Како поставити план управљања пројектом

План пројекта: Шта и зашто?

План је пресудан за успех било ког пројекта. Да будем искрен, већина пројеката пропадне, чак и они са добрим плановима. Али пројекат без плана је безнадежан. Пројектни тим ће сигурно испоручити једну ствар када купац жели другу, или каснити или прећи буџет. Добар план пројекта може нас поставити за успех избегавањем свих ових проблема, као и многих других.

Пројектни план поставља нас да управљамо пројектом. Шта то тачно значи? Са планом ћемо моћи да:

• следите кораке из плана
• координирају напоре тима са многим вештинама
• бити довољно флексибилан да се носи са променама, укључујући нове добре идеје и проблеме у решавању
• испоручите жељене резултате на време и испод буџета

Као менаџеру пројекта, мој циљ је више од задовољства купаца - то је задовољство купаца. А план управљања пројектом је моје најважније средство.

Добар план управљања пројектом покрива сваки аспект пројекта. Према Институту за управљање пројектима (ПМИ), постоји девет области које морамо планирати и подвести под управљање како бисмо успели на пројекту. Прошетајте са мном, па ћу вам показати шта су они и како да направите план управљања пројектом за ваш следећи пројекат.

Предавао сам преко 4.000 менаџера пројеката и написао четири књиге о управљању пројектима. Не треба да их читате све. У ствари, ако следите кораке у овом чланку, бићете далеко испред већине професионалаца које сам упознао!

Преглед садржаја

• Комплетни план се исплати

  Пројекат са планом завршава се раније, по нижој цени.

• Најједноставнији пројектни план: Обим, време и

  план трошкова шта ћете испоручити, када ћете то обавити и колико ће коштати.

• Пресудни елементи великог пројектног плана

  Научите како да планирате шест фактора процеса (п) који осигуравају успех пројекта

• Изложите свој следећи пројектни план

  Следећи кораке у овом чланку, можете изложити свој следећи пројектни план.

• Користите свој план пројекта сваки дан

  Ваш план води ваш пројекат - сваки дан!

Комплетан план се исплати

Када завршите са читањем овог чланка, знаћете како да направите целовит план управљања пројектом који покрива девет питања која требају планирање и управљање.

Звучи као пуно посла - али то није нужно тачно.

Могу да изнесем овакав план за око 45 минута за мали пројекат. И ако то учиним, том пројекту ће вероватно требати 5 сати, уместо 8, и одушевити купца, уместо да га фрустрира. Уствари, управо сам удвостручио приходе излажући пројектни план. Радим паметније - смањио сам фрустрације и расипање.

Наравно, пројектни план за велики пројекат траје дуже. Али увек се исплати. Време проведено у планирању на крају штеди више времена на пројекту него што је потребно - сваки пут.

У ствари, уштеда може бити огромна. Једном су ме позвали да спасим пројекат са буџетом од 10 милиона долара. То је већ била тотална катастрофа - потрошено 1,5 милиона долара, ништа се није показало, а месеци су изгубљени. Акције компаније ће се ронити ако и овај производ изађе са закашњењем. Научио сам тим како да креира пројектни план и заједно смо га поставили. Мање од месец дана касније, имали смо нови план који је користио најбоље вештине сваког члана тима и сваког консултанта, а нови производ је заказан за благовремену испоруку према новом плану пројекта.

Сигурно је тај план коштао око 10.000 УСД. Али то је компанији уштедело 10 милиона долара и помогло јој је да заради око стотину милиона долара у наредних неколико година.

Слика # 1: Гвоздени троугао

Гвоздени троугао: Повећање обима захтева више времена и више новца.

Сид Кемп

Најједноставнији пројектни план: опсег, време и цена

Најједноставнији пројектни план има најмање три елемента: опсег, време и трошкове. Или, једноставним енглеским језиком:

• Опсег: Шта правимо?
• Време: Колико ће трајати? Када ћемо почети, а када завршити?
• Цена: Колико ће коштати?

Рецимо да купац ангажује мој тим да им направи веб страницу. Ако кажем: „Веб локацију коју желите завршићете за две недеље за 1.200 америчких долара“, онда је то резиме обима, времена и трошкова пројекта. Али морам да изнесем цео план како бих био сигуран да је веб локација коју градимо оно што купац жели и да то заиста можемо обавити за две недеље за 1.200 долара.

