Пет елемената ефикасне агенде

Откријте 5 основних аспеката ефикасне агенде.

Цанва

Пет основних елемената за ефикасну агенду

Да вам кажем да постоји једна једноставна ствар коју бисте могли учинити да повећате присуство и учешће на састанцима, прескочили бисте то, зар не? Па, да буде спремна да скочи, јер постоји је једна ствар коју можете одмах спровести да ће ваши састанци ефикаснији и продуктивнији: Направите план са ових пет основних елемената и ваш продуктивност састанак ће бити драстично повећана.

Креирање и дистрибуција дневног реда

Као и већина вас, и ја сам преплављен папирологијом и понекад се осећам као да требам објавити рат на белом папиру и штампати на било којој другој боји како бих могао да пронађем оно што тражим кад то тражим. То је речено, дневни ред није место за штедњу. Већи део своје производње можемо пребацити на електронски формат и е-читаче, али када је реч о дневном реду, стварање и дистрибуција штампаног примерка на састанцима је толико критично да увек правим додатне примерке за дистрибуцију приликом личног састанка и поновног - пошаљите копију само дневног реда приликом састанка на мрежи.

Замислите дневни ред попут мапе пута коју бисте користили када планирате путовање - компоненте су исте и треба да знате следеће информације:

Ко иде са вама, када и у које време одлазите и одакле?
Зашто идеш?
Куда идете, које ћете оријентире или прекретнице користити за мерење напретка напред?
Колико времена имате до тамо?
Шта се догађа ако ударите у рупу и имате стан?

Свако од ових питања односи се на битан елемент приликом креирања ефикасне агенде. Погледајмо сваки елемент.

Основни елемент 1: Заглавље дневног реда

Главна сврха заглавља је брзо идентификовање следећег:

Ентитет, организација или одбор који сазива састанак
Назив сазива; да ли је ово одбор, саветодавна група, одбор
Који је датум и време заказаног почетка и завршетка састанка
Место састанка

Иако би могло бити лако претпоставити да ако се људи појаве на састанку, морају знати место и време, међутим, ове информације у заглављу почињу да служе као основа за следећих неколико елемената, а такође креирају организациону архиву да прогласе да састанак се заиста догодио у одговарајући датум, време и место - скидајући терет са свих учесника да би морали да се сете или покушају да се сете када су тачно одлучили да нешто ураде када су испитани.

Пример заглавља може изгледати овако:

Локално удружење за бригу о деци

Месечни састанак одбора директора

15. априла 2014. 1:00 - 2:00

Јавна библиотека

Више волим да центрирам заглавља дневног реда, али и образложење са леве стране (где су све речи поређане са левом маргином) такође функционише. Коју год опцију да одаберете, користите исти формат за сваки састанак те врсте. Доследност започиње дневним редом.

Учесници вашег састанка ће ценити виталне информације о састанку на једном месту, на њиховом дневном реду, тако да неће морати да иду у потрагу за оном салветом или папиром на месту на којем су забележили следећи састанак. Постоји ниво веродостојности који преноси и заглавље, инклузиван је, информативан и званичан и почиње да поставља темеље да ће овај састанак бити схваћен озбиљно и да неће бити губљење времена.

Често ме питају ко треба да састави дневни ред и пошаље га, а тај одговор је потпуно другачији чланак, али кратак је одговор да особа која је одговорна за сазивање састанка треба да предузме иницијативу за састављање пет елемената о којима се говори у овом тексту. чланак. Неко други може бити већ делегиран или додељен да стварно укуца или пошаље документ, али садржај дневног реда мора бити у рукама особе одговорне за омогућавање састанка.

Основни елемент 2: Циљ састанка

Циљ састанка је одговор на питања: „Зашто се састајемо? Шта се надамо да ћемо постићи? “

На самом почетку дневног реда наведите сврху сазивања овог састанка. Одговарајући на питање „зашто се састајемо? Шта се надамо да ћемо постићи? “ на почетку дневног реда помаже да се група одржи и усредсреди, посебно ако ствари почну да измичу контроли. Ако је састанак редовно заказани месечни састанак, напишите то на дневном реду, ако се састајете да бисте разговарали о неком догађају, питању или теми - наведите те детаље. И на крају, ако ваша организација има изјаву о мисији, обавезно наведите изјаву о мисији на овом месту на дневном реду како бисте остали фокусирани.

Сврха састанка записана на дневном реду омогућава водитељу и свим учесницима прилику да преусмере разговор који је преусмерио на другу тему. Сјајна је навика прочитати сврху састанка и изјаву о мисији пре него што је састанак у току као признање да озбиљно мислите на оно што планирате да постигнете и да постоји план. Учесници неће без размишљања расправљати или оговарати или делити неповезане приче ако имају осећај сврхе или ако се ствари крећу у том смеру, једноставан је задатак преусмерити разговор око циља који је у питању.

