Како организовати своје финансијске евиденције

Из године у годину живео сам под стресом неорганизованих гомила папира разбацаних по кући. Ту и тамо, крај улаза, у кухињи и на мом столу било је малих хрпа. Имао сам систем пријемног / излазног поштанског сандучета, али није функционисао ефикасно. Рачуни би се изгубили, изјаве су ретко допирале до њихових датотека и никада нисам могао да пронађем оно што ми треба кад ми затреба. На најосновнији начин, моје финансије нису биле правилно организоване.

За ефикасно управљање финансијама потребан је систем за праћење свих ваших рачуна, финансијских извештаја, полиса осигурања и других важних папира. Не захтева да сачувате сваки комадић папира, признаницу или рачун који прођу кроз ваше руке. Испод је водич који ће вам помоћи да утврдите за шта треба да се држите и шта можете да исечете. Када се јасно упознате са овим захтевима, можете очистити старе датотеке и хрпе папира и поставити систем који је брз и једноставан за свакодневно праћење.

Систем кућног архивирања

Шта треба поднети? Шта треба бацити?

Већина нас штеди превише папира, што постаје терет за управљање. Није потребно чувати сваки рачун на банкомату или рачун за каблове. Колико често су вам били потребни за референцу? Стекните навику да свакодневно прегледавате сву пошту и ослободите се свега што вам није потребно. Стално останите на врху протока папира у кућу, кроз канцеларију или наслагајте на столу.

Једном када успоставите функционалан систем, биће потребно само неколико минута сваког дана да га одржите у реду.

Ево кратког прегледа неких финансијских папира за које требате да се држите и поднесете и оних које можете да баците. Имајте на уму када „баците“ да је уситњавање и рециклирање најодговорнији пут за заштиту вашег идентитета и планете.

• Платни чекови: Када проверите тачност својих платних калупа, они нису потребни. Можете да сачувате најновији, у случају да вам је потребан за доказ о запослењу приликом пријављивања за кредит.
• Изводи у банци, отказани чекови: Чувајте и подносите банковне изводе пуне три пореске године. Они ће бити потребни ако сте подвргнути ревизији и могу вам послужити као потврда о доказивању плаћених рачуна. Отказани чекови треба да се чувају најмање годину дана. Када изјаве и провере више нису релевантне, спалите их или исеците.
• Рачуни за комуналне услуге : Нема потребе за чувањем рачуна за комуналне услуге месецима или годинама. Када рачун дође, проверите да ли сте уплаћени за последњу уплату, а затим баците или уништите стари рачун. Сачувајте само најновије.
• Изводи на кредитним картицама: Као и код рачуна за комуналне услуге, проверите да ли сте уплаћени за последњу уплату и чувајте само најновије изводе. Нећете морати да зачепљујете своје датотеке старим изводима са кредитних картица, осим ако те картице нису коришћене за пореске трошкове.
• Политике и рачуни осигурања: Сачувајте их за време док су актуелне и на снази. Отказане смернице и сродне изјаве могу се бацати.
• Депозити за депозите, признанице за дебитне картице и банкомати: Сачувајте их само док не стигне следећи извод из банке, како бисте их могли проверити и потврдити износе. Све док они не представљају порезно признати трошак и неће бити потребни као доказ за гарантни захтев, можете их бацити.
• Евиденција имовине: Евиденцију некретнина треба чувати током трајања власништва. Ако постоји могућност да ће евиденције бити потребне у пореске сврхе, сачувајте их након преноса власништва или продаје.
• Евиденција о улагањима: Треба сачувати све евиденције о улагањима и банковне изводе који се односе на инвестиције. Ако су ваше изјаве кумулативне, можете задржати само најновије и уништити застарелу документацију.

Одвојите време да прелистате сав папир - укључујући старе датотеке - да бисте очистили све што више није потребно. Ово ће вам олакшати и мање претрпати задатак организовања ваших финансијских евиденција. На крају, имат ћете организован систем архивирања који ће вам омогућити да у тренутку нађете оно што вам треба.

Билл Паиер, кућни финансијски организациони сет.

Поставите систем архивирања

Постоји неколико различитих врста система архивирања које треба узети у обзир. Овисно о вашим потребама, могло би бити потребно било шта, од пријеносне датотеке за хармонику до малог ормарића. Када очистите сав вишак финансијске документације, процените колико ће вам требати простора за складиштење остатка датотека. Постаните мало већи него што вам је тренутно потребно, тако да не морате да бринете да ли ћете касније прећи на већи систем и можете брзо и једноставно да поднесете папире.

Користим једноставан традиционални систем архивирања са картицама за сваку категорију (погледајте одељак горе за опште категорије). Поред тога, имам одвојене досијее за чување важних папира за свако своје дете, здравствених рачуна и осигурања. Свака полиса осигурања и одговарајућа изјава такође имају свој досије.

Поставите станицу за плаћање рачуна. Ово може бити једноставна мала кутија за складиштење која садржи све што је потребно за плаћање рачуна, организатор датотека на радној површини или организациони производ заснован на календару дизајниран посебно за овај задатак. Чак и ако већину рачуна плаћате путем интернета, и даље ћете неизбежно морати да плаћате непарне рачуне на „старомодан“ начин и да вам је потребна чековна књижица, маркице итд. На прикладном месту. Уместо једне датотеке „која се плаћа“, користим систем заснован на календару. Плаћање што већег броја рачуна путем Интернета помаже да се папир смањи на минимум, а могу да означим и свој календар за та плаћања.

Документи које треба чувати на сигурном

Да бисте били на сигурном, размислите о смештају следећих важних, често незаменљивих докумената у изнајмљени сеф или у ватроотпорни сеф у свом дому.

• Изводи о рођењу, смрти и венчању
• Папири о нагодби, старатељству и разводу
• Папири о усвојењу или држављанству
• Власнички лист, власништво над моторним возилима
• Акције, америчке штедне обвезнице
• Уговори о хипотеци и земљишту или било који правно обавезујући споразум
• Војни листови
• Патенти, ауторска права
• Списак кућног инвентара, укључујући фотографије и признанице.

У случају нужде

Да ли сте ви једини у вашој породици који се бави плаћањем рачуна и финансијским подношењем? Да ли би супружник или друга вољена особа могли да пронађу потребне папире у вашем одсуству?

Одвојите време да поставите датотеку „У случају нужде“ која објашњава ваш систем, појашњава где се чувају важне правне и информације о осигурању и упутства о томе како пронаћи оно што би могло бити потребно у хитним случајевима. Укључите важне бројеве телефона, попут оних за вашег рачуновођу, адвоката и инвестицијског брокера. Јасно означите датотеку како бисте је лако пронашли у вашем одсуству. Редовно га ажурирајте.

Обавезати

Кључ за рад било ког система евиденције и одржавање ваше финансијске евиденције је добро обавезивање на свакодневно држање корака. Једном када ваш систем буде на месту, одвојите неколико минута сваки дан за сортирање поште, извода у датотеке и будите у току са својим рачунима.

Ускоро ћете успоставити навику која је од суштинског значаја за ваше дугорочно финансијско здравље и смањићете део стреса створеног управљањем финансијама.

Корисни видео о томе како организовати папире