Како се врши алокација ресурса у Екцелу

Увод

Планирање ресурса може бити један од најизазовнијих аспеката управљања пројектима, посебно ако то тражите за више пројектних тимова у целој организацији током дужег временског периода. Ако имате Мицрософт Пројецт Сервер, можете прилично лако извршити алокацију ресурса, јер Мицрософт Пројецт Сервер може прегледати све пројекте у вашој организацији и рећи вам где је одређени ресурс додељен. Међутим, стандардно издање Мицрософта вам то не дозвољава и у том тренутку је лакше упутити се на распореде пројеката у програму Мицрософт Пројецт или негде другде и изградити документацију о расподели ресурса у програму Екцел. Овај чланак ће вас провести кроз све што вам је потребно за израду документације ресурса у програму Мицрософт Екцел.

Радећи на расподели ресурса може се осећати као да решавате веома велику загонетку.

ЛинкедИн

Направите листу

Први корак је састављање листе свих ресурса за које ћете бити одговорни за расподелу. Ако је ово за један пројекат или мали одељење, вероватно то можете да урадите сами, али ако додељујете ресурсе великом одељењу у коме запослени раде на стотинама пројеката, можда ћете морати да радите кроз служба за подршку како бисте били сигурни да имате целу листу имена. Нека неко прегледа листу. Не желите да почнете да померате људе и прилагођавате временске рокове пројеката, само да бисте сазнали да су постојали други људи који су могли да попуне неке рупе.

Чимбеник у раду на подршци

У неким компанијама запослени који раде на пројектима такође обављају прилично велику помоћ. Проценат помоћног посла који запослени обављају варира од компаније до компаније и од запосленика до запосленог. Важно је разумети колики проценат подршке треба да убројите у бројеве за сваког запосленог током просечног радног дана или радне недеље током трајања за које додељујете ресурсе. А ако нисте особа која је довољно упозната са оптерећењем запослених, побрините се да те информације добијете од некога ко јесте. Ако претпоставите и погрешно је, то ће избацити ваше бројеве у великој мери што може довести до много бола.

Шта радити када пројекат пропадне

Знајте за трајање које додељујете

Као појашњење, увек проверите трајање за које се тражи да доделите ресурсе. Једноставније је предвидети где ће људи бити у кратком року, али што даље будете тражили да тражите, већи је ризик да ћете погрешити и ако не морате да ставите број тамо негде, можда бисте желели да добро размислите да то не чините.

Прикупите распореде пројеката

Предвиђање које радите као део расподјеле ресурса постаје изузетно прецизно ако имате пуни распоред пројеката као улаз. Чак и ако пројекат још увек није формално започет, требало би да будете у стању да саставите голе кости, распоред пројеката на високом нивоу који позива све познате задатке које ће бити потребно обавити. Међутим, у тој фази развојни посао ће вероватно бити само велики део времена без детаља, јер структура расподеле рада која детаљно описује све задатке још увек није изграђена. Али и даље бисте требали бити у могућности да комбинирате имена особа које раде развојни посао, заједно са именима појединаца повезаних са свим осталим задацима. Након прегледа пословног случаја и разговора са привредним субјектом који је тражио пројекат,Стећи ћете осећај сложености пројекта на веома високом нивоу и бити у стању да предвиди трајање сваког од задатака из тога. Ако је пројекат већ у току и постоји структура рашчлањивања рада која позива све задатке повезане са развојним радом, тада ћете имати још детаљније информације о томе ко ће на чему и када радити.

Изравнавање ресурса је кључни завршни корак у раду на алокацији ресурса, јер помаже предузећима да схвате када треба смањити своју радну снагу горе-доле, а помаже менаџерима пројеката да поставе реалне распореде пројеката.

Шампиони у вођству и управљању пројектима

Направите табелу за расподелу ресурса

Кораци за преусмеравање свих података које сте прикупили у табелу за расподелу ресурса у програму Екцел су следећи:

Отворите нову радну свеску у програму Екцел и направите нове листове за сваки ресурс за који ћете требати да предвиђате.
У првом листу, започните прегршт редова надоле, почните да у прву колону укључујете имена пројеката на којима ће појединац радити, а сваки пројекат иде у свој ред.
У празном реду директно изнад места где сте унели свој први пројекат, прескочите на другу ћелију у реду и почните да уносите појединачне дане или једнонедељне периоде за време потребно за доделу ресурса за тај ред. На крају, ово зависи од тога колико ви или ваш шеф желите да будете детаљни.
Отворите распоред пројеката за први пројекат са листе и филтрирајте према задацима са којима је ресурс који тражите био укључен. Пронађите трајање првог задатка са којим је ресурс био укључен и заокрените у прорачунску табелу за расподелу ресурса коју креирате. Дођите до ћелија у том реду пројекта које се поклапају са тим дневним или једнонедељним опсегом, а затим унесите број сати колико тај ресурс улази у тај временски оквир. Поновите овај корак за све задатке у свим пројектима за све запослене.
Унесите формулу на дну колоне сваког дана или једнонедељног опсега датума која сажима укупан број наших у ту колону која такође чини неопходан рад подршке за тај ресурс.
Прегледајте укупне износе. Ако сте користили појединачне, стандардне радне дане, било који дан за који изгледа да ће запослени уложити више од осам сати је црвена застава и треба га погледати. Сасвим је нормално да ово имате кад идете да збрајате бројеве, и заиста наглашава како већина организација прекомерно распоређује своје ресурсе, а да то ни не схвати док не прође кроз овакву вежбу.
Изравнајте своје ресурсе. Овде пролазите кроз пребацивање посла на друге људе или продужавање трајања задатака тако да сви буду распоређени на одговарајући начин.