Из организационе архивске перспективе, навођење сврхе састанка ствара поступак писмене документације за освртање на оно на чему сте радили када је заиста корисно када планирате сличан догађај или покушавате да се сетите када сте нешто урадили. Навођење сврхе састанка такође вам помаже да процените своја постигнућа и напредујете на састанку.

Пример изјаве о сврси дневног реда састанка:

Циљ: Састанак ради планирања обуке за вођство

Писање сврхе састанка једноставно је као и одговор на питање: „Зашто се састајемо?“ Ако на то питање нема одговора или је одговор „Не знам“, немојте заказивати састанак или га отказивати ако се ради о састанку који се понавља. Време је превише драгоцено за састајање ради састанака.

Основни елемент 3: Тело агенде (План рада састанка)

Ово је месо састанка, оно што треба постићи током састанка, навести прво најосетљивије, а затим најконтроверзније или дуготрајније, а затим мање осетљиве и слабе утицаје и завршити са папиром паркиралиште.

У следећем елементу (бр. 4) говорићу о томе колико времена треба посветити свакој од ових области, зато немојте паничарити када на врху дневног реда видите дуготрајна питања - нема оправдања да не прелазак преко заузете агенде за један сат. Не само да је сат времена време које људи обично могу донирати или потрошити на једну групу, већ наша пажња може да поднесе толико тога. Ефективни састанци са високо продуктивним исходима за један сат нису само могући, већ и норма за један сат, ако се сви ови елементи користе.

Највећа одговорност водитеља у вођењу ефикасног и делотворног састанка користећи ове елементе је у прикупљању садржаја за дневни ред састанка, а затим давању приоритета различитим деловима. То се може учинити на разне начине, најдраже ми је послати најаву састанка најкасније две недеље пре састанка свима онима који су одговорни за присуство и тражити од њих повратне информације о било чему о чему би желели да разговарају циљу или су имали било какве информације са прошлих састанака о којима би желели да ажурирају групу.

Корисни савет - Најава састанка укључује све информације из основних елемената # 1 и # 2, заглавље и циљ.

Ако су вам познате теме о којима ће се извештавати или имате неке стандардне извештаје који су потребни или жељени за вашу групу, додајте сваку од тих тачака на дневни ред, као и све ставке са последњег састанка које нису решене. За ове врсте издања користим паркинг место на папиру.

Корисни савет за вођење успешних састанака - не требате решавати сваки проблем на дневном реду, једноставно започните дискусију и када вас одвоји неколико минута од предвиђеног времена, предложите да се поново размотре подручја која остају нерешена или у спору. на следећем састанку и да људи истражују или размишљају о стратегијама и опцијама за кретање кроз проблем. Ово ће функционисати само ако проблем намерно поставите на паркиралиште, а затим га поставите као приоритет на следећем састанку и заправо поново прегледате тему. Чак и ако је тема и даље спорна или дуготрајна када се поново сретнете, треба је поново прегледати ако кажете да ће се поново прегледати, чак и ако је треба вратити на паркиралиште или заказати састанак посвећен решавање једне теме или проблема.

Сад да саставимо тело дневног реда (план рада састанка):

Ако је група она која треба да се придржава Робертсових правила реда или неких других организационих принципа, свака од тих компоненти мора бити укључена у дневни ред. Примери тих тачака могу обухватати: Позив за наруџбину, Прозивка, Одобрење дневног реда, Читање записника са претходног састанка, Одобрење записника са претходног састанка, Извештај председника, Извештаји особља, Ново пословање, Старо пословање, Датум следећег састанка, Прекид.

Можда ће у телу вашег дневног реда бити и други потребни елементи, зато обавезно потврдите све прописе који се односе на вашу одређену групу пре него што направите неке значајне промене, међутим, већину ових елемената уврстићу у мало другачији редослед и додајте неколико елемената. Идеално тело за дневни ред укључује следеће ставке овим редоследом:

