Како форматирати и написати професионално пословно писмо

Пословно писмо је за неке свакодневни ритуал.

Аутор Петар Милошеви? (Сопствени рад), ЦЦ-БИ-СА-3.0, путем Вики Цоммонс

Пословна комуникација је кључ за вођење профитабилне, цењене компаније. Пословно писмо је свакодневни ритуал за многа предузећа и њихове запослене. Пословно писмо може склопити или раскинути пословни договор, и очигледно је да је добро написано писмо боље запечатило посао.

Узорак професионалног формата пословног писма. Бројеви се односе на главне компоненте пословног писма.

Тереса Цоппенс, 2012

Главне компоненте великог пословног писма

Постоји десет главних компоненти сјајног пословног писма:

Адреса пошиљаоца
Датум
Адреса примаоца
Добар први утисак (поздрав)
Разлог за писање (тело писма)
Завршавајући писмо
Позивајући се на будући контакт
Затварање писма
Кућишта
Иницијали дактилографа

1. Адреса пошиљаоца

Ова компонента се често налази на заглављу компаније. Међутим, ако не користите заглавље, адреса пошиљаоца изгледа поравнато лево два центиметра од врха странице. Укључите само адресу, град и поштански број, праћени бројем телефона за контакт, бројем факса и адресом е-поште, ако је применљиво. Одговарајући фонт за ваше писмо требало би да буде лак за читање и званичан. Широко прихваћени фонт је Тимес Нев Роман, величина 12, који је конзервативан.

2. Датум

Ова компонента се користи за означавање датума писања писма. Ако вам је требало неколико дана да саставите писмо, користите датум завршетка писма. Када пишете компанијама у Сједињеним Државама, користите амерички формат датума који ставља месец пре дана (12. априла 2012.). Дателине треба поравнати и појавити се у једном реду испод адресе пошиљаоца.

3. Адреса примаоца

Оставите један празан ред након адресе пошиљаоца, а затим адресе примаоца, која такође треба да буде оправдана. За међународне адресе укуцајте име државе великим словима у последњи ред. Ако је икако могуће, пишите одређеној особи. Позовите компанију или разговарајте са запосленима у компанији ако немате име особе. Укључите тачан лични наслов као што су Госпођа, Госпођа, Господин или Др. Ако сумњате у то да ли жена преферира лични наслов, користите Мс.

4. Добар први утисак (поздрав)

Ваш први утисак на читаоца биће поздрав вашем писму. Уверите се да су име и наслов особе тачни и правилно написани. Ако је било немогуће пронаћи име особе, „Поштовани или госпођо:“ Ако нисте сигурни у пол особе, у поздраву можете да употребите пуно име. На пример, можете написати Драги Цхрис Виллиамс: ако нисте сигурни у Цхрисов пол. Име у вашем поздраву требало би да буде исто као и за адресу примаоца. Оставите један празан ред након поздрава.

5. Разлог за писање пословног писма (тело писма)

Пословна писма се могу писати из многих разлога, као што су:

Упит (за тражење информација)
Захтев (замолити некога да нешто уради)
Извињење (за извињење)
Жалба (жалити се на проблем)

Писањем упитног писма или захтева, могли бисте започети своје писмо рекавши: „Можете ли можда…“ или „Био бих вам захвалан ако бисте…“ Када дајете лоше вести или се извињавате, будите тактични и пристојни, наводећи разлог за проблем. „Нажалост, нећемо моћи да обрадимо вашу наруџбину на време због…“ или „Нажалост, тренутно се нећемо моћи састати с вама због прекомерних претходних обавеза.“

При писању писма користите блок формат. Не увлачите одломке, већ само један размак. Оставите један празан простор између пасуса. Веома је важно приликом писања пословног писма имати на уму да је језгровитост кључна. У првом пасусу отворите их пријатељски, а затим писмено наведите своју сврху. Следећи одломак треба да садржи детаље који оправдавају разлог писања. Трећи пасус може садржати основне информације и пратеће детаље.

6. Завршетак пословног писма

Завршни одломак треба да понови сврху писма и по потреби затражи неку врсту радње. „Молимо вас да нас контактирате ако имате додатних питања.“ „Желео бих да се нађемо са вама што је више могуће да бисмо даље разговарали о овом питању.“ Такође, ако треба да се приложе документи, то треба назначити у завршном пасусу. "У прилогу вам достављамо…"

7. Омогућавање будућих контаката

Завршни одломак такође треба да се односи на будући контакт, као што је: „Радујем се састанку са вама следеће среде“.

8. Затварање писма

Крај вашег писма зависи од вашег односа са примаоцем. „С поштовањем“, много је формалније од „С поштовањем“. Ако вам је читач добро познат, онда се може користити „Срдачан поздрав“. Након одговарајућег затварања, праћеног зарезом, оставите четири реда за потпис, а затим унесите своје име и положај.

9. Кућишта

Ако су уз писмо укључени и прилози, назначите то напишући „Прилог“. један ред испод затварања. Ако је укључен већи број докумената, прикладно је именовати сваки документ.

10. Иницијали за дактилографе

Ако сте слово сложили, али га је откуцао неко други или сте га написали неком другом, иницијали дактилографа појављују се иза прилога. Ако сте пошиљалац и сами сте откуцали писмо, изоставите иницијале дактилографа.

Не журите!

Професионална пословна писма прате формални обрис који им даје углађени изглед. Међутим, садржај је најважнија карактеристика која ће осигурати позитиван исход сврхе вашег писма. Неопходно је да ваш правопис и граматика буду беспрекорни. Зато, пре слања, два или три пута прочитајте свој рад. Уверите се да је ваше фразирање пристојно, тактично и тачно. Руководитељи имају временска ограничења и није вероватно да ће потрошити време читајући прозу која блебеће и предуго траје да би се дошло до ствари. Одвојите време да следите смернице из овог чланка и пажљиво уредите сажети садржај, а резултат ће бити професионално писмо.