Опсег, време и цена називају се „Гвоздени троугао“, као што је приказано на слици # 1. Зашто? Будући да се гвожђе не протеже, а када се у троуглу фиксирају две странице, друга страна се не може променити без прекида троугла. Гвоздени троугао је начин на који подсећа купце да не могу добити више него што су платили. Ако се договоре о одређеном обиму на одређено време и трошкове, не могу се вратити касније и рећи: „Желим још“. Ако то учине, ми им покажемо дијаграм Гвозденог троугла и кажемо: "Не можете протезати гвоздени троугао. Ако желите више резултата, треба нам више времена да обавимо посао, а коштаће и више новца."

Погледајмо изблиза сваки од ова три елемента.

Опсег: Шта правимо?

Можда се чини једноставно: Правимо веб страницу. Али купац може претпоставити да ће бити видео записа и шеснаест страница и колица за куповину, иако је у вашој понуди било јасно наведено да је веб локација од 1.200 долара имала до пет фотографија, шест страница, без видео записа и колица за куповину. Дакле, да бисмо дали изјаву о опсегу, што је први одељак пројектног плана, ми записујемо шта ћемо испоручити.

А такође смо записати оно што неће испоручити. Купци имају тенденцију да се сете да сте рекли „да“ свему што су желели, чак и када сте рекли „не“. Дакле, рецимо да је купац затражио видео, а ви сте рекли: "Радо ћу га повезати у видео запис ако га наведете. Али стварање видеа није покривено ценом од 1.200 УСД и не може се обавити за два недеље “. Ако се то догодило на састанку за планирање, будите сигурни да је то такође у плану пројекта, у одељку који се назива „изузећа“. Можемо бити пристојни. Не треба да кажемо „СЛУШАЈТЕ: НЕМА ВИДЕО“. Али можемо рећи: „Тренутни план од 1.200 америчких долара не укључује никакву видео продукцију. Ако желите видео на веб локацији, можемо да произведемо троминутни видео и додамо га за додатних 350 америчких долара након што веб локација заврши.Стварање видеа ће потрајати додатних недељу дана “.

Друга честа грешка у изјавама о опсегу је да ли је укључена подршка. Купац може претпоставити да ћете, након што се веб страница покрене, уносити измене и допуне бесплатно. Изјава о опсегу треба да садржи подршку коју ћете пружити и изричито изузети сваку подршку коју не пружите.

Изјава о добром опсегу јасно износи све претпоставке, тако да можете бити сигурни да сви укључени у пројекат имају на уму исти циљ. Како пројекат иде даље, подсећаћете људе на изјаву о опсегу да сви буду на истој страници. А када завршите, упоредићете своје резултате са изјавом о опсегу. Испоручићете све што клијент жели и осигурати му задовољство!

Време: Колико ће трајати?

Можда се чини једноставно рећи: „Веб локацију могу да направим за две недеље“. Али шта то заправо значи? Добро планирање и процена времена пројекта много је више од такве тврдње. Ево неколико питања која треба размотрити:

• Труд је укупан број сати које ћемо радити ми и наш тим.
• Трајање је укупно време потребно за пројекат, од почетка до краја.
• Трајање и напор немају једноставан однос. На пример, могли бисмо да испоручимо раније са више људи који истовремено раде на истом пројекту. Или ће нам можда требати више времена да чекамо да клијент испоручи информације или зато што радимо на неколико пројеката одједном.

Ако радимо пројекат који је врло рутински за нас и наш тим, можемо проценити време упоређивањем са сличним прошлим пројектом. Али пазите да не направите претпоставке о пројекту. Пажљиво проверите разлике у обиму, јер мала разлика у обиму може временом направити велику разлику. На пример, ако су све ваше претходне веб локације биле хостоване на једном веб хосту, а овај клијент жели да користите други хост, то може потрајати много дуже.

Постоје и неке друге временске замке. Шта ако клијент не достави текст за веб локацију на почетку пројекта? Шта ако они брзо не одобре вашу графику и странице? То би могло да продужи трајање пројекта. И ако не комуницирате врло јасно, клијент неће знати да је тај који одлаже свој пројекат.

Цена: Колико ће коштати?

Најједноставнији план трошкова су време и материјали: сати рада помножени са стопом услуга, плус трошкови било којих предмета које купујете за клијента. Често је и ово довољно. Али требало би да укључите и услове за обрачун и изјаву о начину на који ће се поступати прекорачења трошкова.