Позив за наручивање (2 минута)
- Сазивање састанка по налогу, у заказано време и читање сврхе састанка
Добродошлица и увод (5 минута)
- Свако наводи своје име, улогу на састанку и нешто друго релевантно за своју одговорност у организацији или на састанку
Одржавање домаћинства (5 минута)
- Прегледајте формат и правила рада састанка
- Потврдите датум и време следећег састанка пре него што уђете у месо састанка
Преглед дневног реда (2 минута)
- Питајте да ли неко има шта да дода
Одобрење записника са претходног састанка (3 минута)
- Потврдите да су записници са састанка дистрибуирани, прегледани и затражите промене или исправке
- Одобрите по потреби или по налогу управног одбора за који сте одговорни
Извештај председника (5 минута)
- Искористите ово време да бисте се сви усредсредили и усредсредили на задатак и тако могли поделити да имамо пуно посла или да имамо посебно нешто на шта се мора поступати, добродошлицу новим члановима у одбор итд., Неколико минута које водитељ узима да постави тон, утолико ће се састанак одвијати мирније - овај одељак би требало да траје само неколико минута.
Извештај особља (5 минута)
- Ово је подручје у којем видим да се многи састанци покваре, ако постоји особље које треба да се пријави групи, радите са тим особљем да бисте пријавили само информације које су кључне за задатке током тог састанка.
- Сви извештаји особља који преиспитују рад организације треба да буду написани и дистрибуирани пре састанка.
- Ефикасан извештај особља не би требало да траје дуже од 5 минута, ако извештавају о проблему или теми о којој се разговара током састанка, тада би требало да пријаве те информације током тог времена (нови или стари посао).
- Ако немате особље, онда то није проблем, међутим, иста ствар се дешава када одбори извештавају, па се следећи обраћам одговарајућем извештају одбора.
Извештаји Сталног одбора, тј. Финансије, кадрови итд. (2 извештаја по 5 минута - 10)
- Извештаји Сталног одбора могу бити основа ефикасног постојања састанка, зато имајте на уму ове стратегије приликом стављања извештаја сталног одбора на дневни ред:
- Већина извештаја сталних одбора може се представити у писаном облику, а идеално је и пре времена, ако извештаји не могу да се дистрибуирају пре датума састанка, нека су већ сабрани и у пакету са свим осталим стварима које ће бити дистрибуиране током тога састанак.
- Ако се односи на извештај, особа која извештава треба да истакне само ставке по којима група треба да делује на том састанку, а ако прави усмени извештај - једине ставке на које треба извести су оне на које ће група деловати (одлучујући о) током тог састанка.
- Ако одбор има нове информације за извештавање групе о нечем новом - на њих треба ући у „Ново пословање“, међутим, на њих се може позивати током извештаја одбора, као што је „током новог пословања препоручујемо нови начин плаћања“. али то је обим извештавања - ако људи желе да знају више, требало би да седе у том одбору.
- Већини сталних одбора треба доделити 5 минута за извештавање, а ако осим писменог нема другог извештаја (нарочито ако немају ништа ново о чему ваша група треба да делује), у реду је да прође.
- За ефикасне и продуктивне састанке, забављајте само оне послове на којима група има потребу да делује или доноси одлуку. Ажурирања и позадина информација могу се представити у писаном облику пре времена или дистрибуирати на састанку ради прегледа пре следећег састанка.
Олд Бусинесс (са паркинга на претходним састанцима) (2 акције по 5 минута - 10)
- Временски ограничена дискусија, извештавање и деловање на послу које нису решене на претходним састанцима.
- Будите сигурни да као водитељ састанка знате све о чему ће се разговарати током овог времена и да ли ће то бити информација или акција (неопходно је гласање или одлука).
- Будите спремни да проблем вратите на паркиралиште ако након предвиђеног времена буде очигледно да група још увек није спремна за деловање.
- По правилу, када проблем изађе на паркиралиште на више од 4 састанка и / или постоји значајна емоција или енергија око проблема, или је знатно сложен - заказујем састанак да почне да ради управо кроз то питање. Ако заједница одговори на хитно питање које има неке од претходно поменутих компоненти, тада ће бити користан посебан, посвећен састанак.
- За сваку тачку дневног реда у оквиру новог посла треба доделити највише 10 минута.
Ново пословање (2 акције на 5 минута - 10 минута)
- Ново пословање је било која ставка или проблем који произилази из одбора, особља или групе која захтева радњу или одлуку окупљене групе.
- Најефикаснији начин бављења новим послом је тријажа предмета којима ће се прво бавити најсложенији и дуготрајнији и ограничити време увођења
- Поента новог посла је уводити тему, утврдити које информације или ресурси ће бити потребни за напредак, а затим пружити потребне информације пре следећег састанка на којем ће се проблем сада појавити као Стари посао
- Склон сам да дам 10 минута за нову пословну ставку, осим ако група која износи проблем није спремна да припреми групу пре времена, тако да сви на састанак дођу спремни.
Паркинг (3 минута)
- Ово подручје дневног реда иде тамо где питања која треба даље разлучити, ресурси или информације иду све док се на следећем састанку не појаве као Стари посао.
- Због ове тачке дневног реда пресудно је да свако има писану копију, да може попунити празна места на простору паркиралишта и користити их за белешке о томе шта им је потребно да донесу одлуку о одређеној теми или питању.
- У овом временском термину преговараћете где, када и како даље са сваком ставком)

