Упознајте и дочекајте посетиоце: процедуре, сврха и одговорности

Када посетиоци дођу у пословно окружење, треба их љубазно поздравити и дочекати.

Фото Хелена Лопес на Унспласх-у

Када се састајете и поздрављате посетиоце / купце у пословном окружењу, имате првих неколико секунди да створите добар утисак који ће имати дуготрајан утицај.

Посетиоци улазе у пословно окружење из различитих разлога; то могу бити купци (постојећи или нови), представници, добављачи, пословни партнери, људи из различитих одељења / области / организација итд.

Прва тачка контакта са посетиоцем зависи од структуре организације. Канцеларијско или индустријско окружење вероватно ће имати рецепцију, где ће административни службеник на рецепцији бити прва тачка контакта, док би у малопродајном окружењу свако особље могло бити прва тачка контакта.

Постоје разне ствари које треба имати на уму приликом упознавања и поздрављања купаца. Ако сте свесни и добро познајете пословне праксе, политике, прописе, законе и најважније међуљудске и комуникацијске вештине, тада ћете моћи да створите тај први најбољи утисак.

Садржај овде заснован је на јединици НВК нивоа 2 за пословање и администрацију, а ова јединица има кредитну вредност 3. Разговараћемо о различитим процедурама које треба следити и о гостољубивости коју треба да пружи приликом састанка, поздрављања и дочекујући посетиоце у пословном окружењу.

Постоје два дела ове јединице. Први део ће се оцењивати на основу знања и разумевања кандидата о процедурама окупљања и дочекивања посетилаца, а други део ће се оцењивати на основу учинка кандидата; то је кроз посматрање, личне изјаве, сведочења сведока итд. Оба дела се такође могу проценити испитивањем и професионалним дискусијама.

1. Разумети процедуре за састајање и дочек посетилаца

1.1. Опишите различите разлоге за људе који посећују предузеће, њихове захтеве и како њихове потребе могу бити задовољене

С обзиром на пословно окружење и врсту посла, посетиоце из различитих разлога могу очекивати да посете пословни простор. Одговорност организације је да се посетиоци осећају добродошло, удовољавају њиховим захтевима и потребама и пружају им информације и услуге повезане са посетом.

Различити разлози због којих људи могу посећивати пословни простор су:

• Упити у вези са производима и услугама
• Разговарајте са чланом особља о постојећим услугама
• Жалбе
• Маркетинг
• Разни састанци, укључујући састанке одбора / одбора, састанке са озбиљним проблемима, групне дискусије итд
• Колекције и испоруке
• Поправке и одржавање
• Ревизије

Различити захтеви за посетиоце који посете предузеће могу бити:

• Наведите тачну адресу, укључујући поштанске бројеве и такође оријентире ако постоје.
• Паркинг простори - побрините се да има довољно паркинг места на разумној удаљености, као и да има паркинг места предвиђених за инвалиде
• Неки клијенти могу имати посебне потребе, а самим тим и садржаје који се односе на врсту купаца или посетилаца за које организација очекује да морају да постоје.
• Видљиви знакови који воде посетиоце у право подручје без икакве забуне. И знакови морају бити професионални. Проверите да ли су улази јасни, чисти и гостољубиви и да одражавају природу посла.
• Обавезно посетите посетиоца у рецепцији, има довољно простора за седење, тоалета, књижица, часописа, часописа итд.

Различити начини на које се могу задовољити потребе посетилаца који посећују предузеће су:

• Увек нека места за пријем буду лако доступна са путоказима и другим информацијама где год је то потребно.
• Улаз би требао бити уредан и чист јер одражава организацију.
• Треба обезбедити све основне потрепштине и садржаје - паркинг, седишта, тоалете, новине / часописе у чекаоници, воду за пиће.
• Будите спремни да одговорите на сва питања везана за посао, где је то могуће, обезбедите летаке / брошуре или друге изворе информација.
• Приступни простори за посетиоце морају се придржавати здравствених и безбедносних стандарда.

1.2 Објасните сврху хитног и уљудног односа са посетиоцима

Када посетиоци дођу у пословно окружење, треба их љубазно поздравити и дочекати. Ако организација послужи нешто за јело или пиће, питајте их да ли би желели нешто да поједу, ако не, можете питати да ли би желели мало воде. Одговарајте сваком посетиоцу што пре можете и одговорите на његова питања одмах и уљудно.

