Договор са купцима у писменој или електронској форми - 2. део

Увод:

Комуникација писањем и електронским путем често захтева употребу опреме. Да би успешно комуницирао, кандидат треба да зна да ефикасно рукује опремом. Када постоји предвиђено кашњење у одговору на комуникацију, купца треба редовно обавештавати о ситуацији и напретку.

Електронска и писана комуникација могу бити ризичне ако документи не дођу у руке праве особе. Потребно је водити рачуна да се обезбеди сигурна испорука горе наведених средстава за комуникацију.

Ово је јединица нивоа 3 са кредитном вредношћу 6. Ова јединица је подељена на два дела ради лакшег разумевања и да се не стрпа превише информација у једно чвориште.

Да бисте прочитали први део ове јединице, следите доњу везу:

Договор са купцима у писаном или електронском облику - 1. део

123рф.цом

4.6 Објасните како се рукује опремом која се користи за производњу и слање писаних или електронских комуникација.

Писмене и електронске комуникације могу се обављати на различите начине, а различита опрема се користи за различите врсте комуникација. Да би се те комуникације ефикасно слале и примале, треба знати управљати овом опремом.

За писану комуникацију треба имати вештине писања, а такође користити одговарајућу оловку, папир и оловке прикладне за ту комуникацију. Ако ће се комуникација одштампати и послати, треба знати како се користи штампач. У електронској комуникацији користимо рачунар или факс машину. Дакле, особа која комуницира мора да зна како да ради са рачунаром или преносним рачунаром и факс уређајем. Факсирани материјали могу бити или руком или одштампани, а можда ће бити потребно да знате како се управља факс машином, рачунаром и штампачем.

Да бисмо произвели документе, требају нам

• Рачунар са тастатуром, мишем и монитором или лаптоп или оловком и папиром
• Штампач

Да бисмо послали документе који су нам потребни

• Факс
• Рачунар са тастатуром, мишем и монитором или лаптопом
• Коверте и марке

Управљање рачунаром:

• Потребан је рачунар или процесор са тастатуром, монитором и мишем и повезаним штампачем.
• Рачунар треба да има оперативни систем, а то је Виндовс КСП у нашој организацији.
• Пре укључивања рачунара потребно је осигурати да су каблови за напајање савршено причвршћени на задњој плочи процесора, видео каблови на монитору и каблови у утичницу, као и да су миш и тастатура повезани на одговарајући начин луке.
• Након ове провере, дугме за напајање се укључује у ЦПУ.
• Уређај ће тражити корисничко име и лозинку за пријаву у систем. Ово ће се разликовати за сваку организацију у зависности од тога како су рачунари подешени у.
• Можда постоје додатна пријављивања за системе или софтвер компаније који користе ресурсе и софтвер, приступају чврстим дисковима итд.
• Треба знати користити софтвер за обраду текста, Мицрософт апликације и друге апликације које организација користи за израду докумената.

Након припреме документа, треба знати како га приложити уз е-пошту и послати их помоћу услуга е-поште које пружа организација, на пример Мицрософт Оутлоок или штампати ако их треба послати поштом, у зависности од методе која ће се користити за послати комуникацију.

Понекад ће документ можда требати послати шифрован на флеш дисковима, ЦД-има или ДВД-има. У тим ситуацијама треба знати како копирати датотеке на флеш диск и шифровати их, а ако их нарежете на ЦД-ове или ДВД-ове, треба знати како користити софтвер за нарезивање или писање.

викихов.цом

Руковање факс уређајем:

Телефакс уређаји се углавном користе када не постоји могућност слања докумената путем е-поште или када организације сматрају да комуникација путем е-поште није сигурна за одређену врсту докумената или докумената може потрајати неколико дана да стигну поштом. Да би се документи могли слати факсом, потребно је знати како се управља факс уређајем. Да бисте управљали факс уређајем, потребан вам је број факса, број факса примаоца, кертриџ или трака или тонер, у зависности од модела факс уређаја, потребних докумената које треба послати заједно са насловном страницом и празним белим папирима ако примате факс.

Потребно је да подесите и конфигуришете факс уређај да би могао да се користи. У почетку је потребно прикључити струју и телефонску линију и укључити напајање. Телефонска линија мора да уђе у праву утичницу, пратећи упутства за употребу. Уверите се да постоји тон бирања. Већина организација има наменски телефонски број за факс линију и стога факс уређај може бити подешен на аутоматски одговор. Уверите се да су тонер / кертриџ / трака уметнути и да је у лежишту за папир увек потребна количина папира за пријем факса.

