Како одржавати ефикасне састанке на послу

Како спречити да састанци буду губљење времена

Састанци су један од најчешћих начина на који људи међусобно комуницирају на послу. Када се добро заврши, састанци могу смањити неспоразуме, генерирати нове идеје, ојачати заједничке циљеве тима и ријешити проблеме. У већини организација састанци су важан део процеса доношења одлука. Али паметан вођа такође зна да сваки пут када сазове састанак, његови запослени се одузимају од посла за који су ангажовани. Када састанци нису правилно планирани и изведени, људи могу бити фрустрирани, узети здраво за готово и преморени.

Учесници би требало да напусте састанке осећајући се оснажено и надахнуто, а не збуњено и разочарано. Ево неколико савета и предлога који ће вам помоћи да водите ефикасне и пријатне састанке на радном месту. Када се пажљиво планирају, састанци се завршавају тако да се сви осећају као да је нешто смислено постигнуто.

Одржавање ефикасних састанака започиње одабиром правог простора за окупљање. Резервишите собу за састанке унапред, тако да буде доступна када вам затреба.

9 начина за одржавање ефикасног и продуктивног радног састанка

1. Изаберите право место састанка.

Изаберите право место састанка и уверите се да сте га резервисали са разумним временским распоном пре и после састанка како бисте могли да уредите собу, поздравите госте и одговорите на њихова питања након тога. Стварањем простора пре и после главног дела састанка, избећи ћете оне непријатне ситуације када се људи појаве пре него што будете спремни или састанак протекне прековремено, а ви морате да пожурите из собе како би група заказана након што сте могли старт на време.

2. Схватите какав ћете састанак имати (и следите тај циљ).

Да ли ће то бити заједнички састанак на којем ће се очекивати да сви учествују у дискусији или ће то бити састанак на којем ви углавном говорите? Уопштено говорећи, постоје три главне врсте састанака засноване на протоку информација.

Састанци за ширење информација: Вођа износи чињенице, објашњава нови смер политике или демонстрира поступак или поступак. Учесници могу имати времена да постављају питања након главне презентације, али углавном информације пролазе одозго надоле.
Састанци за прикупљање информација: Вођа тражи улаз и повратне информације од учесника. На пример, од председавајућих пододбора може се тражити да доставе налазе своје групе. Или је можда вођи састанка потребне идеје које би помогле у побољшању производних или административних процеса и жели да особљу пружи прилику да понуди своје идеје. На овом састанку типа проток информација иде од учесника у групи до вође.
Састанци на сарадњи: Сесије мозга, интерактивне радионице, стратешко планирање и састанци чија је сврха генерисање идеја за решавање проблема или развијање плана који захтева напредак узајамног протока информација напред и назад. У овим врстама сесија вођа састанка често служи као фацилитатор који одржава ствари несметано и каналише креативну енергију групе у корисна решења која служе целој организацији.

3. Унапред проширите дневни ред.

Слањем дневног реда свим учесницима састанка пре времена, људи се могу правилно припремити за своју улогу. Они ће знати о којим се питањима разговара, о којим одељцима ће се очекивати да говоре и ко ће још бити на састанку. Једноставно је непрофесионално и неефикасно очекивати да се људи појаве на састанку за који не могу да се припреме. Организујете пословни састанак, а не забаву изненађења, зато обавезно наведите јасне информације.

4. Позовите праве људе.

Да ли сте икада седели на састанку и питали се зашто сте, побогу, били тамо? Питања о којима се разговара не тичу се вашег одељења, немате искуства или специјалног знања потребног да допринесете дискусији или имате ограничен рок за властити пројекат одељења и једноставно немате времена да поштедите. Да, нажалост, неки менаџери планирају састанке са начином размишљања „што више, толико сретније“ и уместо да позову само људе којима је најпотребније да разговарају о питањима на дневном реду, шаље се обједињени позив и људи из свих крајева организације очекује се присуство.

Ако желите да испланирате ефикасан састанак, будите селективни када састављате списак учесника. Један од начина да одлучите да ли неко треба да присуствује састанку је да се запитате да ли ће особа морати да изврши неку од одлука донетих на састанку. Ако је одговор да, укључите ту особу на листу позваних.

Најефикаснији планери састанка су они који цене време својих учесника онолико колико цене своје време.

5. Подесите тон на почетку.

Дођите раније и припремите своје материјале пре почетка састанка. Поставите и тестирајте своју АВ опрему пре него што учесници почну да долазе. Док су улазили кроз врата сале за састанке, требали сте имати времена за брзу проверу неге, а затим бити спремни да их дочекате с пријатељским осмехом и прикладним поздравом. Олакшајте учесницима састанка и уверите се да знају да се њихово присуство цени - када састанак започне, већа је вероватноћа да ће обратити пажњу и остати ангажовани са оним што се догађа.

6. Изаберите одговарајућу конфигурацију собе за састанак.

Тип састанка који имате (давање информација, узимање информација или решавање проблема) помоћи ће вам да одлучите како поставити столове и столице. На пример, на састанку за давање информација на којем једна особа највише говори - ако не и све - говорећи, прикладно би било распоређивање стилова учионице у столовима и столицама са учесницима окренутим напред. На састанку који је интерактивнији, попут састанка за решавање проблема на којем желите да људи могу да говоре и слушају једни друге, тада би постављена потковица (квадрат или правоугаоник са седиштима и столицама на три стране четверо). бити прикладан.

7. Обавезно се одморите и напуните енергијом.

Као вођа састанка, ви постављате тон како ће се састанак водити. Ако гушите зијевање или се премећете по соби као да вам батерије умиру, онда не можете очекивати да други у соби остану ангажовани и заинтересовани за оно што говорите.

8. Обезбедите одговарајуће освежење.

Ако имате дуги састанак који ће заузети већи део јутра или поподнева, кад год је то могуће, добра идеја је пружити неку врсту лаганог освежења, као што су чај, кафа, воће и чајни кекси, како бисте помогли људима да ометају људе. У најмању руку обезбедите воду. Ако не можете да пружите освежење, направите паузу током састанка како би људи могли да поједу сопствене грицкалице или узму нешто из киоска за кафу.

9. Потражите додатну праксу како водити ефикасне састанке похађањем курсева и програма обуке.

Савете и сугестије у овом чланку о томе како водити ефикасан састанак инспирисала је организација која већ готово 100 година предаје говорничке и лидерске вештине: Тоастмастерс Интернатионал. На састанку Тоастмастера не само да научите како да смирите свој страх од обраћања публици, већ научите и како да планирате и председавате састанком, ефикасно управљате временом, бавите се дистракцијама и пружате значајне повратне информације и подршку својим вршњацима. Чак научите како да будете мирни и размишљате на ногама када ствари не иду како је планирано.

Развијајући своје вештине за планирање састанака и догађаја као део ваше трајне посвећености професионалном развоју, поставићете се за успех током напредовања у каријери. Ко не воли запосленог који може маестрално да издејствује угодан, продуктиван састанак?