То су компоненте ефикасног плана рада за састанак, иначе познатог као дневни ред. Важна карактеристика сваког ко има сопствену писану копију је да може пратити колико су путници на путовању. Свака тачка дневног реда може се означити по завршетку и прекретница се само увећава. Кад смо код откуцавања…

Сатови, тајмери, звона и палице за разговор помажу водитељу да осигура да ће састанак протећи и започети и завршити на време

Катхи Стутзман

Основни елемент 4: Доделите време, задржите време и поставите питање

Расподела и задржавање времена, укључујући почетак и завршетак на време, је једноставно питање поштовања. Правовремени састанци показују да је време учесника драгоцено. Додијелите максималан временски период за сваку тачку дневног реда и придржавајте се тога. Иако се неки људи можда неће осећати пријатно са „постављањем питања“, ово је један од најкритичнијих елемената продуктивног састанка.

Будући да је ово пресудно, волим да се забављам с тим и имам светску репутацију својих благовремених састанака, можете прочитати да поштујем људе са којима се састајем. Ево неколико забавних начина да одржите састанак на време:

Користите тајмер и подесите га на почетак сваког извештаја,
Почните и завршите на време без обзира на све. Ако нису сви тамо, не кружите около да поновите све што су пропустили, то је њихова одговорност. Како се састанак ближи времену које треба обавити, а чини се да још увек има много тога што треба обавити, анкетирајте групу да бисте видели да ли постоји нешто што ТРЕБА акцију пре завршетка и преместите је на врх дискусије - све остало може идите у облику писменог извештаја или сачекајте до следећег састанка.
Имам врло велико звоно које доносим и постављам за главни сто - познато је да га звоним да покренем ствари или да сазовем групе које су се поделиле у мање групе за даљу расправу, и свако мало налетим на некога који једноставно није вољан да престане да говори и љубазно ће позвонити да поново сазове групу.
Дајте извештаје и задатке за читање пре времена, тако да се време не користи за читање и припрему састанка.
Преговарајте са другима којима је заказано да извештавају о времену које им је потребно ако неко други укаже да му треба више времена.
Ако постоји један проблем коме заиста треба много више времена, закажите одвојени састанак да бисте се упуштали у сложенија питања и известили каснију групу.
Користите штапиће за говор или микрофоне да бисте свима пружили прилику да говоре.

Развијање репутације за почетак и завршетак на време, као и контрола времена предвиђеног за прелазак на посао, осигураће да људи присуствују и учествују на састанцима које ви водите. То је један од најједноставнијих начина да се каже: „Поштујем вас, ваше време и ваш допринос овом састанку.“

Основни елемент 5: Одговор на хитна и критична питања која се намећу

Неизбежно ће се критична ванредна ситуација појавити током састанка, а планирање тога на дневном реду је изузетно важно за постизање ефикасног и продуктивног састанка. Или неко ко је „стручњак“ жели да сведочи о свом знању или да страствено приговара о нечему што је изван теме или с временом. Флексибилни фацилитатор ће користити паркинг место за „паркирање“ контроверзног, емоционалног или сложеног питања. Све агенде које креирам укључују функцију паркиралишта.

Без обзира на озбиљност проблема, све се може паркирати, чак и ако је привремено, све док се састанак не заврши или док се не може организовати нови посебан састанак. Чињеница да постоји место за паркирање тешких проблема ствара дозволу сваком учеснику да утврди да ће се тема или проблем временом развити и да ће им бити потребна додатна пажња на другом састанку.

Верност паркиралишта биће онолико добра колико је пажња посвећена истјеривању тих питања са парцеле и на други прикладнији или правовременији састанак, па да би се осигурало да је ово ефикасно средство, мора се користити, мора се користи добро и мора се користити доследно - тада ће то бити ефикасна стратегија за продуктивне састанке.

Ако водите састанке или учествујете на састанцима, ових 5 битних елемената за израду сјајне мапе помоћи ће вам да вас одведе до вашег крајњег одредишта; састанак на којем се сви осећају цењенима, чути и ангажовани. То је могуће прво израдом дневног реда, али и дистрибуцијом, а затим праћењем овде наведених елемената; резултати ће бити брзи и ускоро ћете видети повећање посећености и учешћа. Ако се изненада нађете усред „ад-хоц“ састанка, зауставите групу и брзо израдите дневни ред како не би постао трач-фешта, осим ако је то, наравно, сесија мозгања; а то је други чланак.

Као и увек, радујем се повратним информацијама о стратегијама које су вам биле корисне и значајне у стварању веза међу људима.

Добар програм водиће вас попут путоказа до постизања успеха, повећања продуктивности и ефикасности