У сврху евиденције, добро је поставити страницу за потврду за факс, која ће вам рећи да ли је слање било успешно или је било грешака. Помаже приликом слања поверљивих и важних или правних докумената. Али ако факс користите само за једноставне ствари, ову функцију можете искључити да бисте уштедели папир.

Још једно корисно подешавање је опција заглавља која ће на врху документа садржати линију која говори одакле је факс, плус датум, време и број факса. Ово ће бити врло корисно за идентификацију података о пошиљаоцу, а такође и за комуникацију са пошиљаоцем путем факса ако је потребно.

Док шаљете факс, уверите се да је напајање укључено и увек пошаљите покривајући папир за факс помињући детаље послатих докумената, ко га шаље и у коју сврху се шаље. Ово ће ствари учинити врло јасним и лаким. Поставите документе у исправну фиоку на прави положај и бирајте број на који желите да пошаљете факс. Притисните дугме за слање и сачекајте да се сви папири скенирају и факс пошаље. Када се процес заврши, факс ће одштампати извештај о потврди, у зависности од поставки.

Ако је машина правилно постављена, лежиште за папир је уметнуто и кертриџ или тонер су спремни, пријем факса је врло једноставан поступак. Ако је факс уређај подешен да аутоматски прима факсове, када факс линија зазвони, уређај ће аутоматски примити факс и одштампати га. Подешавање аутоматског одговарања на факс је врло корисно, тако да не пропустите важне документе који долазе у било које доба дана.

Руковање штампачем:

Да бисте откуцани документ послали путем поштанских услуга или факса, прво их морате одштампати. Да бисте штампали документе, потребан вам је штампач прикључен на рачунар или мрежу на коју је рачунар повезан. Веома слично факс машини, морате бити сигурни да је штампач прикључен и да је напајање укључено. У зависности од врсте штампача, било да је инкјет или ласер јет, штампачи ће имати кертриџ са мастилом или кертриџ са тонером. Уверите се да је одељак за кертриџ напуњен мастилом или тонером. У зависности од врсте штампача, можете имати различите фиоке за различите врсте папира и различите величине папира. Уверите се да су ладице за папир уметнуте. Извршите нека почетна подешавања на штампачу за квалитет штампе, двострано штампање итд.

Да бисте одштампали документ, користите мени датотеке на документу који сте креирали и одаберите опцију штампања. Поље које се појави имаће опције или дугме својства за подешавање поставки штампања. Штампање у боји може се извршити по потреби на штампачу у боји. Двострано штампање се може учинити ради уштеде папира.

Иако се сва ова опрема свакодневно користи у канцеларијском окружењу, обавезно свакодневно искључујте рачунаре и штампаче како бисте уштедели енергију. Такође помаже код дугог животног века опреме.

4.7 Објасните важност информисања вашег купца ако постоји вероватноћа да ће доћи до кашњења у одговору на комуникацију.

Брига о купцима је веома важан елемент у свакој организацији. Контакти и односи са купцима су веома важни и морају се одржавати континуирано да би организација могла несметано да функционише. Информисање купаца је веома важан задатак и део корисничких услуга. Помоћи ће у избегавању толико проблема, неспоразума и фрустрација и већину времена помоћи ће у јачању односа са купцима. Купци ће бити сретни да о проблему чују од компаније или организације, уместо да га сами открију. Дакле, проактивни приступ је много бољи од реактивног приступа.

На пример (са становишта мог посла), ако знате да је дошло до проблема и на примљеним препорукама постоји листа чекања, можете позвати купце да их обавесте о кашњењу и разлогу због којег је дошло до кашњења и такође им дати временски оквир у којем ће се издвајање сортирати. Такође можете послати писмо у којем ћете навести разлоге кашњења и када ће се предузети кораци. Ако се то не уради, купци ће поново зазвонити и кад добију негативан одговор, постаће фрустрирани или ће потражити друге организације или компаније.

Дељење информација са купцима о кашњењу у пружању услуга или кашњењу у одговору на комуникације или услуге рећи ће купцима да је компанија бринула о њима. Такође ће спречити купце да одзвањају бригом о купцима и постану забринути или фрустрирани. Ово ће помоћи у јачању односа са купцима. Увек се ставите у позицију купца и размислите шта бисте очекивали. Исто и даље мораће да се обезбеди за купце.