Постоје случајеви када је рецепција заузета посетиоцима који морају да сачекају неко време. Обавезно се извините због кашњења и захвалите им се што су чекали.

Сврха брзог и уљудног обраћања посетиоцима су:

• Посетиоци ће знати да их поштују, с обзиром на важност, а компанија такође сматра да су важни.
• Посетиоци ће заузврат задржати професионални став и понашање.
• Посетиоци ће веровати компанији, а имаће и добру примедбу и утисак о организацији.
• Сваки запослени и његово понашање биће одраз организације, а тиме ће брз и уљудан одговор оставити добру слику о организацији.
• Посетиоци ће препоручити организацију другима и пренети добру реч и такође ће је користити у будућности.

1.3 Објасните сврху приказивања позитивне слике о себи и организацији

Када посетиоци посете пословно окружење, њихова прва тачка контакта биће особа на рецепцији (већина организација је има) или барем особа која се састаје и поздравља. Као што сви знамо, први утисак увек направи разлику и зато је представљање позитивне слике о вама и организацији веома важно. Обуците се и лепо се представите. Држите се правила облачења организације. Насмешите се, одржавајте контакт очима, слушајте, будите позитивни и потрудите се да им помогнете у њиховим питањима.

Сврха тога је:

• У том одређеном тренутку ви представљате организацију за посетиоца. Тако ће се ваше понашање и приступ одразити на организацију у целини. Вама и организацији ће се судити или процењивати на основу вашег приступа и услуге.
• Посетиоцу ствара осећај поверења.
• Посетиоци стичу позитиван утисак о организацији.
• Помаже у изградњи поверења између организације и њених купаца и запослених.
• Привлачи квалитетне клијенте који ће побољшати пословање организације повећавајући тако профит организације.

1.4 Објасните сврху праћења поступака заштите на раду, када се ради са посетиоцима, укључујући сопствене одговорности

У свакој организацији постоје различити поступци заштите на раду. Ови поступци запослени морају увек да поштују одговорно, што укључује и бављење посетиоцима.

ниох.ац.за

Сврха праћења ових поступака је:

• Да би организација и њено окружење били сигурније место за посете и рад
• Да имају све потребне објекте за прву помоћ у одговарајућим потребама.
• Да би се спречили ризици по здравље запослених и посетилаца.
• Да бисте били сигурни да су машине и сви уређаји или опрема који раде у просторијама организације безбедни за употребу.
• Да би се помогло у предузимању превентивних мера или успостављању хитних планова према потреби и када је то потребно.
• Да евидентира и пријави несреће, повреде и било која друга здравствена и безбедносна питања.
• Да би били сигурни да су радне праксе безбедне и да су мере заштите на раду примењене и да се поштују.
• Подови, степенице и други простори морају бити сигурни за употребу

• Да се ​​потврди да ако се опасни материјали ако се користе чувају на сигуран начин, на сигурном месту и да се њима рукује и користи на безбедан начин, јер могу на много начина нанети штету
• Да бисте били сигурни да постоји одговарајућа вентилација у просторима где посетиоци имају приступ и где запослени раде
• Да би се одржала температура места за рад и посету на одговарајућем нивоу, као и да су тоалети, праонице и тоалети у добром стању, тако да посетиоци могу да их користе без проблема и муке
• Простори за посећивање и рад морају бити без запаљивих материјала, експлозивних материјала и других штетних радиоактивних материјала.

• Огромне машине и опрему морају се држати даље од места која посећују како би се избегле незгоде
• Знакове упозорења треба поставити на потребна места.
• Уверите се да нема вучених жица и водите рачуна да избегнете било какав ризик по здравље и безбедност
• Обавите одговарајућу обуку ако користите било какву опрему на радном месту и придржавајте се здравствених и безбедносних политика и процедура несрећа.
• Обавезно евидентирајте посетиоце у складу са процедурама организације како бисте осигурали сигурност.

Надам се да су вам информације овде биле корисне и занимљиве. Молимо вас, немојте се устручавати са повратним информацијама и делите своје мисли и искуства.

Хвала вам што сте навратили.

Ливингста.

Љубазна напомена кандидатима за НВК: Ово је само за референцу и немојте их репродуковати. Такође, при записивању јединица, обратите се свом пословном окружењу и опису посла. Све најбоље!