје име када се придружите или говорите, треба да се саопште, можда у истој е-пошти која садржи дневни ред. Имајте на уму да ове смернице често имају оправдане изузетке или новајлија можда није упознат са радном културом ваше организације. Нико такође неће бити савршен када се сети да искључи свој телефон, па припазите да не ометате људе због мањих позадинских бука или других ситних сметњи.

Ако нешто заиста омета позив, испробајте опште питање „Може ли свако осигурати да му је телефон искључен ако је негде бучно?“, Чак иако тачно знате ко је кривац за то. Ако учините повратне информације што индиректнијим, то може спречити добронамерне запосленике да се не осећају прекорно или непожељно.

4. Мудро ротирајте улоге

Додељивање улога људима без обзира на њихову спремност и вештине вероватно ће ваш конференцијски позив учинити само заморнијим. Покушајте да доделите белешке, постављање дневног реда и улоге олакшавања људима који су заправо заинтересовани за вођење. У другим случајевима, можда ћете желети да потражите чланове тима који су заинтересовани за тему одређеног позива. Који год разлог био, обавезно обавестите људе зашто тражите од њих да преузму улогу, јер то може побољшати њихово самопоуздање и морал.

Такође је лепо имати нови глас који повремено покреће позиве. Можда се неко од регионалних менаџера веома свидио, а ваш тим би могао уживати да он или она прихвата ствари.

Иако се насумична или заказана ротација улога може чинити поштеном, ово се може повратити. Новак ће вам на крају замерити ако га учините одговорним за белешке о нечему у чему су потпуно нови. Вероватно такође није добро доделити дужност некоме ко је одговоран за хитне случајеве и можда ће морати да напусти средину позива.

5. Почните с позитивним

Иако не желите да претерате и делујете неискрено, лепо је признати када је сјајан посао урађен или су уложени посебни напори. Ако је одређена група или појединац управо постигао нешто велико, отворите то, чак иако то није супер релевантно за позив. Такође можете да викнете некога ко се вратио са великог пословног путовања или можда читаве канцеларије ако скачу из временске зоне у којој је још рано ујутро. Ово може поставити позитиван тон за иначе исцрпљујући позив.

Не правите овај део предуго, иначе само троши време. Такође будите опрезни и избегавајте да обасипате исте људе похвалама на сваком позиву, јер то може повратити и смањити морал код других.

6. Избегавајте детаљно решавање проблема

Остваривање теме је очигледно циљ конференцијских позива, али понекад наиђете на незгодне ситуације када је нечије питање на тему, али је компликовано или врло специфично за његову ситуацију. Ако то уопште није применљиво на друге на позиву, не бојте се да одговорите са „То је зезнуто, прилично специфично за канцеларију. Можемо ли разговарати о томе ван мреже? “

У неким случајевима можете покушати и са конкретнијим образложењем, попут „Знам да неки људи из ХР тима имају још један састанак на који могу доћи за 10 минута; можемо ли одложити ову дискусију јер их они не укључују? " Важно је осигурати да се испитивач не осећа као да је њихово питање неприкладно или оптерећујуће - само треба да се реши у друго време или на другом месту.

7. Ставите најмање важне теме на крај

Иако је циљ увек да се конференцијски позив заврши на време, има дана када технички проблеми или компликовани проблеми могу потрајати дуже. Такође је могуће да се појави хитан случај, који ће присилити бар једну особу да прескочи позив.

Ако је ваш позив заказан дуже од пола сата, велика је шанса да ће заузети менаџер или други доносилац одлука морати да отрчи на други, хитнији састанак, било да је планиран или не. Покушајте да ставите све временски осетљиве ставке за које је потребан њихов унос раније у току позива. Иако је могуће да ћете несталог менаџера касније вратити у петљу, то вам одузима време и пажњу - или нечији други.