Како делегирати задатке подређеним

Преношење одговорности показује веру супервизора у његове / њене подређене.

Аутор

Уметност делегирања

Уз витке буџете и мање запослених који раде исту количину посла, послодавци су морали да науче да раде са мање. Чињеница је да су економски изазови у последњих неколико година захтевали промене у начину пословања послодаваца. Менаџери су морали да делегирају задатке подређенима и прекомандују посао због великих оптерећења којима више не може да се бави једна особа. Радно место једноставно није оно што је некада било. Послодавци су научили нови начин обављања старог посла, настављајући раст. Умеће делегирања је алат који су менаџери годинама користили често јер знају да не могу све. Када се посао делегира на одговарајући начин, менаџери могу испунити циљеве организације на ефикасан и делотворан начин. После тога,запослени имају користи од могућности да блистају како расту и професионално се развијају из искуства.

Шта је дефиниција делегирања?

„Делегирање“, како је дефинисано у Слободном речнику Мерриам-Вебстер, „чин је оснаживања да делује за другог“.

Које задатке бисте могли пренети на подређене?

На радном месту супервизори често делегирају одговорности, одређене задатке или дужности запосленом. Делегирање таквих задатака омогућава овом запосленом да донесе одређене одлуке које обично не би донео. Чин оснаживања запосленог да изврши задатак или преузме одговорност сјајан је ресурс за сваку организацију, јер омогућава запосленима да стекну драгоцено радно искуство. Практично искуство које се стиче заправо обављањем посла, наспрам гледања других како то раде, може бити корисно.

У неким организацијама супервизори нерадо делегирају одговорности. За ове надзорнике постоји потреба да имају потпуну контролу над свим што је у њиховој надлежности. Други ову филозофију управљања узимају даље претпостављајући да је једини начин да се нешто уради исправно то учинити сами. Мислити да човек може све сам, глупост је јер је потребан напор целог тима да би био заиста успешан. Разлози да супервизори делегирају одговорности на подређене варирају. Крајњи резултат, међутим, може бити користан за запосленог, надзорника и радно место.

Зашто супервизори делегирају?

Надзорници се из различитих разлога одлучују за делегирање задатака на подређене. Уобичајени разлози за делегирање су:

Прилика за професионални раст - Запосленима којима су додељене нове одговорности пружа се прилика да се истакну у задатку који је поверен њиховој бризи и смерницама. Надзорници који делегирају одређене задатке бирају некога ко тај посао може обавити на начин који ће довести до успешног резултата.
Унакрсна обука - Паметни супервизори знају да ефикасна организација укључује добро заокружено особље које може ускочити у покривање случајева када је супервизор одсутан због болести или одмора. Делегирање задатака омогућава ову прилику.
Нови пројекти и задаци за послодавца - Ако је организација добила нову одговорност, надзорници би нови задатак могли наћи као одличну прилику за делегирање нових одговорности. Будући да би задатак који би делегирао требало да буде онај који би обављао супервизор, нови задатак могао би бити нешто ново за организацију што би могло захтевати марљивост подређеног уз надзор супервизора. Иако супервизор не би требало да буде претерано настројен или пажљиво испитује сваки потез, супервизор би га требао учинити доступним уколико подређеном са новим делегираним задатком треба нека помоћ или смерница.
Ограничено особље у организацији - Смањење броја запослених због буџетских ограничења захтева да организације повремено преусмеравају задатке. Супервизори често процењују своје особље за његове снаге и слабости како би утврдили најбољу особу за извршавање делегираног задатка. Како ће супервизори бити танки да би и даље били „практични“ у великом делу посла, често постаје неопходно делегирати неке одговорности на подређене.
Потреба да се покаже подршка тиму - Делегирање одговорности показује поверење које супервизор има за своје подређене под њиховим надзором да преузму одговорност.

