Како се носити са крађом запослених

Како се носити са крађом запослених

Аутор

Крађа запослених: Може вам се догодити

Ако сте власник малог предузећа, поверење запосленима је и неопходно и ризично. С једне стране, требају вам људи који вам могу помоћи у свим аспектима вођења посла, од интеракције са купцима и клијентима, преко посла са добављачима, преузимања плаћања, књиговодства, праћења трошкова и складиштења полица. Међутим, чак и неки запослени са импресивним животописима и референцама могу бити непоштени. Када је такав запосленик задужен за примање уплата, куповину предмета повезаних са пословањем и / или уравнотежење рачуна, искушење да избегнете посао може бити превелико. Неки запослени су спретни у скривању своје крађе, али други се једноставно упуштају у превару.

Статистички подаци о крађи запослених изненађују, ако не и шокантни.

У 2011. години, истраживање Националне малопродајне федерације открило је да су губици који су настали због крађе запослених, крађе крађа, папира и превара добављача износили 34,5 милијарди долара или 1,41 одсто малопродаје. Од тог укупног броја, 43,9% се приписује крађи запослених, знатно више од крађе у трговини (35,7%).

Иако се нека крађа запослених може категорисати као релативно мала (крађа канцеларијског материјала, употреба опреме компаније за личну употребу), значајнији губици настају због фалсификовања евиденције времена, крађе власничких пословних података као што су листе клијената и рачуна лекара и евиденција ради улагања више новца у џепу запосленог.

На несрећу овог аутора, открио сам да је поверљива службеница која је била у мојој адвокатској фирми од дана њеног отварања преплатила себе путем платног списка и користила пословну кредитну картицу за широк спектар личних куповина током петомесечног периода 2019. Била ми је једини запосленик и са њом сам радио кад смо обоје били запослени у другој компанији годину раније. Ова службеница била је задужена за пријем клијента, обрачун зарада (за нас двоје), потраживања, а такође је била моја секретарица и паралегалка. Имала је приступ и кредитној картици компаније и чековним рачунима компаније. Запослени је такође успоставио, на мој захтев, наше услуге обрачуна зарада, веб локацију, оглашавање и маркетинг. Више пута ми је рекла: „Желим да се усредсредите на бављење адвокатуром - ја ћу се побринути за све остало“.Те речи су ме поново прогањале, јер ме је крађа њеног запосленика коштала нешто више од 20.000 долара за пет кратких месеци.

Пет знакова крађе запослених

Шта урадити ако откријете или сумњате на крађу запослених

1. Ако запосленог не ухватите на делу (погледајте бр. 7 доле), одмах пријавите сумњу на крађу вашем одељењу за људске ресурсе, ако га имате, и координирајте се са одељењем, поштујући било који и све објављене поступке из приручника за запослене. Можда ћете желети да о томе разговарате са својим рачуноводственим одељењем, ако га такође имате.
2. Ако запослени има приступ пословним кредитним картицама, готовини, банковним рачунима, рачунима купаца или роби, одмах ограничите или замрзните приступ. То укључује пријављивање банака за сумњу на крађу и уклањање запосленог као овлашћеног потписника или агента на свим рачунима. Ограничите приступ запослених пословним просторијама и свим локацијама на којима се обавља ваше пословање, ако је могуће.
3. Ако немате одељење за људске ресурсе и / или немате објављени приручник за запослене, договорите се да трећа страна буде присутна на телефонском позиву или састанку са запосленим осумњиченим за крађу.
4. Припремите се за телефонски позив или састанак са запосленим, извлачећи доказе о томе да имате документе или у прилог сумњи на крађу.
5. Одмах суспендујте или отпустите запосленог, у зависности од ваших доказа и ако постоји приручник за запослене, након што следите објављене смернице и процедуре. Предлаже се да на овом састанку или телефонском позиву буде присутна трећа особа.
6. Крађу одмах пријавите полицијској управи.
7. Ако ухватите запосленог у крађи, позовите полицију непосредно пре него што му дозволите да оде.
8. Одмах пријавите крађу купцима или клијентима ако је запослени имао приступ осетљивим информацијама, укључујући, али не ограничавајући се на бројеве социјалног осигурања, бројеве банковних рачуна и / или бројеве кредитних картица.
9. Ако запослени има преносни рачунар који му је издат, или други преносни уређај на којем се чувају осетљиви подаци о купцу или клијенту, одмах обезбедите повратак таквог рачунара или уређаја. Треба тражити повраћај све имовине компаније, укључујући мобилне телефоне, чланске карте и све друге методе којима се могу извршити трошкови компаније (нпр. Кредитне картице за гориво).

