Како ефикасније управљати е-поштом на послу

Зар не би било лепо када би ваше пријемно сандуче могло изгледати попут хрпе папира с десне, а не са леве стране? Ево како да започнете са сортирањем е-поште.

Како ефикасно поступати са е-поштом на послу

Да ли вам се чини да имате превише е-поште на послу? Да ли колутате очима и уздишете када отворите свој налог е-поште и пронађете стотине порука које чекају да се отворе, скенирају, избришу или обраде?

Понекад се чини да је потребно више времена за обављање задатака е-поштом него за стварно обављање било ког посла. Е-пошта није требала да нам радне дане учини раднијим. Е-пошта је развијена као начин да се убрза испорука важних порука и смањи вишак отпадног папира. Али стварност је таква да технологија е-поште није лек за побољшање ефикасности ваше пословне комуникације. Зашто? Јер као и све технологије, и е-пошта у потпуности зависи од тога како се одлучите да је користите у складу са својим потребама. Изрека „смеће улази, смеће излази“ односи се на то како користите (или злоупотребљавате) своје радне налоге е-поште.

У својој књизи Манагинг Иоур Е-маил: Тхинкинг Оутбок оф Инбок, комуникациона стручњакиња Цхристина Цаванагх даје савете како:

Ефективно контролишите и филтрирајте оно што заврши у вашој сандучету

Препознајте и управљајте тривијалним порукама и порукама мале вредности које стварају неред у пристиглој пошти

Разумевање и управљање проблемима изазваним групним слањем е-поште и листама дистрибуције

Књига такође нуди корисне савете и предлоге за избегавање правних проблема насталих непримереном употребом е-поште на радном месту. Ево неколико једноставних подсетника који ће вам помоћи да се клоните уобичајених замки е-поште.

1. Увек имајте на уму да су е-адресе трајни записи.

Избрисана електронска пошта не постоји. Иако се чини да је е-пошта уклоњена из вашег система, никако не можете знати да ли је прималац избрисао вашу поруку. У ствари, након што пошаљете е-пошту, не можете знати шта ће се с њом догодити. Може се проследити, копирати или сачувати као снимак екрана. Радну е-пошту користите само за професионалне и легитимне поруке. Увек избегавајте да у своје имејлове везане за посао укључите било какве информације за које не бисте желели да их ваши надзорници јавно знају или прегледају.

2. Никада не остављајте е-пошту без надзора.

Увек заштитите свој налог е-поште лозинкама и уверите се да програми е-поште не остају отворени на преносном рачунару или стоном рачунару. Цаванагх примећује да ако неко други приступи вашем налогу е-поште ради слања увредљивих, потенцијално нелегалних или штетних информација у ваше име, можда ће бити веома тешко доказати да нисте аутор те поруке.

3. Будите транспарентни у вези са политикама ваше организације у вези са употребом, складиштењем и надзором е-поште на радном месту.

Користите натписе на крају имејлова да бисте обавестили кориснике (и пошиљаоце и примаоце) о њиховим законским правима и одговорностима у вези са преносом е-поште. Банери се могу користити за обавештавање корисника е-поште да ли ће се и како надгледати њихов пренос е-поште. Извод из Управљање вашом е-поштом пружа примере формулара за натпис који обавештава кориснике владине мреже е-поште о ограничењима приватности:

Следећи пут када пошаљете или примите е-пошту од корпорације или владиног тела, добро погледајте и користе ли натпис за откривање у својим е-порукама.

Да ли је та бесплатна е-књига коју сте добили за регистрацију на е-билтен заиста вредна додатне гужве у пристиглој пошти?

4. Престаните да се пријављујете за претплате на е-пошту које никада нећете прочитати.

Једном сам имао додатни рачун е-поште који је изгледао баш попут овог. Стално сам одгађао бављење мејловима, па су се они само гомилали. На крају сам одлучио да искључим цео рачун. Подесио сам га за читање е-билтена, фидова и других бесплатних претплата, али једноставно нисам имао времена да читам сва бесплатна е-писма за која сам се пријавио.

5. Ређе користите е-пошту.

Контрола броја е-адреса које генеришете помаже у контроли количине е-поште коју добијате заузврат.

Ако желите да смањите количину нежељене е-поште и бескорисних информација које примате, имајте на уму колико е-поште шаљете другим људима. Цаванагх примећује да је оно што највише волимо у вези са е-поштом такође оно што највише мрзимо у вези са њом. Она каже, "Ми то волимо, јер можемо послати исту поруку многим људима једним притиском тастера; мрзимо је јер добијамо превише ових порука."

Од употребе функције „одговори свима“, уместо да одвојимо време за одабир одговарајућих прималаца, до прослеђивања „инспиративних или смешних“ ланчаних писама, већина нас се укључила у лоше праксе е-поште које успоравају нас и наше сараднике. Покушајте да усвојите неколико добрих навика путем е-поште попут ових:

Нека ваше поруке буду кратке и прецизне.

Редовно ажурирајте своје листе за дистрибуцију и уклањајте примаоце е-поште који више нису део одељења или су активно укључени у заједнички пројекат.

Не користите дистрибутивне листе ваше организације за промоцију личних пројеката или следећег напора вашег детета за прикупљање средстава. Поделите ове врсте обавештења у трпезарији или на заједничкој табли.

Шта мислиш? Који су ваши највећи љубимци у управљању вашом е-поштом? Поделите своје мисли у коментарима.

Подсетник: Не ослањајте се превише на е-пошту!

Без обзира колико ефикасни постали у управљању е-поштом и спречавању преузимања радног дана, понекад је лични телефонски позив најбољи начин за решавање ситуације. Али ако вас помисао да подигнете телефон и разговарате са правим човеком учини нервозним, опустите се, у добром сте друштву. Много је људи који би радије послали текст или е-пошту него да разговарају телефоном. Интернет чланак у Науци о нама нуди неколико савета и увида психолога о томе зашто се неки од нас плаше телефонирања и шта можемо учинити да преболимо тај страх.

Психолози објашњавају анксиозност вашег телефона и како то превладати

Савет за бонусно слање е-поште : Ако је једна од ствари која вас излуђује због употребе е-поште чињеница да људима треба заувек да одговоре на ваше поруке, можда је време да испитате њен крај. Да ли завршавате своју поруку е-поште одређеним, јасним позивом на акцију или је ваша одјава превише лепршава?

Уместо да затворите подужу поруку са „Шта мислите о овом плану?“ покушајте да поставите конкретније питање. Можете покушати да поставите питање: „Коју од пет тачака које сам набројао мислите да бисмо требали одмах применити?“ Постављате конкретно питање које се односи на тачке које сте навели у својој е-пошти и стварате осећај хитности постављањем питања којим ставкама тренутно треба највише пажње.