Када ваш пројектни план укључује опсег, време и трошкове, поставили сте основе на месту. Да ли је план готов? Далеко од тога! Опсег, време и трошкови резултат су доброг рада, не прављења грешака и решавања проблема чим се догоде. Тако да морамо да планирамо и те факторе процеса .

Слика 2: Гвоздени троугао подржава 6 процесних фактора

Обим можемо пружити на време и у оквиру буџета само ако управљамо и са шест других процесних подручја.

Сид Кемп

Пресудни елементи великог пројектног плана

Планирање гвозденог троугла није довољно. Ако само планирамо и управљамо опсегом, временом и трошковима, онда ће ствари кренути наопако пре него што то схватимо. Нећемо успети, испоручити касно или ћемо потрошити буџет. У ствари, последњи пут да је неко помислио да је пројектни план с опсегом, временом и трошковима довршен пре око 50 година.

Слика 2 горе показује како Гвоздени троугао, три фактора Резултати (р), зависе од шест других фактора Процеса (п). Осигуравамо успешну испоруку резултата на време и у оквиру буџета тако што управљамо са свих девет фактора, три горе описана (р) фактора и ових шест (п) фактора:

• Квалитет: Шта га чини добрим?
• Ризик: Шта може да пође по злу и шта ћемо предузети поводом тога?
• Људски ресурси: Ко ће радити посао, а ко ће радити који посао?
• Комуникације: Како ћемо остати у контакту и остати на истој страници?
• Набавка: Шта ћемо купити и како ћемо то добити?
• Интеграција: Како ћемо одржати свих ових девет подручја заједно и како ћемо управљати променама?

Сада вам можда неће требати да изнесете план за свако од ових девет подручја. Али требате питати да ли треба да изнесете план за сваку област. Било која област којој је потребан план, а не добије је изграђена на нагађањима и претпоставкама. Отприлике је вероватно да ће успети као авион који се држи заједно са жицом за спајање и жвакаћом гумом. Дакле, ево кратког водича за шест процесних (п) подручја добро постављеног плана управљања пројектима.

Квалитет: Шта га чини добрим?

Кључна питања: Који су најважнији делови испоручивог производа за купца? Шта би их одушевило? Како да се побринемо да направимо одличан посао са тим одређеним предметима?

Ризик: Шта може да пође по злу? И шта можемо учинити по том питању?

Најједноставнији начин за израду плана ризика је питање: Шта је пошло наопако у последњих пет пута када смо радили пројекат попут овог? Могли бисмо добити листу попут:

• Достављали смо касно јер се неко разболео.
• Клијенту је требало три дана да достави одобрење за графику, а ми смо их добили у петак и морали смо да радимо цео викенд да бисмо завршили.
• Клијент нам није рекао лозинку за сајт и почели смо са три дана закашњења.
• Клијент је волео веб страницу, али никада није платио рачун.

Да ли вам било шта од овога звучи познато? Па, направите властити списак попут овог, а затим запишите како можете спречити проблем, смањити шансе да се догоди или се добро носити са њим ако се догоди. Ево решења за управљање за сваки од ових ризика:

• Обучите двоје људи у тиму за обављање свих задатака или позовите саветника да попуни празнину у тиму.
• Едукујте клијента пре почетка пројекта, говорећи му колико брзо очекујемо одобрења или захтеве за промену, а то одлагање од стране клијента одлаже датум испоруке пројекта.
• Направите контролну листу свега што нам треба од клијента, доставите га клијенту и не започињте пројекат док немамо све у руци.
• Захтевајте депозит. За клијенте без доказане историје плаћања, захтевајте депозит.

План ризика може бити много сложенији од овог. У ствари, руководиоци тешких пројеката планирају ризике користећи статистику! Али ако сте направили листу ризика и планирали како да спречите или решите сваки од њих, трчите далеко изнад просека.

Људски ресурси: Ко је у тиму и шта ће свака особа радити?

Овде је најважније осигурати да имамо тим са свим вештинама потребним за обављање посла. Али, на великим, сложеним пројектима, Пројектно планирање људских ресурса може укључивати ствари попут запошљавања, задржавања, прековремених сати, распореда празника и синдикалних правила.

Комуникације: Како ћемо остати у контакту и остати на истој страници?

Већина пројеката одгађа се јер се кључне одлуке не доносе на време, а посао се зауставља. У филму Авиатор постоји сцена о Ховард Хугхес-у, где он почиње да лудује, а стотине радника беспослено чекају упутства, док Хугхес покушава да одлучи прави облик џојстика. На несрећу, нама је пројектима сцена превише позната, чак и кад нико не полуди!