Спречите крађу запослених у вашем послу

Кораци које можете предузети да бисте спречили или умањили крађу запослених

Ангажовање запослених је деликатна пракса. Можда ћете желети да се обратите адвокату за запошљавање како бисте били сигурни да ваше праксе запошљавања нису дискриминаторне. Адвокат вам такође може помоћи да развијете приручник за запослене који се бави ситуацијама попут крађе запослених. Уговор о забрани конкуренције такође може бити препоручљив ради заштите пословне тајне и списка клијената.

Будите проактивни у спречавању губитака од самог почетка. Ово, заједно са пажљивим законитим праксама скрининга запослених, може обезбедити одређено осигурање за власника малог предузећа.

Ево неколико корака које можете предузети да бисте спречили или умањили крађу запослених:

• Затражите и контактирајте најмање три професионалне референце које је потенцијални запосленик навео пре запошљавања
• Ако ће запослени имати приступ готовини и / или рачунима, обављајте редовне ревизије и често уравнотежујте књиге (не мање од једном месечно)
• Објасните и нека запосленик потпише политике и поступке запошљавања у вези са овлашћеном употребом кредитних картица компаније и плаћањем било којих куповина повезаних са пословањем компаније
• Објасните и нека запосленик потпише политике и процедуре запошљавања којима се забрањује коришћење кредитних картица компаније и плаћање средствима компаније за било какве личне трошкове
• Размислите о томе да затражите од адвоката да састави извршни споразум о забрани конкуренције ради заштите заштићених листа клијената и маркетиншких стратегија предузећа
• Размислите о захтевању претходног одобрења свих издатака за пословну куповину који премашују сто долара у било којој појединачној трансакцији и за било коју ситуацију у којој више пословних трансакција премашује три у било којој датој недељи
• Размислите да захтевате да сваки запослени (не на часовнику) свакодневно обрачунава сате проведене на радним задацима са описом сваког задатка
• Ако пристанете да платите здравствено осигурање или друге трошкове (нпр. Услуга мобилног телефона), размислите о томе да се договорите за директно плаћање добављачу, уместо да раднику директно надокнадите новац

Знајте своја права ако вам је запослени украо

Аутор

Крађа запослених: За понети

Лекције које сам научио као резултат крађе запослених биле су тешке. Од датума овог писања, ствар је у кривичноправном поступку. Још увек нисам утврдио да ли ћу следити свог бившег запосленог у грађанском судском поступку.

Овај власник малог предузећа можда никада неће надокнадити губитке које сам претрпео. Сигурно нећу повратити небројене сате проведене у подношењу извештаја полицији и ФБИ-у, састанцима са банкарским институцијама и институцијама кредитних картица, праћењу клијената да их упозоре на крађу и решавању потенцијалних компромиса осетљивих информација клијената. Овај пут и емоционални данак који је узео далеко премашују стварни износ новца украден од мог малог предузећа.

Откад сам открио крађу запослених, сазнао сам да су се и многим другим пријатељима и колегама догађале сличне ситуације. Иако верујем да је потпуну превенцију тешко постићи, мала предузећа сигурно могу предузети одређене кораке да минимизирају ризик од губитка.

Колико су честе крађе запослених?

Разговор са странцима: Шта бисмо требали знати о људима које не познајемо

У случају крађе запосленог може бити потребна правна радња

Аутор

© 2020 Степхание Марсхалл