Суштина већине надзорника је да они не могу све сами. Сваки супервизор који мисли да може је глуп, јер је потребан допринос свих у тиму да би организација била успешна. Надзорници би требало да имају на уму да кад и њихови запосленици заблистају, онда и они. Поред тога, поверавањем одређених одговорности запосленима, супервизор показује њихово поверење и веру у тим. Сваки запослени у организацији има свој допринос успеху организације. Мислити да било који циљеви који су постигнути или било који успех који се искуси није заслуга запослених који помажу у постизању тих циљева је кратковид од супервизора. Сјајно вођство је неопходно у сврху вођења и давања добрих примера тиму. Међутим,потребни су напори читавог тима да би били успешни. Преношење задатака одговарајућем особљу помоћи ће супервизору да друге одведе до сопственог професионалног развоја.

Избор праве особе за посао

Када супервизор утврди потребу за делегирањем одговорности, следећи корак биће избор најбоље особе за тај задатак. Преношење задатака запосленима мора се обављати на начин који осигурава успешно искуство запосленом коме је поверена нова прилика. Иако сигурно постоје многи нивои одговорности и значај прераспоређених задатака, супервизор мора размотрити неке сличне ствари. Неке корисне ствари које треба узети у обзир приликом доношења одлуке су:

Никада у бесу не делегирајте задатак подређеном. Нека хладније главе превладају истинским испитивањем природе посла и ко у тиму има способност да буде успешан у његовом извођењу. Делегирање задатка никада не треба радити у бесу или као казну.
Изаберите особу са релевантним искуством и обуком. Да би изабрали најбољу особу за задатак, супервизори треба да погледају искуство, образовање и обуку које имају поједини чланови тима. Будући да супервизор жели да запосленик буде успешан, биће важно одабрати запосленог који има способност да извршава делегиране задатке.
Не узимајте не као одговор. Будући да ће могућност преузимања одговорности донекле застрашити изабраног запосленог, биће потребно на задатак пружити задатак како би запослени били упознати са тим да неће бити „бачени на вукове“. Уместо тога, супервизор треба да буде у сталној комуникацији како би показао подршку овом запосленом и веру у то да ће посао обавити.
Наградите добре перформансе. Делегирање задатка прилика је да наградите добар учинак и понудите нову прилику да видите како запосленик блиста и професионално расте.
Не дозволите да личне пристрасности буду одлучујући фактор за избор запосленог. Супервизори увек морају да одаберу запосленог на начин који је само из пословних разлога. Изузетак свих пристрасности одабира запосленика је најважнији јер се овај задатак може сматрати погодношћу. Делегирање не би требало да буде повод за фаворизовање.

Комуникација је пресудна

Једном када се донесе одлука о делегирању и одабере подређени, супервизорима ће бити важно да повремено контактирају запосленог како би пружили било какву потребну подршку или смернице. Комуникација са тим запосленим постаје пресудна јер пружа још једну прилику да се покаже вера која је запосленом поверила делегирану одговорност. Надзорници могу да одлуче да захтевају од ових запослених да редовно достављају обавештења о напретку задатка. Поред тога, током редовних састанака и годишњег састанка за оцену учинка, надзорници могу дати неке важне повратне информације о томе како напредује делегирана одговорност. Запослени ће ценити прилику да супервизору дају повратне информације.

Делегација може ојачати радно место

Као што је горе поменуто, сваки запослени на радном месту може драгоцено допринети постизању циљева радног места. Ојачане везе које ће постојати између супервизора и запослених биће директни резултат искуства које запослени стиче поверавањем делегираног задатка. Потреба да запослени и супервизор међусобно сарађују како би комуницирали о свим проблемима који се јављају биће задовољена када се и запослени и супервизор редовно састају како би разговарали о послу који се обавља. Радни однос се свакако може побољшати јер се поверење редовно успоставља између супервизора и подређеног. Послодавци који користе делегирање из одговарајућих разлога и за појединце који се могу носити са одговорношћу биће успешнији због обједињених перформанси надзорника и подређених.