Такође сам видео да пројекат пропада јер су различити чланови тима добили различите верзије плана. Једном смо одлучили да избацимо одређени модул са производа и купац се сложио. Али нико програмеру није рекао, а он је буквално остао будан целе ноћи покушавајући да успе. Не морам да вам кажем како се програмер осећао следећег јутра, када смо му рекли да је будан целу ноћ без разлога. Рецимо само да такве комуникацијске грешке не граде лојалност! Уз лошу комуникацију, половина тима мисли да правимо коња, а друга половина мисли да правимо магарца. Када је пројекат завршен, имамо нешто са главом коња и репом магарца, што чини да менаџер пројекта изгледа као задњи део коња!

Дакле, комуникација је кључна. А то је још истинитије у данашње време, када се многи пројекти раде путем Интернета, е-поште и телефона. Често радимо са члановима тима који живе у различитим временским зонама и говоре различите језике. У тим случајевима комуникациони план је кључ успеха. Једноставно питајте сваку особу када и како да је контактирате и запишите смернице за састанке, разговоре и захтеве за одобрење или промену.

Набавка: Шта ћемо купити и како ћемо то добити?

Неки пројекти немају потребе за набавком. Ако ништа не купујемо, не изнајмљујемо или не изнајмљујемо и не задржавамо услуге подизвођача, можемо прескочити овај одељак. Али ако радимо било коју од ових ствари, тада морамо да координирамо уговоре, писма о сагласности, осигурање, поштовање прописа и тако даље са пројектним планом. Тако постављамо план набавки пројеката.

Интеграција

У излагању плана пројекта, интеграција има два значења. Прво је ово: Морамо бити сигурни да су сви делови плана повезани. Претпоставимо да купац затражи додатне странице на веб локацији и ми се слажемо. Затим додамо десет сати рада. Али да ли смо ажурирали трошкове тако да одражавају промене у обиму и времену? Шта ако се тих 10 сати рачуна као прековремени рад, а према правилима људских ресурса, морамо да платимо време и по? Свих девет подручја повезано је, и, када изнесемо план пројекта, морамо све да проверимо.

Чак и ако све унакрсно проверимо, то није довољно. Пројекти се мењају у средини, да би. Дакле, други део интеграције долази након планирања - то је управљање контролом промена током пројекта како би све било на правом путу.

Изложите свој следећи пројектни план

Следећи кораке у овом чланку, можете да изнесете следећи план пројекта. Ако сте раније планирали пројекат, вероватно га можете знатно побољшати, само обраћајући пажњу на девет области.

Институт за управљање пројектима назива ових девет области знања у управљању пројектима. Али охрабрујем вас да будете једноставни. Здрав разум је много важнији у управљању пројектима од знања. Одвојите време да размислите о овим девет области којима ће бити потребно управљање и оно што смислите биће сјајно.

Наравно, неки пројектни планови су много лакши од других. Јединственост пројекта је кључни фактор: Што је пројекат рутинскији, то је лакше планирати. И наравно, величина, сложеност и притисак за смањење трошкова или брзу испоруку, такође захтевају планирање. Ако вам је потребна додатна помоћ, можете погледати моју књигу Управљање пројектима олакшано или потражити ресурсе доступне на ПМИ-у.

Користите свој пројектни план сваког дана

Највећи разлог неуспеха пројекта је недостатак доброг плана. Честитам! Прошли сте тај проблем. Сада сте спремни да направите другу највећу грешку, а то је да баците план у фиоку, кренете на посао и не искористите добро посао који сте урадили.

Када возите негде где никада раније нисте били, да ли поставите ГПС у свој аутомобил, а затим га занемарите и само возите док се потпуно не изгубите. Наравно да не!

Ипак, то је оно што би требало превише менаџера пројеката. Коришћење плана пројекта сваког дана и сваке недеље је попут слушања ГПС-а. Сваког дана нека вам план каже:

• шта данас радити
• шта даље
• шта да кажете свом тиму
• када контактирати купца и шта рећи
• на које ризике треба пазити и спречавати их или управљати њима

Сваке недеље проверите завршен посао према вашем плану и решите проблеме који се појаве. Ако само пратите време и трошкове у односу на резултате, открићете да касните и имате превише буџета. Али ако припазите и на шест процесних фактора, ухватићете проблеме пре него што вам потроше буџет, направе велика кашњења и увећају ваш пројекат. Са постављеним добрим планом, на путу сте ка успеху.