Када примите захтев од купца, купац чека у очекивању да ли ће бити испуњен. Можда се чак питају да ли је њихов захтев стигао до вас. Дакле, као почетни корак, добро је потврдити пријем и обавестити купца да сте примили захтев и да ћете се бавити њим или радити на њему. Ако је ово захтев за који ће бити потребно неко време да се реши, обавестите купца о напретку. То ће помоћи купцу да остане у миру, знајући да је посао у току и да се о њему брине.

Када се проблем реши, обавезно назовите купца и обавестите га, уместо да чекате да вам купац затражи информације. То ће помоћи купцу да остане у миру и постане продуктиван, у супротном, према мишљењу купца, проблеми и даље постоје нерешени.

Информисање купаца побољшава задовољство купаца. Без обзира да ли су то добре или лоше вести, треба их обавестити како би знали да су упамћени и да их се не игнорише.

висевен.цом

4.8 Објасните ризике повезане са поверљивошћу писаних или електронских комуникација.

Сви облици комуникације нису потпуно сигурни. Постоје рупе и недостаци у свим облицима комуникације.

Ризици повезани са поверљивошћу писане комуникације:

Било који облик писане комуникације сачуваће се у штампаној форми или послати путем поштанских услуга. Комуникација може садржати поверљиве информације које неовлашћене особе не смеју читати или прегледавати.

Ризици повезани са поверљивошћу електронске комуникације:

Електронски облици комуникације укључују телефоне, мобилне телефоне, телефаксе и е-пошту.

• Телефони: Комуникација која се одвија путем фиксног телефона није у потпуности сигурна, јер постоје случајеви када су телефонске линије прислушкиване. Као део процеса и процедура, телефонске компаније могу надгледати телефонске позиве, што опет чини озбиљним питањем у погледу поверљивости. Такође постоје редови који могу имати више наставака, где разговор једне особе могу чути други људи, што нарушава поверљивост.

• Мобилни телефони: Комуникација путем мобилног телефона користи радио таласе који се лако могу пресрести. Све поруке примљене од мобилних телефона, ако телефон није закључан лозинком, може видети свако ако оде у руке погрешних људи. Такође паметни телефони имају лакше опције за подешавање е-поште и других функционалности. Ако нису заштићене лозинком, ове функције паметног телефона могу изазвати озбиљне проблеме са поверљивошћу ако информације шаљу у руке људима који нису овлашћени за приступ тим информацијама.

• Факс машине: Иако су факс машине сигуран начин слања и примања информација, треба бити врло опрезан док податке шаљете факсом. Ако унесете погрешан број током слања факса, чак и ако је једна цифра погрешна, поверљиви подаци могу доћи у руке погрешних људи, чак и супротној страни у правном питању. Дакле, потребно је двапут проверити број на који шаљу факс пре него што притиснете дугме за слање или слање. Такође може бити и неовлашћени приступ факс машинама на крају пријемника. Зато је увек добро проверити код пријемника да ли је право време за слање факса и да ли је прималац примио документе у руке. Чак и у вашој канцеларији, факс уређаје мора да држи тамо где им приступа само овлашћено особље, јер у супротном могу да се докопају поверљивих докумената погрешни људи.

• Е-маил адресе: Као и код преноса факса, треба бити врло опрезан док комуницирате путем е-маила. Потребно је осигурати да сте правилно унели адресу е-поште и поново проверити да ли је тачна, јер у супротном е-поруке могу да уђу у погрешно сандуче примаоца. Постоје и друге претње повезане са комуникацијом путем е-поште. Е-адресе и њихови прилози могу да читају и виде администратори система и хакери. Дакле, док шаљете поверљиве и осетљиве информације, избегавајте употребу јавних мрежа и користите шифроване методе.

Генерално, увек је добро обавестити купце или примаоце комуникација да постоје ризици повезани са писменом и електронском комуникацијом и да су лични састанци најбољи метод.

Наша организација је применила мере за одржавање безбедности података у коришћењу рачунарске технологије.

Е-маилови

Да бисте прочитали први део ове јединице, следите доњу везу:

Договор са купцем у писменој или електронској форми - 1. део

Надам се да су вам информације у овом чворишту биле корисне. Ово је само за референцу. Ако имате питања или желите да поделите своје искуство, учините то у одељку за коментаре испод.

Све најбоље!